律师函格式是怎样的

律师函格式是怎样的人们为什么讨厌收到律师的来信呢?因为它们不是带来坏消息，就意味着生意上出现了严重的问题。而且，这些信让人理解起来有些难度，因为其中有一些生僻的专业术语，还有，在收到律师的来信之后，往往随之而来的是诉讼的威胁。那为什么律师们还要发出这些信件呢?因为交易出现了问题，也因为他们想提起诉讼。是不是在律师函中一定要用一些生僻古怪的术语而让人费解呢?换句话说，律师能不能用大家都熟悉的词语来表述生意上的问题或即将来临的诉讼呢?其实，不管是给违约者的正式请求书、给客户的意见书，还是给法院书记员的说明书，只要收信人不能理解其说了些什么，那这样的律师函是不合格的。所有的律师函都有一个共同的特点、它们不需要有太强的文学色彩，它们在若干年以后也不可能再被阅读，而且人们也不会对它们所包含的智慧、对它们的吸引力、对其中的华丽词语而给予关注。实际上，不论这些律师函上载明的是默许、意向，还是协议，再幸运的话也只会被少数人为了特定的目的而阅读一次。律师是“信函工厂”律师会撰写很多很多的信函。拿我来说，平均每天要写5封信函(包括意见书，说明书，正式请求书以及其他各式各样的信函)，有时候一天书写得多些，有时候一天书写得少些，不过，我认为每天5封还是一个保守的数字。每天5封，每周5天，每年50周，累计起来，每年就有1250封，不可想象，在我25年的执业生涯中，我撰写的信函达31250封之多。律师们为什么要写这么多的信函呢?答案在我们的职业规范和职业道德中。美国佛罗里达州的律师条例之职业行为规则中第4-1.4款说道、“一个律师应向客户报告事件的现状并负有根据客户的合理要求而给予通知的义务。”“一个律师应在适当的范围之内向客户解释事由，以便客户对代理事项做出决定。”既然客户们都知道要保存那些口头上的报告和解释，那律师们就更明白书面文字比口头话语更可靠、它们不容易被忘记或被误解。信函能够保存法律意见的记录，这对律师和其客户都是有利的。所以，我们说信函是保存对客户的报告和向客户解释事由的最好工具。撰写信函之前需要做的事情在动笔起草信函之前要注意做好一些基础性的准备工作。查找信函范本。您可以在以前起草的信函中寻找类似的范本，也可以参考一下此文附录中所列的范本(包括预约书，说明书，正式请求书，合同谈判备忘录，合同意见书及传真函等)。参考一下那些以前发给该收信人的信函。在这个繁忙的世界上，好多事情容易忘记。回顾以前的信函可以提醒您在工作流程中走到了哪一步，写了些什么，还需要说些什么，所以说，这样做可以让您把握信函的方向和要旨。未经允许，不要发函给另一个律师的客户。在发送之前，要确认收信人是否已经有代理律师了。所以，在这之前，最好问一问您的客户。佛罗里达州的律师条例之职业行为规则的第4-4.2款有这样的规定、“在为客户进行代理活动中，如果一位律师知道当事人已经有另一位律师在为其代理，除非得到该代理律师的同意，他就不得再同该当事人交流有关代理之事项。”列出您的构思提纲。在打开电脑或录音机前，拿出一个黄色的小便笺簿略记下信函的大纲并列出您将在信函中要写此什么，记录这些要点时不要考虑什么顺序，想到什么就写什么，因为你可以在真正撰写信函时重新安排顺序，而现在，您要做的仅仅是为信函准备提纲。随时将上述小便笺簿放在手边。当您不需要所构思提纲清单时，也要将小便笺簿放在桌上。因为在写作过程中随时可能涌现出新思路，要及时记下这些新的思路，稍不注意，它们就会被忘了。一些错误的小细节常常会欺骗您的眼睛信函的页首常常要注明时间、收信人姓名、住址等繁琐事项。如果这些事项有错误或是被疏漏，说得严重一点，会让人觉得书写者有些粗心大意。所以，从一开始起草信函时就要小心谨慎，注意那些特别事项，让收信人觉得律师函比一般信函确实要好。注明日期。在信函上注明撰写的日期，并在当日发出信函。未注明日期的信函回复起来有些困难，遇到这样的难题，我常常是这样写的，“兹对1999年6月24日收到之未注明日期函做出答复。”在注明日期时，最好用国际通用的格式、日-月-年(day-month-year)，而不是美国通用的格式、月-日-年(month-day-year)。正如华尔街日报在1999年6月1日中所报道的那样、“有点古怪的美国时间格式正在让位于世界通用的日期在先的时间格式……现代语言学会(MLA)文体和芝加哥手册文体都支持这种日期在先的时间格式，美国纽约州现代语言学会(MLA)的图书采购部主任Joseph.Gibaldi也说’’’’你们必须抛弃那些使用了逗号的时间格式’’’’.”如果您是以传真或电子邮件的形式发送信函，应在信函上印上日期和具体时间。因为传统邮件传递可能要几天，但传真和电子杂志的传递则只需要几个小时或几分钟。提醒客户对其与律师之间的交流沟通负有保密义务。有时候，客户们将收到的律师函拿给第三方阅读，因为他们不知道他们不能将其与律师之间沟通的内容披露给他方，所以，应该在信函的首部写上一些话来提醒客户、“律师与客户之间的沟通交流为秘密信息，未经允许，不得复制或披露给第三方”如果信函是发生在诉讼之中或是诉讼的准备阶段，那最好用下面这段话、“律师与客户之间的沟通交流和律师的工作成果为秘密信息，未经允许，不得复制或披露给第三方”写清收信人的法定名称和住址。只有信函的内容准确，才能让人觉得它是可以信赖的。您可以利用公共档案、电话本、互联网等工具来核对这些名称的准确性，特别是，如果这些名称中出现了中间名字(middleinitials)，千万不要凭想象和猜测，因为想来的和猜来的东西常常都不可靠。不使用传统邮件送交信函，就要特别说明送交的方式。如果是用传真发送，就要注明传真号码和电话号码;如果是用联邦快递送交，就要说明送交的时间是否会超过一天;如果是以电子邮件的形式发送，就要注明电子邮件的地址;如果是让您的同事送交到某个地点，那只需在信函上注明送交的方式即可。传真通知。在发传真的时候，最好附一个传真通知以防发错了号码。这里有一个我经常放在传真信函抬头的通知样本、注意、本传真欲发送给下述之收件人，该接收人享有专用权并负有保密义务。若您非下文所述之收件人，请不要使用、分发、发送、复制本传真件，并应尽快通过电话或传真通知我们更改上文所述之号码。发送日期_______发送时间________页数_______特定收件人_____________发完传真后，要打电话给收件人确认其已经收到传真，并在有空余的地方记下收件人的名字。千万不要相信传真机显示的发送成功的信息，因为传真机终究是机器，不具有类似人类智慧的可信度。信函格式信函的主体是书写信函的目的之所在。您必须让读者清楚地知道您想要表达的意思和目的。如果您的信函让读者一头雾水，让他们不知道您要说些什么的话，那这样的信函是不合格的。大多数的信函常常会在某些地方步入这两个极端，但遵从下述建议却可以让您的信函走上成功之路。明确你和客户之间的关系。让其他人尽快地了解到谁是您的客户，这样做很重要，也会带来意想不到的效果。首先，这会告诉读者您的客户有律师。其实，大多数的客户都希望满世界的人知道他们是有律师的，所以这会令您的客户感到高兴和自豪。其次，这还让读者知道您不是他的律师。如果不这样做，会让那些实际上和你没有代理关系而自认为和你有代理关系的人起诉你，所以这样做，也会让那些不负责任的送交者感到有些轻松。明确你和客户之间的关系真的很重要。佛罗里达州律师条例之职业行为规则中的第4-4.3款也规定、“在处理自己代理的客户和一个没有代理人的当事人之间的事务时，一个律师不得声称或者暗示自己的处理是公正无私的。”因此，您在起草信函的第一时间、第一部分应该写道、“我代表____.”自此以后每次撰写信函，您都应该再次证实您所代理的客户并称之为“我的客户”。陈述信函的要旨。为什么要让读者自己猜测呢?您应该直截了当地说出您为什么要写这封信。这里有一些此种表达法的例句、“本文旨在______.”“本文通知您_______.”“我的客户指示我____.”“本文确认___________.”“本文证实我们今天在电话中交流的内容为_____.”如果有随信附件，首先要列出他们的清单。附件清单应该放在信函的首部，这既可以让您的工作人员轻松地收集这些附件，也可以让读者确认这些附件是否已经全部收到。另外，这样做，读者就不需要到信函的全文中去寻找哪些是随信附件了，特别是信函过长时，这样做就更省事了。为了避免将来引起关于附件的争议，对这些随信附件需进行详细地说明，至少，这些附件的名称和时间应该被列出。如果某附件已经被登记存档，那存档记录信息也要被列出。另外，不管附件文档是正本还是副本，都应该被说明。具体做法请参考下面这个例子、“下列附件来源于您在1999年__月___日的交易，在该交易日中，你从____处购买了一座住宅，该住宅位于_____，彼得斯堡大街，佛罗里达州、房产担保契约，订立于1999年__月___日，于1999年__月___日登记存档在佛罗里达州___县的公共档案中第__卷第___页上(正本)产权保险单，由_____于1999年__月___日在_______签发，单号为____(正本)住房和城市发展部第1号授与声明，发布于1999年__月___日(正本)“用一些相互独立的段落来描绘出信函的轮廓。信函的每个段落最好只表达一个独立的意思、意见、观点或概念。每个段落最多也只用四个或五个短句组成。如果某个段落过长，则应分成几个小分段。段落之间应该按逻辑顺序有条理地组织起来。当然，不需要一下子把它们都写出来，可以边想边写。另外，要力图在一个段落或在邻近的几个段落中将相关的概念解释清楚。本文的附录中有几个这样的例子可供参考。给每个段落加上一个标题并在该标题的下面划上下划线，这就像给一篇新闻注上标题一样，作用是既可以让读者轻易地浏览信函全文并决定怎样继续精读和消化信函的内容，还可以让您以后在文件中很容易地查找信函的内容并回想起当时为什么要这么写。每个段落只能围绕一个中心来展开论述。这个道理很简单，您在小学的时候就应该学过。根据这个道理，您应集中笔墨论述您在提纲中安排的概念或观点。如果该信函是发给客户的，那么在书写过程涌现的一些想法也要写上。是的，在书写过程中，常常会有很多好的想法浮现在你的脑海里，比如、交易中可能出现的一些障碍，将来可能会发生的一些事情，过去已经发生了的一些事情，让事情往好的方向发展的方法，等等。尽管这些想法从严格意义上讲算不上法律意见，但最好还是写在信函中。佛罗里达州律师条例之职业行为规则中的第4-2.1款也有这样的要求、“在为客户提供意见时，一个律师不能仅仅只提供法律层面上的意见，而且还根据客户的现实情况考虑到道德、经济、社会以及政治等相关因素。”如果该信函是寄给非客户的，那就不要提供任何意见。该类信函只需达到提供信息、提出要求等目的即可。换句说，不要给收信者提供任何法律上的意见。佛罗里达州律师条例之职业行为规则第4-2.1款的评述中说、“在为客户代理的过程中，一个律师不得向非客户方提供任何意见，但建议其聘请律师的意见除外。”陈述您的设想和依据。不管是意见书还是非意见书，都要详细说明有事实根据的设想并给出相关意见和建议所依据的法律。对意见书来说，常规是要详细陈述意见所依据的事实以及相关的成文法和判例法。为了避免将来引起误解，所以每封信函在提供意见或建议时都会提供相关的依据。陈述假设的事实或相应的准据法不仅可以使读者知道作者是如何得出这些正确结论的，而且还能让读者在发现这些假设事实不正确之后通知作者改正。给客户的指示要用粗体字母。这样做可以让客户容易地理解您的信函并按您的建议去做。在信函的末尾加上一个结束段落。下面有一些结束段落的样本、总结意见的、“总之，我建议您……”采取措施的、“因此，请采取下列措施……”提出要求的、“于是，我的客户要求您立即停止并终止……”一般性结尾、“如有任何问题，请给我来电。”玩点文字游戏为什么律师们经常要花很长的时间来书写信函呢?答案是我们总是喜欢玩点文字游戏。我们一而再，再而三地书写、重写，推敲、删除、剪贴文字，直到我们满意为止，这也许就是法律写作的艺术，也有点