9自学考试公文写作与处理第九章

《公文写作与处理》课程代码：00341授课教师：张群丽第九章机关其他常用文书的写作（下）第五节讲话类文书一、讲话类文书概述讲话类文书就是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称。从广义上说，它不仅包括领导同志在各种会议上和群众集会上发表讲话时的文稿，也包括只代表个人意见的、以群众身份所作的各类讲话的文稿，它是在公众场合经常使用的文书。二、讲话类文书的类型（Ｐ233）根据讲话的场合及主旨不同，可以分为三类：1、讲话稿通常指各级领导在各种会议上宣读的文稿。发言：以群众身份在会议上的发言称为“发言”演讲：把演讲活动（如政治演讲、学术演讲、法庭演讲等）中的连讲带演、声情并茂的发言称之为“演讲”2、开幕词、闭幕词：开幕词是在大会开始时，由主要领导人向大会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题和议程、向与会代表提出希望的书面文稿。通常具有指导性、方向性和基调性的作用。闭幕词是在大会结束时由主要领导人向大会宣读的概括大会主要精神、总结大会成果、指出会后努力方向的文稿。通常具有总结性、激励性和评估性的作用。3、欢迎词、欢送词、答谢词欢迎词：是对客人的到来表示热情的欢迎的一种讲话类文书欢送词：是送别客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书答谢词：是宾客在受到主人的热情款待时，向主人表示感谢的一种讲话类文书三、讲话类文书特点1.口头性：讲话类文书是讲话人用作口头发言的依据，它可以有效地防止口不择言，减少重复，避免遗漏，使讲话晓畅通达。2.直接性：讲话是直接面向听众的，是讲话人与听众面对面的交流，这就要求讲话人必须随时准备根据听众的反应和情绪对讲话内容和自己的讲话姿态作适当的调整。3.针对性：一定要认真考虑到讲话的场合和对象，在此基础上确定讲话的主题和语言。4、情感性：讲话类文书不仅要求以理服人，还要求以情感人。这就要求灵活运用多种表达方式来调动听众的情感，增强鼓动性和号召力。四、讲话类文书的写作1、写作格式（1）讲话稿的写作格式没有固定的写作格式，依据讲话内容、场合和目的而定，包括三部分：开头既可采取开门见山的单刀直入式，也可以采用设置悬念的提问式，或说明讲话目的和原因的交待式。主体是讲话稿的主要部分要求紧紧围绕讲话的目的和意图展开表述，一般用小标题或序号分成有逻辑联系的几个部分。主要是阐明形势、任务、方法、对策等内容结尾一般总结全文，自然收束，并提出希望，展望未来，使人回味无穷。（2）开幕词、闭幕词的写作格式开幕词开头宣告会议开幕，常用称呼开头，接着说明会议的组织情况，如出席人、会议规模等。正文一般先总结以往成败得失，然后说明大会议题，或者叫大会任务；指出解决这些议题（任务）的有利条件，进行可行性分析，使大家认识到在本次会议上解决这些问题时机是成熟的，条件已经具备；还可交代大会议程，即大会的主要活动安排情况。结尾要鼓动性、号召性和预祝性，提出要求和希望，意在为大会的顺利进行创造良好的气氛。闭幕词开头概括总结大会的主要成效。正文包括两方面的内容：一是分门别类总结大会情况，一般包括会议的主要进程；主要发言情况和讨论情况；会议的各种决议内容，这方面内容既要全面，又要概括，重点是总结概括会议的主要精神和主要内容。二是提出贯彻执行的意见，包括宣传、贯彻的主要内容、方法、措施和要求等，要分条分项列出。结尾一般提出号召或希望，也可以鼓舞人心的口号作为结尾。如P239《愚公移山》（3）欢迎词、欢送词、答谢词的写作格式开头首先要交待欢迎、欢送或答谢的对象，写作时应用尊称；交代致词者是代表个人或集体表示欢迎、欢送或答谢；写作时应充分流露致词者的友好心情。主体主体部分的写作，往往根据欢迎词、欢送词和答谢词使用的场合和使用方式以及欢迎、欢送和答谢对象的不同而有所不同。结尾是对主体部分的内容作出总结，同时对有关问题，特别是涉及双方共同关心的有关事项发出号召，提出期望。写作时应使用一些具有激励性、鼓舞习惯的语言，从而起到振奋人心、激励向上的作用。最好再写上一些表示祝愿的话语。2、讲话类文书的写作要求（1）主题要鲜明、集中。（2）材料要真实、新颖。（3）布局要清晰、紧凑。（4）语言要明白、生动。简单、明了，多用口语、俗语、常用语，力戒故弄玄虚，晦涩难懂。生动活泼，富于形象性和节律感，能达到使听众兴趣盎然、如痴如醉的效果。第六节纪录性文书一、记录类文书概述（Ｐ247）纪录类文书是指如实记录有关内容而形成的公务文书。1、会议记录：是如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。2、电话记录：是在用电话处理公务时，记载有关通话内容的文书。3、接待记录：是指在接待群众来访时，记载有关接待内容的文书。4、大事记：是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种文书。二、记录类文书的特点（Ｐ248）1、内容的纪实性2、材料的直接性3、语言的实录性三、记录类文书的写作（Ｐ248）（一）会议记录1、会议记录包括：会议组织情况、会议的议题和议程、会议的进程和内容、必要的手续。2、会议记录一般要做到以下几点：a记录人必须集中精力，把应该记录的内容迅速记录下来。b要求记得正确、清楚、完整，重点内容要求准确、详细。c对特别重要的会议内容，为保证记录的准确，可根据现场录音整理或核对记录稿；也可几个人同时记录，记录完毕后共同核对，整理出一份准确、完整的记录。d会议记录一般用汉字书写，字体要规范、清楚，不要用速记符号或其他非规范文字、字体，以保证其作为原始依据的有效性。（二）电话记录电话记录一般分为发出电话记录和接受电话记录两种。一般制作专门表格填写。1、接受电话记录一般包括：接受时间；来电话单位和来电话人，注明其姓名、职务等身份情况；来电话内容；处理结果，即将电话记录交有关人员处理的情况，此项内容在受话完毕后才能填写；接电话人姓名，必要时写明职务。2、发出电话一般应包括：发电时间；发往机关；发电话人（姓名、职务）；接电话人（姓名、职务）；发电话事由。3、作电话记录要注意以下要求：（Ｐ251）a接受汇报或了解情况时，要记明时间情况，必要时还要询问有关情节和细节。b电话请示时，要记清领导机关或领导人作的指示或答复，并记明发话人（传达人或领导者本人）的姓名、职务，以便向本单位领导汇报。c接受上级指示或通知时，要分条记明指示或通知事项，对时间限制、工作安排和要求等记清记准。d重要的发话内容，要求对方复述，让对方确认无误后才行。e一定要记下来电话人或受电话人的姓名、职务，以保证内容的可靠、机密，并有据可查。（三）接待纪录（Ｐ252）1、接待记录（或称来访接待记录、来访登记录）的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。2、写作要求：基本等同于会议记录和电话记录（四）大事记的写作格式及写作要求（Ｐ252）1、大事记的写作一般应包括：标题：机关名称+内容+大事记；机关名称+大事记。开头：用于说明编写目的、意义、体例及时限等问题。正文：由时间和记事两部分，按年、月、日安排记事先后顺序。结尾：用于说明材料的真实性和使用、处理等有关事项。2、写作要求a要记述“大”事b要客观真实c要言简意赅第七节简报类文书一、简报类文书概述（Ｐ256）简报：就是简明扼要的书面报告。是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作开展的一种简短的、摘要性的信息载体。简报类文书虽不能代替正式公文，但却是使用最普遍、最广泛也是最常见的应用文书之一。二、简报类文书的类型（Ｐ257）简报类文书只是一种统称，常见的名称有“简讯”、“快讯”、“快报”、“动态”、“信息”、“工作通讯”、“情况通报”、“情况反映”、“内部参考”、“摘报”等。按印制的时限分，可分为定期简报和不定期简报；按性质分，可分为综合性简报和专题简报；按发送方向分，可分为上送简报、下发简报和平等交流简报。按内容分为会议简报和工作简报1、会议简报：即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。这类简报专门报道会议期间的情况：包括会议的进程、讨论的内容、领导讲话、与会者的重要发言、提出的问题和建议、以及会议的议决事项等。2、工作简报：就是反映本部门、本系统各方面工作情况的简报。三、简报类文书的特点1、简：就是说简报要在文字上简明扼要。2、快：就是说编发简报要快速及时。3、新：就是说立意要新、内容要新。四、简报类文书的写作（Ｐ258）1、格式：一般由报头、主体、报尾三个部分。报头：简报的一个突出的特点就有独特的报头。在页面上端用红色字体印上“简报”“工作简报”等字样。简报的正下方印上期数。主体：一般由按语、标题和正文组成。按语用来说明编发简报的原因或目的，以引起读者的重视。按语写在报头部分间隔红线之下，标题之上，左右页边最好不要与正文并齐，一般各行缩进两三个字。标题：拟定标题要尽可能做到准确、简炼、新颖、有吸引力，使人一看就知道简报的大致内容。报尾：正文写完之后，用一条黑线将主体部分与报部隔开，在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数。2、写作要求内容要真实、确切篇幅要短小。针对性、指导性要强。第八节建议类文书一、建议类文书概述（261）建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。一般可分为议案、提案和建议等。1、提案：是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。通常是由出席会议的代表或法律、章程规定的有关机关或个人把下级组织、单位或群众的意见或建议，用书面形式写出并提交给会议审议。提案一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。2、建议：是组织、单位或个人对某向工作、某项活动或某个方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。二、特点（Ｐ262）1、建议性：应对工作提出合理化建议，以利于改进工作，推动事业的发展。2、说理性：建议类文书是针对现实中存在的某些问题提出的建设性、批判性的构想，要写明提出该问题的依据，充分说明理由，使被建议者采纳听取，这就要求在文字表达上富于说理性。3、委婉性：语气委婉平和，切中要害，切勿使用要挟性语言，以免适得其反。三、建议类文书的写作（P262）（一）提案的写作格式及写作要求1.提案的写作一般包括标题：写明ＸＸ单位ＸＸ会议第Ｘ号提案。案由：此部分简明扼要地写明提案的内容。提案人：在“案由”下方，写提案人的姓名，或单位的全称。理由：说明提出建议或意见的原因。办法：写明解决问题的办法和措施，可采用分条列项式表达。日期：在正文的右下方，署上提案所写的时间。2.提案的写作要求：（1）熟悉同提案有关的情况。（2）注意区别提案同一般文章的行文格式。（二）建议的写作格式及写作要求1.建议的写作格式标题：直接写“建议”或“建议书”主要内容+单位名称+建议或倡议采用文章标题写法称谓：即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名正文：一般由前言、主体和结语组成。前言写建议的背景、原因、目的等。主体写建议的具体事项。结语写希望、要求等。落款写建议者个人、集体或单位的名称，并注明年、月、日。2.建议的写作要求（P264）（1）把握分寸要适度。（2）所列内容要具体。（3）表述语言要精炼。本章重点小节1.记录和整理会议记录的作用是什么？（0901简P247）答：（1）记录和整理会议记录可以作为原始材料长期存查。（2）为使会议议决事项能在会后得到很好的贯彻执行并为日后检查执行情况提供依据。（3）会议记录还是制作会议纪要、会议简报等公务文书的重要依据。2.简述记录类文书的特点。（1010简P248）答：（1）内容的纪实性。（2）材料的直接性。（3）语言的实录性。3.作电话记录应该注意哪些问题？（1410简P251）答：（1）接受汇报或了解情况时，要记明事件情况，必要时还要询问有关情节和细节。（2）电话请示时，要记清领导机关或领导人作的指示或答复，并记明发话人（传达人或领导者本人）的姓名、职务.以