标准审计与优化培训教材)

深圳市标准化协会标准审计与优化讲师：赵绍国1本教材的内容和相关信息包含标准化协会知识产权专有的信息。持有者要了解保密的要求，除了参会学员学习的目的之外，禁止对此文件的全部或部分以任何目的进行复制和传播。赵绍国老师特聘专家曾服务于康佳集团深圳标准化协会副秘书长、标准化资深顾问、研发管理资深顾问、流程管理专家、深圳信息学院、研祥集团、记忆科技，担任过项目管理、供应链质量经理、研发质量经理、研发管理经理岗位研究方向：标准化管理、研发管理、流程管理引言用标准固化经验和智慧，用标准提升效率和质量，这是标准建设的魅力所在。标准或者规则不是为了约束我们，不是给我们“灵活的工作”设置更多的障碍，而是使我们得到更多更大的自由。思考互动为什么来参加这次标准审计与优化的课程？标准建设不应是一个人在战斗标准建设到底是谁的责任？思考：标准化管理部门推行标准变革的烦恼？标准建设组织保障“五力”模型标准化建设是企业所有员工共同的责任。高层部门负责人标准化管理人员标准责任人“五力”齐心，变革可成！跨职能领域负责人体系文件不系统、不完整，很多企业的体系文件和内部管理制度（包括流程）是两张甚至多张皮，存在大量重复管理或管理真空现象；体系文件没有得到及时有效的更新和维护，持续改进也大都停留在表面；程序文件和操作指导书要么缺少可操作性，要么根本没人执行，是一堆永远被放在抽屉里的文档；管理评审不能真正抓住体系文件的核心问题进行评估和改进；符合要求的内审员数量不足，也不能保证独立、公正地开展审计工作；内审和外审大多都是走过场，最多开出几个“轻微不符合项”或“观察项”，只要搞定认证机构，企业的体系认证证书会持续有效；ISO9001等质量管理体系的常见问题10文件系统越来越庞大：内审员队伍越来越庞大：内审活动不同步，管理评审不同步，部分内容重叠⋯⋯使企业经常出现“两层皮”甚至“几层皮”的现象，不仅没有充分发挥专业管理体系的科学作用，反而成了企业的累赘、包袱。ISO9001等质量管理体系的常见问题11标准建设之初标准建设低谷标准建设小高潮标准建设低谷标准建设小高潮标准建设持续改进标准变革非一日之功,它是一场持久战，在变革推行过程中会遇到很多的问题和挑战。我国标准化管理的现状现状：国家标准行业标准地方标准企业标准严于严于严于应该是：国家标准行业标准地方标准企业标准严于严于严于标准的范畴流程技术规范制度国标/行标/地标/企标（备案）….标准审计是指企业的标准审计部门或企业专门组织相关专家组成标准审计小组，对审计范围内具体标准的运作现状、执行情况、缺陷、客户满意度、存在的问题等各方面进行稽查和评估，督促流程得到真正落实和执行，帮助标准不断优化和改进。标准审计与标准日常管理相辅相成，互相补充。标准审计的执行主体第三方，如标准化管理部、内控审为什么要进行标准审计提高执行力发现不合理的地方，找到最佳实践，推动持续改进真正做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究23快速（效率）right正确（风险）cheap便宜（成本）easy容易24流程审计是为了确保通过执行流程而实现绩效。多、快、好、省是流程应该具备的基本属性。标准审计的驱动方式问题驱动：计划驱动的审计容易流于形式，问题驱动的审计更能推动业务的持续改进。交叉审计：该标准涉及的上下游接口人，包括标准客户等作为审计组成员参与审计。标准审计的颗粒度审计的颗粒度细化到“模板”层面，上至该标准的上级流程地图（架构），下至该流程的具体操作模板和作业指导书层面。标准审计的流程审计需求分析审计立项开工审计实施审计报告拟制发布问题反馈、核实，确定进行审计组建团队，拟制立项报告，召开开工会编制审计要素表，审计取证，问题确认拟制、发布审计报告审计问题跟踪闭环问题整改，跟踪闭环审计的终点是审计报告发布，还是审计问题的闭环？标准改进•取消客户不重视或公司不需要的浪费型工作，从而降低成本；浓缩哪些企业必备但对客户无用的非增值型工作，重视客户真正关心的工作并向他们收取相关费用。这就是标准改进的力量•核心流程（core）：客户愿意支付的工作；保障流程（enabling):支持核心流程•管理流程（governing):负责确保一系列工作按时完成，资源分配合理，保证企业结构达到适合流程工作的最优化状态标准优化项目机会点的来源①战略及年度业务重心②标准审计③客户投诉④经营问题⑤高层要求⑥外部最佳实践⑦组织结构调整⑧……跨部门标准优化项目的项目经理来源最受益部门标准化管理部门领导指定……..标准优化的流程选择目标优化标准优化项目立项开工优化实施优化项目收尾优化需求分析，选择目标流程现状Asis流程建模，规划Tobe流程优化成果汇报标准优化项目的过程沟通和汇报汇报（开工会、中期汇报、结项汇报）项目组例会周报或双周简报……32标准管理成熟度模型度量级规范级职能级经验级标准绩效持续改进，形成竞争力以客户为中心，标准集成化部门本位严重，标准粗放、分散经验取代流程标杆级标准绩效及标准管理水平成为跨行业的学习标杆标准执行力审计的主要要素标准熟悉情况标准说、写、做是否一致规范控制点细化、量化（不能出现不确定性描述，如尽可能、尽量、一定、适当等）稽核规范占20%以上质量记录表单细化程度标准实际执行情况是否易于理解（2人以上理解要相同）标准设计质量审计的主要要素标准描述清晰、明确（是否符合5W2H)关键控制点设置是否合理事前控制（PA）活动顺序是否合适涉及的所有角色都认可责任落实到岗位而不是部门代表了组织最高水平（技术标准）标准间协调统一标准周期——效率标准质量标准成本纠正预防措施报告包括问题描述、原因分析、纠正措施、预防措施、效果验证五大部分，下面我们就每一部分进行详细阐述。问题描述由发现部门人员填写并审核，在对问题点进行描述时严格遵循“5W2H”原则，将问题点详细阐述清楚。•WHO何人，发现问题的人是谁？•WHEN何时什么时间、什么时候？•WHERE何地什么地方、什么阶段？标准审计与优化之纠正预防（1/11)42何因初步分析的原因是什么？WHAT何事什么事情？HOW如何实施？怎么样？HOWMUCH程度如何？数量如何？举例：08年07月17日在使用受控的HSC-1651CLDNA-A0版烧录代码在PP测试段发现看门狗不能复位，共测试5PCS，不良5PCS，不良率100%，经初步分析是调试看门狗复位程序时，设置计数器人员漏掉一个条件，导致看门狗不能复位。填写/时间：xxxxx12.10.30审核/时间：xxxxx12.10.30标准审计与优化之纠正预防（2/11)43•5W2H分析法又叫七何分析法，5W2H法是第二世界大战中美国陆军兵器修理部首创。简单、方便，易于理解、使用，富有启发意义，广泛用于企业管理和技术活动，对于决策和执行性的活动措施也非常有帮助，也有助于弥补考虑问题的疏漏。标准审计与优化之纠正预防（3/11)44•原因分析原因分析由责任部门填写审核，针对描述的问题点严格遵循“4M1E”法则或QC七大手法，全面展开问题分析，找到根本原因，所谓的4M1E就是：MAN(人）：人为疏忽、对规范理解不透彻，人为疏忽包括对公司流程不熟悉、疏忽、岗位经验及新员工等。MACHINE(机）：一般是指仪器或设备、例如：设备选用的符合性、测试方法正确性，设备操作符合性等。MATERIAL(料）：一般是指原材料、半成品、配件等产品用料，例如：材质要求、规格要求、硬度要求等。标准审计与优化之纠正预防（4/11)45•METHOD(法）：顾名思义，方法\技术。指生产和设计过程中所需遵循的规章制度。它包括：工艺指导书、设计规范、标准工序指引，生产图纸，生产计划表，检验标准，各种操作规程等。设计规范包括：规范不合理、规范不完善、规范准确性、规范更新程度等。•ENVIRONMENT(环）：指环境。对于某些产品（电脑、高科技产品）对环境的要求很高,环境也会影响产品的质量，例如：温度、湿度、静电、空气中灰尘等。•设计阶段一般是指“人”、“机”、“法”三方面，具体祥见案例。标准审计与优化之纠正预防（5/11)46•纠正措施纠正措施由责任部门填写审核，针对问题描述与原因分析给出的解决方案，必须落实到责任人及完成时间。所谓的纠正措施是为了消除已发现的不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施。纠正措施要求：可验证、可追溯、可执行可验证：是指以公司现有的测试手段、测试方法、测试设备可以实现对问题点的验证并输出相应的报告。标准审计与优化之纠正预防（6/11)47可追溯：是指追本溯源，能追查到相应ECN、纠正预防措施报告、验证报告等。可执行：是指采取的措施具有可操作性。纠正措施一般是需要进行中试验证或者部门验证之后才可以发ECN标准审计与优化之纠正预防（7/11)48预防措施：•所谓的预防措施是为消除潜在的不合格或其他潜在不期望情况的原因所采取的措施•由责任部门填写审核，针对原因分析逐一给出预防措施•必须落实到责任人及完成时间•预防措施要求可验证、可追溯、可执行•回复的纠正预防措施，如没有可执行性，发现部门可以拒收，要求重新制定并及时回复标准审计与优化之纠