电子文档管理制度

电子文档管理制度为了加强公司电子文档归档管理，确保电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为公司发展服务，特指定本制度。一、总则（一）、对电子文档的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由档案室统一协调，档案管理员负责实施，保证管理工作的连续性。（二）、电子文档形成部门负责电子文档的积累、保管、整理和上传工作。（三）、电子文档的管理监督由档案管理员负责，形成部门要每周向档案室申报电子文档的详细目录清单。（四）、为保证电子档案的可利用性，从电子文档形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。（五）、归档电子文档同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。（六）、具有保存价值的电子文档，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文档与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。（七）、网络管理员要每月进行备份，确保电子文档的不丢失、不损坏、不失真。二、电子文档的收集和归档（一）、电子文档收集、积累，分公司、部门和个人三级档案管理。(1)、公司文档收集、积累。公司文档由档案室档案管理员专职管理，电子文档以部门、性质、类别、日期立文件夹，各部门及时按照要求制作、整理电子文档上交，由档案管理员整理保存。(2)、部门文档收集、积累。各部门有自己部门的电子档案库，由部门经理或助理管理，管理人员以性质、类别、日期立文件夹，及时按照公司文档管理要求制作。(3)、个人文档收集、积累。各部门有自己本部门员工的电子档案库，由员工个人进行管理，员工以性质、类别、日期立文件夹，及时按照公司文档管理要求制作、整理电子文档，凡涉及公司机密性文件，不得私自备份，留存。部门经理有权对员工电子档案库进行检查监督。（二）、电子档案库设有密码，员工牢记自己的账户名及密码，如有改动须向总裁办提交申请，总裁批示备案后方可修改；员工按照公司要求及时将文档上传至服务器自己对应权限的电子档案库中，由档案管理员监督；所收集的文档不允许放至个人电脑硬盘中，如有损失后果自负。（三）、公司及部门电子文档均需在电子文档登记表中登记，电子文档登记表应与电子文档的备份一同保存，并附有纸张打印件由档案管理员保存。（四）、电子文档归档时间。(1)、公司电子文档由各部门每周五提交（要求附目录清单），档案管理员以周为单位立卷，以月（年）度为单位整理，以部门、性质、类别、日期分类立卷。(2)、部门文档由本部门员工每周五提交（要求附目录清单），部门经理或助理以周为单位立卷，以月（年）度为单位整理，以部门、性质、类别、日期分类立卷。(3)、员工每天上班都要登录公司服务器，并按照相应权限上传电子文档。（五）、电子文档归档鉴定。(1)、公司电子文档由档案管理员在保存档案时对其真实性、完整性、安全性进行检查。(2)、部门文档由部门经理或助理在保存档案时对其真实性、完整性、安全性进行检查。三、电子档案的移交与保管。（一）、电子文档的移交。(1)、公司电子文档由各部门每周五提交（要求附目录清单）档案管理员（要求附目录清单），双方在电子文档登记表中签字，档案管理员要对其真实性、完整性、安全性进行检查。(2)、部门文档由本部门员工每周五提交（要求附目录清单）部门经理或助理，要对其真实性、完整性、安全性进行检查。（二）、保管与备份。(1)、网管要对服务器定期杀毒并进行硬件维护，保证服务器稳定运行。(2)、网管对服务器每月月底要进行备份，备份硬盘交由档案管理员负责保管。(3)、网管每年对服务器上保存的文件进行抽样读取检查一次。（4）、档案管理员每月核对一次电子文档登记表和实际存放内容是否一致。四、电子档案的查询和借出。查询时，上传文档员工根据自己的权限进行相关电子档案的查询，如需查询超出自己权限的文档时；部门文档由部门经理审批，公司文档由总裁审批，档案管理员方可给予该员工查询的权限。五、电子档案的销毁鉴定。（一）、公司、部门电子档案的销毁，档案管理员在报总裁批准后，办理相关手续后，方可实施。（二）、个人电子文档的销毁，员工在报部门经理批准后，方可实施。六、电子文档格式规则。（一）、文件名称要规范，公司名称要明确，文件须加标签说明经办人及时间编号。例如：西安西电科能10月份岗位绩效考核结果（20131128）四川远东科能10月份岗位绩效考核结果（20131128）北京远东科能市场部10月份岗位绩效考核结果（20131128）北京远东科能总工办10月份岗位绩效考核结果（20131128）北京远东科能综合管理10月份岗位绩效考核结果（20131128）（二）、费用单据标题要完整，应包括项目全称、费用名称，文件标签须注明人名、时间段。如：中缅云南段外电工程项目差旅费预算（王之杰20131125-1215）.（三）、文件内容要规范例如：经营部门的经营情况，要有一份考核说明，考核表里要体现指标、产值、收款情况；生产部门的生产情况，要有一份考核说明，考核表里要体现指标、产值情况；综合管理考核上报的文件，除考核表格外，也要有一份考核说明。（四）、文件后缀和各种考核报表、财务报表等要规范例如：考核表格下部要有如下标示：经办人、校核人、批准人签字位置，并在相对应完成时间分别予以签字；文件后缀举例：主送单位：北京行政人事部抄送单位：存档单位：行政人事部七、电子文档归档的考核（一）、员工每天上班要登陆公司服务器，对当天工作的相关电子文档必须在服务器上保存。公司会对登陆及保存情况进行检查，如未执行将扣除绩效奖金10元，第二次20元，以此类推。（二）、员工要在每周五周报中提交本周上传电子文档目录清单，部门要对清单内容进行抽查。如抽查与实际上传不符，将扣除绩效奖金10元，第二次20元，以此类推。