商务函电写作的7C原则

Page1of19商务函电写作的7C原则函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。商务函电的写作应掌握7C原则，即：完整（complete）正确（correctness）清楚（clearness）简洁（concreteness）具体（concreteness）礼貌（courtesy）体谅（consideration）完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。Page2of19商业英语之商业信函的书写原则（1）completeness实例解说：CelluloseTape1/2x3yds,withplasticdispenser700doz./-ditto-but1/2x5yds,1,000doz.这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。中文意思是：纤维素带（幅）宽半英寸，长３码，带塑料包装容器，７００打；同上，但（幅）宽宽半英寸，长５码，１０００打。主要问题是后半句不清楚。ditto在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括带塑料包装容器，因此，幅宽半英寸长５码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。所以最好改成：CelluloseTape1/2x3yds,withplasticdispenser700doz.CelluloseTape1/2x5yds，withplasticdispenser1000doz.这样即完正，又清楚明确，不会引起误解。商务英语之商业信函的书写原则（2）Clearness（一）．避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇〈例一〉AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.(从香港到旧金山有直达船，)但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。因此，最好清楚明白地说明一个月两次还是两个月一次：（a）WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.（每月两次直达船）（b）WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.（每半月一次直达船）Page3of19（c）WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFranciscoeverytwomonth.（每两个月一次直达船）（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：a)Pleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible;b)Pleaseletusknowassoonaspossiblewhatyouwishustodoaboutthismatter.以上两句中的assoonaspossible修饰的内容不同：a)你们要求我们尽快做些什么。b)请尽快告诉我们。所以a)可译为请告你们要我们为此尽快做些什么；b)可译为请尽快告知，你们要我们为此事做些什么。（三）注意代名词，关系代词和先行词的关系按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。例句：不好：TheyinformedMessrs.John&Smiththattheywouldreceiveananswerinafewdays.较好：TheyinformedMessrs.John&Smiththatlatterwouldreceiveananswerinafewdays.(四)注意前后一致和紧凑，连贯不一致：Beingacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.一致：Beingacertifiedpublicaccountant,youcansurelyhelpus.Or:Asyouareacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.（五）仔细和恰当地分段落（Paragraphing）商业书信要写得使人一读就明白，因此必须按照内容仔细和恰当的分段落，一般的分段落原则是一个段落一个意思（Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule.）.现举例Page4of19说明：DearSirs,ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.Yoursfaithfully,以上这封信只有一段，供两句。第一句39字，第二句66字。读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。信的内容大体有三点：１．伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证；２．这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消；３．希望对方随时告之有关情况。按照这三点，适当地分分段落，把信重新改写一下，可能读起来比原来的清楚易懂：DearSirs,ItisreportedinavernacularnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimportsfromFrance.YoursfaithfullyPage5of19商务英语之商业信函的书写原则（3）Correctness商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利，义务，厉害关系，是各种商业单据（如合同）的根据。广义的说，商业书信的正确性表现在：（一）运用正确的语言水平（二）叙述得正确（三）数字要正确（四）正确理解和运用商业术语（五）合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个Ｃ。一．正确的语言水平（１）正式的和非正式的语言水平所用词汇比较：FormalInformalterminate停止，结束，终止domicilen.住所，住宅；v.（使）定居deem认为，相信transpire发生；发散，泄露Conflagrationn.大火，大火灾，突发edifice大厦，大建筑物endeavor尽力，努力obtain;procure获得，取得peruse细读remunerate酬劳utilize利用subsequent后来的，并发的ascertain确定，深知contingentupon视……而定anticipate预期；预定，预见，可以预料interrogateend审问，询问Stophome本国，产地think(or:believe)认为，以为；相信happen发生，碰巧，偶然FireBuildingtry尝试，试图GetReadorstudyPayUseNextorfollowingfindout找出，发现，查明（真相），认识到，想出，揭发Dependingonexpect期待，预期，盼望，指望Ask（２）正式的和非正式的语言比较Formal&Informal1)Willattaintheageof18years.Willbe18yearsold2)Renderusmoredetail.Wewillinstituteamailsearch.Sendusmoreinformation.Wewillaskthepostofficetosendoutatracer.3)Wethankyouinanticipationofthiscourtesyandassureyouthatitwillbeapleasuretoserveyouinasimilarmanner.Page6of19Weshallappreciateyourhelpingus.Letusknowwhenwecanreturnthefavor.4)Informmeofyourintentionsastotheliquidation（清算）ofthisbalance.Letmeknowwhenyoucansettlethisaccount.5)Giveconsiderationtoaplan.Consideraplan6)Thisplanwilleffectasavingof$10,000.Thisplanwillsave$10,000.7)Toeffectcertainmodificationsinaprocedurecontingentupontheconcurrenceofmanagement.Tomakecert