王艳明：电子文件管理系统开发及通用功能要求

电子文件管理系统（ERMS）开发及通用功能要求王艳明[e-mail]国家档案局继续教育电子档案管理专题研讨班对于档案工作部门来说，当前的日常性业务活动就是接受各自工作范畴内的电子文件归档移交及其后的长期或者永久管理，而这项业务活动的主要支撑平台必然是电子文件管理系统。而对于企业数字档案馆（室）建设、或者企业电子文件（档案）管理来说，电子文件管理系统的研发尤其重要，它是体现对电子文件实施超前控制（如文控）、全程管理的技术平台，也是电子文件（档案）实现科学管理的必由之路。在档案信息化建设中，“存量档案数字化”主要依靠档案数字化系统将数字副本挂接导入至（数字档案馆）的资源系统或者档案管理系统中，而“增量档案电子化”则主要依赖电子文件管理系统（ERMS）实现在线受控归档，从而传输至（数字档案馆）的资源系统或者档案管理系统中。电子文件管理系统的开发，不单是一个软件开发的问题，也是对档案工作者关于电子文件（档案）知识全面检验的一个过程，电子文件管理系统研发水平的高低，很大程度上取决于档案工作者的电子文件管理、数字档案管理的能力和水平及与其他职能部门协调沟通能力。一、电子文件管理系统及其开发综述1、电子文件管理系统（ERMS）的概念与特点电子文件管理系统（ElectronicRecordsManagementSystem）是包括所有与电子文件管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高效利用为目的信息管理系统。电子文件管理系统的主体是电子文件管理软件，由一组软件程序组成的，共同对机构产生的电子文件和基层档案室保存的电子档案进行管理，是机构内电子文件的“聚集地”，是数字档案馆（室）的核心应用系统。《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194—2012）、电子文件管理系统建设指南（GB/T31914-2015）这样定义电子文件管理系统：机关、团体、企事业单位和其他组织用来对电子文件的识别、捕获、存储、维护、利用和处置等进行管理和控制的信息系统。《电子文件管理系统通用功能要求》还定义了事务系统（BS）、电子文件管理系统（ERMS）、电子文件长期保存系统（档案管理系统DAMS）的关系。如下图。BS、ERMS、DAMS关系图ERMS系统的核心纽带作用及其重要性2、电子文件管理系统开发的原则（1）业务需求驱动原则机构开发ERMS系统来自于自身文档管理业务的需要，开发团队应该具体分析业务及管理目标，形成业务功能需求。（2）标准化原则●《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）●《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194—2012）;●《电子文件管理系统建设指南》（GB/T31914-2015）;●《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）；●《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字〔2009〕39号）。（3）合作协作原则各职能部门、业务部门密切合作、协作。（4）开放性原则接口、数据、协议采用开放标准；技术中立；对软硬件依赖性较弱；利于信息资源共建共享。（5）可扩展性原则采用松耦合、模块化设计原则。（6）全程性、前控性原则从业务系统的研发、功能设计到电子文件的利用与技术维护实行前端控制、全过程管理。（7）利于实施、操作和维护原则（8）安全性原则严密的安全管理：系统与数据安全、身份认证、权限分配、跟踪审计等安全技术手段，保证系统无故障、数据安全。3、电子文件管理系统开发过程4、ERMS开发的方式及特点二、电子文件管理系统功能需求分析电子文件管理系统开发通常划分为系统分析、系统设计、系统实施和系统运行维护四个阶段，其核心就是系统功能需求分析。系统需求分析就是要明确电子文件管理系统究竟要“干什么”和“怎样干”。1、确认系统功能需求分析的承担者——档案管理部门2、制定系统总体目标与功能⑴明确电子文件管理系统的总体目标及其与其他技术系统的关系系统需求分析首先需要明确电子文件管理系统要达到的总体目标和具备的基本功能，从而让系统研发人员了解系统研发的深度和难度，以利于系统研发人员有针对性地制定系统总体规划，为实现总体目标和基本功能寻找最为科学的技术路线。电子文件管理系统的总体目标体现了了系统对电子文件的总体管理水平。档案管理人员必须明确所要开发的电子文件管理系统期望达到的总体技术水准。是全程管理还是部分代替手工管理；是对电子文件予以超前控制还是仅仅要求实现归档管理；是采用文档一体化管理模式还是依然套用传统的文件、档案两段式管理模式。档案管理人员在进行系统需求分析时须在系统目标中说明电子文件管理系统与本单位办公、管理、设计及其生产管理系统的依存关系，即确定电子文件管理系统的实现方式。此外，系统需求分析时还要明确电子文件管理系统与本单位其他的信息管理系统的关系，从而确保实现单位内部信息资源实现优化配置与高度共享，为信息一体化管理创造条件。⑵研究电子文件管理系统要实现的基本功能档案管理部门作为用户要研究将要研发的电子文件系统具备哪些功能，把它作为系统需求分析的重要内容明确传达给研发人员。一般而言，尽管每个单位的电子文件管理系统所要实现的功能会有所差异，但作为电子文件管理的基本功能却有着共同性，比如电子文件的采集功能、电子文件的积累与预立卷功能、电子文件的逻辑与物理归档功能、电子文件的鉴定功能、电子文件的备份功能、电子文件自动编目、电子文件自动统计、电子文件检索利用与上网发布功能、电子文件元数据捕获与更新功能、电子文件安全技术维护方案等。档案管理人员必须认真研究本单位电子文件的形成规律与特点、研究本单位对电子文件管理所要达到的目标，从而在系统需求分析中落实下来。《电子文件管理系统通用功能要求》将系统功能划分为基本功能和可选功能，具体内容如下图3、构建工作流程依据总体目标和基本功能的要求，接下来需求分析的重心应该体现为电子文件管理流程的设计，也就是将总体目标和基本功能以工作流程模块的方式抽象出来。电子文件的管理流程的设计最终要以系统的操作界面或操作菜单模块的形式表现出来，并通过它实现操作和人机交互。由于每个单位的工作性质、管理模式和文件流转的程序不同，所以电子文件管理流程也不尽相同。流程的设计既要考虑本单位电子文件的流转规律、工作需要、利用特点，也要符合电子文件管理的基本理论和基本原则。流程设计不是简单的传统的文件管理过程加上档案管理过程，要在全程管理原则、超前控制理论的指导下，把归档前后的电子文件作为一个文件连续体来设计流程模块，要突出体现逻辑归档、提前鉴定、提前著录、同步分类、元数据验证的新理念，让全部流程构成一个自然而无缝的管理系统。电子文件的流转不是像传统文件那样表现为简单线性的。在电子文件管理系统上，因为工作的特殊需要、文件格式与类型的差异、来源环节的不同可以随时在不同的流程之间跳转。因此，电子文件管理流程是网状的、非线性链接的，任何一个环节均可以实现文件的交互，且均具有反馈与回溯能力。4、研制电子文件管理标准与规范如果说系统需求分析中明确系统总体目标和功能、设计工作流程是解决“干什么”的话，那么制定电子文件管理标准与规范就是要告诉系统研发人员“如何做才正确”或者“怎样做才科学”。标准与规范的制定可以依据设计好的工作流程，遵照电子文件管理的理论与原则，参照《电子文件归档与管理规范》等国家标准及其行业规范、参考本单位或者同行业兄弟单位编制的电子文件管理实施细则逐个工作模块予以完成，主要包括名词术语、工作要求、业务标准、管理制度等，具体包括以下内容：（各类）电子文件模板标准与存档格式；电子文件登记的著录原则与方法；电子文件流转流程及其数据采集规范；电子文件预立卷或预归档规范；电子文件归档制度（归档单元、形式、方法、时间、范围、手续）的制定；归档电子文件（电子档案）的分类分类方案；文件级、案卷级、数据库级元数据集的研制、元数据采集与保存标准；元数据的语法与语义规范；档案信息数据库的选型、更新及备份手段；电子文件双套制归档及其管理规范；电子文档备份的原则及其方式与方法；脱机载体选择与保存等；电子文档价值鉴定的原则、方法；电子档案真实性、有效性、完整性、安全性维护方案；电子档案编研与利用规范。5、制定每个工作环节的工作内容、方式及技术路线明确了总体目标及功能、设计了工作模块、制定了标准规范，需求分析依然没有结束，还要告诉系统研发人员电子文件管理系统每一个工作模块内部以及模块之间运行的方式、实现模块功能的技术路线，即更进一步说明“怎样做”。比如电子文件的采集与积累，需求分析要说明哪些电子文件可以由系统自动实现，哪些文件则需要人工积累，积累的模式是采用文件夹还是数据库，在电子文件采集时需要同步捕获元数据。再如在电子文件归档模块中，需求分析要说明电子文件归档是使用的物理归档还是采用逻辑归档的方法。又如在电子文件备份模块中，要说明备份的手段、备份设备、备份保存方法等。总之，每一个工作模块均要指出工作方法，模块之间要设计好衔接方式。三、需求分析的结构与内容四、ERMS通用功能解读GB/T29194—2012:ERMS功能架构图标准规定ERMS的基本功能和可选功能。基本功能是指必须具备的核心功能。基本功能：文件管理配置功能、文件管理业务功能、安全管理功能、系统管理功能。1、文件管理配置功能文件管理配置功能是ERMS中建立和维护文件管理业务标准及规范的功能。包括归档范围、归档文件类型及数据格式、分类方案、保管期限与处置表、元数据捕获及管理方案等内容。这些业务标准及规范体现在ERMS软件系统中，由系统来控制实现电子文件的科学管理。（1）归档范围（归档文件清单）业务系统中需要归档的文件列表，可配置在业务系统中，由系统自动依据文件题名及文件性质对文件进行筛查。（2）归档文件类型及数据格式（3）分类方案为了保证分类方案的质量和稳定性，对分类方案中的类目进行增加、删除、合并、拆分、复制等具体维护行为一般要求由文件（档案）管理员执行，部分情形中可由授权用户执行。（4）保管期限与处置表标准根据电子文件管理特点，将文件保存到期后的处置行为与保管期限表整合称为保管期限与处置表。注意这里有个概念关系必须弄清楚，就是文件在ERMS系统中保存的时间和作为档案的保管期限的差异及其关系。处置行为是指文件在ERMS系统中保存的时间到期所采取的处置行为，包括移交（档案管理系统、数字档案馆、公共档案馆、第三方保存机构）、续存、销毁、冻结、法律保留等业务，依据相关规范执行。归档范围、分类方案、保管期限与处置表可以整合为一个“三合一”表格。（5）元数据捕获、配置及管理方案元数据既是ERMS重要的管理对象，又是ERMS管理文件的基本工具。元数据形成、捕获和管理的整个过程贯穿于电子文件整个生命周期。ERMS应支持使用元数据来描述文件，以支持自动管理程序，并维护电子文件的真实、完整、可用和安全。❶为ERMS设置通用元数据集，明确各种类型电子文件的个性化元数据；❷参照GB/T26163.1-2010（信息与文献文件管理过程文件元数据）定义与标识元数据实体（文件、责任、业务、法规、关系）；❸明确各实体元数据元素；❹建立元数据赋值规则：明确每一个元数据元素的赋值范围、赋值格式、赋值方式（系统自动赋值、下拉菜单选中、人工录入）。❺建立元数据管理规则：存取规则、导入导出规则、修改规则。2、文件管理业务功能电子文件管理业务流程，包括（文件及元数据）捕获登记、归档验收、分类组织、鉴定处置、统计管理、存储（备份）保管、检索利用、技术维护等内容。安全管理功能、系统管理功能由文件、档案管理人员提出专业安全需求，由系统开发及安全技术人员统一设计部署。五、电子文件管理系统的设计1、编程与建库2、拟定系统测试计划3、制定系统使用维护指南六、电子文件管理系统的实施系统实施阶段是将新的电子文件管理系统，或者是经过完善的电子文件管理系统和机构内部的其他各种信息系统重新安装，并在机构业务活动开始使用的过程。这是一件非常复杂而且风险很大的工作。1、系统实施的内容（1）将系统实施的计划和日程安排通知机构员工，提示系统实施