中文ACCESS2007第04章 创建与使用表

中文版Access2007实用教程第04章创建与使用表创建数据库后，可以在表中存储数据，表就是由行和列组成的基于主题的列表。例如，可以创建“联系人”表来存储包含姓名、地址和电话号码的列表，或者创建“产品”表来存储有关产品的信息。设计数据库时，应在创建任何其他数据库对象之前先创建数据库的表。本章将介绍3种创建表的方法，以及编辑数据表、设置字段类型和设置字段属性的方法。中文版Access2007实用教程教学重点与难点创建表设置字段的数据类型输入掩码设置有效性规则和有效性文本设置主键和索引中文版Access2007实用教程4.1创建表表是关系型数据库系统的基本结构，是关于特定主题数据的集合。与其他数据库管理系统一样，Access中的表也是由结构和数据两部分组成。输入数据创建表使用模板创建表使用表设计器创建表中文版Access2007实用教程输入数据创建表是指在空白数据表中添加字段名和数据，同时Access会根据输入的记录自动地指定字段类型。4.1.1输入数据创建表中文版Access2007实用教程使用模板创建表是一种快速建表的方式，这是由于Access在模板中内置了一些常见的示例表，这些表中都包含了足够多的字段名，用户可以根据需要在数据表中添加和删除字段。4.1.2使用模板创建表中文版Access2007实用教程表设计器是一种可视化工具，用于设计和编辑数据库中的表。该方法以设计器所提供的设计视图为界面，引导用户通过人机交互来完成对表的定义。利用表向导创建的数据表在修改时也需要使用表设计器。4.1.3使用表设计器创建表中文版Access2007实用教程4.2设置字段属性使用设计视图创建表是Access中最常用的方法之一，在设计视图中，用户可以为字段设置属性。在Access数据表中，每一个字段的可用属性取决于为该字段选择的数据类型。本节将详细地讲述字段属性的设置方法，以及如何在设计视图中修改数据表。字段数据类型选择数据格式改变字段大小输入掩码设置有效性规则和有效性文本设定表的索引字段的其他属性中文版Access2007实用教程Access2007定义了11种数据类型，在表设计窗口“数据类型”单元格的下拉列表中显示了11种数据类型。有关数据类型的详细说明如表所示。4.2.1字段数据类型数据类型使用说明字段大小文本(Text)文本类型或文本与数字类型的结合，与数字类型一样，都不需要计算，例如姓名最多可用255个字符或是由FieldSize属性设置长度。MicrosoftAccess不会为文本字段中未用的部分保留空格备注(Memo)长文本类型或文本与数字类型的组合最多可用640000个字符数字(Number)用于数学计算中的数值数据。关于如何设定特殊数字类型，可以查看FieldSize属性的说明1、2、4或8个字节日期/时间(Date/Time)日期/时间数值得设定范围为100~9999年8个字节货币(Currency)用于数学计算的货币数值与数值数据，包含小数点后1~4位。整数位最多有15位8个字节中文版Access2007实用教程自动编号(AutoNumber)每当向表中添加一条新的记录时，由Access指定的一个惟一的顺序号(每次递增1)或随机数。自动编号字段不能更新4个字节是/否(Yes/No)“是”和“否”的数值与字段只包含两个数值(True/False或On/Off)中的一个1位超级链接(Hyperlink)保存超级链接的字段。超级链接可以是某个文件的路径UNC路径或URL最长为64000个字节OLE对象(OLEObject)联接或内嵌于Access数据表中的对象，可以是Excel电子表、Word文件、图形、声音或其他二进制数据最多可用10亿字节，受限于所用的磁盘空间查询向导(LookupWizard)创建字段，该字段将允许使用组合框来选择另一个表或一个列表中的值。从数据类型列表中选择此选项，将打开向导以进行定义通常为4个字节附件可以将多个文件存储在单个字段之中，也可以将多种类型的文件存储在单个字段之中最多可以附加2GB的数据，单个文件的大小不得超过256MB(续表)中文版Access2007实用教程Access允许为字段数据选择一种格式，“数字”、“日期/时间”和“是/否”字段都可以选择数据格式。选择数据格式可以确保数据表示方式的一致性。4.2.2选择数据格式中文版Access2007实用教程Access允许更改字段默认的字符数。改变字段大小可以保证字符数目不超过特定限制，从而减少数据输入错误。4.2.3改变自动大小中文版Access2007实用教程“输入掩码”属性用于设置字段、文本框以及组合框中的数据格式，并可对允许输入的数值类型进行控制。要设置字段的“输入掩码”属性，可以使用Access自带的“输入掩码向导”来完成。例如设置电话号码字段时，可以使用掩码引导用户准确地输入格式为()-。4.2.4输入掩码中文版Access2007实用教程当输入数据时，有时会将数据输入错误，如将薪资多输入一个0，或输入一个不合理的日期。事实上，这些错误可以利用“有效性规则”和“有效性文本”两个属性来避免。“有效性规则”属性可输入公式(可以是比较或逻辑运算组成的表达式)，用在将来输入数据时，对该字段上的数据进行查核工作，如查核是否输入数据、数据是否超过范围等；“有效性文本”属性可以输入一些要通知使用者的提示信息，当输入的数据有错误或不符合公式时，自动弹出提示信息。4.2.5设置有效性规则和有效性文本中文版Access2007实用教程简单的说，索引就是搜索或排序的根据。也就是说，当为某一字段建立了索引，可以显著加快以该字段为依据的查找、排序和查询等操作。但是，并不是将所有字段都建立索引，搜索的速度就会达到最快。这是因为，索引建立的越多，占用的内存空间就会越大，这样会减慢添加、删除和更新记录的速度。设置表的主键创建索引4.2.6设置表的索引中文版Access2007实用教程在表设计视图窗口的“字段属性”选项区域中，还有多种属性可以设置，如“必填字段”属性、“允许空字符串”属性、“标题”属性等。本节将对这些属性进行介绍。“必填字段”和“允许空字符串”属性“标题”属性4.2.7字段的其他属性