任务三 如何使用计算机进行文档处理

2008-2009学年第一学期《计算机应用基础》任务三如何使用计算机进行文档处理2008年9月《计算机应用基础》本章内容我们主要学习MicrosoftOffice办公软件套件中的字处理软件Word2003的操作与使用，Word2003具有强大的编辑排版功能和图文混排功能，可以方便地编辑文档、生成表格、插入图片等，实现“所见即所得”的效果。学习时应从以下几个方面着手：了解Word2003的基本功能，熟练掌握Word2003的基本操作，能够使用Word2003实现文档的编辑、排版。本章任务目标2008年9月《计算机应用基础》任务框图word文档处理认识word2003Word文档的基本操作Word文档的排版表格的处理图文的混排2008年9月《计算机应用基础》任务向导Word2003办公软件是由美国微软公司开发的字处理程序，既可以进行字处理，又可以处理图形、表格等。Word2003是全球应用最广泛的文字处理软件之一，使用Word2003可以编辑出专业水平的报纸、书籍和简单的网页。Word2003与Excel2003、PowerPoint2003等组成了世界上最流行的办公套装软件——Office2003。本任务主要介绍Word2003的使用方法。讲解如何创建、打开、保存、编辑文档；如何对整个版面进行排版；如何插入表格、图片、艺术字；如何进行打印等内容。2008年9月《计算机应用基础》任务的解决方案子任务1认识Word2003Word2003的主要功能文字录入、编辑与排版可以轻松完成日常办公所需的文字录入、排版和打印各种公文文件；可以方便地设定文字的字体、字型、字号、颜色，设定段落的格式；方便快速的对文字进行复制、移动、修改、查找、替换等处理工作。轻松的进行表格处理可以方便地生成一张表格，自由对表格进行调整，如：插入横线、竖线、斜线、删除行（列）、增加行（列）。还可以对表格中的数据进行排序、汇总、计算等工作。简单的进行图形处理可以画出圆、箭头、方框等各种形状的平面图形。可以插入图片、艺术字等；对插入的图片可以进行简单的处理，如：调整大小、亮度、对比度和进行裁剪等。制作简单的网页网页是国际互联网上各种信息的基本载体，就像书中的每一页一样，制作网页一般使用Office2003中的组件Frontpage2003，但Word2003也可以完成简单的网页设计，生成最简单的网页。图1-1第一台计算机ENIAC2008年9月《计算机应用基础》Word2003的运行环境、安装Word2003必须在操作系统的支持下才可以运行，需安装Windows2000、WindowsXP或更高版本的操作系统，Word2003是一个32位字处理软件，比早期的Word2000、word2002等又增加许多实用功能。一般情况下，Word2003是和office2003其它组件一起安装的。怎样启动Word2003常规做法：在Windows的桌面上找到图标，然后将鼠标对准该图标双击即可。其他方式：如果桌面上没有找到该图标，可单击屏幕左下角按钮，在弹出菜单中选择，然后选择单击选项即可；还可在“运行”对话框中输入：WINWORD命令。2008年9月《计算机应用基础》Word2003的窗口组成Word2003的窗口组成如图3-1所示。图3-1Word2003的窗口组成菜单栏常用工具栏格式栏标尺滚动条插入点文本区状态栏2008年9月《计算机应用基础》菜单栏：包含完成Word各种操作的命令，在Word操作中会经常使用。常用工具栏：由许多工具按钮组成，与菜单功能基本等效，比使用菜单更方便，，用鼠标直接单击即可，在Word编辑操作中使用频率较高。格式栏：在排版时使用，可以设定字体、字号、对齐方式等。滚动条：使页面在窗口内上、下、左、右滚动，以便浏览页面的全部内容。标尺：可以显示当前页面的尺寸和页边距，水平方向的标尺还有段落设置、制表，分栏、文字移动等作用。状态栏：是位于MicrosoftWord文档窗口底部的水平区域，用于提供正在窗口中查看的内容的当前状态和其他上下文信息。任务窗格：MicrosoftOffice2003中的任务窗格可在恰当的时间为您提供所需的工具，帮助您顺利完成工作。当您执行某些任务（例如，开始新的文档、寻求帮助或插入剪贴画）时，任务窗格会自动打开。有时，您可能需要手动打开任务窗格，打开方法：单击“视图”菜单，选择“任务窗格”命令。2008年9月《计算机应用基础》Word2003的基本操作约定鼠标操作的约定“单击”、“双击”指单击或双击鼠标的左键，如果是单击鼠标右键则称为“右击”菜单命令操作的约定菜单命令操作主要有“打开”和“选定”两个操作，打开是指将鼠标指针指向处于菜单栏中的某菜单名后单击，可看到下拉的菜单选项；选定是指在下拉的菜单中移动鼠标指针至要选择菜单项（命令），再单击，即可完成对该菜单命令的操作。为了简化上述操作动作的描述，以后的文字叙述统称为打开“……”菜单并选定“……”项（命令）。Word2003的退出方法一：单击窗口右上角的关闭按钮。方法二：在Word窗口下，打开“文件”菜单并选定“退出”命令。方法三：双击Word2003窗口标题栏上的控制菜单图标方法四：使用键盘组合键Alt+F4。2008年9月《计算机应用基础》子任务2Word2003文档的基本操作创建一个新文档常规做法：打开“文件”菜单并选定“新建”项，在文档的右侧弹出“新建文档”任务窗格对话框（如图3-2所示），单击“空白文档”图标，创建一个新文档。还可以选择“模板”，利用模板创建一个特定格式的新文档。图3-2新建文档任务窗格简单做法：单击常用工具栏的新建按钮，自动新建一个空白文档。2008年9月《计算机应用基础》怎样打开已有的Word文档常规做法：在Word窗口下，打开“文件”菜单并选定“打开”项，在弹出对话框（如图3-3）中的“查找范围”选择要打开文件夹及文件，单击“打开”按钮或用鼠标指针对准要打开的文件双击即可。图3-3打开对话框简单方式：双击桌面上的之后，再选择相应的盘符和文件夹，找到所要打开文件的图标后，直接双击该文件的图标即可。2008年9月《计算机应用基础》怎样输入文本输入文字单击屏幕右下角的，在弹出的菜单中选择一种你所熟悉输入法，开始输入文字。每行文字输入完毕之后，Word会自动换行。当一个自然段输入完毕后，必须按回车键作为段落的结束。输入标点使用键盘上的标点符号，在文档的相应位置输入。输入特殊符号若要输入特殊符号，打开“插入”菜单并选定“特殊符号”项，弹出插入特殊符号对话框（如图3-4）。选择要插入的符号，然后单击确定。2008年9月《计算机应用基础》图3-4插入特殊符号对话框2008年9月《计算机应用基础》如何保存word文档保存新建文档：打开“文件”菜单并选定“另存为”项，或单击常用工具栏的保存按钮，弹出另存为对话框（如图3-5），选择保存的位置，在“文件名”列表框中输入一个文件名，在“保存类型”列表框中选择一个保存的类型，单击“保存”按钮，即可完成文档的保存。图3-5另存为对话框2008年9月《计算机应用基础》以原文件名保存编辑后的文档：单击常用工具栏的保存按钮，或按Ctrl+S组合键。以新文件名保存编辑后的文档：打开“文件”菜单并选定“另存为”项，弹出另存为对话框（如图3-5），选择保存的位置，在“文件名”列表框中输入一个新文件名，在“保存类型”列表框中选择一个保存的类型，单击“保存”按钮，即可完成文档的保存。怎样关闭word文档单击窗口右上角的关闭窗口按钮即可关闭文档。打开“文件”菜单并选定“退出”项，关闭文档文档内容的选定、移动、复制、删除什么是文本块文本块是经过定义的特殊区域，是Word后续命令的操作对象，文本块一般情况下都反向显示（图3-6）。2008年9月《计算机应用基础》图3-6用鼠标选定文本块文本块反向显示2008年9月《计算机应用基础》怎样定义文本块选定一行：将鼠标移动到行首，鼠标指针变成之后单击，该行文字反向显示，说明这行已经定义成文本块了。选定多行：将鼠标移动到行首，鼠标指针变成之后按下左键拖动，经过的区域便可以成为一个文本块。选定一个自然段：用鼠标在该段落内快速按鼠标三次，或者按住CTRL键后单击该段落。选定一行的某一部分：用鼠标对准该部分向左或向右直接拖动。选定矩形区域：用鼠标对准该矩形区域一角，按住键盘上的Alt键，然后按下左键拖动出矩形区域。键盘操作：SHIFT+光标键，可以从插入点位置开始选定文本块。CTRL+A可以将整个文件定义成一文本块。2008年9月《计算机应用基础》怎样实现文本的复制首先，选定要复制的部分，用鼠标方式、键盘方式均可。然后，单击工具栏中的按钮（也可按CTRL+C键，或单击“编辑”菜单，选择“复制”命令），此时所选定的内容就存入剪贴板（一块临时保存文本的区域），屏幕上可能并没有发生明显的变化，但剪贴板内却已经装入了文本块的全部内容（图3-7）。Word2003的剪贴板可以保留24次复制或剪切到其中的内容。极大地方便了多文档之间“数据”的“共享”图3-7剪贴板任务窗格剪贴次数剪贴板内容2008年9月《计算机应用基础》将光标移动到目的地，然后单击工具栏中的“粘贴”按扭（也可按“CTRL+V”键或单击“编辑”菜单中的“粘贴”命令），内容便成功复制了，剪贴板中可以存放多项曾复制和剪切的内容。如果要“粘贴”剪贴板中的某次次内容，在剪贴板的任务窗格中单击该内容或单击右侧，在弹出的选项中单击“粘贴”。这种方法一般适合远距离的文本块复制。更简单的复制方法：选定文本块后按住CTRL键后拖动（图3-8），到达目的地后释放即可（图3-9），这种方法一般适合近距离的文本复制。图3-8拖动方式复制文本图3-9拖动方式复制文本结果按住ctrl键拖动按住ctrl键拖动2008年9月《计算机应用基础》当录入的文本重复内容很多时，可通过复制可以大大地提高文字的录入速度。怎样实现文本的移动首先，选定要移动的文本部分，用鼠标方式、键盘方式均可。然后，单击“剪切”按钮（也可按CTRL+X键），此时所选定的内容进入剪贴板，屏幕上文本块中的内容消失，如同剪刀将纸上的文本剪下来的效果一样。将光标移动到目的地，然后单击“粘贴”按钮（也可按CTRL+V键），内容便成功移动了。更简单的移动方法是直接拖动文本块，到达目的地后释放即可。在编辑过程中，文本块的移动操作同样可以提高文字的编辑速度。文本的删除选定要删除的文本部分，按Delete键或Backspace键，也可打开“编辑”菜单并选定“清除”或“剪切”项。2008年9月《计算机应用基础》怎样在文档中查找指定内容首先，打开“编辑”菜单并选定“查找”项，或按（CTRL+F键）（图3-10）。图3-10查找对话框查找内容2008年9月《计算机应用基础》在“查找”对话框的“查找内容（N）”中输入“计算机”三个字按回车键就可以开始查找（图3-11）。找到了第一个图3-11开始查找找到了第一个2008年9月《计算机应用基础》然后，多次单击“查找下一处（F）”按钮便可实现查找。出现下面的对话框（图3-12），说明已经查找完毕了。图3-12查找完毕请注意！查找工作一般是由插入点位置向后进行的，因此在查找之前一定要事先安排好插入点的位置。2008年9月《计算机应用基础》怎样对文档中的指定内容进行替换首先，打开“编辑”菜单并选定“替换”项。或（CTRL+H键）在查找内容文本框中输入要替换的文本。如“计算机”。在替换为文本框中输入替换的文本。如“电脑”(图3-13)。选择查找下一处按钮当查找到要查找的文本后，选择“替换”按钮可以替换查找到的文本（图3-14）；选择“全部替换”，可以将文档中所有出现的文本都进行替换。2008年9月《计算机应用基础》图3-13查找和替换对话框被替换的对象2008年9月《计算机应用基础》图3-14替换结果单击对话框中的“高级”按钮，可按格式进行查找和替换，或对特殊符号进行查找和替换。搜索范围可以是全部、由插入点位置向上或向下。可以使用通配符、区分大小写、按格式查找、按特殊字符