PPT时间管理

自我管理有效的时间管理有效时间管理2许多的电话在响许多的事要备忘许多的门与抽屉开了又关关了又开如此的慌张我来来往往，我匆匆忙忙从一个方向到另一个方向忙忙忙盲盲盲盲的已经没有主张盲的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场有效时间管理31234确定事件突发事件琐碎事件浪费有效时间管理4学习目标•学会正确的时间分配并充分有效地利用时间•学会制定SMART的工作目标•掌握制定有效工作计划的方法和过程有效时间管理5学习内容124时间管理的技巧5时间管理上的误区时间管理基本原则时间管理的概念解决时间管理误区方法3有效时间管理6案例分析•假设今天是星期一的晚上，你要计划未来的五天的日程，面前是这五天要做的事情：1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。2、星期六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡。3、你有好几个星期没有回家，也没有打电话或写信。4、有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三去面试（19点以前），估计要花1小时。5、明晚8点有个1小时电视节目，与你的工作有密切的联系。6、明晚有一场演唱会。7、你在图书馆借的书明天到期。8、外地一个朋友邀请你去玩，你需要整理行李。9、你要在星期五交计划书之前把它复印一份。10、明天下午2点到4点有一个会议。11、你欠某人200元钱－－他明天也要参加那个会议。12、你明天早上9点到11点要听一场讲座。13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面。有效时间管理714、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。15、你想好好洗个澡。16、你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1个小时。17、你身上只有5元钱，需要取钱。18、大家明天晚上聚餐。19、你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录。20、这个星期有些材料没整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时。21、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，也没有打电话。22、星期天早上要做一次简报，预计准备简报要花15个小时，而且只能业余时间。23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有。24、下个星期二，你要参加一次业务考试。请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制定一个周末的时间安排表。有效时间管理8分析：•在这些项目中，有些是相互冲突的，有些是富有弹性的。如何制定一份合理实用的计划表呢？在制定时间表以前请：1、把要做的事情全部看一便。2、确定每件事情的重要等级。3、根据重要程度把把事情重新排序。有效时间管理9一、时间管理的概念•任何有效的时间管理系统均包括以下五个步骤：1、明确你的价值观2、确定你的目标3、对你的目标按优先级排序4、明确你的任务5、对你的任务按优先级排序价值观是我们想和做的基本原则，是进行时间安排的最基本因素。有效时间管理10案例中的事件可分为的类别•健康－－看牙医、洗澡等等•家庭－－给家里打电话等等•友谊－－买礼物、回信、参加聚会、拜访朋友，等等•爱情－－准备烛光晚餐等等•工作－－简报、电视节目、整理资料、考试，等等•金钱－－夜间兼职的面试，等等•兴趣－－看演唱会，等等目标是我们的需求和愿望－－我们想得到什么，它们直接源于我们的价值观。有效时间管理11小案例如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？有效时间管理12什么是“时间管理”？“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。时间管理的对象不是“时间”，是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。有效时间管理13“银行拨款”案例分析《人生宝鉴》公布了一个很有意思的调查数据：一个人活到72岁，他的一生是这样度过的：睡觉：21年工作：14年个人卫生：7年吃饭：6年旅行：6年排队：6年学习：4年开会：3年打电话：2年找东西：1年其它：3年以上是个平均数，通过这些数据可以看到许多问题，想到许多问题。该在哪儿节省，该在哪儿下功夫？？有效时间管理14时间管理三要素•管理时间•管理个人•管理团队有效时间管理15管理时间的三大任务•设立目标•制定计划•区分轻重缓急有效时间管理16二.时间管理的误区1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人3.“反正时间还早”——拖延4.不速之客5.会议病6.文件满桌病7.事必躬亲有效时间管理171、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里•没时间做计划•工作是程序化，规律化，根本没必要做计划•计划常常被打断•不喜欢被计划束缚•“船到桥头自然直”有效时间管理182.不好意思拒绝别人——接受请托比拒绝更容易——拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复——我想做一个广受爱戴的人——我不懂得如何拒绝有效时间管理193、“反正时间还早”——拖延•帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。有效时间管理204、不速之客没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志的工作。有效时间管理215、会议病•基于合群的愿望而聚会倾谈•为符合传统•为推卸责任•没有勇气，逃避指出个别员工之错误•无效的会议不断重复有效时间管理226．文件满桌病•安全感•犹豫的个性•半途而废的工作习惯•个人的喜好有效时间管理237．事必躬亲•担心部属做错•安全感•不愿放弃得心应手的工作•找不到可授权的下属有效时间管理24时间大盗有：打扰（电话或没有预约）重要性次序无所调整没有目标、次序和计划叫人同一时间完成多项工作却不懂得拒绝个人缺乏组织能力缺乏自律会议资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节分不清责任和权力有效时间管理25走出误区1．积极2．通盘考虑3．按顺序做事4．提前准备有效时间管理26三、时间管理误区的解决方法1.要事第一2.以最终的结果来开始行动（以终为始）3.学会说“NO！”4.如何对付不速之客5.如何减少冗长会议6.办公桌上的“5S”运动有效时间管理271、要事第一•“二八”定律•ABC法则•办事的优先次序有效时间管理282.以终为始•是必须要做的吗？•不完成会怎样？•是自己想要的吗？•和目标直接相关吗？•回报及收益高吗？有效时间管理293.学会说“NO！”1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长3显示慎重.4.表情应和颜悦色5.态度坚定6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝有效时间管理304.如何对付不速之客1.不要采行无条件的‘门户开放政策’2.授权秘书对约会事宜作初步之安排3.授权秘书甄别并拦截来客。4.规定接见部属之时间。5.在办公室外接见外界不速之客。6.站立会客。7.让秘书控制会谈时间。8、限时面谈。9、宁可提早上班，但不要延迟下班。10、定期与部属会面。有效时间管理315．如何减少冗长会议•会议前•会议中•会议后有效时间管理326．办公桌上的“5S”运动•整理废纸篓的作用•文件存档系统•“各就各位”的摆置•集中精力做一件事•不要总是重复处理同一文件•不要为了表面的整洁而塞入一处•下班前的清理•整理整顿清扫清洁修养有效时间管理33四、时间管理的原则•原则一：明确目标•原则二：有计划、有组织地进行工作•原则三：分清工作的轻重缓急•原则四：合理地分配时间•原则之五：与别人的时间取得协作•原则之六：制定规则、遵守纪律有效时间管理34四、时间管理的原则•原则一：明确目标如何制定目标具体的可衡量的达到的相关的基于时间的有效时间管理35四、时间管理的原则•原则二：有计划、有组织地进行工作所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面：1、将有联系的工作进行分类整理。2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。3、按排列顺序进行处理。4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。有效时间管理36四、时间管理的原则原则三：分清工作的轻重缓急•把每天要做的事列一份清单•确定优先顺序，从最重要的事情做起•每天都这么做•——世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲•优先矩阵有效时间管理37五、时间管理技巧•优先矩阵•紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。•重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。有效时间管理38重要，非紧急重要，紧急重要紧急ⅠⅡⅢⅣ非重要，非紧急非重要，紧急优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节---哥德有效时间管理39优先矩阵分类表：紧急不紧急重要Ⅰ危机急迫的问题有期限压力的计划Ⅱ防患于未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲不重要Ⅲ不速之客某些电话某些信件和报告某些会议必要而不是重要的问题受欢迎的活动Ⅳ繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动有效时间管理40偏重各类事务的结果：紧急不紧急重要Ⅰ压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局Ⅱ有远见平衡纪律自制少有危机不重要Ⅲ短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，抱怨人际关系浮泛，破裂Ⅳ全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生有效时间管理41重要，非紧急重要，紧急重要紧急ⅠⅡⅢⅣ非重要，非紧急非重要，紧急尽量避免Ⅰ扩大尽量减少Ⅲ事情多投资时间在Ⅱ尽量避免Ⅳ事情优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节---哥德有效时间管理42准备预防理清价值观计划建立人际关系能力充实……投资你的第二象限有效时间管理43优先级排序•第二种分类•发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更好的住房。•维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。有效时间管理44你的角色应是平衡的个人丈夫（妻子）/父亲（母亲）网络安全工程师软件工程师网页设计师有任何角色是自己觉得花时间太多或太少的？有任何角色是自己感到不舒服的？有哪些未来的角色是我现在可以开始努力的？有效时间管理45高效能组织非紧急紧急重要不重要IⅣⅡⅢ20-25%65-80%15%1%有效时间管理46四代时间管理理论•第一代时间管理----备忘录型•第二代时间管理----事先规划安排行程•第三代时间管理----规划、定优先顺序、操之在我•第四代时间管理----以原则为中心，以良知为导向，创造高品质生活有效时间管理47四代时间管理的着眼点•第一代：易有成就感，但没有“优先”观念•第二代：能未雨绸缪，但也不分轻重缓急•第三代：有目标追求，但一、三类事务耗时较多•第四代：承认人比事重要，我比别人重要，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活，着重第二类事务的完成。有效时间管理48时间管理学的演变第一代第二代第三代第四代优点：•重要事情发生时应变能力强，有顺应时势的变通能力；•人际关系较佳•时间安排不会太紧凑或太复杂，会逐步完成待办事项缺点：•没有严格的组织架构；•因忽略组织规划而疲于应付；•最重要的事就是眼前的事优点：•准时赴约做答应做的事•通过制定目标与规划，能完成较多事•因事先准备充分，会议或行事较能发挥实效缺点：•实现更多目标，却未必满足真正的需求•最重要的事就是时间表上的事优点：•能将价值观化为目标与行动•能发挥短、中、长期目标的效果•效率提高，时间与自我更具管理技巧缺点：•价值观未必符合自然法则•最重要的事因急迫性与价值观而定优点：•集前三代时间管理学于大成的时间管理理论，侧重于先做重要的事，而非急迫的事•讲求多方面平衡•改变思想而非改变行为有效时间管理49如何处理高价值活动•让高价值活动充