办公表格的处理

3.1办公表格的制作3.2办公表格的处理第3章办公表格的处理办公软件篇主要内容第3章办公表格的处理在办公业务中，除了使用文字描述办公信息外，还经常使用表格表示办公信息。使用表格表示办公信息不但简明扼要，而且还能够体现数据之间的内在联系，进而对表格数据进行计算、排序、筛选、分类汇总和生成图表，以察看数据的分布和发展趋势。在描述办公数字信息中，有时表格比文字更简要、清晰，图表比表格直观、形象。设计和制作布局合理、线条美观的表格，并对表格数据进行计算和分析是办公人员必须掌握的基本技能。第3章办公表格的处理办公表格分类办公表格根据单元格数据分为：纯文字表格文字和数字混合的表格纯数字表格（不采用）3.1办公表格的制作提出任务【实例3－1】制作填充文字无规律的表格P83——求职个人简历表展示效果分析任务求职个人简历表是一个不规则表格，使用Word来制作比较方便。创建一个规则表格:1.使用工具栏工具2.表格---插入---表格，设置行数和列数操作流程编辑表格：1.调整列宽与行高直接调整分隔线或表格→表格属性2.拆分与合并单元格选中单元格→右键快捷菜单或表格→合并/拆分单元格输入数据选中单元格→更改方向按钮或格式—文字方向格式化表格（数据对齐、设置边框和底纹）。操作流程按住Alt键能够精细调整行高和列宽实训一制作个人简历，参见P83页，其中表格中空白部分根据个人情况及需求，填入相关信息。使用16K纸。展示效果作业巩固制作填充文字无规律的表格——管理才能考核表要求见P107页展示效果提出任务【实例2－2】制作填充文字有规律的表格—课程表展示效果注意：1.其中分隔线的粗细不同…；2.绘制的斜线表头可以取消组合调整补充：绘制单元格边框步骤：1.单击格式工具栏边框右侧的下拉按钮2.选择绘制边框命令，打开绘制边框工具窗口3.可以选择绘制边框或网格、擦除边框、类型、线条颜色4.可以选择绘制对角斜线分析任务课程表与求职个人简历表都是不规则表格，二者又有所不同。课程表包含复杂斜线表头，单元格中的数据又有一定的规律。MicrosoftOffice是功能强大的办公应用软件包，包括Word、Excel、PowerPoint和Access等组件。Office作为一个集成软件提供给用户，各个组件不但可以独立使用、具有特定的应用领域和功能，而且各个组件之间能够互相沟通、协同工作和功能互补，从而形成一个有机的整体。使用Excel创建数据表格→将Excel数据表格复制到Word文档中→在Word中创建复杂斜线表头→设置边框与底纹提示：在Excel表的单元格中的内容，需要换行，要按住Alt键再敲回车即可。操作流程实训二仿实例3-2制作本班级课表。A4纸，横排。展示效果作业巩固制作填充文字无规律的表格——信息技术市场产值表要求见P108页展示效果注意：1.其中分隔线的类型不同…；作业P104页一、二、三3.2办公表格的处理提出任务【实例3－3】使用Excel制作考试课程的成绩表和成绩一览表展示效果成绩表1.使用公式进行成绩计算及快速复制平均值、总数、按比例统计等2.单元格的引用①相对地址：列标行号，如:B2②绝对地址：＄列标＄行号，如:＄B＄2③混合地址引用注意：点击F4按键，实现相对地址与绝对地址的切换操作流程3.使用函数计算数据①常用函数P94页如：MAX($W$3:$W$32)求地址区域中数据最大值MIN($W$3:$W$36)求地址区域中数据最小值AVERAGE($W$3:$W$36)求地址区域中数据平均值SUM($W$3:$W$36)求地址区域中数据总值COUNT($W$3:$W$36)求地址区域中数据个数值操作流程此处的地址引用属于那种类型？3.使用函数计算数据①常用函数P94页IF(条件表达式,值1,值2)条件函数如：IF(35,3,5)结果为5IF(35,3,5)结果为3演示：计算最大值最小值平均值等操作流程条件表达式为真，结果为：值1。否则结果为：值2。IF(条件表达式,值1,值2)条件函数可嵌套例如：IF(W20=90,优,IF(W20=80,良,IF(W20=70,中,IF(W20=60,及格,不及格))))操作流程3.使用函数计算数据②条件计数函数的格式与用法P95COUNTIF(地址1:地址2，条件单元格)如：COUNTIF($W$3:$W$36,B38)演示：计算区间统计数操作流程3.使用函数计算数据③Rank函数的格式与用法RANK(number,ref,order)如：RANK(W3,$W$3:$W$32)说明：W3为为需要找到排位的数字的单元格地址；$W$3:$W$32是排位的区间地址Order参数为0(零)或省略，数字的排位是基于降序排列的列表；如果order为非零，排位基于升序。操作流程RANK的意思是等级、排位区间一定要绝对地址！3.条件格式设置颜色等格式---条件格式---设置条件、颜色、字体等演示：4.图示选中需要图示的数据区间，单击工具栏图表向导，按向导提示完成…提示：在向导步骤2，选中系列产生在--行；系列选项卡，在分类轴标志中输入：X轴表示内容名称或空操作流程5.页面设置①设置页面、边距、对齐②设置页眉和页脚：视图---页眉和页脚---页眉/页脚选项卡---自定义页眉---设置文字、字体等操作流程每页打印时每页自动添加6.打印表头设置文件---页面设置---工作表选项卡---在‘顶端标题行’里输入标题的地址：$1:$2，表示每一页都重复打印第一和第二行；其他默认。操作流程每页打印时自动添加表头实训一习题3.制作Excel考查课程的成绩表和成绩一览表要求见P108页展示效果成绩表总评等级：IF(U3=90,优,IF(U3=80,良,IF(U3=70,中,IF(U3=60,及格,不及格))))3.2.7三维地址的引用格式：[工作簿名]工作表签！单元格地址三维地址的引用实现了sheet表单之间数据的传输。应用：学生信息表间的数据传输=COUNTIF(学生信息表!$M$2:$M$78,A2)操作流程展示效果成绩一览表分析任务成绩表与课程表相比较，二者在输入数据、设置表格线、合并单元格、制作斜线表头的过程中，使用相同的操作方法；所不同的是：在成绩表中，要求根据公式：总评成绩＝平时成绩×30%＋期考成绩×70%,计算出总评成绩；接着根据总评成绩，统计各分数段的人数、所占的百分比、最高分、最低分和平均分；然后生成各分数段人数分布的直方图；并将成绩表中的数据传递到课程成绩一览表中。（三维地址引用）创建Excel数据表→格式化Excel数据表（包括设置字符格式和段落格式、数据对齐和设置边框等）→计算总评成绩→统计各分数段的人数、所占的百分比、最高分、最低分和平均分→生成各分数段人数分布的直方图→设置页面→设置页眉→打印预览→将成绩表中的数据传递到课程成绩一览表→打印工作表。操作流程实训一制作Excel课程成绩分析表参考P108页图3-33具体要求一、设计基础数据成绩表1.利用公式计算每个学生的综合成绩平时=(作业+实训报告+上机+提问+期中)/5综合=平时*0.3+期末*0.72.根据最终成绩分别给出每个同学的等级层次：优，良，中，及格，不及格3.计算出班级名次4.利用条件格式，把总分不及格分数以红色加粗字体显示二、创建课程成绩分析表格式如P109页图3-33，1.使用三维地址传递相关数据2.计算各个等级中，学生人数，以及占班级总数的百分比。3.统计该班级最高分，最低分以及平均分4.根据图表向导，产生该班成绩的直方图三、考虑将设计结果做成模板，快速完成各班的成绩分析任务作业P104页一、二、三补充：Excel自定输入数据下拉列表任务步骤：1.选中需要的单元格区域2.主菜单—数据—有效性—设置3.在‘允许’中选中序列4.在‘来源’中输入被选择的词组，用逗号分隔开5.也可以设计一个列，输入相关词汇，在‘来源’中输入被选择的词组所在地址区域，如果需要可以隐藏该列补充：控制输入数据的长度或范围步骤：1.选中需要的单元格区域2.主菜单—数据—有效性—设置3.在‘允许’中选中:数值，在‘来源’中输入数值范围4.在‘允许’中选中:文本长度，在‘来源’中输入文本限制长度5.在出错警告选项卡设置出错对话框标题及提示信息补充：快速选择本行有文本步骤：1.选中需要的单元格区域2.右键—快捷菜单—从下拉列表中选择例如：在输入性别时提示：主要应用于有若干选项，但又不是太多，并且在间隔输入且无规律时比较适用补充：同时看不同工作表中的单元格数据步骤：1.视图---工具栏---打开监视窗口2.选中单元格，单击监视窗口的添加监视命令3.重复可以添加多个监视单元格4.无论在那个表格均可观测到这些单元格的数据补充：成组填充多张表格的相同位置步骤：1.选中第一张表格2.按住Shift键或Ctrl键，选中其他表格，在标题栏上出现工作组提示3.在当前表格填充数据，检查其他表格，相应位置也被填充4.相同格式修改：选中一个表设置格式，然后使用编辑---填充---至同工作组表补充：函数应用设置文本大小写步骤：1.选中单元格2.应用upper(单元格地址)全部大写3.应用lower(单元格地址)全部小写4.应用proper(单元格地址)合适的大小写，字头大写，其余小写补充：函数应用提取文本指定位置字符步骤：1.选中单元格2.应用Rigth(单元格地址,字符数n)提取指定单元格右起n个字符3.应用Left(单元格地址,字符数n)4.应用Mid(单元格地址,字符开始位置i,字符数n)提取指定单元格i个字符开始的n个字符，i从1开始补充：用特殊符号补齐位数步骤：1.函数rept(补齐用的符号,长度)应用：=REPT(#,8-LEN(K4))&K4说明：当单元格K4的数字不足8位数时，在其前面补充#符号，如：k4的数值1234，结果是####1234实训二1.完善学生信息系统各表的数据关联，填充相关表格空列2.为性别列设置限制输入：男或女3.限制密码输入为6位，出错要提示4.设置身份证列为文本格式5.取出身份证中生日部分填充出生日期列6.统计男女生的人数7.其他补充练习完善学生信息系统表作业P104页一、二、三