汇博通文档借阅管理系统软件使用说明书

软件就是思想1汇博通文档借阅管理系统使用说明书汇博通知识管理系统的属性管理，实际上已提供了借阅与归还功能，但那是针对每一份文件或档案而言的。这里，为客户提供一款专门用于文档的借阅与归还的软件，不但可办理一份文件的借阅或归还手续，只要有需要，也可批量办理借阅与归还，另外，还提供了与借阅有关的一系列统计报表。发放功能与借阅类似，所不同的只是发放不必归还，如将购买的资料、图书发放给职员学习等。注：借阅与归还模块的操作，需要获得以下三种权限中的一种：系统管理员归档授权（档案管理员）编号授权（文件管理员）与借阅与归还模块相关的系统参数的设置说明如下：Mod_Borrow_PLTrue借阅与归还模块开关：True-开，False-关。Mod_Borrow_PL=False，模块工具条上不会显示该模块。BHRight01系统管理员文件自动生成编号（取号）授权，可设BHRight01-BHRight99共99个参数，即最多可授予99人取号的权限，如BHRight01=‘张三’。具备编号（文件管理）权限者，具备借阅与归还模块的操作权。GDRight01系统管理员归档权限授权，获得归档授权的流程邮件处理者，当其待处理的流程邮件处于归档职能时，可将邮件转入指定路径，最多可授权99人，即从GDRight01至GDRight99。如GDRight01=‘张三’。具备归档权限者，同样具备借阅与归还模块的操作权。首页汇博通主页的模块工具条上，有一个借阅与归还的按钮，单击它即进入借阅与归还首页。软件就是思想2借阅与归还首页样式如下图：借阅（发放）前面已经介绍过，借阅与发放的区别在于，借阅需要归还，发放则不必归还，从某种意义上来说，发放实际上已将所有权（或有条件的所有权）转移给接收者。借阅界面包括左右两个子窗体，左侧子窗体用于显示可供借阅（发放）的文档，其上部有搜索关键词输入框，输入相应关键词即可查找出可供借阅的相应文档，如果要借阅的文档已经在操作者手上，并且，标注有条形码或电子标签，操作者可直接通过条码阅读器或电子标签阅读器读取相应编码直接获取到该文档。根据实际需要，通过点选左侧的复选框，选择具体文档，然后，通过点击两个子窗体中间的箭头，即可将选中的文档添加到右侧子窗体的列表中，即可直接办理借阅或发放手续。功能选项卡，含借阅（发放）、归还和统计功能。软件就是思想3可供借阅（发放）输入文件名称、编号、责任者或主题词等属性，点击【检索】按钮进行查找，如下图：点击每份文档名称前的图标，可展开或隐藏文档的份数清单，还可通过点击表头的图标来展开或隐藏所有文档份数清单，办理借阅手续时，可针对每一份文件进行，以方便一式多份文件的管理，如合同、资料、图书等，勾选（取消）具体目标可通过份数序号前的复选框实现，对应文档的所有份数操作只需通过文档图标前的复选框实现，同理对列表所有文档操作亦如此。可供借阅（发放）检索列表待选区。借阅（发放）选择勾选列表区。勾选确定后点击该按钮，即可添加到已选择列表区中。软件就是思想4勾选确定后，点击列表右侧按钮，把所选择的文档及份数清单添加到已选择列表区中进行后续操作。已选择借阅（发放）从可供借阅（发放）列表区中，勾选添加后即进入已选择借阅（发放）列表区中（如下图）。若列表中存在比较多的冗余数据，可点击列表上方左侧的【清空所有】按钮，对列表区内的所有信息清除，若只对部分冗余文档取消操作，可通过取消勾选对应文档，并点击【清除未选】按钮对冗余文档进行清除。由于汇博通容许对一式多份文件进行管理，所以，当一种文件存在多份时，将以序号分别显示，你可对不同序号的文件分别办理借阅手续，该功能对于合同、保密文件、资料以及图书等的管理非常有用。点击借阅或发放按钮时，若列表中存在未勾选的文档，系统会弹出下图提示：此时，请根据实际情况，点击确定或取消。软件就是思想5借阅操作：点击列表上方右侧的借阅按钮，系统会弹出借阅手续办理操作页面，见下图：双击借阅人、批准人输入框时，将弹出组织框架，操作者可根据需要，展开并点击选择姓名即可：点击下一步，系统弹出借阅确认单，见下图：用途，可按实际输入文本信息。经办人实际上就是当前操作者。借阅人，可直接输入，也可双击弹出组织框架选择输入。批准人，可直接输入，也可双击弹出组织框架选择输入。到期日期，借阅期限缺省为一个月，若不同，可直接修改。到期提醒的各种方式，可根据需要选用。软件就是思想6如需要打印，点击打印按钮即可。若信息有误，可点击上一步返回修改。确认无误后，点击确定完成借阅。发放操作：点击列表上方右侧的发放按钮，将弹出发放手续办理操作页面，见下图：其操作方法，与借阅手续办理类似，完成后，系统弹出发放确认单，见下图：软件就是思想7如需要打印，点击打印按钮即可。若信息有误，可点击上一步返回修改。确认无误后，点击确定完成发放。归还借阅的文档，使用完毕或到期后，就需要归还。归还界面，同样有左右排列的两个子窗体，左边的子窗体用于查找要归还的文档，窗口标题为“正在借阅”，右边的子窗体则用于显示选定归还的文件和办理归还手续，标题为“已选择归还”。正在借阅检索列表待选区。归还选择勾选列表区。软件就是思想8正在借阅可根据借阅人姓名、借阅号或电子标签查找出相关文档，如下图：具体的列表操作可参看借阅（发放）的可供借阅（发放）说明。已选择归还从正在借阅列表区中勾选添加后即进入本列表区中（如下图），具体的列表操作可参看借阅（发放）的已选择借阅（发放）说明。软件就是思想9选择确定后，点击列表上方右侧的归还按钮弹出归还确认单，见下图。如需要打印，点击打印按钮即可。确认无误后，点击确定完成发放。借阅统计针对文档的借阅、发放与归还，设计了一系列满足不同需要的与借阅有关的报表。由于电子文档依据授权可直接阅读，有权限阅读的电子文档不必再需要办理借阅手续，登录软件就是思想10后可直接根据需要查找阅读，所以，也专门设计了电子文档的阅读统计报表。对于没有权限阅读内容的电子文档，如果有权限查看属性（即条目），亦可发送专门的电子申请流程，申请阅读文档内容，获得批准后，则可在流程邮件中直接阅读文档内容，系统亦提供了专门的电子文档阅读申请登记与统计报表。所以，借阅与归还，原则上，是指实体文档（一般指纸质文档）的借阅与归还，这一点，望管理者认真理解和把握。第一步，选择报表，见下图。由于报表众多，为便于操作，系统按报表性质特点分为了登记类、排序类和统计类。第二步，设置报表统计条件，见下图。完成统计条件设置后，点击统计按钮即可生成报表。若需选择其他报表，点击报表名称后的重新选择返回报表选择操作。上图以《文档资料借阅登记表》为例，其他报表除统计条件有别外，操作相同。软件就是思想11文档资料借阅登记表文档资料发放登记表电子文档借阅登记表软件就是思想12文档打印（复印）登记表文档资料利用情况注：默认情况下显示的是列表形式的《利用文档登记表》，导出Excel可选择卡片形式的《文档借阅及利用效果登记表》。软件就是思想13文档资料借阅情况统计表文档资料发放情况统计表电子文档阅读情况统计表文档资料借阅次数排序软件就是思想14文档资料发放数量排序文档资料按借阅者借阅次数排序文档资料发放按收件人领取数量排序电子文档按文档资料阅读次数排序软件就是思想15电子文档按读者阅读次数排序注：以上报表均可通过报表上方右侧的功能按钮实现打印预览和导出Excel。