客户服务管理体系设计方案

客户服务管理体系设计全案--培训与指导北京弗布克管理咨询有限公司2012.10北京弗布克管理咨询有限公司弗布克课件研发中心设计说明《客户服务管理体系设计全案》是“弗布克管理体系设计全案系列”图书中的一本。本书按照“岗位职责+管理制度+工作流程+执行工具+实用表单+实施方案”六位一体的模式，对客户调查开发与管理、客户关系管理、大客户管理、售后服务管理、客户投诉管理、客户信用管理、客户信息管理、呼叫中心管理、客户服务质量管理共9个模块的管理体系进行了系统化设计本全案图书采用岗位+制度+流程+工具+表单+方案的结构方式“纵向+横向”的坐标模式：“纵向”是指对每本图书包括的各子业务模块进行设计；“横向”是针对“纵向”中的每一业务模块的“岗位、制度、流程、工具、表单、方案”等6个设计维度进行细化说明，详细阐述了如何应用这些维度所包括的关键因素，并提供了大量的模板、样例体系化和精细化的双重思维：体系使得管理更加规范和有条理，体系让管理明确化，并清晰地建立起各个模块间的关系；精细使得管理更加具体和详尽，并把具体的事项和任务明细化、明晰化便于企业梳理自己的各项管理业务：本体系设计提供的大量范例和模板，便于企业根据自己的实际情况选用、套用、改用。这样设计者既可以例可照参，又可以节约大量的时间提供问题分析与解决工具：本图书的最后一章提供了大量问题分析与解决工具，帮助相关人员解决实际工作中出现的问题，以便更好地开展工作本书从“务实+实务”的角度出发，本着“拿来即用”的使用原则进行系统设计本光盘PPT内容是本全案的培训与指导版本，不是简单的图书内容的再现弗布克课件研发中心目录如何设计岗位职责2如何设计工作流程4如何设计管理制度3如何设计执行工具5客户服务管理9大模块设计8客户服务管理体系设计全案框架1如何设计实用表单6如何设计实施方案7客户服务管理问题分析与解决工具9弗布克课件研发中心１客户服务管理体系设计全案框架客户服务管理是以创造并提高客户满意度为目的的一种经营行为和管理方式，它在企业管理板块中占据着相当重要的位置。由于企业的客户服务是直接面向客户的，因此对于客户来说，企业客户服务的水平就代表着企业的管理水平，客户服务管理的状况直接影响着客户对企业的感受和印象。从这种意义上来说，完善客户服务管理本身就是一种提高客户满意度和忠诚度的手段。为了使客户管理工作的各项具体操作以及部门内部的经营管理井然有序、有据可依，客户服务管理人员必须了解并掌握客户服务管理体系的建立及运作。客户服务管理体系主要包括九大模块：客户调查与开发体系、客户关系管理体系、大客户管理体系、售后服务管理体系、客户投诉管理体系、客户信用管理体系、客户信息管理体系、呼叫中心管理体系、客户服务质量管理体系，如下图所示。客户服务管理体系的九大模块客户调查与开发客户关系管理呼叫中心管理大客户管理售后服务管理客户投诉管理客户信用管理客户服务质量管理客户信息管理弗布克课件研发中心１客户服务管理体系设计全案框架客户服务管理涉及的内容很多，要想将所有工作细节都落到实处，就必须将管理细化。客户服务管理体系由九大模块构成，每一个模块从六个维度进行设计，包括岗位职责、工作流程、管理制度、执行工具、实用表单和实施方案，具体内容如下图所示。只要客户服务管理人员从这六个维度入手，熟练掌握并运用每个维度中的每个设计要素，就可轻松实现企业客户服务管理的规范化、流程化、制度化、工具化、标准化和实务化，从而提高客户服务管理工作的效率，提升企业在客户心目中的形象，推动企业经营目标的顺利实现。工作流程岗位职责管理制度实用表单执行工具实施方案客户服务管理体系设计维度弗布克课件研发中心目录如何设计岗位职责2如何设计工作流程4如何设计管理制度3如何设计执行工具5客户服务管理9大模块设计8客户服务管理体系设计全案框架1如何设计实用表单6如何设计实施方案7客户服务管理问题分析与解决工具9弗布克课件研发中心2如何设计岗位职责岗位职责是指一个岗位所要求的需要去完成的工作内容以及在岗位上应当承担的责任。岗位职责作为客户服务管理每个体系中的第一个维度来设计，是对客户服务管理岗位进行合理有效的分工，促使客户服务管理人员明确自己的岗位职责，认真履行岗位职责，出色完成岗位任务。工作分析的系统模型：设计岗位职责必须进行系统的工作分析，包括建立系统模型、规范流程、信息来源、设计方法、模板设计、具体编写要求和注意事项等。参与者职位信息HRM职能工作说明书职位目的任务职责职位关系工作流程业绩标准工作权限工作环境必要知识所需技能必要经验胜任能力……战略传递组织设计流程设计工作设计HR规划招聘选拔HR配置培训开发绩效考核职位评价薪酬管理职业生涯管理……外部专家员工管理者客户合作伙伴定性方法：文献研究、问卷、访谈等定量方法：PAQ、FJA等综合分析法工作概要职责任务KPI组织图表知识、技能与胜任能力要求、行为标准等组织管理的短板与问题职位分析报告收集信息方法弗布克课件研发中心2如何设计岗位职责岗位职责的信息来源：企业在设计客户服务管理人员的岗位职责时，首先应了解各项岗位职责的信息。岗位职责的信息来源如下图所示。现有岗位资料工作陈述记录现有工作分析岗位职责信息的三大来源弗布克课件研发中心2如何设计岗位职责岗位职责的设计方法：企业在设计客户服务管理人员的岗位职责时，应掌握以下设计要求和方法，如下图所示。方法1方法2方法3岗位职责要围绕工作目标，从工作大类逐类设计，不能将一项很小的工作任务当成一项岗位职责来设计每项职责先用几个关键字来概括说明该项工作内容，然后再具体描述怎么干以及所要达成的结果每项职责一般由行动、完成的标准以及完成的期限等部分组成，一般情况下，对其采用动宾结构进行阐述弗布克课件研发中心2如何设计岗位职责示例工作职责填写要求及示例•工作职责诊断与优化•主要是列举本岗位的主要职责，是一个从输入，到加工，到输出的过程描述•工作职责应按照工作内容的重要性进行排序职责模块具体的工作职责和工作内容主要职责填写要对该岗位在每一项主要职责中所承担的具体工作责任进行限定和区分，即明确应承担的是领导（工作）、组织开展（工作）、具体执行实施（工作）、协调（工作）还是监督（工作）。示例：错误填写：制定（编制）生产计划正确填写：组织制定（编制）生产计划目标达成填写要对该岗位完成每一项主要职责所应达到的工作要求进行具体描述，从时间要求、质量要求、数量要求和成本要求四个方面进行考虑，不一定四个方面都具备。示例：“于每月25号前提交下个月的月度生产计划，尽可能满足销售需求和新产品试生产的需要，使产品按期按量交付”。…………弗布克课件研发中心2如何设计岗位职责编写岗位职责有一些约定俗成的表述词汇如下图所示，可针对性的选用。句式模板管理层面：制定……；安排……；布置……；指导……；批准……业务层面：执行……；完成……；开展……；听取……；提交……123针对制度、方案、计划等文件：草拟、起草、拟订、编制、制订、拟定、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料：调查、收集、整理、分析、研究、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作、办理管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价、辨明、界定、提议、预测、协调、解释、支援其它：维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、计划、经营、确认、概念化、合作、协作、主持、获得、核对、检查、联络、设计、带领、指导、评价、评估、测试、建造、修改、执笔、起草、拟定、收集、引导、传递、翻译、组织、控制、操作、保证、预防、解决、推荐、介绍、支付、计算、修订、承担、支持、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、比较、删除、运用弗布克课件研发中心2如何设计岗位职责岗位职责编写注意事项，如下图所示：123岗位说明书是人力资源管理的基础性工作，是客户服务管理系统的基本内容，岗位说明书的编写，要按照系统思考的原则进行设计。编写优化不是人力资源部门单独可以完成的，要以其为主，吸收其他管理专业资深人员参加，也可以请专业的咨询公司，而且有时会不可避免地影响到正常工作需协调。针对“岗位”，而非针对”个人“；着重那些”应该“做的工作，而非”目前正在“做的；分析岗位的职责，而非岗位的明细。45岗位说明书的编制是一个持续、渐进的过程，需要不断的修改、补充和完善才能逐步优化与提升。岗位说明书的编制过程复杂，工作量大，涉及人员多，要有足够的全方位准备。弗布克课件研发中心2如何设计岗位职责岗位职责设计模板，如下图所示：123456××（岗位名称）岗位职责弗布克课件研发中心目录如何设计岗位职责2如何设计工作流程4如何设计管理制度3如何设计执行工具5客户服务管理9大模块设计8客户服务管理体系设计全案框架1如何设计实用表单6如何设计实施方案7客户服务管理问题分析与解决工具9弗布克课件研发中心3如何设计管理制度管理制度一般指企业为完成某项任务或目标，要求相关人员共同遵守的办事规程或行动准则。管理制度设计作为客户服务管理各体系中的一个维度，主要作用是使客户服务人员能够按照规定的制度开展工作，确保工作的规范化、标准化。客户服务管理制度一般是由企业市场部和销售部制定，以书面形式表达，并以一定方式公示的针对某项事务处理的规范。制度类文书的形式如下图所示。注：制度必须以公文形式发布才能正式生效，而用来发布制度的公文、通知本身不算制度。规则细则规定办法制度类文书制度弗布克课件研发中心3如何设计管理制度制度的条款构成良好的客户服务管理制度不仅可以保障企业客户服务部门的运作有序化、规范化，降低企业客户服务部门的运作成本，而且可以防止管理的任意性，保护员工的合法权益。管理制度的条款主要由三个方面内容构成，如下图所示。制度应明确规定制定目的、依据、适用范围、解释部门、施行日期等规范性条款根据内容需要，制度中还应明确实施程序，并附流程图或附录对于法律、法规已明确规定的内容，原则上不在制度中作重复规定弗布克课件研发中心3如何设计管理制度客户服务管理制度编制规范一套体系完整、内容合理、行之有效的客户服务管理制度要求制度设计人员在设计管理制度时需遵循一定的编写要求，即达成“三符合、三规范”，具体如下表所示。设计规范具体说明三符合符合管理者最初设想的状态符合企业管理科学原理符合客观事物发展规律或规则三规范规范制度制定者◎品行好，能做到公正、客观，有较好的文字表达能力和分析能力熟悉企业各部门的业务及具体工作方法◎了解国家法律、社会公共秩序和员工风俗习惯明确制度的制定、审批、修改、废止等程序及权限◎制度所依资料全面、准确，能反映生产经营活动的真实面貌规范制度的内容◎合法合规，制度内容不违反国家法律法规和公德民俗，确保制度有效内容完善，制度体系完善、科学、系统，内容需规范、有效、有的放矢◎形式美观，制度框架格式统一、简明扼要、易操作，简洁、无缺漏◎语言简练，语言简洁、条例清晰、前后一致、符合逻辑规律◎制度的可操作性要强，注意与其他规章制度的衔接◎规定制度涉及的各种文本的效力，并用书面或电子文件的形式向员工公示或向员工提供接触标准文本的机会规范制度实施过程◎明确培训及实施过程、公示及管理、定期修订等内容◎营造规范的执行环境，减少制度执行中可能遇到的阻力◎规范全体员工的职责、工作行为及工作程序◎制度的制定、执行与监督应由不同人员担当◎记录制度执行的情况并保留弗布克课件研发中心3如何设计管理制度客户服务管理制度设计步骤企业在设计客户服务管理制度时，首先明确需要解决的问题及所要达