计算机管理系统介绍

计算机管理系统功能模块情况南乐博奥药业有限公司拥有完善的计算机管理系统。于XXXX年XX月份升级为集团化供应链管理系统（时空KSOA-V9.0系统），主要包括了GSP管理、质量管理、采购管理、销售管理、仓储管理、运输管理、财务管理等功能，能对药品的购储销等质量控制环节进行全面规范管理，对购进药品的合法性、购货单位资质审核、首营企业审核、首营品种审核、采购、收货、验收、储存、养护、效期、出库、销售、运输、退回等过程进行有效控制。计算机管理系统能为经营业务过程、质量控制、电子监管提供支持，基本覆盖了经营管理全过程，满足药品经营管理活动的全过程控制。对药品的流向追溯，质量控制，账货相符等，实现了零死角，保证了药品质量管理活动有序高效地运行。现将计算机管理系统模块作如下介绍：一、质量管理基础数据管理模块1、供货单位数据管理模块（1）首营企业资质录入、审核、审批由采购员（或采购内勤）收集整理供应商资质，包括经营（生产）许可证、营业执照、、组织机构代码证、税务登记证、印章、票据样式、开户银行户名、账户、质量保证协议、法人授权委托书、委托人身份证复印件等。在KSOA系统中进行首营企业基础信息的录入，由采购部经理进行系统电子初审同意后，报质量管理员进行资质的审核，核实基础信息有无错误，合格后报质量管理部经理进行系统电子审核并签字，报质量负责人进行系统电子审批并签字。系统流程完成后由质量管理员进行企业信息的下发，并将档案资料存档方可进行采购业务。附：首营企业资料登记模块附：首营企业审核模块（2）供应商更新与维护当供货单位资质信息发生变更时，质量管理员根据采购员递交的供货单位资质变更材料及时在ERP系统中进行动态信息的维护。附：供应商资质的变更（3）质量控制功能：供应商任意一个资质过期系统能够自动拦截相关过期或超经营范围，自动锁定该供货企业不能采购，制作采购订单时能够准确提供拦截原因。附：供应商GSP证到期模块附：拦截模块2、购货单位数据管理模块（1）购货单位的质量控制功能客户任意一个资质过期系统能够自动拦截相关过期信息，自动锁定该销售企业不能销售，制作销售订单时能够准确提示拦截原因。附：客商资质到期附：质量控制模块客户经营范围没有，制作销售订单时能够准确提示拦截原因。附：客户基础信息登记模块附：经营范围控制功能（含可待因复方制剂合肥市内限销无法销售）3、首营品种资料数据管理模块（1）首营品种录入、审核、审批采购员（采购内勤）负责收集品种资料，包括：药品注册批件、质量标准等在KSOA系统内进行基础信息的录入（在国家局网站上核实），填写首营品种登记表；由采购部经理进行系统电子审核同意后，报质量管理员进行资质的审核，核实基础信息有无错误，合格后报质量管理部经理进行系统电子审核并签字，报质量负责人进行系统电子审批并签字。系统流程完成后由质量管理员进行品种信息的下发，并将档案资料存档方可进行采购业务。附：首营品种登记表附：首营品种审核模块（2）品种信息维护中包装、大包装维护：首营品种录入的同时核实大包装和中包装，经营过程中包装有变更的情况下，供应商需提供变更资料，质量管理部予以更新后方可入库。附：品种基础信息模块（3）质量控制功能：A：设定品种类别与经营范围匹配，能够实现与供应商及客户的经营范围相对应，能够自动拦截超经营范围业务。B：设定储存类别，提示入库时存放于不同的区域。4、供应商备案的账户、开户行信息进行录入附：银行账户信息维护5、供应商付款开户银行、账号只能从系统中提取，不能手动输入，附：供应商付款模板二、采购管理1采购业务总体流程采购业务总体流程包括采购合同、采购订货、进货制单、进货入库、进货结算、进货退出制单、进货退出出库、进货退出结算等环节业务活动。2、采购业务模块收货员在ERP系统中提取采购订单对实物进行收货，冷藏药品需录入到货温度、运输工具等信息，自动生成收货记录。采购订单购进验收单进货开票入库单3、购进退出管理模块（1）采购退出单制作、审核采购员在ERP系统中选择单位提取原入库单据，对需要退货药品进行采购退出通知单，采购员录入采购退出数量、退货原因后，存盘记账。采购部负责人对采购员制作采购退出通知单进行审核，审核通过后，采购员提取采购退出通知单生成采购退出开票单。附：采购退出通知单模块：附：采购退出开票单模块（2）采购退出品种出库复核仓库主任依据采购退出开票单清点采购退出药品批号、数量，提取采购退出开票单生成进货退出出库单，存盘记账生成采购退货记录。附：采购退货记录三、销售管理模块1、销售业务模块（1）销售订单制订开票员根据客户要求登录ERP系统进行销售订单制作，输入单位名称助记码、商品编码、数量、价格等信息，生产销售开票单，打印出销售汇总单和出销售出库复核单。附：销售开票单模块（2）财务审核收款员根据销售汇总单的单据编号、金额以及回款方式在系统中提取销售开票单进行审核，ERP系统自动将审核后的销售开票单上传给物流部。附：财务审核模块（3）销售出库环节质量控制：系统自动对销售客户的证件照有效性进行控制，与经营范围、生产范围或者诊疗范围关联，自动识别、锁定该销售企业经营行为，并准确提示拦截原因。附：销售质量控制模块a、效期拦截B、经营范围控制2、销售出库模块（1）物流部依据销售开票单进行发货复核，无误，提取审核后的销售开票单生成销售出库记录。附：销售出库审核（2）销售出库环节质量控制：遵循“生产先出”“近期先出”和按批号发货ERP系统自动分配批号，并控制超过有效期的药品出库。附：销售出库质量控制模块a.近期先出b.过效期自动控制（销售开票时，过效期品种系统自动屏蔽批号、数量，无法出库）3、销售退回模块（1）销售退回通知单制订、审核销售内勤登录ERP系统根据销售单位、单据编号在系统中直接提取销售出库记录，填入退货原因、数量，确认生成销售退回通知单，由业务经理在ERP系统中对销售退回通知单进行审核。附：销售退回通知单模块2、销售内勤提取销售退回通知单，确认无误，存盘生成销售退回票单。附：销售退回票单模块（2）销退收货验收管理验收员在ERP系统选择相对应的销售退回通知单，根据实物验收的结论确认是否入库，（如验收结论为不合格需按不合格药品报损处置）、保存销售退回入库单，自动生成销售退回验收和入库记录，生成库存。附：退货验收模块四、仓储管理1、盘点作业盘点记录直接在ERP系统中打印批号货位库存表、进行盘点。盘点时存在的差异的需要查找差异原因，经过相关人员的审核后，由分管领导进行审批同意后，由养护员对盘点结果在KSOA系统内进行损溢调整。2、在库养护（1）一般养护系统根据入库记录和《药品养护管理制度》，养护员在ERP系统中提取养护计划，养护计划是由库存药品结合入库时间自动生成。养护员按照养护计划表对实物进行养护（包括外观、包装、质量情况、处理措施及处理结果等）。（2）重点养护由养护员依据《药品养护管理制度》在ERP系统中确认本季度需要重点养护的品种，并通知质量管理部经理进行审核，生成重点养护计划，养护员按照重点养护计划表对实物进行养护（包括外观、包装、质量情况、处理措施及处理结果等）。（3）停售锁定控制在库药品发现疑似不合格药品或过效期的品种，及时通知养护员，由养护员对该品种进行停售，上报质量管理部进行处理，并进行预警提示。由质量管理部进行复查，确定为合格药品解除停售，确定为不合格药品由养护员移入不合格药品货位。附：停售药品模块附：停售药品提示模块附：停售药品质量控制模块（3）近效期管理业务部门可根据药品到效期时间，自动生成近效期表，按照《药品近效期管理制度》进行催销或退货事宜。附：近效期模块五、运输管理模块1、车辆基础信息登记：可在KSOA系统内录入企业的车辆信息，在登记运输单据时可自动提取相关的车辆和驾驶员信息。附：运输管理模块截图附：车辆基本信息登记模块1、配送物流的车辆基础信息登记：主要是经过审核的配送物流公司对其车辆在KSOA内进行登记，确保信息的准确性。方便数据的录入。附：配送物流车辆的基本信息登记模块2、运输记录登记：分为普通药品和冷藏药品登记，根据物流部的药品配送情况由物流员按照企业配送、物流配送、自提等三种形式予以登记。附：运输记录登记模块（普通药品配送登记）附：运输记录登记模块（冷藏药品配送登记）六、财务管理1、采购财务管理：采购部根据入库记录索取相应的税票，在系统内进行税票的勾兑，并经财务部审核。发票到齐后由采购员根据采购合同付款的期限，在KSOA系统内制作付款通知单，并经采购部经理、财务部经理、分管领导审批后，由财务部进行付款勾兑结算。附：发票勾兑模块附：采购员制作付款计划模块附：财务部勾兑结算模块2、销售结算财务管理：销售结算收款员在ERP系统中进行财务审核、应收账款结算。开票发票财务人员通过财务税控系统与KSOA系统对接，直接提取ERP系统的销售出库记录开具发票。七、电子监管管理1、电子监管品种维护：ERP系统在品种基础信息中专门设置电子监管品种标识。对供货单位和购货单位的基础信息增加了电子监管单位信息代码，并通过电子监码系统与KSOA系统进行对接，由验收员和出库复核员对出入库的电子监管品种进行扫描，再由质量管理员进行网上的核注核销。附：KSOA系统内电子监管的模块八、计算机系统管理模块按照《系统操作权限管理制度》要求，各操作岗位均采用输入自己的用户名、口令登录系统，实现权限控制管理。更改权限或增加权限由部门提出申请，质量管理部审核，由信息管理部进行授权。