Access 2003：7.2、报表对象设计向导

7.2、报表对象设计向导Access2003提供的向导总是可以使得创建数据库对象的操作更加便捷。因此，使用向导创建报表对象，然后再进入报表设计视图对之进行细致的设计，可以提高报表对象设计的工作效率。以下，分两种情况介绍Access2003报表设计向导的应用：简单报表设计和子报表设计。返回7.2、报表设计向导的应用7.2.1、简单报表设计7.2.2、子报表设计我们把源于单一数据集的报表称为简单报表，一个简单报表对象设计通常可以采用这样的步骤进行：首先使用向导创建报表对象基本结构；然后进入报表设计视图进行设计调整，并安置所需要的各种报表控件，使之真正能满足报表格式及其功能的各项具体需求。现以“销售交接班报表”的创建为例，介绍使用向导创建简单报表对象的方法。7.2.1、简单报表设计打开“零售商店管理信息系统”数据库，在Access数据库设计视图中的报表对象卡上，单击“新建”按钮。在随即弹出的“新建报表”对话框中选择“报表向导”选项，并在“数据来源”列表框中选定“销售结转清查询”，然后单击“确定”按钮。随之，即进入报表向导的操作过程。如果在报表对象卡上双击“使用向导创建报表”选项，则可以跳过“新建报表”对话操作过程，而直接进入使用报表向导的操作过程。图7-7、“新建报表”对话框用报表向导创建报表对象的六个步骤1．为报表对象设定数据源及其字段2．为报表选定分组字段3．确定报表记录的打印显示顺序4．初步设定报表格式5．为所建报表对象设定报表样式6．指定报表标题在“报表向导”对话框（1）中，从其左上部的下拉式列表框中选择一个数据表或一个查询作为创建报表的数据源。如果经过“新建报表”对话操作过程时，已经设定了报表数据源，则此处不需要再次设定。1．为报表对象设定数据源及其字段接下来，须从选定的数据源中为报表对象逐一选定所需数据字段。在“报表向导”对话框（1）中，为报表对象选定所需数据字段的操作，可以单击“”按钮选中数据源中的所有字段，也可以单击“”按钮逐一选择单个的字段。如果发现有误选的字段，可以选中误选字段后，单击“”按钮将其退回至“可用字段”列表框中；也可以单击“”按钮将全部选定字段退回至“可用字段”列表框中。这种操作方式与在窗体向导使用中的操作方式完全一样。对于“销售交接班报表”，由于已经在“新建报表”对话操作过程中设定“销售结转清查询”对象作为数据源，此处仅需为本报表选定数据字段。根据需要，应该选定“销售结转清查询”中的所有字段，单击“”按钮即可完成操作。设定数据源，并选定所需字段的操作完成后，可以单击“下一步”按钮“”，即进入报表向导操作的第二步骤。图7-8、“报表向导”对话框（1）在“报表向导”对话框（2）中，若选定报表分组字段，Access将在创建完成的报表中依据所指定的分组字段进行分组计算。分组计算种类有：总计、平均值、最大值和最小值。对于需要进行分组计算的报表，应该在“报表向导”对话框（2）中选定作为分组依据的字段，还可以指定分组优先级以及分组选项。操作方法：逐一地选中对话框左端列表框中的字段，单击“”按钮将其移至对话框右端的组合框下方；发现误选字段时，可以单击“”按钮将其退回对话框左端列表框中。所需分组字段全部移动完毕，可以单击“”按钮或“”按钮调整其优先级别。操作完成后，可以单击“下一步”按钮“”，从而进入第三步骤的操作。2．为报表选定分组字段对于“销售交接班报表”，并不需要进行分组计算。因此，不需选择分组字段，可单击“下一步”按钮“”，直接进入报表向导操作的第三步骤。图7-9、“报表向导”对话框（2）在“报表向导”对话框（3）中，可以设定报表记录的打印显示顺序。由于报表对象的数据源中的数据总是按照某种次序排列的，这种记录排序一般都是根据数据源中的数据组织需要设定的，它不会去考虑某一个报表应用的需求。如果这种记录序列正好满足所建报表对象的需求，“报表向导”对话框（3）中可以不进行任何操作，而只需单击“下一步”按钮“”，直接进入第四步骤操作。如果所建报表需要记录顺序不同于数据源记录的原有顺序，则必须进行一些相关的操作来设定异于数据源记录顺序的排序方案，且此处设定的记录顺序仅在本报表对象中有效。3．确定报表记录的打印显示顺序例如，在需要的情况下，可以指定报表数据按照货号有序的方式排列，也可以指定报表数据按照货名有序的方式排列，还可以指定报表数据保证货名有序前提下按照销售单价的高低顺序排列，等等。最多可以指定四个字段作为排序依据。如果设定的排序字段不止一个，则对话框中“1#列表框”中的字段为主关键字段，“2#列表框”中的字段为次关键字段，“3#列表框”中的字段为再次关键字段，“4#列表框”中的字段为最次关键字段。那么，在报表打印时，其记录的排列顺序将在保证主关键字有序的前提下，依次保证其他关键字的排列顺序。对于“销售交接班报表”，只是要求“货号”字段数据按照升序排列。因此，此处应该选择“货号”字段按升序排列。然后单击“下一步”按钮“”，进入报表向导操作的第四步骤。图7-10、“报表向导”对话框（3）在“报表向导”对话框（4）中，可以为所建报表对象设定基本格式。Access提供选择的格式有：“纵栏式”、“表格”和“对齐格式”共三种，对于其中的任何一种格式，都可以选择表格方向：“纵向”或“横向”。所需要进行的选择操作就是在“布局”单选框组中选定一种报表布局格式，并在“方向”单选框组中选定一种报表打印方向。为了便于操作者观察，Access报表向导将随着选择操作的进行，即时地在对话框的左端显示对应的报表格式示意。对于“销售交接班报表”，此处应该选择“表格”布局，并选择以“纵向”方式打印显示。选定完毕，单击“下一步”按钮“”，即进入报表向导操作的第五步骤。4．初步设定报表格式图7-11、“报表向导”对话框（4）在“报表向导”对话框（5）中，可以为所建报表设定报表样式。所谓设定报表样式包括，报表中文字与数字字体、字型与字号的选择与搭配方式设置、报表标题与报表表体的相互位置设置、报表背景色彩与图案的设置等项内容。5．为所建报表对象设定报表样式在“报表向导”对话框（5）中，Access一般提供六种默认的报表样式以供选择，包括：“粗体的”、“淡灰色”、“简洁的”、“随便的”、“斜体的”和“正式的”。可以在对话框右端的列表框中单击其中的一种报表样式名称，为所建报表设定报表样式。为了便于操作者观察，Access报表向导将随着选择操作的进行，即时地在对话框的左端显示对应的报表样式示意。如果对上述六种默认报表样式都不满意，则可以在这个对话框中选择一个最接近设计目标的报表样式。在使用向导建立完成报表对象之后，再进入报表设计视图进行报表样式的修改设计操作。对于“销售交接班报表”，可以选择“正式的”样式。然后单击“下一步”按钮“”，即进入报表向导操作的第六步骤。图7-12、“报表向导”对话框（5）在“报表向导”对话框（6）上部的文本框中，可以输入所需要的报表标题，此处指定的报表标题同时也是该报表对象的名称。对话框的中部还有两个单选框，“预览报表”单选框和“修改报表设计”单选框。选定其中一个，即可确定当创建报表的操作完成后，是进入报表视图预览报表，还是进入报表设计视图进行报表的设计操作。一般而言，由于使用报表向导创建的报表还不可能完成报表对象的全部设计工作，因此一般应该选择“修改报表设计”单选框。操作完毕，单击“完成”按钮“”，即完成了使用报表向导创建报表的操作。6．指定报表标题在“报表向导”对话框（6）中，单击“完成”按钮“”后，如果预先选定“修改报表设计”单选框，则进入报表设计视图。如果预先选定“预览报表”单选框，则进入报表视图。对于“销售交接班报表”，报表标题输入为“销售交接班报表”，并选定“修改报表设计”单选框。单击“完成”按钮“”，即进入报表设计视图。。图7-13、“报表向导”对话框（6）图7-14、使用报表向导创建的报表如果一个报表对象中的数据来源于不同的数据集合，则称此报表对象为源于多重数据集的报表对象。如果一个报表对象数据来源于n个数据源，则需要在这个报表对象中至少设置n-1个子报表，用以分别显示各个数据源中的相关数据。例如，在进行了一段日期之间的销售业绩查询后，希望将该查询结果打印出来，这时，往往需要为之设计一个既包含查询数据又包含查询图表的报表。这样一个报表的数据来源就是两个数据集：报表中的查询数据来源于“销售业绩查询”数据集，报表中的查询图表则来源于“销售业绩查询图表”数据集。7.2.2、子报表设计在CMMIS数据库中，“销售业绩查询”报表就是这样一个报表。在这个报表中，位于报表对象主体部分的文字数据来源于“销售业绩查询”，而位于报表页面页脚部分的图表数据则来源于一个名为“销售业绩查询图表”的图表子报表。图6-13所示即为“销售业绩查询”报表预览时的形式。图7-15、“销售业绩查询”报表预览视图创建“销售业绩查询”报表的操作可以这样进行：首先，使用报表向导创建“销售业绩查询”报表的主体部分，即报表标题及其文字与数字表体，其操作过程已经在上一小节中作了介绍。然后，使用图表向导创建一个命名为“图表子报表”的图表报表对象。使用图表向导的操作方法是，在数据库设计视图中的报表对象卡上单击“新建”按钮“”，在随之弹出的“新建报表”对话框中选择“图表向导”，并单击“确定”按钮“”，即可使用图表向导来创建图表。使用图表向导创建图表的操作过程与创建图表窗体的操作过程几乎完全相同。最后，进入“销售业绩查询”报表对象的报表设计视图，在“销售业绩查询”报表中添加一个“子报表”控件，并设定该子报表控件的数据源为“图表子报表”。即可完成“销售业绩查询”报表对象的创建操作。总之，使用报表向导创建源于多重数据集的报表对象时，所需进行的操作实际上就是分别创建各个子报表，最后将各个子报表以控件方式设置于主报表对象之上。