Access2007循序渐进教程第6章

第6章宏——完善数据库的工具“全自动洗衣机”——什么是宏“插上电源”——使用宏“开机运行”——宏的常用操作故障检修——宏的错误与调试典型实例：在考勤管理系统中使用宏添加快捷键6.1“全自动洗衣机”——什么是宏•6.1.1新建宏Access2007数据库中的宏用来自动完成某些特定的任务。它是由一种或多种操作组成的集合。其中每种操作都能实现一个特定的功能。例如，打开窗体或报表等。用户可以通过创建宏来自动执行某一项重复的或者十分复杂的任务。为了了解什么是“宏”，我们先来新建一个“宏”，并查看一下它的结构。1打开“计件工资管理系统”数据库，单击“创建”标签2单击“操作”列下第一行的下拉按钮，选择“OpenReport”项在“操作参数”栏的“报表名称”下拉列表中选择“本月工资统计”项，其余操作参数保持系统默认即可4用同样的方法，在“操作”列的第二行、第三行分别选择“OpenReport”，并将它们的“报表名称”操作参数分别选为“下月工资统计”和“打印员工清单”报表5选择“宏”命令3在“消息”参数中输入“本月、上月工资和员工清单已打印”。在“类型”参数下拉列表框中选择“信息”项。在“标题”参数中输入“报表已打印”，其它参数保持系统默认即可8单击“宏”设计视图“操作”列下第四行的下拉按钮，选择“MsgBox”项单击关闭按钮，将宏保存为“打印报表宏”67•6.1.2宏的基本结构宏的设计视图宏单列表，用于设置宏的操作“宏”设计所使用的按钮在默认情况下，宏单列表由三列组成：“操作”列、“参数”列和“注释”列操作参数栏，用于设置宏操作命令的参数，当用户选定具体的操作命令，该操作命令的参数才会显示出来，供用户设置6.2“插上电源”——使用宏•6.2.1宏的调用要想让宏真正起作用，必须将宏与数据库中的对象或控件建立起联系。用户通过操作这些对象或控件，调用宏实现特定的功能。1右击该命令按钮控件，选择“属性”命令2创建一个窗体，在此窗体中只有一个按钮，并将该命令按钮的标题改为“批量打印报表”3单击“事件”标签，切换至“事件”标签页单击“单击”下拉文本框中的下拉按钮，选择“打印报表宏”项4单击“关闭”按钮，关闭并保存窗体56双击“批量打印报表”项打开窗体单击“批量打印报表”命令按钮，就会运行“打印报表宏”7•6.2.2执行条件宏操作1打开“宏”的设计视图2单击“条件”按钮单击条件列的第一行，输入“[Forms]![当日工资查询]![今日所得]100”单击“操作”列下第一行的下拉按钮，选择“Beep”项，然后关闭并保存此“条件宏”345单击“事件”标签，切换至“事件“标签页。单击“成为当前”下拉文本框中的下拉按钮，选择“条件宏”项7将“当日工资查询”窗口按“设计视图”方式打开，双击窗体属性按钮，打开窗体属性窗口关闭窗口，并保存6我们来看一下运行结果，打开“当日工资所得”窗体，单击“下一个”按钮浏览记录，当“今日所得”大于100时，喇叭会发出提示音•6.2.3宏组操作1打开“计件工资管理系统”数据库，打开“宏”的设计视图2单击宏名按钮单击“宏名”列第一行，输入“关闭当前”单击“操作”列下第一行的下拉按钮，选择“Close”项用同样的方法，在第三行的“宏名”列中输入“关闭数据库”，在“操作”列选择“Close”项，在第四行的“操作“列选择“quit”项。345关闭并保存宏67将“批量打印报表”窗体在“设计视图”中打开，在该窗体上添加两个命令按钮控件，并将这两个命令按钮的标题分别改为“关闭窗口”和“关闭数据库”8右键单击“关闭窗口”命令按钮控件，选择“属性”命令单击“事件”标签，单击“事件”标签页的“单击”下拉文本框的下拉按钮，选择“批量宏.关闭当前”项9用同样的方法，为“关闭数据库”按钮添加关联宏10运行“批量打印报表”窗体，单击相应的按钮即可调用宏组，实现关闭窗体和关闭数据库的宏操作116.3“开机运行”——宏的常用操作•6.3.1启动和关闭Access对象1打开“计件工资管理系统”的“宏”的设计视图2单击宏名按钮，单击“宏名”列的第一行，输入“打开窗体”单击“操作”列中第一行的下拉按钮，选择“OpenForm”项在操作参数栏的“窗体名称”下拉列表框中选择“批量打印报表”项。其余参数默认即可3用同样的方法，在“宏名”列的第三行输入“关闭窗体”，在“操作”列的第三行选择“Close”项，并关闭保存窗体456在“打开窗体”命令按钮控件上单击右键，选择“属性”命令打开窗体的设计视图，添加两个命令按钮控件，分别将其标题更改为“打开窗体”和“关闭窗口”切换至“事件”标签页。单击下拉文本框中的下拉按钮，选中“主窗体.打开窗体”项7用同样的方法，在“关闭窗体”按钮的“单击”事件中选中“主窗体.关闭窗体”项，并关闭窗口保存设置89运行“主窗体”，单击该窗体中“打开窗体”命令按钮，就可以通过调用“打开窗体”宏来启动“批量打印报表”窗体，单击“关闭窗体”命令按钮，就可以通过调用“关闭窗体”宏来关闭“主窗体”这是打开的窗体•6.3.2查找记录1打开“计件工资管理系统”数据库，用鼠标右击“批量宏”项，选择“设计视图”命令，进入宏组“批量宏”的设计视图2单击“宏名”列的第六行，输入“查找”。单击“操作”列第六行的下拉按钮，选择“GoToControl”项。同时在操作参数的“控件名称”的文本框内输入“[姓名]”用同样的方法在“宏名”列的第九行输入“查找下一个”，在“操作“列的第九行选择“GoToControl”项，在其“控件名称”参数文本框中输入“[姓名]”。在“操作”列的第十行选择“FindNext”项，然后关闭并保存设置3单击“操作”列第七行的下拉按钮，选择“FindRecord”项，在操作参数的“查找内容“的文本框中输入“=[Forms]![当日工资查询]![按姓名查询]”45在导航窗格中用鼠标右击“当日工资查询”项，选择“设计视图”命令打开“当日工资查询”的设计视图7右击该文本框，选择“属性”命令，弹出文本框控件属性对话框6单击文本框按钮，在“主体”节按住鼠标左键拖动形成大小适合的文本框，在其标签框中输入“请输入姓名”切换至“其他”标签页，在“名称”文本框中输入“按姓名查询”，单击关闭按钮，回到“窗体”的设计视图89用鼠标右击该命令按钮，选择“属性”命令，弹出命令控件属性窗口10单击命令按钮，在“主体”节的适当位置单击鼠标左键添加命令按钮控件，并将其标题更改为“查找”切换至“事件”标签页。单击“单击”下拉文本框的下拉按钮，选择“批量宏.查找”项。单击关闭按钮，返回窗体设计视图1112用与前边相同的操作方法添加另一个标题为“查找下一个”的命令按钮，并在其“单击”事件后的下拉文本框中选择“批量宏.查找下一个”13单击设计视图的“关闭”按钮，弹出“是否保存”对话框，单击“是”按钮，完成“查找记录”宏操作15在“请输入姓名”文本框中输入要查询的员工姓名，如输入“张莉”。然后单击“查找”命令按钮，系统会自动找到符合“查询”文本框中内容的第一条记录，在窗体上显示出来14双击“当日工资查询”项，打开“当日工资查询”•6.3.3窗体菜单操作1打开“计件工资管理系统”单击“创建”标签2单击“宏”按钮3单击宏名按钮，单击“宏名”列第一行，输入“打开窗体“。单击“操作”列第一行的下拉按钮，选择“OpenForm”项。在操作参数栏的“窗体名称”下拉列表框中选择“当日工资查询”项用同样的方法，在“宏名”列的第二行输入“打印报表”，在“操作”列的第二行选择“OpenReport”项。在操作参数栏的“报表名称”下拉列表框中选择“每日工资报表”项在“宏名”列的第三行输入“退出”，在“操作”列的第三行选择“Close”项。单击关闭按钮，保存文件“宏”组4567创建一个名为“编辑”的菜单宏组，单击“宏名”列第一行，输入“打开表”，单击下拉按钮，选择“OpenQuery”项，在“查询名称”参数的下拉列表框中选择“人事表”项。然后保存为“编辑”宏打开一个设计视图，单击“操作“列的第一行的下拉按钮，选择“AddMenu”项，在“菜单名称”参数的文本框中输入“文件”，在“菜单宏名称”参数的下拉列表框中选择“文件”，在“状态栏文字”参数中输入“文件”。用相同的方式在“操作”列的第二行选择“AddMenu”项。将操作命令的三个操作参数分别输入或选择“编辑”。单击关闭按钮，保存为“菜单”宏810双击窗体属性按钮，弹出窗体属性对话框打开“主窗体”的设计视图9切换至“其他”标签页，在菜单栏的文本框中输入“菜单”11将窗体关闭并保存1212在该窗体的上方出现了“加载项”标签。切换至“加载项”标签页可以看到创建的“菜单栏”，选择“文件”→“打开窗体”命令，就会打开“当日工资查询”窗体11双击“主窗体”项，打开“主窗体”6.4“故障检修”——宏的错误与调试•6.4.1宏的语法错误与调试宏的语法错误在创建宏时发生，当语法错误发生时，系统会给出错误提示系统的提示信息，往往指出发生了什么宏错误•6.4.2宏的运行错误与调试操作失败的宏名这是出现宏错误的提示对话框操作失败宏的操作名称操作失败宏的参数•6.4.3宏的逻辑错误与调试3保证该单步按钮是按下的1打开“打印报表宏”的设计视图单击“运行”按钮，弹出单步执行宏对话框2单击“单步执行”按钮，一步一步的执行每一个宏操作，直至宏结束46.5典型实例：在考勤管理系统中使用“宏”添加快捷键1新建一个“宏”，在“操作列”的第一行选择“MsgBox”命令，在下边“消息”文本框中输入“欢迎使用东方考勤管理系统1.01版!”接着输入“制作：东方科技”最后输入“联系电话:[phone]”2输入标题“考勤管理”，关闭窗口并保存为名字为“AutoExec”的宏3关闭窗口并保存为名字为“AutoKeys”的宏4打开“新建宏”窗口，并将“宏名”栏调出，如图中所示，分别输入宏名“^1”和“{F2}”，并在操作列中选择“OpenForm”命令，再在下边的操作参数中，选择打开的窗口就可以了完成上述操作后，将数据库关闭，重新打开，就可以看到欢迎界面了