Mimosa邮件归档解决方案技术方案书

美国MimosaSystemsInc.中青旅控股股份有限公司邮件归档解决方案技术方案书MimosaSystemsInc.2009年9月美国MimosaSystemsInc.目录1.需求概述...................................................................................................................................31.1.当前系统中存在的问题...............................................................................................31.2.邮件归档系统的价值和必要性...................................................................................42.Mimosa公司简介.....................................................................................................................53.Mimosa解决方案概述.............................................................................................................64.Mimosa在中青旅项目中的应用.............................................................................................84.1.解决历史邮件的存档和查询问题...............................................................................84.1.1.无损的Exchange数据归档技术......................................................................84.1.2.邮件审计...........................................................................................................84.2.解决不断增长的存储问题,降低对PST的依赖........................................................114.2.1.邮箱扩展，提升存储的有效使用空间.........................................................114.2.2.数据保留和处置，让Exchange轻装上阵....................................................124.3.数据持续保护与灾难恢复.........................................................................................125.系统配置方案.........................................................................................................................145.1.硬件配置方案计算.....................................................................................................146.Mimosa系统实施方案...........................................................................................................156.1.安装时间计划.............................................................................................................156.2.网络拓扑图.................................................................................................................156.3.安装过程的关键步骤.................................................................................................156.4.安装后的现场产品培训.............................................................................................16美国MimosaSystemsInc.需求概述1.1.当前系统中存在的问题尽管目前的邮件系统能够满足日常信息沟通的目的，但在实际使用中存在许多必须尽快解决的问题。1）数据保全问题：由于邮件的内容非常重要，公司希望尽可能多地保存员工内部之间、与外界之间的沟通信息。过去未来满足这个需求，我们只能给每个用户开尽可能大的邮箱空间，并鼓励所有用户尽可能将数据保存在服务器上不要删除。但这不具备强制性和政策性。一方面员工的邮箱空间总是有限的，另一方面不具备强制性，员工可以随意删除自己的邮件和数据。这就是说没有一种自动的机制可以强制将用户的沟通信息保存下来。如果有员工辞职或者工作调动，那么这些数据可能会被用户删除而无法恢复。这不符合公司内部信息控制的要求。2）服务器性能和存储压力：由于目前的策略是尽可能给用户开更大的邮箱空间，这导致服务器的存储压力非常大。目前服务器的存储已经达到非常大的容量。为了保存更多的数据，我们不得不在未来的一段时间再对存储进行扩容。而存储的扩容，一方面由于Exchange服务器属于一线生产环境的存储，对存储档次要求比较高，成本比较大；另一方面Exchange服务器本身也有一定的技术限制。单台服务器挂的存储越大，服务器的性能就越低。目前邮件服务器的IO负荷已经接近极限。如果再增加一线存储，则可能会导致服务器的性能急剧下降，可靠性降低。3）数据保护的难题目前，所有邮件都是通过Outlook收到本地PST文件中。如果邮件丢失，将没有任何办法可以恢复。即使从服务器上进行备份也没有任何帮助。4）信息查找的难题微软Exchange本身不具备邮件的全局查找功能。如果要查询一封邮件，必须通过用户客户端一个一个地去搜索，这对公司来说进行邮件审计几乎是不可能完成的任务。Exchange服务器自身提供的邮件监听邮箱可以满足小企业的基本需求，但在目前的用户规模和邮件流量下，只能保存几个小时的数据，如果不定时清理，则会导致邮箱爆满而堵塞邮件队列。而且正如第1）中提到的，用户可以随时删除数据，因此对于没有找到的数据，无法确认到底是从来没有还是已经不存在了。5）法律准备和法规遵从目前对于邮件系统法规遵从方面的要求越来越高。对公司的信息内部控制也提出了更高的要求。同时鉴于目前邮件内容的重要性，它可以作为解决纠纷的重要证据。但是目前的系统，一方面没有办法保全所有数据，另一方面没有一种有效手段去获取所需要的数据。因此尽管我们目前保存了大量的数据，但很难从这些数据中找到对我们需要的、有利的东西。因此前期所保存下来的数据也没有办法发挥它的真正应用价值。美国MimosaSystemsInc.邮件归档系统的价值和必要性基于前面提到的几个问题，我们经过研究发现邮件归档是解决这些问题的最佳手段。第一：从根本上解决了数据保全问题归档系统最基本的价值在于它提供了一种强制性机制，可以在不影响用户使用、不让用户知情的情况下将所有内部之间、内部与外界之间的沟通信息全部保存下来。这样无论用户的邮箱空间有多大、是否不在服务器上保留邮件，或者是人为删除等，都不会影响到公司对数据保全的要求。目前我们了解到的产品中，有些产品不但能够保存所有进出的邮件，还可以将员工内部之间、用户文件夹之间的邮件沟通保存下来。甚至还包括日程、地址簿、任务、便签、日记等信息，还包括公共文件夹、用户对邮件的阅读、修改、移动、删除、回复、转发等动作。第二：优化存储，解决系统存储压力，降低存储成本现阶段的归档产品，已经超越了一般意义上的数据存储概念，而成了一种对存储管理的专业解决方案。归档产品可以通过如下几种方式实现优化存储的目的：1）实现邮件存根化，降低一线存储的需求：归档系统可以根据策略，对满足条件的邮件实现存根化。也就是说将邮件内容在服务器上替换为一个快捷方式。这样用户可以像平常一样正常访问这些邮件，但当需要下载邮件的时候，内容实际上是从归档服务器上下载的。这就是说，我们可以实现在保存相同数量邮件的条件下，大大降低存储的需求。或者说用相同大小的存储，可以保存5-10倍以上的邮件数量；2）只在服务器上保留一定时间的邮件：实际上，如果用户可以无缝地访问过去比较旧的邮件，那么就没有必要在服务器上保留那些陈旧的数据。可以通过设置一个策略，只在服务器上保留最近半年的邮件，超过半年的邮件，用户可以通过进入另外一个与收件箱并列的文件夹进行访问。而这个文件夹中的内容，实际上是保存在归档服务器上而不是邮件服务器上。通过归档服务器上的优化，一方面可以缓解服务的负载压力，另一方面可以降低对高端存储的需求，从而降低存储的整体成本。第三：解决数据持续保护的问题现在的归档产品不但提供数据归档功能，还能对生产系统提供数据持续保护。因为可以利用已经归档的数据来恢复丢失的数据。而且，我们了解到的产品中，在数据保护方面要远远优于我们目前所采用的常规备份方式。归档系统不但能够在不中断系统的情况下快速恢复整台邮件服务器上的数据，而且还能非常自由灵活地只恢复单个存储组、单个数据库、单个邮箱。而对于普通最终用户来说，他们不需要IT管理员的支持就可以通过Outlook客户端，自助地恢复单个邮件、单个联系人等。更重要的是，归档系统提供的是实时的数据保护方案，任何时候都可以将系统恢复到最近一个故障点，实现数据的零丢失。这相当于大大提高了IT系统的服务等级协议（SLA）第四：解决信息查找和审计问题归档系统是最专业的信息审计解决方案。采用归档系统后，能够进行全局的全文检索功能。审计员可以设置负责的搜索条件，对指定范围内的信息内容进行搜索。甚至可以对附件的关键字进行搜索。美国MimosaSystemsInc.搜索后的结果，既可以导出，也可以共享给其他审计员进行审计。这些审计功能，不受最终用户行为的影响。第五：解决法律准备和法规遵从问题的需求归档系统除了能够搜索邮件之外，还能监控邮件的对话线程、邮件的生命历程、任何邮箱的历史信息等。还能将邮件进行智能自动分类，按照项目对邮件进行审计和管理。整个过