企业行政部规范管理手册

企业行政部规范管理实用手册目录01办公用品请购表02办公用品领用表03办公用品领用统计表04收发信件登记表05图书资料借出卡06图书资料借阅登记表07来访出入登记表08接待申请及报告表09每月接待客人汇总表10接待汇报表11文件接收登记表12文件归档登记表13文件印制申请单14档案明细表210/6015(机密)文件保管备查簿16调卷单17阅档催还单18档案调阅单19档案存放位置表20阅档催还单存根21作废档案焚毁清单22用印申请表23印章使用登记表24印章销毁申请表27会议审核表28会议通告单29主席会议准备表30主席会议情况报告表31会议议程表32会议程序表211/6033会议发言要点记录表34会议进行评估表35会议议案检查表36会议进行检查表37会议未决事项检讨表38员工出勤记录表39员工考勤记录汇总表40月度考勤统计表41员工出勤情况统计表42员工加班申请表43加班费申请单44员工请假申请表45员工特别休假申请表46出差申请单47出差登记单48预支差旅费申请单212/6049差旅费用支付明细表50差旅费用报销表51公司年度出差计划表52公关活动预算申请表53公关活动预算一览表54公关活动费用申请表55公关活动预算与实际花费差异表56危机预警处理表57危机记录分析表58员工值班登记表59保安日报表60安全检查日报表61巡逻检查到岗记录表62夜间安全巡查记录表63员工外出登记表64来宾出入登记表213/6065物品出公司申请表66安全状况检查表67消防设施､设备检查表68安全事故报告表69车辆登记表70车辆登记卡71公务车行驶记录表72车辆使用状况月报表73违章事故报告表74行驶事故处理报告书75运费申请明细表76派车单77车辆费用支出月报表78车辆保养修理记录表79车辆保养月报表80行车费用报销表214/6081车辆费用记录表82车辆费用请领单83住宿申请表84宿舍登记表85宿舍分配申请表86住宿人员资料卡87宿舍物品借用登记卡88宿舍卫生评比表89厨房安全检查表90食堂卫生工作考核表91食堂卫生检查评分表92卫生区域计划表93卫生区域计划表94文化活动安排表办公用品请购表填表时间年月日办公用品规格使用使用本次购买估计上次购买备注215/60名称方式部门数量价值时间数量申请部门负责人意见总经理办公室主任意见总经理意见办公用品领用表部门:年月日办公用品名称计划数量实发数量使用方式申领人备注216/60办公用品领用统计表类别品名月份数目123……12合计备注消耗品管理消耗品管理品部门主管:制表人:收发信件登记表日期发送单位编号数量密级发往单位签收217/60图书资料借出卡分类编号:资料名称:购入价格:归还日期:借出时限:借出日期借出人归还签字图书资料借阅登记表年月日编号书名(刊名)作者出版单位金额借阅人借出日期归还日期备注218/60来访出入登记表来访时间年月日时分来宾姓名来宾有效证件号码来宾单位来宾住址来宾联系电话来访事由受访者姓名受访者性别受访者工作部门受访者职务受访者签名离开时间时分备注接待申请及报告表年月日接待申请接待时间接待对象(企业)219/60接待地点接待理由接待内容接待档次对方来访人数出席接待人数预算金额申请人其他接待报告在何处接待支出额备注:每月接待客人汇总表团名抵离日期人数接待单位接待汇报表年月日220/60被接待人性别单位接待人汇报人部门支出费用接待时间年月日至年月日接待各程序完成情况时间地点接待内容效果接待目的实现的情况:需要落实的工作:工作内容执行人完成时间遗留问题:领导意见:签字:年月日221/60文件接收登记表收文字号来文单位文别事由附件收文日期处置说明字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号字第号222/60字第号文件归档登记表编号:归档文件名称文件编号文件总页数归档编号归档存放处保密等级保管期限备注:归档时间送交人接收人修改变更记录修改日期更改单号送交人接收人存档变更记录223/60文件印制申请单部门:年月日文件名称类别数量□公文□表单□转发文件□信件□领导讲话□其他文件张数(份)速级密级□普通□急件□特急□秘密□机密□绝密印制种类□打字□扫描□胶印□复印张(份)张(份)高级纸大普通纸大小小时间文件月日时分申请部门主管校对月日时分经办取件月日时分签收承印部门主管:经办:224/60档案明细表保险库号柜位号拟存至日期公司部门文件名称内容类别入库日期出库日期收件人签收日期(机密)文件保管备查簿归档日期原文件编号内容摘要经办部门档号预定保存期限份数备注副本影本225/60调卷单年月日类别调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限自年月日起至年月日止计日原收入编号借出日期档号归还日期年月日备注保管人签章核准:主管:调阅人:阅档催还单×同志:您所调阅的下列档案还期已逾,为方便他人使用和管理,请依档案调阅规则于×月×日前送还｡档案室年月日档号文名借送数量备226/60号称期还期宗册注档案调阅单档案名称或收发文号核批调阅人借出日期年月日档号及件数还卷日期年月日(经收人签章)共宗(件)注本单一式两联,第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人,第二联留存档案室备查｡档案存放位置表卷宗名称卷宗号案卷目录案卷目录目录中案卷起存放位置楼层房档栏格227/60号名称止号间架(柜)阅档催还单存根档号文号名称借期原定还期数量催单发出日期宗册作废档案焚毁清单年月日焚毁档号收文号发文号简由档案起讫年月228/60核准:监焚:焚毁执行人:用印申请表单位申请日期年月日用印类别份数文件名称及说明印鉴留存核准申请人印章使用登记表229/60盖章日期文件名称及发文号印章类别盖章次数批准部门批准人印章管理人及代行印人备注印章销毁申请表事由印章种类报备机关审批印章文字制发日期销毁日期印章管理部门印章模式印章销毁部门申请人主管年度会议实施计划表230/60举办次数举行日期举行时间目的参加者司仪主席事务负责人议事记录黑板记录员出席者参考资料会场分发的资料会前分发的资料会议室使用申请表年月日日期时间会议名称主持人地点人数备注会议名称项目231/60申请使用部门及单位管理部门及单位名称填表人主管副主管主管副经理会议审核表注意要点查核栏开会的目的本次的会议是否实际需要(是否只是流于形式的例行会议?有没有其他更好的解决方法)开会的目的是否明确设定要项方面开会的时机､时间是否恰当开会的场所是否恰当所邀集的与会人员是否恰当开会通知方面是否对于与会人员确定通知妥当对于开会的主旨､议题是否确实通知与会人员是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备232/60是否通知与会人员事先备妥有关的资料会议准备方面是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配事前是否应当分发参考资料?是否已经做了应变的准备是否安排好会议的记录是否必须用幻灯机或录像机等机械设备会议通告单年月日编号开会部门召集人开会日期年月日时间开会地点会议内容参加人员拟交费用准备资料备注主席会议准备表会议名称日期地点233/60出席者主办者出席者性格倾向会议目的希望达成事项情报资料工作步骤时间分配工作分配准备布置费用开支记载事项主席会议情况报告表会议名称召集部门及主持人应到人数实到人数时间批示地点重要出席人员列席人数缺席人数请假人数会议议程表××会议议事日程年月日序号程序主持人时间分配备注234/60会议程序表××会议程序时间:月日时分至月日时分分地点:出席者姓名:缺席者姓名及理由:备注1.起立､敬礼､宣布开会2.公司理念3.经理致词4.说明议题､议案5.讨论沃尔塔内(质疑应答)6.其他7.决议事项确认8.下一次的讨论事项确认9.主席散会致词10.会议结束､全体起立､敬礼会议发言要点记录表会议时间()会议名称()会议地点()发言者主旨发言要点重要程度235/60主要反对意见:检讨事项:会议进行评估表目的□1.是否正确把握会议的目的1.目的2.主题3.前例出席者□2.是否确认过出席名单1.观点2.性格倾向3.发言习惯会场□3.是否确认会场､日期1.会场在哪里2.日期3.席位顺序议题□4.是否事先针对议题加以检讨1.议题2.资料3.检讨发言□5.是否检讨过发言的时机､内容1.该发言的时机2.误发言的内容3.发言是否精简质询□6.是否检讨过应质询与被质询的事1.应质询的事情2.时机3.可能被质询的事协助□7.对主席或协调者的协调态度如何1.是否协助主席2.是否协助相同立场的人3.表示赞同时态度是否明确流程□8.是否很灵敏地抓住会议的流程1.对会议的气氛是否很敏锐2.对会议的流程是否很敏感3.是否能引导会议的流程236/60幽默□9.是否认识到会议中,幽默是一张最好的王牌1.是否能缓和开会中的气氛2.是否能适度幽默地发言3.是否错失了幽默发言的时机备注:会议议案检查表主题:1.现状2.问题点为何3.改善点在哪里4.改善议案为何5.改善的效果6.改善的问题点7.执行时间8.所需费用9.所需人员10.是否有前例11.其他公司的例子12.附注资料会议进行检查表□1.是否严守准时开会､准时散会□2.议题的主题说明是否精简□3.是否告知出席者会议进行程序,并请求协助□4.就讨论题目是否公平地接受质疑□5.是否强迫某特定人员发言□6.是否批评某人的发言□7.发言者是否有自现自夸的倾向□8.是否有感情用事的发言倾向237/60□9.是否有特定某人独自发言的情况□10.是否很多闲谈､私语的情形□11.是否有人自始至终保持沉默□12.是否能在既定时间内做出一个结论□13.在既定时间内没有结论时,是否有处理方式□14.意见对峙时,是否有解决对策□15.是否注意尊重少数人的意见备注:会议未决事项检讨表月日未决事项内容说明提议者处理238/60检讨:资料:员工出勤记录表月份:班别:页次:编号姓名类别12345……合计1正常加班2正常加班3正常加班4正常加班5正常加班6正常加班239/607正常加班注本表格视各单位人数多少可合并若干页使用｡员工考勤记录汇总表××年度姓名:编号:出勤休假事假病假公假婚假丧假迟到早退旷工公出天数天数天数天数天数天数天数天数天数天数天数1月2月3月4月5月6月7月出勤休假事假病假公假婚假丧假迟到早退旷工公出天数天数天数天数天数天数天数天数天数天数天数8月9月10月11月12月合计考勤员:月度考勤统计表项目月份项目月份240/60序号姓名出勤天数假类天数迟到早退出差天数备注填写要点:1.出勤天数依据员工考勤表统计;2.假类指病假､事假､公假､婚丧假､休假等;3.迟到早退以次数计;4.备注主要填写未尽事项｡本表以单页形式使用,由行政助理统计填写｡员工出勤情况统计表单位名称:部门名称:填表日期:年月日新进人数应到人数未到人数辞职人数实到人数总计备注填表人:审核人:员工加班申请表项目部门门241/60年月日总经理:主管:填表:加班费申请单日期姓名工作内容及地点实际加班时间加班费误餐费月日起迄时数部门姓名加班时间事由起迄时数242/60累计总经理:审核:填表:员工请假申请表单位名称:部门名称:填表日期:年月日姓名岗位代理人职务上次请假时间请假时间请假原因病假□病假□工伤事假□会友□修屋□选居□家有喜事□家属有病□其他婚丧产假□本人结婚□子女结婚□祖父母丧□父母丧□配偶丧□产假申请人签字243/60部门意见上级主管意见代理人签字备注员工特别休假申请表填表日期:年月日单位名称部门名称姓名岗位休假期间年月日至年月日,共计天职务代理人职务代理说明报到或到职日期全年特别休假天数已休特别休假天数尚余休假天数部门意见人力资源部门意见244/60领导意见填表人:审核人:出差申请单部门名称:申请人姓名申请人工作部门申请人职务职务代理人出差事由出差日期自年月日时起至年月日时止,共计天出差地点预支差旅费万千百拾元整备注填表日期:年月日出差登记单派遣部门出差部门出差人姓名出差人职务出差事由出差地点预计出差时间自年月日时启程实际出差､销差时间自年月日时启程至年月日时返回至年月日时返回交通工具是否延期是□否□延期原因派遣部门主管核章出差部门主管核章工作代理人签章总经理核准签章直接主管部门主管部门主管