公司技术文件及资料管理制度

1公司技术文件及资料管理制度第一章总则第一条为建立、健全公司技术文件及资料管理工作，完整地保存和科学地管理公司的技术文件及资料，充分发挥技术文件及资料在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。制订本管理制度。第二条技术文件及资料是指各技术部门（包括制造部）在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。第三条技术资料的主管部门要把技术文件及资料工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。第四条按照集中统一管理技术文件及资料的基本原则，公司技术研发中心设立综合资料室，并配备专职人员管理。综合资料室集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术文件及资料。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术文件及资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。第二章技术文件资料的归档第五条每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司《图样和技术资料管理程2序》的要求将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、袋、册、盒），由技术主管审查后及时向公司综合资料室移交归档。第六条各部门或技术人员在移交技术文件资料时，交接双方应按《图样和技术资料管理程序》的规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。第七条凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。第八条凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术负责人签字后，向资料室移交归档。第九条凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。第三章综合资料室的任务和管理人员的职责第十条综合资料室的任务：一、集中、统一、科学地管理好技术文件资料，维护技术文件资料的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。二、协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的正确整理、立卷归档工作。三、负责设备档案资料（设备图纸、使用说明书、机械或电3器原理图、验收文件等）的保管、借阅与管理工作；四、负责技术档案资料（产品设计图纸、工艺规程、控制计划、技术通知、更改单、公司级技术论文及国家或行业技术标准等）的保管与收发管理工作。第十一条技术文件资料管理人员的职责：一、认真贯彻公司技术文件资料管理工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。二、科学地管理全公司技术文件资料，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。三、遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。四、严格执行技术文件资料的保管、借阅、发放制度。五、保持资料室内整洁、卫生，对破损或变质的文件资料，要及时修补和提出复制。第四章技术文件资料的鉴定和销毁第十二条资料室应认真做好技术文件资料的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的而无法继续使用文件资料，需及时更新或复制，并将原文件资料报废，报废后的资料应继续保存半年备查。因修改内容而更换的资料，原资料报废，报废后的资料应继续保存一年备查。第十三条凡要销毁的技术文件资料，必须造具清册，经主4管领导审批后，在保密室监管人员的监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。第五章技术文件资料的保管和借阅第十四条资料室应对接收来的技术文件资料进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《技术文件资料查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。第十五条资料室应认真执行技术文件资料的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交技术资料的主管部门审查。主管部门根据检查报告的结果，对出现的问题指导资料员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。第十六条资料室应做好技术文件资料的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。第十七条技术文件资料的保密制度：一、技术文件资料的借阅者及管理者须妥善保管资料，，不得转借他人、不得遗失。二、非涉密人员严禁翻阅、查看机密技术文件资料。三、机密技术文件资料的借阅者及管理者必须严守机密，维护技术文件资料的安全，所借资料必须当日返还，不得过夜。不准在非保密本上摘录机密事项或私抄机密技术性文件和资料内容。5四、技术文件资料如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。五、非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术文件资料。六、将离岗人员需在离岗前办理交接单，归还资料、工具等物品，没有交接单不准离岗。第十八条技术文件资料的借阅：一、凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅技术文件资料。由管理人员填写《技术文件资料借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。二、技术文件资料和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出资料室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术资料主管部门批准方能借出。三、经同意借出之技术文件资料档案，每次最长时间为十五天。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。到期未归还或未办理续借手续者，由资料员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还的按丢失处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价的2倍，零件图及工艺规程等资料按每张A4纸20元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。对于已丢失资料日后再次出现在生产现场而被误用所造成的一切后果均由原丢失人承担。6四、借阅者应保持技术文件资料的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责，如发现有问题或损坏而不能继续使用时按报废处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价，零件图及工艺规程等资料按每张A4纸10元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。第六章技术档案的复制和技术资料的发放第十九条凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。第二十条需加工制作的工装类图纸文件，应晒制两套。一套发放生产部或采购部，用于加工订货；一套用于档案室存档，供日常借阅使用。第二十一条用于指导生产及作为验收依据的铸件图、加工图等应晒制四份，发放制造部、质量部、分管技术员及资料室存档。经会签后的铸件图还应至少发放一份至供应商处。第二十二条用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，应晒制三份，发放制造部、分管技术员及资料室存档。第二十三条作为验收依据的检验卡片，应晒制三份，发放质量部、分管技术员及资料室存档。第二十四条因工作原因，需要发放各使用场所的技术资料，应7在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制《文件发放清单》（参见《文件资料控制程序》附表），发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交资料室。资料室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。其它需要文件的单位或个人，应提出申请，填写《文件领用申请单》（参见《文件控制程序》附表），经主管领导审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。第二十五条发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到资料室换取新文件，原破坏或污损文件资料由资料室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料的按丢失处理。第七章技术档案和受控技术文件的更改第二十六条当文件编制部门需对技术文件资料实施更改或补充时，应有更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术文件资料实施更改。修改时统一做好修改标记，由技术责任签字，标明日期。同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。第二十七条技术文件资料更改后，资料员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。8第二十八条为防止各使用场所的受控文件失控，各类受控技术文件自发放之日起，其使用期限为一年。需重复使用时，经文件归口管理部门审查后，盖上“确认”印章，审查人员签字认可后方可再次使用。第八章附则第二十九条本制度由技术研发中心制定，其解释权与修改权归技术研发中心所有。第三十条本本制度经总经理办公会批准，自颁布之日起实施。山东中都机器有限公司二〇一〇年三月二十二日