常用公文写作资料

公文写作的基本要求一、公文的基本知识（一）公文的定义：公务文书简称公文，它是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。（二）公文的特点：1.法定的权威性2.格式的规范化3.执行的时效性（三）公文的种类《国家行政机关公文处理办法》中有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要《中国共产党机关公文处理条例》中有14种：决议、指示、决定、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。（四）公文的一般格式000001机密★×年特急××××文件×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）2×××年×年×日印发（四）公文的一般格式二、公文写作的语言表述（一）规范用字用词在公文写作中，有许多字、词被混用，造成不统一、不规范的问题，要加强甄别和规范。如：制定与制订的准确使用，制订突出拟订、草拟、创制，对象多为方案、计划等，注重的是过程，制定突出确定下来、正式实施，多指路线、方针政策、法令、规章等，注重的是结果；做出与作出，前为口语，强调具体的事，后者多为书面语；急待和亟待，前者指时间上的紧迫性，后者表示意义上的紧迫性，表明问题已经严重到了极点。（二）数字和数值范围规范的表述百分数与分数应用阿拉伯数字表述：如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。数值范围表述：数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。如表述“3%--8%”，不能写成“3—8%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。表述时间时段：一般不要表述为去年、今年、明年等，应表述出具体的年份，如2007年、2008年。（三）公文常用语开端用语：为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。结尾用语：上行：妥否，请批复；特此报告。平行：特此通知；特此函达（不需对方答复）；请予函复（需对方答复）；特此证明。常用文体的写作公文的行文方向1．上行文是下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。2．平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。如函、平行性通知、议案等。3．下行文是上级机关向属下的机关行文。如命令（令）、决定、通报、批复等。4．泛行文是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。一上行文体的写法请示1．属超出本公司的工作职权范围须经请示批准才能办理的；2．工作中出现了新情况、新问题，必须处理却又无章可循，无法可依，有待上级机关批示的；3．遇到本机关职权范围内很难克服或无力克服的困难，需请上级机关支持、帮助的。4．属涉及全局性或普遍性的而本机关无法独立解决的工作困难和问题，必须请示上级机关以求得到上级机关的协调和帮助。（一）适用情况（二）注意事项1.一般只写一个主送机关，不抄送给本单位领导或部门；（搞不清主管部门，就主送给公司）2.区分请示与报告，避免出现“请示报告”；3.一事一请示；4.不得越级请示；5.三要素：缘由——依据、意义与作用（文件、制度）事项——符合法规，符合实际，条理清楚结语——“妥否，请批复”关于XXXXXX的请示广东合鸿达投资管理有限公司：为推进南沙、琶洲两个项目开发工作，公司分别在以上两个地方设置了项目部，由于项目远离市区、交通不便，影响报建报批等开发工作，因此我司拟购置两辆工具车，具体型号为XXXXX，单价约为XXX元人民币（包牌价），合计共XXX万元人民币。联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXXX妥否，请批复。广州合锦嘉泓房地产投资有限公司××××年×月×日报告（一）功用适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（二）特点1.有见解：汇报工作有时不能只摆事实而没有观点。比如汇报了某项工作后，可以总结些经验教训等。但看法不能占主导地位，其主要目的是为了帮助上级单位或部门了解和考虑问题。2.陈述性：报告的主要任务是如实地向上级陈述工作情况，事实的陈述应当是报告的主要内容。1.工作报告用于汇报某一阶段的正常工作。2.情况报告用于反映重大问题或带有突发性、偶然性的情况。3.答复报告用于答复上级机关查询的事项。（三）类别（四）报告的结构、内容报告正文通常由“三段式”构成，具体有以下几类：（一）情况—做法—问题（意见）；（二）情况（做法）—问题—今后意见；（三）情况—问题—今后意见；（四）情况—原因（责任）—下步做法；（五）情况—原因—责任及处理意见；（六）情况—问题—意见。结构内容1.线条要单一，否则容易叫人理不出头绪。2.内容要简单，对复杂的内容要删繁就简。3.语言朴实凝练，数据、事例丰富。（五）报告的结构、内容撰写报告应注意的问题：（１）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。（２）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。（３）主旨鲜明。报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。这就要求在撰写时，力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。（六）请示与报告的区别区别报告请示性质不同陈述性公文呈批性公文行文目的不同在于汇报工作，反映情况，提出意见和建议，回签上级机关询问为解决某一问题，请示某一问题，请示上级指示或批准行文时间不同工作结束后或进行中必须在事前行文，不得先斩后奏主送机关不同旨在为上级提供信息，允许多头主送是向上级请示批示或批准，只能写一个主送机关事项的多少不同可以是一件事，如专题报告，或多件事，如综合报告必须遵循“一文一事”的原则答复的形式不同不要求上级回复要求上级及时批复回文，给予明确答复。关于拟定金珠湾•慧谷总部第一期别墅类办公产品外立面设计风格的报告广东合鸿达投资有限公司：金珠湾•慧谷总部第一期别墅类办公楼，采用居住、办公等多功能平面设计，宝贤华瀚设计院根据219号地块较为方整、灵活性高、空间利用率高的特点，结合产品定位及建筑设计特点，分别提出了四种不同风格的办公楼外立面设计方案，现将有关情况汇报如下：一、方案一：XXXXXX二、方案二：XXXXXXX综上所述………特此报告。广州合锦嘉泓房地产投资有限公司2013年XX月XX日二平行文种的写法通知（一）通知的分类1.转发性通知。2.事项性通知。（1）布置工作、安排开展活动。（2）解决实际工作中的某些问题。（3）告知召开会议。3.印发通知。4.任免通知。（二）提升通知写作质量的要点1.准确概述下发通知的目的及意义。说明依据、目的和意义（为，根据，落实）避免：（1）工作意义界定不清，高度不够或乱戴帽子。（2）意义界定冗长，掩盖发文主旨。（二）提升通知写作质量的要点2.主体内容层次清楚，分条论述。（1）事项类通知。把布置的工作或需要周知的内容分条列项地阐述清楚。一般包括讲清目的、要求、措施、办法等。主要的重要的事项写在前面，重轻有序。（2）会议通知。名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、报到时间和地点、需做什么准备等。避免玩神秘主义，增加工作量。【病文例】关于召开××××工作会议的通知公司各部门：为贯彻公司年度工作会议精神，提高公司的××××水平，经公司研究决定，在全公司范围内开展××××活动。现将有关会议事项通知如下：一、会议时间：10月4日至8日。二、会议地点：XXXXXXX。三、与会人员：各部门负责人等。四、请各部门准备好本部门开展××××活动的经验材料，限5000字，报到时交给会务组。并请与会人员于10月4日前来报到。特此通知。广州合锦嘉泓房地产投资有限公司2013年7月8日1.与会人员不明确，不应加“等”字。2.要求有歧义。会议是布置开展活动的，若带经验材料，也应该是带本部门“以往”开展××××活动的经验材料。3.“10月4日前来报到”有歧义，报到地点不清楚。应改为“10月4日上午8：00到XXXXX一楼总台报到”。4、发文时间太早。5、还应补充说明会议食宿安排及费用，联系人。【主要问题】函（一）功用适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（二）特点1.使用的广泛性2.行文的多向性3.写作的灵活性（三）格式与写法1.函可以不设文头、不编文号、不写标题。2.发函缘由:函的写作一般都比较短小，简明扼要地说明来函的目的事项即可，一般不宜展开论述。3.事项:答复对方的函，首先应在正文的首句或首段说明收到对方函的时间及内容概括，然后针对对方的要求，逐一进行答复。4.结语：“特此函达”（不需要对方答复）“请予函复”（需要对方答复）写作须知1.内容要简洁2.语言要得体3.文体要正确关于增城新塘综合项目工规证工作联系函广州增电电力建设投资集团有限公司：贵司增城新塘商业大厦项目2012年8月15日领取的建设工程规划许可证××省安全厅……………请予函复。广州合锦嘉泓房地产投资有限公司2013年XX月XX日会议纪要（一）会议纪要的结构和内容★什么样的会议要出纪要：重要级别、多部门、布置安排任务、工作需求★会议纪要的总体结构1.标题：通常由会议名称和文种构成。2.正文（1）会议概况（导语）：即会议纪要的开头部分，简要概括会议基本情况，包括会议名称、目的、内容、时间、地点、规模、参会人员、主要议题和会议成果等。（根据会议内容写全领导职务，切忌遗漏学习、通报等环节）（2）主体：根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会议情况和成果，包括对工作的评价，对问题的分析，会议议定的事项，今后工作的指导思想、提出的要求等。（心得：分模块、分条，尽量表述清楚与会领导原意）（3）结尾：一般表示对与会者的希望和要求，实际运用中也可不要。（本期发至）要忠实会议，做好记录。▲概括式：点到即止，通常是作为记录性质的。▲归纳式：根据不同的意见分类进行归纳整理。▲发言摘要式：对主要领导讲话进行整理。（二）会议纪要的写作注意事项谢谢大家