文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

2020/2/21一、《规定》演变沿革•（一）创立规范1956年、1957年，国家档案局制定了《党的机关档案材料保管期限的一般标准》、《国家机关一般档案材料保管期限参考表》；•（二）首次修改1964年，国家档案局发布了《机关文书档案保管期限参考表》（试行草案），将党政机关文书档案保管期限表合二为一；2020/2/22一、《规定》演变沿革•（三）初步完善1983年，国家档案局颁发了《关于文书档案保管期限的规定》和《关于不归档的文书材料的规定》；•（四）逐步定型1987年，国家档案局颁发了《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》，其基本思路与1983年基本相同；•（五）趋于成熟8号令《关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》2020/2/23二、《规定》的特点•（一）在约束力上提高了规格——行政规章•《国家行政机关公文处理办法》第九条十三种公文种类之首——命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；•宣布施行重大强制性行政措施；•其约束的范围为……..2020/2/24二、《规定》的特点•（二）突出立档单位的主体地位（保管期限表中约占95%）•（三）保管期限出现重大变化•原来全为模糊概念“永久/长期/短期”•现更准确•现为模糊与准确相结合“永久——定期”•(四）以人为本、和谐理念得到体现•（五）伴随社会发展和进步的新内容得到体现2020/2/25•（六）以前未作规定的予以明确•1、应归档电子文件的元数据、背景信息；•电子文件：指在数字设备环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件；•元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据；•背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文以及对其产生影响的历史环境等信息；•2、公文处理签；2020/2/26三、贯彻范围和时间•（一）执行《规定》范围•第十四条本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。•（二）执行时间•2007年1月1日起形成的文件执行新标准。（三）制定本单位的归档范围和保管期限•时限——2009年11月30日前备案2020/2/27四、制定本单位文书档案归档范围和保管期限表注意事项（一）归档范围应围绕业务工作和机关管理展开•1、关于归档范围和保管期限规定可参照《规定》的结构，•2、归档范围应与“三定”方案中赋予本单位的职能相结合；•3、归档范围尽可能征求内设机构和直属单位的意见；2020/2/28四、制定本单位归档范围和保管期限表注意事项•（二）文书档案保管期限应根据本单位实际予以予增删•1、准确把握各条款适用范围——•2、根据机关工作查考需要应添加的内容•（1）会议文件：•一是上级召开的工作会或重要业务会•主要会议材料30年•本单位提交的经验交流材料30年2020/2/292、根据机关工作查考需要应添加的内容•二是以党委或政府府名义召开的与本单位业务工作会•本机关召开工作会议、专题会议的文件材料•请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久•典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年2020/2/210•三是党委、政府召开的会议•本单位重大问题或重要业务工作作出决策的文件材料永久•其他需贯彻执行、具有查考价值的10年•四是平级机关召开的会议•需要贯彻执行的文件材料10年2020/2/211••3、适当调整部分条款架构及保管期限•（1）8.5中，不应区分联合行文是主办还是协办？而应视文件主要针对那个部门的业务，如《重庆市政府采购项目档案管理暂行办法》、《司法鉴定业务档案管理暂行办法》•（2）9.4款中系指面上的表彰，应增加一款专门针对机关内部表彰30年2020/2/212五、2007年开始整理文书档案注意事项•（一）归档章及卷盒保管期限的填写——永久、30年、10年•（二）10年可保留原装订方式•（三）件号的编制——同一年度同一保管期限分别从1开始编制顺序号•（四）上架管理——永久、30年、10年分别按不同保管期限跨年度排列合号2020/2/213•8号令：第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。——《规定》所指的对象——按门类分：文书、会计、照片、业务、科技等；按载体分纸质、实物（证书、奖牌、锦旗等）磁带、磁盘、光盘；•第三条机关文件材料归档范围是：——广义上应指“各种门类和载体的历史记录”，但事实上主要指文书档案，是原则性规定•2020/2/214•（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料——指业务工作方面的文件材料•（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料——指机关管理方面的文件材料、合同、权证、•（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料——外来文件材料；•（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料——会议记录等2020/2/215•第四条机关文件材料不归档范围是：•（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；•（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部相互抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；•2020/2/216••第四条机关文件材料不归档范围是：•（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；•（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。2020/2/217•第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。••第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。2020/2/218•永久保管的文书档案主要包括：•（一）本机关制定的法规政策性文件材料；•（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；•（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；•（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；2020/2/219•永久保管的文书档案主要包括：•（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；•（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；•（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；•（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。2020/2/220•定期保管的文书档案主要包括：•（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；•（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；•（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；2020/2/221•（四）本机关一般性事务管理文件材料；•（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；•（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；•（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料2020/2/222•（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；•（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。•另外：机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。2020/2/223•第十条机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。•机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。•第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。2020/2/224•第十二条各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。•第十三条在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。2020/2/225••第十四条本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。•第十五条本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。2020/2/226文书档案保管期限表•1本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料•1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料永久•1.2大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报、快报永久•1.3重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料30年•1.4讨论未通过的文件10年2020/2/227•2本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料•2.1公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册•2.2讨论未通过的文件10年2020/2/228•3本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录永久•4本机关召开工作会议、专题会议的文件材料•4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久•4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年2020/2/229•5机关联合召开会议的文件材料•5.1本机关为主办的•5.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久•5.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年•5.2本机关为协办的•5.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年•5.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本10年2020/2/230•6本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料•6.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计永久•6.2代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道30年•6.3委员会、分会会议和学术会议的讨论记录，会议代表登记表、接待安排10年•7上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料•7.1重要的永久•7.2一般的30年•7.3本地区、本机关工作汇报材料30年2020/2/231•8本机关业务文件材料•8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料永久•8.1.1制发的关于一般业务要求的文件10年•8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示•8.2.1重要业务问题的永久•8.2.2一般业务问题的30年•8.2.3请示无批复、批示的10年•8.3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料•8.3.1重要业务问题的永久•8.3.2一般业务问题的30年•8.3.3无批复但有处理意见的10年”•8.4本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿30年2020/2/232•8.5机关联合行文的文件材料•8