【精品】09.3.20甲供材料设备采购及管理工作程序

1甲控材料(设备)采购管理流程1.目的：1.1确保采购材料（设备）100％符合有关国家规范及标准。1.2确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。1.3严格按采购合同要求支付材料（设备）款，做到付款进度不超前于材料（设备）进场进度。2.范围：新建项目工程承包合同中所指定的甲购（含甲指乙购）材料与设备。3.职责：3.1工程技术部从建筑设计角度考虑，提出采购材料与设备在美观及使用功能等方面的要求，并提供材料与设备清单及验收规范。3.2工程技术部依据进度要求提前编制甲购材料采购计划，属甲指乙购的材料在确定材料规格、型号后由成本合约部在招标文件及合同中进行约定。3.3成本合约部负责材料（设备）采购资料准备，依据批准的采购计划组织实施。3.4工程技术部组织成本合约部、监理公司（必要时邀请设计方）等进行材料验收，并检查采购材料（设备）是否按合同要求进场。3.5成本合约部负责控制采购材料（设备）的付款方式以及付款进度。3.6工程技术部负责材料进场及使用过程中的协调与管理。4.程序：步骤说明责任人输出1材料供应选择1.1成本合约部负责公司材料信息库的建立，并随设计的深入不断改进和完善；1.2成本合约部组织工程技术部，综合设计要求、成本控制、合同管理及现场施工管理，编制《甲购材料清单》，《甲指乙购材料清单》，报领导批准；1.3成本合约部定期收集材料价格信息，填写相关信息表，并分析价格走势；1.4依据工程技术部提供的材料（设备）的技术、功能要求，编制入围供应商考察名单，并组织考察、汇总意见，报领导批准后形成《合格供应商清单》成本合约部工程技术部《甲购材料清单》《甲指乙购材料清单》《供应商考察记录》《合格供应商清单》22采购计划2.1工程技术部依据进度要求，编制《材料（设备）进场计划》；2.2成本合约部依据《材料（设备）进场计划》，综合考虑材料（设备）供应商的备货期、运输时间、合同洽谈时间等，编制《材料（设备）采购实施计划》，报领导批准；成本合约部工程技术部《材料（设备）进场计划》《材料（设备）采购实施计划》3合同3.1需公开招标的材料和设备，成本合约部按公司《招投标管理流程》执行；3.2不需要公开招标的，由成本合约部按批准的《合格供应商清单》，邀请三至五家单位来投标，并封存各家单位的样品，做好标识；3.3成本合约部负责甲购材料采购合同准备及初步洽谈，工程技术部从技术、供货时间、质量控制等角度参与合同谈判，经领导批准后办理合同签订手续；3.4属于甲指乙购的材料，由成本合约部在承包单位的合同中进行明确；3.5成本合约部在进行材料采购时须预留不少于15天合同审批时间及15天合同洽谈时间；成本合约部工程技术部合同4采购4.1合同签订后，材料采购员按合同进行跟踪，协调并确保材料（设备）供应时间符合要求；4.2材料（设备）采购属一次签订合同，分批供货的，由材料采购员按批准的《材料进场计划》向供货方下达供货通知单（不包括甲指乙购类）4.3因公司内部环节影响材料供应商的交货及交货时间，材料采购专员及时书面通知供货方，以减少可能发生的混成本合约部工程技术部3乱与扯皮；5进场5.1甲购材料进场之前，工程技术部提前协调、落实进场条件（含道路、堆场或仓库）；5.2甲指乙购的材料进场由采购方自行负责；5.3材料采购员负责与甲购材料（设备）供货方协调，确保材料移交之前的成本保护及防盗；工程技术部材料采购专员供货商6验收6.1甲购材料进场后，由材料供应商填写材料验收申请单（含质量保证资料），报工程技术部组织验收；6.2甲指乙购材料进场后，由承包单位填写材料验收申请单，报监理公司，由监理公司组织相关人员参与验收；6.3工程技术部、成本合约部（若需要可邀请设计单位参加）依据公司《材料验收实施细则》进行材料验收；6.4材料采购专员负责收集材料（设备）所有质量保证资料，并协调供货商顺利完成材料（设备）的验收。工程技术部成本合约部供货方施工方监理单位《材料（设备）验收申请单》《材料（设备）验收记录》7出入库7.1工程技术部负责及时协调已验收合格甲购材料（设备）的入库或移交；材料采购员及时办理登记入库或移交手续；7.2凡不能一次性移交施工方的材料（设备），材料采购专员负责办理入库手续；7.3施工方凭工程技术部批准的《甲购材料领用申请》到材料采购员处办理出库手续；7.4材料采购员依据材料（设备）使用工程技术部成本合约部施工方《材料（设备）入库登记表》《材料（设备）出库登记表》《甲购材料领用申请》《甲购材料（设备）移交记录》4情况进行统计、分析，填写《甲供材料（设备）统计表》《甲供材料（设备）统计表》8供货商后评估8.1材料采购专员组织工程技术部、成本合约部参加，对供货商进行考评，并填写《甲购材料（设备）供货单位考核表》工程技术部成本合约部《甲购材料（设备）供货单位考核表》5.相关表单5.1《材料（设备）供应商考察记录》5.2《材料（设备）合格供应商名单》5.3《材料进场计划表》5.4《材料（设备）采购实施计划》5.5《材料（设备）验收申请单》5.6《材料（设备）验收记录》5.7《材料（设备）入库登记表》5.8《材料（设备）出库登记表》5.9《甲购材料（设备）移交记录》5.10《甲购材料（设备）出、入库记录》5.11《甲购材料领用申请单》5.12《甲供材料（设备）供货单位考评表》5.13《甲供材料（设备）统计表》5材料（设备）供应商考察记录日期：编号单位名称地址企业资质联系人供货范围考察记录材料采购员成本合约部经理专业工程师工程技术部经理总经理考察表必须附企业营业执照（复印件）、资质证书（复印件）、相关证书（复印件）、业绩清单，联系人介绍信6材料（设备）合格供应商名单材料（设备）类别：编号：序号企业名称企业地址企业资质材料（设备）供货范围联系人及联系方式12345687材料进场计划表部门：日期：年月日编号：序号材料名称规格型号数量要求材料进场时间1234专业工程师：日期：工程技术部经理：日期：总经理：日期：此表经批准后方可移交成本合约部材料采购员，以上表中关于材料的规格型号可以以附件的形式加以说明8甲购材料（设备）采购实施计划日期：编号：序号材料名称规格型号及数量进场时间要求备货期及运输时间签订供货合同时间备注1234填表人：成本合约部经理：总经理：9材料（设备）验收申请单申请人：日期：编号：序号材料（设备）名称规格型号数量生产厂家合同号备注123监理单位:日期:工程技术部经理:日期：成本合约部经理:日期：施工单位（供应商）：日期：10材料（设备）验收记录日期：编号：序号材料（设备）名称规格型号数量配件质量等级质保及厂家资料备注1234监理单位:日期：专业工程师：日期：材料专员：日期：设计单位：日期：施工单位（供应商）：日期：验收记录必须附产品质量检验合格证书、企业营业执照（复印件）、资质证书（复印件）、相关证书（复印件）11材料（设备）入库登记台账部门：第页序号材料（设备）名称单位数量供应商检验单号入库日期验收人备注12材料（设备）出库登记台账部门：第页序号材料（设备）名称单位数量用途说明出库日期领料单位及领料人批准人13甲购材料领用申请单领料单位：领料日期：材料（设备）名称单位数量规格用途说明备注领料人：工程技术部专业工程师：材料专管员：14甲供材料（设备）统计表部门：序号入库日期入库编号材料（设备）名称规格型号单位单价数量金额备注12345678经办人：15甲供材料（设备）供货单位考评表日期供应商名称地址资质供货范围联系人联系方式供货量质量问题供货时间保证情况同类货物比较使用部门反馈考核评分专业工程师意见：工程部经理意见：材料专员意见：合约部经理意见：监理公司意见：总经理：16