如何开经营分析会

-1-如何召开经营分析会1.基本要素1.1会议名称:黄山大厦经营分析会1.2会议周期:□1个经营月召开1次□会议召开时间:每个月第2周的周二(下午/晚上)※–要考虑到上月财务报表制作需要的时间-这样可以避开周末及节假日因素，确保会议不受干扰地如期进行-因为日期固定，可不再专门通知管理人员开会的时间，而将经营分析会当成一个常态的经营活动，便于部门经理提前做好准备，提高工作效率1.3参加/出席会议人员:1.3.1出席人员:总经理财务部经理销售部经理餐饮部经理房务部经理保障部经理管事部经理行政部经理群工部经理1.3.2列席人员:销售经理大堂经理训导师训导员※以上排名顺序即入座顺序※让销售经理、大堂经理、培训人员参加会议是因为：--销售经理、大堂经理掌握最真实最广泛的宾客意见-训导师和训导员能够针对饭店存在的质量问题，找到真正的培训需求1.4会议召开地点:-2-□饭店4F小会议室□备选场地:培训教室2.会前准备2.1准备基础数据:通过经营数据的分析与比较，才能准确地了解饭店经营业绩的情况，并找出经营管理中存在的问题。通常在经营分析会召开之前,财务经理需要准备以下数据:2.1.1年度经营预算当月指标□预算当月营收/占年度比例:--出租率--平均房价--上座率--毛利率--人均消费□预算当月成本费用/占年度比例□预算当月能耗/占年度比例□预算当月维修/占年度比例□预算当月广告/占年度比例□预算当月人员工资/占年度比例2.1.2历史数据□经营数据分析，通常采用三年作为一个比照区间，即取前3年同期经营数据进行分析比较。现由于市场变化迅速,建议用2年作为一个比照区间,即:去年同期/前年同期进行比较。□第一个预算年因尚未建立历史数据，可不作这部分的对比。平时要注意做好数据的记载及保存工作。2.1.3关键指标基准比较:-3-2.1.4部门准备:2.1.4.1财务部经理--酒店整体营业收入、成本、费用--客房出租率、平均房价--餐饮人均消费、上座率--酒店应收帐款--水、电、气等能源消耗量2.1.4.2营销部经理--客员结构:会议客人比例\团队客人比例\有协议散客比例\无协议散客比例\商务客人比例\政务客人比例本地客人比例\外地客人比例--本酒店市场占有率,与竞争对手相比情况--当月平均房价\收入\间天数--会议\婚宴收入--竞争对手信息竞争对手名称星级标准竞争细目备注说明序号收入结构比例行业理想值本地行业参照值酒店实际评价1可供出租房平均房价2客房部利润率90%3餐饮平均消费水平4食品成本率45%5饮料成本率6餐饮部利润率7行政管理费占总营收比例8市场营销费占总营收比例1-2%9能源费占总营收比例8-12%10维修保养费占总营收比例2-3%11经营毛利率12劳动力成本占总营收比例17-22%14应收款回收周期2个月-4-如何确定竞争对手：□3公里以内的同星级酒店□产品定位/特点相同的酒店(或品牌社会餐饮)□目标消费群体相同的酒店□未来发展目标相接近的酒店2.1.4.3餐饮部经理--当月平均上座率,与年度预算相比较--当月平均毛利率,与年度预算相比较--当月酒水消耗率,与年度预算相比较--当月菜式\酒水点击率--当月应收\未收款项--当月能源消耗统计,与年度预算相比较--宾客意见反馈2.1.4.4客房部经理--当月人员工资,与年度预算相比较--当月能源消耗,与年度预算相比较--当月1次性用品消耗,与年度预算相比较--部门当月清洁费用,与年度预算相比较--部门当月洗涤费用,与年度预算相比较2.1.4.5前厅部经理--单人房\双人房出租率--单人\双人入住率--WALKIN客人比例--高价房出售情况:价格\消费人群--当月订房比例下降的前3名公司或单位-5---签协议的客户与未签协议客人数量\比例--签单消费情况--房内用餐\客房内迷你吧消费情况与预算对比2.1.4.6工程部经理--当月能源消耗与预算费用相比--当月维修保养计划/费用--竞争对手设备更新情况/能源消耗量2.1.4.7安消部经理2.1.4.8行政部经理2.2经营分析会的主要议题:2.2.1财务部经理向与会者通报实际完成的经营业绩与实际发生的费用□实际是完成当月营收/占年度比例:--出租率--平均房价--上座率--毛利率--人均消费□实际发生当月成本费用/占年度比例□实际发生当月能耗/占年度比例□实际发生当月维修/占年度比例□实际发生当月广告/占年度比例□实际发生当月人员工资/占年度比例□应收款情况2.2.2财务部经理依据营业报表反映的数据，通过与预算、行业标准、竞争对手及历史信息几方面的比照得出一个能让与会者都清晰的概念：—我们饭店的经营业绩好吗？—哪个部门、哪个项目、哪个环节或哪个事件是制约了经营业绩的主要问题所在？比如：总收入减少是因为会议室出租次数减少；餐饮毛利率的下降是因为酒水销量减少；-6-2．2．3分析原因针对锁定了的问题，找原因。可影响经营的因素很多，关键是要找出导致我们饭店在经营中出现问题的原因。可能影响经营业绩的因素有：□饭店产品/市埸定位--饭店的产品种类、档次与目标定位不符—酒店产品质量不过关--产品品种数量少,形式单一--产品更新速度慢--产品不符合当地的消费习惯□价格政策--酒店产品价格过高或过低--产品价格组合不合理--产品价格无季节性/周期性变化--价格不符合目标客户群体需求--价格政策不灵活:如21:00后房价6折/UPGREAD□硬件设施--地理位置偏远--空调温度不达标--酒店装修/设施/设备陈旧--电梯运行速度缓慢/不平稳--娱乐/健身设施不配套—新的竞争对手开业—原来的竞争对手对产品进行了适时的改造□工作/管理技能--员工操作技能不熟练--管理人员监督不到位--工作流程不科学--岗位职责安排不合理--人员配置不合理--酒店制度不够合理—部门间的沟通协调不畅□工作态度--员工没有积极性--行业认知不正确-7-●范例：客人总是反映酒店前台C/I、C/O的速度过慢，那么我们来找原因，结果发现：◆总台员工负责客房预订的工作，正在开房或结帐时，电话铃响不得不接，影响开房速度---管理问题,岗位职责安排是否合理◆总台员工必须先将客人姓名输进电脑,才能为客人制作钥匙----工作流程问题◆总台员工打字速度慢,对开房\结帐程序不熟练----员工操作技能问题...2.2.3制订措施针对引起这些问题的原因研究对策，制订整改措施。（见整改措施表）出现的问题原因分析整改措施责任部门责任人完成时间-8--整改措施表●范例：C/IC/O速度慢,原因已找出,如何改呢?由谁负责?出现的问题原因分析整改措施责任人完成时间C/IC/O速度慢岗位职责安排是否合理重新合理调整总台员工岗位职责工作内容总经理前厅部经理营销部经理2007/2/118:00前工作流程问题重新制定合理的C/I、C/O的工作流程前厅部经理2007年/2/118：00前员工操作技能问题制订培训计划前厅部经理2007年/2/118：00前实施培训并完成培训目标前厅部经理根据制订的培训计划时间※特别说明：针对整改计划除了有责任人还需有检查人员，通常由总经理亲自担任，而行政部（人力资源部）配合，特别是培训方面的工作。3.会议如何进行:3.1会议主持人:总经理3.2会议发言顺序:□第一步：总经理针对上月的经营情况作概括性发言□第二步：财务部经理/营销部经理通报信息并分析，事件关联部门的经理说明情况或分析原因或提出方法财务部经理发言内容：◆通报经营数据--通报经营数据:计划指标\实际发生数据\同行中最好(历史上最好\去年同期)-9---通报实际完成较计划的百分比--通报实际完成较计划的增减额※括号中两项数据鹰城鑫地暂无◆完成经营分析第一层面的分析--因为平均房价下降或提升了--因为出租率上升或下降了--因为多功能厅租金提高或下降了--因为餐饮人均消费提高或下降了--因为某项能源单价上浮或下降了--其他原因…营销部经理发言内容:◆通报市场情况--我们的细分市场占有率有明显优势,还是较平均--我们主打市场占有率是上升还是下降,拓展潜力如何--平均房价\出租率与竞争对手差异--餐饮人均消费\上座率与竞争对手差异◆进行第二层面的经营分析,找引起业绩现状的主要的关键的问题--是销售部门的管理问题--是销售人员个人的能力或业绩问题--是酒店产品的问题--是酒店的价格政策的问题--是对销售人员的权限开放的问题--是整个酒店的管理服务水平的问题--是郑州市的整个市埸在缩小的问题--酒店周边又新开了几家更有实力的新酒店的问题--是工程维修问题--或其它任何可能引起业绩变化的原因□在分析过程中所涉及到的经营部门/管理部门随时发言,就营销部经理分析的因素各部门经理做进一步的信息反馈:餐饮部经理客房部经理前厅部经理工程部经理安消部经理-10-行政部经理3.3管理者在作经营分析时常用的工具:□财务报表□PPT动态演示□文字描述□柱状图□饼状图□典型事例□象限分析:紧迫21次关键关键43次紧迫※象限分析说明:象限分析法是将需要完成的工作内容进行顺序划分:-关键紧迫的事情为第1部分-紧迫次关键的事情为第1部分-关键次紧迫的事情为第3部分-次关键次紧迫的事情为第4部分3.4形成会议决议:3．4．1对分析出的影响经营的主要问题提出整改方案：-11-■针对问题提出整改方案■明确责任部门与责任人(同一问题责任部门、责任人可能同时出现2-3个)■明确完成时间3．4．2会议纪要□会议纪要由行政部经理负责,在会议召开结束后24小时内发放到各部门经理处□会议资料由行政部经理统一保管※会议前安排\准备由行政部经理完成※运转管理相对成熟的饭店将经营分析会与质量分析会合并为1个会议召开