竣工资料编制办法6.3

-1-临枣高速公路项目竣工文件材料立卷归档编制细则一、术语1．案卷：由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。2．卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。3．卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。4．档号：由档案分类号和案卷顺序号组成。二、组卷要求1．组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性、连续性、系统性的原则，科学分类，便于查找利用。2．案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须做到真实、准确、齐全、完整、规范。3．案卷内文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，用纸统一规范（A4，A3）,制作和书写材料必须利于长期保存。书写材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止使用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔。凡属易褪色书写材料（如复写纸、热敏纸传真件等）应复印保存。4．案卷内不应有重份文件，件内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。三、卷内文件材料排列1．管理性文件按问题、时间排列。-2-2．项目技术文件按来往文件、质量评定、原材料试验文件、施工原始记录等顺序排列。3．按工程路线统一的里程桩号，由小到大依次排列（施工阶段形成的案卷依路线进行方向，按照路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排列）。各单位工程按分部、分项工程自下而上的顺序排列。4．设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和运行维修等顺序排列。5．科研课题文件材料按照研究准备、研究试验、总结鉴定验收、成果奖励申报和推广应用等阶段顺序排列。6．房建项目按依据性材料、地质勘察报告、工程设计、各专业施工文件与竣工图纸（含土建、机电安装、电梯、消防等），依次排列。7．竣工图按里程、专业、图号排列。8．卷内文件材料一般文字材料在前，图表在后。9．卷内文件材料按照形成时间顺序，以卷为单位排列。10．声像（照片）按《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的要求组卷。四、案卷编目（一）案卷页号的编写1．案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，应用铅笔编写，大小为3号字体。2．页号编写位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，反面在左下角编写页-3-号（此处所说的文件左、右下角均为装订成册后的左、右下角）。招投标文件等其它原本装订的材料，若封面与扉页内容一致，从扉页开始编写页号。页号与边保持合适距离（1cm）。3．卷内目录、备考表不编写页号。4．案卷的页号，要求以卷为单位编写小流水号。（二）案卷封面的编制与粘贴案卷封面采用外封面的形式，包括“档号、档案馆号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级”等内容（式样见附件2）。将封面内容统一打印在与档案盒颜色一致的牛皮纸上，用白乳胶或糨糊（不得用胶水、固体胶）粘贴在案卷外封面对应位置。1．档号：由档案分类号和案卷顺序号组成。用3号加粗宋体字。公路工程竣工文件材料分为四级类目。一级类目为工程项目代号，二级类目按工程项目竣工文件材料形成时间的先后,根据公路工程竣工文件材料归档范围划分（依据附件1，如施工单位施工阶段文件为“4”，施工单位竣工阶段文件为“6”，监理单位施工阶段文件为“5”），三级类目为合同段或监理处，四级类目为案卷顺序号。具体档号形式：XX·X·X—XX“XX”：一级类目（工程项目代号）“·”：（类级）“X”：二级类目（依据附件1）“X”：三级类目（合同段或监理处）-4-“XX”：四级类目是案卷顺序号，顺序号从“1”开始编写。档号三级类目是二级类目后加施工单位合同段号、监理处号，如临枣高速公路工程一合同施工文件档号为LZ·4·1－，竣工文件档号LZ·6·1－；总监代表处档号为LZ·5·Z－,第二监理处档号为LZ·5·2－。2．档案馆号：暂不填写。3．工程项目名称用1号加粗宋体字。4．案卷题名：案卷题名应简明扼要、准确地揭示卷内文件材料的内容。应包括公路工程项目的名称、起迄桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称。如属桥梁等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。用3号加粗宋体字。（1）公路工程档案资料案卷题名应包括公路工程项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称；○1建设单位管理文件案卷题名的表示形式：××线××段（建设性质）××责任者（标形成文件材料单位的名称）××问题××名称（文件材料）○2施工、监理单位管理性文件案卷题名的表示形式：××线××段（建设性质）××桩号（标合同段总桩号）××问题××名称示例：临枣高速公路工程K47+150-K48+700路面安全生产管理工作的文件材料○3项目技术文件材料案卷题名的表示形式（施工、监理单位）：××线××段（建设性质）××桩号××工程××结构××-5-部位××名称示例：：临枣高速公路工程K2+150-K3+000路基土石方填筑检测表（2）禁止出现同类案卷题名，如××工程变更文件（一），××工程变更文件（二）；可按每卷年度、变更名称进行题名。5．立卷单位：是指案卷形成单位（填写单位全称即签订合同名称。如：中铁十二局集团有限公司）。用3号加粗宋体字。6．起止日期：是指卷内目录中的起止日期。（用阿拉伯数字填写，年、月、日不能省略，如2010年8月30日—2010年9月28日）用3号加粗宋体字。7．保管期限：填写其规定的保管期限（参见附件1）。用3号加粗宋体字。8．密级：根据文件实际情况填写，有则填写，无则空着，用3号加粗宋体字。（三）案卷脊背的编制及粘贴案卷脊背的内容包括“档号、案卷题名”（式样见附件3）。将脊背内容统一打印在与档案盒颜色一致的牛皮纸上，用白乳胶或糨糊粘贴在案卷脊背对应位置。1．案卷脊背“档号”用4号加粗宋体字分两行横排居中。例：临枣高速公路一合同施工阶段，第一行“LZ·”，第二行“4·1—XX”。2．案卷脊背“案卷题名”用4号加粗宋体字，自右至左竖行居中排列，首行上空三个字，下空一个字。第二行后上下各空一个字。桩号要求“字头向右，躺着打”。题名前加工程项目名-6-称。五、卷内目录编制卷内目录的编制：（式样见附件4）。1．序号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从“1”起依次标注。2．文件编号：发文机关的发文字号或图样的图号。若文件材料上有则填写，无则空着。3．责任者：填写文件材料的直接形成部门即盖章名称，最多不能超过12个字，如责任者名称字数太多，也可填写主要责任者的通用标准简称。4．文件材料题名：（1）原文上有标题的，填写文件材料标题的全称。（2）原文上没有标题或者标题太简单（如会议纪要、通知等），应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“[]”号，例如：会议纪要[关于××××××的会议纪要]。（3）每件文件材料的标题，填写时首行空两个字，回行顶格，每一横格内不能超过三行字；不允许任意调整表格高度。（4）技术性文件卷内目录题名要体现施工具体桩号、施工部位、施工内容。5．日期：填写文件材料的形成时间。填写时间时可省略“年、月、日”字样，不足8位，用零补充。单份红头文件类日期格式为：2010年8月8日填写为“20100808”（分两行填写，“2010”在第一行，“0808”在第二行）。有起止日期的格式为：20101201-20101230（“20101201”在第一行，“-”在第二行，-7-“20101230”在第三行）。6．页次：填写每份文件的所在页号。如有附件的文件，填写每份文件题名所在的页号，最后一份填写文件题名页号至最后页数的页号（式样见附件4）。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的在卷内文件目录页次中填写每册的起止页号。若每件材料内有多个内容，文件题名需一一列明，不必填写工程项目名称，可直接填写施工桩号、部位、施工内容。“页次”填写每份文件材料首页上标注的页号，最终件标注起止页号。7．备注：留待对卷内文件变化时作说明用（如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案，要求在此标注“*”，具体载体档案的档号在卷内备考表中具体写明）。六、卷内备考表编制1．卷内备考表（式样见附件5）其内容应标明案卷内文件材料的件数、总页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。2．立卷人由责任立卷者签名，即谁立卷谁签名。3．审核人由组卷单位负责人签名。4．立卷时间填写完成立卷的日期。5．审核时间填写审核完成的日期。立卷人、审核人必须亲自签名，不得代签或使用签名章。七、卷内文件材料排列顺序管理性文件：借卷守则——卷内目录、备考表（装入封套）——文件材料。其中，借卷守则已印制在卷盒内左侧。-8-其它：借卷守则——文件材料（卷内目录、备考表）。其中，借卷守则已印制在卷盒内左侧。八、案卷装订1．项目技术文件材料需编制卷封皮（附件2）、卷内目录（附件4），以卷为单位进行装订。2．管理性文件以单份文件作为一件，编写卷内目录。公文处理单放在其针对的文件之后。发文稿纸放在正文之后，底稿之前。红头文件中无批复的请示，应在文件首页右上角注明：“此文已口头答复”或者其它处理结果，并署名及日期；若一类问题多个文件都无批复，备考表中也要注明。管理性文件装订时预留第一页和最后一页，待装订后，再用白乳胶或糨糊粘贴第一页和最后一页，保证装订线不外漏。3．每卷文件材料装订的厚度不超过4cm，但有关联的文件材料不能拆开。在装订前取掉金属物，5页和5页以下的文件材料可直接用白乳胶或糨糊粘贴（不允许用双面胶和固体胶）。5页以上的文件材料采用三孔一线（双线）方法，用白色档案专用线装订，孔距80mm，装订线距左纸边10mm。4．文件材料装订取左边和下边对齐，表格要求表头朝上或朝左，左侧装订。5．原件有破碎或小页纸的，要求粘贴在A4纸上，纸张规格大于A4型号的，要求按297mm×210mm折叠，右下角的图标应外露。6．装订线压住文件内容的必须在左侧加边粘贴。7．卷内目录、备考表结合实际装订或放入封套内。-9-九、档号章档号章用红色印泥盖在每卷文件竖放首页的左上角（文件竖放，若为横表也盖在纸张竖放的左上角），距上边沿1cm，左边沿2cm的位置。档号字体用4号仿宋体。2cm6cm档号章格式与尺寸如上图，档号章内的“档号”可刻制至三级类目（档号章由业主或业主代表处统一刻制）。需要手写的部分统一用碳素笔填写。十、竣工图编制要求1．竣工图要全面、准确地反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护，以及互通式立交工程、交通工程等的全部施工实际造型和特征。2．编制竣工图说明、竣工图总目录和分册目录。3．竣工图纸均按A3型纸（420mm×297mm）大小装订，对折入盒。对某些大的或结构复杂的结构物图纸，应先绘制A1号图纸，然后再缩小到A3图纸（包括通用图）上。4．凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图幅变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。5．凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求变更的，可在原图上修改，施工图没有变动的，可直接在施工图上套竣工图表框后（式样见附件7）加盖竣工图章作为竣工图。档号lz·4·×-件号页数-10-6．竣工图、表均应反映工程实际实施情况，不得遗漏。7．竣工图应逐张加盖竣工图章（见下图），竣工图章内容包括：编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称和监理负责人，图章规格尺寸为8cm×6cm。（注：编制单位名称和监理单位名称为投标单位全称，可以刻制在竣工图章上，其余必须为本人亲笔签名。）-11-666cm8cm注：竣工图章字体采用4号仿宋(由项目办统一刻制)。8．竣工图章用红色印泥盖在竣工图右下方、竣工图标之上空白处；当该处有图表或文字时，竣工图章可盖在图纸的其它空白处；整个版面均无空白盖章处时，竣工图章可盖在图纸背面左下方。9．竣工图采用统一制订的封面（式样见附件6），三孔一线（双线）法装订。十一、照片、录像档案（一）照片档案的收集1．收集范围开工后的每一道工序、工艺、结构、流程、设备设施、人员施工情况、重大质量事件、安全情况、施工标志、领导视察、工程例会、重要会议、竣工典礼、竣工工程全景、工程科研成果，工程项目施工中具有保存价值的照片，所有隐蔽工程