第三章 常用办公软件应用基础

大学计算机应用基础DAXUEJISUANJIYINGYONGJICHU第3章常用办公软件应用基础主编：褚宁琳学习目标掌握文字处理软件的基本知识和使用方法掌握电子表格软件的基本知识和使用方法掌握演示文稿软件的基本知识和使用方法目录3.1文字处理软件13.2电子表格软件23.3演示软件33.1.1Word软件基本知识3.1.3文档的格式设置13.1文字处理软件3.1.2文档的编辑与管理3.1.4文档中的表格制作3.1.5文档的图文混排3.1.6文档的高效排版与打印3.1.1Word软件基本知识Word2003集文字处理、电子表格、传真、电子邮件、HTML和web页制作等功能为一体，具有强大的文字处理功能和排版功能，其“所见即所得”的功能使文字处理变得十分简单而不枯燥。Word2003较前期版本又有更多的新增功能，如支持手写设备、改进的文档保护、并排比较文档、增强的国际功能等。3.1.2文档的编辑与管理文档的建立与打开文档的保存与关闭文字的输入与编辑3.1.3文档的格式设置页面格式的设置段落格式的设置字符格式的设置3.1.3文档的格式设置字符格式的设置字符格式的设置就是对编辑的文字的字体、字号、字形、字符间距、字符位置、特殊效果等进行设计。3.1.3文档的格式设置段落格式的设置对齐方式缩进间距边框和底纹项目符号和编号分栏主要内容3.1.3文档的格式设置页面格式的设置分隔符脚注和尾注页眉和页脚页面设置插入页码3.1.4文档中的表格制作1．表格的创建2.表格的创建3.表格的修饰表格制作3.1.5文档的图文混排图片的插入与编辑插入文本框图形的绘制文字图形效果与编辑插入图片的操作可选择“插入”菜单中的“图片”命令首先从“插入”菜单中选择“文本框”命令，插入文本框后可将内容置于文本框内。Word提供了强大的作图功能，利用自带的各种图形，可使文档更加形象、美观。文字图形效果就是使输入的文字以图形的方式展现。主要有艺术字、首字下沉、公式等。3.1.6文档的高效排版与打印文档的打印生成目录模板样式3.2.1Excel软件的基本知识3.2.3公式和函数的使用3.2电子表格软件3.2.2工作表的输入与编辑3.2.4图表的应用3.2.5数据管理与分析23.2.1Excel软件的基本知识1.工作簿（Book）2.工作表（Sheet）3.单元格3.2.2工作表的输入与编辑1.工作表的数据输入（1）直接输入数据（2）利用“自动填充”功能输入有规律的数据（3）从外部导入数据3.2.2工作表的输入与编辑2.工作表的编辑（1）数据的修改（2）插入单元格（或行、列）（3）删除单元格（或行、列）（4）隐藏行（列）（5）数据复制、移动和删除（6）撤消与恢复操作（7）单元格批注（8）查找和替换3.2.2工作表的输入与编辑3.工作表的格式化（1）使用“格式”工具栏（2）使用格式菜单3.2.2工作表的输入与编辑4.工作表的管理（1）工作表的重命名、插入、删除、移动、复制等（2）工作表窗口的拆分（3）工作表窗口的冻结（4）工作表的保护（5）工作表的打印3.2.3公式和函数的使用1.Excel的公式公式中常用的运算符如下：（1）算术运算符（2）比较运算符（3）文本连接符（4）引用运算符3.2.3公式和函数的使用2.Excel的函数Excel的函数是内置的现成的公式，它为用户进行计算和数据处理带来了极大的方便。函数内容主要包括：常用函数、财务、日期与时间、数学与三角函数、统计等。函数的语法形式为：函数名称（参数1，参数2，……）其中参数可以是常量、单元格、区域、公式或其他函数。函数的输入有两种方法：一种是直接输入法，另一种是粘贴函数。3.2.3公式和函数的使用3.地址的引用（1）相对地址引用（2）绝对地址引用（3）混合地址引用（4）三维地址引用3.2.4图表的应用1.图表的创建图表有两种形式：嵌入式图表、独立图表。创建图表的操作方法如下：（1）使用图表向导（2）快速建立图表3.2.4图表的应用2.图表的编辑图表中的图表区、图形区、数据系列、坐标轴、分类标记、标题、数据标记、网格线、图例、文字框、箭头和趋势线等都是一个个的独立项，称之为图项。对图表的编辑是指对更改图表类型及对图表中的图项的编辑，包括数据的增加和删除等。3.2.5数据管理与分析1.数据清单数据清单又称数据列表。在建立时必须注意以下几点：（1）每列应包含相同类型的数据，列相当于数据库中的字段，字段名必须是字符串；（2）每行应包含一组相关的数据，行相当于数据库中的记录；（3）列表中，不应包含空行或空列；（4）单元格内容开始处不要加无意义的空格；（5）数据列表与其他数据（如标题）之间，至少留出一个空行或空列；（6）每个列表最好占一张工作表。3.2.5数据管理与分析2.数据排序（1）简单排序（2）复杂数据排序（3）自定义排序3.2.5数据管理与分析3.数据筛选（1）自动筛选（2）高级筛选3.2.5数据管理与分析4.分类汇总（1）简单汇总（2）嵌套汇总3.2.5数据管理与分析5.数据透视表数据透视表是一种交互式工作表，利用数据透视表可以对已有的数据清单、表和数据库中的数据作进一步汇总和分析。3.3.1演示文稿的创建与编辑3.3.3动画设置及超链接33.3演示软件3.3.2演示文稿的格式化3.3.4演示文稿的播放与打印3.3.1演示文稿的创建与编辑1.创建演示文稿空演示文稿根据设计模板根据内容提示向导根据现有演示文稿3.3.1演示文稿的创建与编辑2.演示文稿的视图普通视图大纲视图幻灯片视图幻灯片浏览视图幻灯片放映3.3.1演示文稿的创建与编辑3.编辑演示文稿（1）创建新的幻灯片（2）输入编辑文本（3）插入对象4.保存演示文稿3.3.2演示文稿的格式化1设计幻灯片版式3设计配色方案配色方案由幻灯片设计中使用的八种谐调色组成4设计模板2使用幻灯片母版（1）幻灯片母版（2）标题母版（3）讲义母版（4）备注母版13.3.3动画设置及超链接1.幻灯片动画2.超链接3.动作按钮幻灯片动画有两种不同的动画设计：片内动画、幻灯片间动画。超链接的目标对象可以是本文档中的幻灯片、Web页、新建文档或者电子邮件地址等。动作按钮是超链接的一种特殊形式，此时的链接不是文本或者其他对象，而是系统提供的图形按钮。3.3.4演示文稿的播放与打印1.设置放映方式（1）放映类型（2）放映幻灯片（3）放映选项（4）换片方式3.3.4演示文稿的播放与打印2.放映演示文稿3.打印幻灯片（1）打印设置（2）设置打印选项（3）打印预览（4）打印小结通过文字处理软件的学习，我们可以进行文档的编辑与管理、文档的格式设置，可在文档中制作表格、实现图文混排，还可以利用文档的高效排版功能，方便快捷地完成文档的制作。本章还介绍了电子表格软件的常用功能和实现这些功能的操作方法。主要内容有工作表的输入与编辑、公式和函数的使用、图表的应用等，并可实现对数据清单进行排序、筛选、分类汇总等处理。数据透视功能能够对数据源中的数据进行重新组合并统计，从而生成所需要的透视表。在演示软件介绍中，主要内容有演示文稿的创建与编辑的操作方法、幻灯片版式的设计、幻灯片母版的应用、幻灯片配色方案的设计以及模板的设计等。并介绍了动画和超链接的设置方法以及幻灯片的放映技术。习题1.Word提供几种查看文档的视图模式？2.怎样实现对某一多次出现的词的查找与替换？3.如何使用“格式刷”？4.怎样给文件加上页眉和页脚？5.怎样实现对Word文档的分栏？6.如何实现对文档的字符格式的设置？7.脚注和尾注有什么不同？8.如何在Word文档插入图片和文本框？如何设置他们的格式？9.Word文档提供了哪些自选图形？习题10.如何进行“艺术字”的设置？11.Word模板的扩展名是什么？12.如何自动生成Word文档的目录？13.什么是工作簿？什么是工作表？什么叫单元格？14.如何使用“填充柄”？15.在Excel公式中有哪几种运算符的类型？16.什么叫公式？什么叫函数？它们的作用和意义是什么？17.什么叫数据清单？如何进行排序、筛选和分类汇总？18.如何创建图表？图表主要由哪些图项组成？习题19.数据透视表的主要功能是什么？20.PowerPoint有哪几种视图？各有什么作用？21.设置放映时间有哪几种方法？各有什么优缺点？22.如何创建超级链接？23.PowerPoint有哪些动作按钮？如何使用？24.如何设置幻灯片间的动画？25.如何完成幻灯片的打印设置？