「公文书横式书写宣导说明会」 简 报

2004/12/06「公文書橫式書寫宣導說明會」簡報中央研究院總辦事處秘書組文書科科長：陳彥銘九十三年十二月六日2004/12/06簡報大綱橫書政策緣起橫式書寫推動方案事務管理手冊文書處理修正部分橫書方案本院辦理情形本院公文系統使用注意事項2004/12/06橫書政策緣起中華民國九十三年五月四日立法院第五屆第五會期第十四次會議通過公文程式條例修正案：第七條：公文得分段敘述，冠以數字，採由左而右之橫行格式。第十三條：機關致送人民之公文，除法規另有規定外，依行政程序法有關送達之規定。第十四條：本條例自公布日施行。本條修正條文第七條施行日期，由行政院以命令定之。2004/12/06行政院工作要項及時程（一）工作要項完成時程主辦機關（一）無須修法立即採行措施1.各類申請書表、圖表、附件、譯文及文書附件。2.委任書、證照等3.政府出版品版面編排。4.會計報表編製。5.機關內部表單、收據及相關文件等印製。6.政府機關網站設計及內容製作。93.12.3193.12.3193.12.3193.12.3193.12.31各機關各機關行政院主計處各機關各機關（二）法規研修1.公文程式條例。2.中央法規標準法。3.事務管理手冊文書處理部分。4.文書及檔案電腦化作業規範。93.593.593.693.6行政院秘書處行政院研考會行政院秘書處行政院研考會2004/12/06行政院工作要項及時程（二）工作要項完成時程主辦機關（三）修正相關資訊系統1.修正公文資訊系統（含公文製作、管理及交換等系統）。2.修正各機關業務電腦系統。（例本院人事管理系統、會計管理系統及財產管理系統等）。93.12.3193.12.31各機關各機關2004/12/06如何認定法規授權修訂之附表法規條文之附表如構成法規一部分應配合中央法規標準法修訂實施，如屬法規授權修訂部份可由主管機關逕行調整。法規條文之附表如構成法規一部分，其法規條文之體例如：…000申請表（如附件一），…等。法規授權之體例，如本辦法所定書表格式由主管機關定之，…000申請表，其格式由主管機關定之等。綜上，法規授權之表格，並非該法規之附件，不隨同該法規發布，而由行政機關另行訂定後分行。2004/12/06事務管理手冊文書處理修正部分本次修正重點：(一)公文作業改採直式橫書(二)簽署原則由左而右由上而下(三)公文信封開窗作業採用中華郵政股份有限公司讀信機規格標準行政院公文樣式舉例共32種，相關資料可由網站參考。2004/12/06修正「事務管理手冊」文書處理部分規定（一）二、文書製作應採由左至右之橫行格式。貳、公文製作(２)人事命令格式由人事主管機關訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。(四)其他公文：２、定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。(五)製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：１、分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)、(二)、(三)……，2004/12/06修正「事務管理手冊」文書處理部分規定（二）１、２、３、……，(１)、(２)、(３)(格式如附件四)。２、內文：(１)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。(２)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。伍、文書核擬二十六、擬辦文書應注意事項如下：2004/12/06修正「事務管理手冊」文書處理部分規定（三）三十五、使用公文夾應注意事項如下：三十九、蓋印及簽署應注意事項如下：(四)一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方空白處用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。四十七、(五)附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含００附件」。捌、文書保密四十八、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。四十九、國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級。拾壹、文書用具及處理標準2004/12/06修正「事務管理手冊」文書處理部分規定（四）九十一、各機關印信及公文電子交換所需章戳應依「印信條例」及「印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法」與「機關公文電子交換作業辦法」等有關規定辦理外，其餘因處理文書需要章戳，得依照下列規定自行刻製，分交各有關單位或人員妥善使用之：(一)條戳：木質或用橡皮刻製，以長方形為原則，用正楷或宋體字，由左至右，刻機關(單位)全銜。於書函、開會通知單、移文單、建議單、通知單、催辦單等用之。(二)簽字章：木質或用橡皮刻製，依機關首長、副首長及幕僚長等之，由左至右親筆簽名刻製，對外行文時用之。(八)職名章：以正楷或隸書，由左至右，刻製職稱、姓名。九十五、各機關所使用之各種表簿格式，得視實際需要參照國家標準及國產紙張標準自行規定印製，並應遵守由左至右之橫行格式原則。2004/12/06職名章參考規範（一）內政部：各職務職員之職名章規格為長三公分乘寬零點八公分，字體均以正楷刻製。台灣省政府暨所屬各機關所屬公文處理規則：第六章第二節印章管理規定略以：1.第一五七條：各級人員職名章，分左列三種：甲種：機關首長、副首長暨主任秘書用，應刻機關銜名職別及姓名。乙種：核閱文稿人員用，科室主管刻科室名稱及職別姓名，其他核閱文稿人員刻職別姓名。丙種：承辦人員用，刻職別姓名。2004/12/06職名章參考規範（二）2.第一五八條：各機關首長及一級單位主管，因業務需增刻職名章，其規定如左機關首長副首長職名章得視實際需要增刻一至三顆為限，並以「甲」「乙」「丙」字樣區別之。一級單位主管職名章，其單位組織編制設有核稿人員或確因業務需要者，得增刻一至二顆為限，並以「甲」「乙」字樣區別之。3.第一五九條：各級人員職名章，應由人事單位報請機關首長核定製發，並拓模一份存查。2004/12/06橫式公文設計示意圖（一）2004/12/06橫式公文設計示意圖（二）2004/12/06橫式公文信封設計示意圖2004/12/06公文夾設計示意圖2004/12/062004/12/062004/12/062004/12/06公文書橫式書寫使用原則（一）一、各類申請書表，一律修改為「由左而右」橫式書寫格式。二、以A4直式橫書為原則，惟因特殊需求者，得調整為A4橫式橫書或改採A3紙張。三、核章欄位次序，請依「由左而右、由上而下、由小而大」之原則排列，即「承辦人」（申請人）之欄位在最「左側」或「上方」，由左而右、由上而下排列依序為「單位主管」及「機關首長」。四、各式清冊及表格核章位置，均統一位於職稱或單位之「右側」。五、各式章戳依規定為「由左而右」之橫式形式，故核章位置請預空留「橫式欄位」。2004/12/06公文書橫式書寫使用原則（二）六、公文書涉及數字用語具一般數字意義（如代碼、發文字號、日期、序數）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。七、數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、頭銜等）、慣用語（如星期一、七千餘人）者，或以中文數字（一、二….）表示較妥適者，使用中文數字。八、數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計数據者（如事務管理規則共分15篇、415條條文），以及引敘或摘述法規條文內容時（如依兒童福利法第44條規定），使用阿拉伯數字；但屬法規制定、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」（如：修正事務管理規第一百十一條條文）。2004/12/06橫式書寫方案-本院辦理情形（一）有關人事、會計及政風等全國一致性公文書表，本院配合中央各主管機關修正作業，已陸續函頒實施。如屬法規授權訂定或由本院各組、室、中心自行訂定之各類申請書表、證明書、業務用表單等，總辦事處各業務單位已完成橫式格式之修正，並陸續函頒實施及建置於本院相關網頁上。本院及各所、處、研究中心所使用之首長簽字章及單位條戳，已完成修正。本院之職名章重新刊刻及管理事宜，刻由人事室辦理中。2004/12/06橫式書寫方案-本院辦理情形（二）本院院本部使用之公文封，將配合改為橫式信封型式。本院使用之公文夾，暫不作修正。本院人事、會計及財產等行政業務電腦系統，已請各業務單位配合計算中心進行修正，務必再行檢視各項書表之格式及簽署方式是否完成修正。本院公文系統，計算中心已完成修正，於十月底完成電子交換測試，並將於十二月十日進行公文系統橫式書寫上線測試作業。2004/12/06本院公文系統使用注意事項（一）本院一般公文製作以電子公文交換為原則，請承辦人於公文製作時勾選「適用第一類電子交換機制（不附紙本）」，以提升公文流程處理之效率。不適用電子交換之公文種類為：一、密件公文。二、令。三、公告。四、公文之附件為領款收據、聘書…等。五、公文附件之頁數超過二十頁以上。六、公文附件之電子檔超過20MB以上。2004/12/06本院公文系統使用注意事項（二）附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱下註明「含附件」或「含○○附件」。附件請承辦人使用WORD或EXCLE檔，並以掃描器為輔，於附件製作後隨公文陳核上傳。請承辦人於製作公文時，有關正、副本之受文者若為個人時，於姓名下加註該員之服務單位，俾便提升發文效率。承辦人於函等稿件製作時（或所處代擬院稿時）請勿刪除「署名」欄位之內容。2004/12/06本院公文系統使用注意事項（三）本院發文單位群組中之「中心」與「研究中心」為不同之單位群組。代擬院稿之公文需作修改時，各組室之承辦人可於公文系統上進行必要之修正並於存檔後列印公文。有關支出函發憑證公文，現行僅行政院國科會之支出憑證，由秘書組退各相關所（處）、研究中心外，其餘受文單位（如衛生署、國衛院及蔣經國學術交流基金會……等）之憑證，請承辦人於函稿中「副本」之行文單位下註明「含附件」或「含○○附件」等字樣，以便發文。2004/12/06敬請指教謝謝