大型会议工作准备清单

环节工作模块工作任务具体内容责任人会议名称赛玛特科技有限责任公司组织变革宣贯大会姜元冰会议时间2014年9月22日--9月23日会议地点待定会议室预订待定与会人员集团各部门相关人员230人左右会议议程1,苏董发言2.职能部门流程及制度宣贯3.运营管理中心流程及制度宣贯4.运营管理中心誓师5.集团全体员工誓师主持人:卢娇阳准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表会议通知撰写通知郭秀准备与收集电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表淑钦,秀娟,黎明,袁园(礼仪)游洪琼,杨云萌(签到)储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员张念住宿住宿安排确定具体住哪儿，房间类型及个数游洪琼,徐渝餐饮就餐形式、地点确定王英,刘小源文具文具准备及领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔,桌牌制作冯吉,黎明会议室材料投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水冯吉,张念会场布置桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位张念,冯吉,洪小东,义铭摄影摄影拍照与总办专业人员联系摄影事宜冯吉,张念人员报到直接前往酒店报到游洪琼,杨云萌(签到)资料发放包括会议材料等人员报到会议事由确定资料会议会务工作检查清单会议确认会议前期准备会场环节工作模块工作任务具体内容责任人会议会务工作检查清单设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪冯吉,张念会场检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水肖瑶,蒋苑霖电脑与网络笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知物业管理处接待人员协助吕苗茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位游洪琼,杨云萌,刘小源摄影拍照现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况冯吉,张念会议记录会议记录录音笔录音，人员现场记录麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人卢娇阳会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏张念,冯吉,洪小东,义铭午餐就餐地点指引带领与会人员就餐刘小源,王英会议后期工作宣传资料准备稿件撰写及照片整理冯吉宣传报道发布宣传报道秀娟,陈丹青纪要整理会议后尽早整理会议纪要蒋苑霖邮件发布经领导审阅后通过邮件发布张念会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销王英,义铭会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理宣传报道会议纪要后续工作跟进会议第一天工作时间节点是否完成10.1710.1710.1710.2110.1810.2010.2010.2110.2210.2210.22会议会务工作检查清单时间节点是否完成会议会务工作检查清单10.2110.2110.2110.22.2310.22.2310.22.2310.22.2310.22.2310.2710.2910.2710.2910.23环节序号工作任务1会议议题2会议时间3会议地点4参会人员5会议内容6会议议程7主持人1下发会议通知2准备会议横幅3收集会议资料4参会人员名单5制作参会人员桌签6安排参会人员的住宿7预定参会人员的午餐1悬挂横幅2打印座次图3摆放桌椅4摆放桌签5摆放水杯6摆放纸笔7测试电脑投影8准备翻页笔9测试音响10测试麦克风11准备茶水12准备指示牌13准备演讲台14准备多余插线板15安排拍照人员16安排记录会议人员17准备水果1提前检查设备2把所有的电子设备打开，准备就绪3设置会议室空调温度。4会议期间每隔20分钟添加一次茶水中场休息1及时添加茶水1及时打扫会议室卫生2关闭电源1整理会议纪要2发布会议纪要3会议总结后期工作会议准备流程会议确认前期准备会议室准备会议开始会议结束具体准备电子版、纸质版接送、住宿地址就餐形式、地点白纸、笔、录音笔摆放位置茶叶接待工作人员提前一个小时到场，检查上述准备工作是否都已就就绪，若未完成则及时调整。会议室温度一般调节在26℃，具体温度可根据实际情况调节。会议准备流程工作人员提前一个小时到场，检查上述准备工作是否都已就就绪，若未完成则及时调整。