第十一.会议组织与管理

秘书的会议管理第十一章关于会议：P69.会议：指有组织有领导地商议事情的集会。会议的要素：会议名称、时间、地点、主持者、参与者、议题、方式方法、文件、结果、费用。会议的种类P70-73第一节秘书的会务工作会前的准备和筹划会中的组织和服务会后的善后落实一、会前的准备和筹划（一）设计预案1.确定会议议题、名称、时间、地点、与会人员等。2.拟定会议日程、议程。P75.充分考虑议题的重要程度以及议题之间的关联性安排。议题：重要程度、关联性最重要事项为先；同类性质的集中排列一起；保密性较强的放后。例：XX公司2007年度工作总结大会会议议程1.主持人宣布XX公司2007年度工作总结大会正式开始2.公司总经理彭程先生作2007年度公司工作总结报告。3.会议分组讨论总结报告。4.各小组代表大会发言。5.公司副总经理刘青小姐作大会总结发言。6.宣布散会，会议结束。（二）会议通知会议通知XX：兹定于X月X日上午8：30~9:30在公司三楼会议室召开个部门经理每周工作例会，请准时出席。XX公司办公室X年X月X日（三）准备会议资料领导的讲话稿、工作报告、经验总结、日程表（四）布置会场检查电源、调试好会议设备、摆好桌椅等。二、会中的组织和服务1.核对与会人员2.会议记录①摘要性记录②详细记录案例分析1：李婷是某外资公司新上任的总经理秘书，在即将召开的跨公司技术交流大会前，由于时间紧迫，李婷来不及核实与会者的人数，就按照自己的估计先把人数确定下来。结果，在会议签到的时候，与会者的人数超出了李婷的估算，于是不得不临时更换会议室，影响了会议的准时召开。开会期间，需要用到一些重要资料，李婷又是临时匆匆去拿来，这使会议进程又耽误了20分钟。会议结束时严重超过了预定时间，与会者流露不满情绪。更糟糕的是，由于急于应对这些情况，李婷没能安心做好会议记录。会后她受到上司的严厉批评。李婷为此苦恼透顶。讨论问题：1.李婷的会议准备工作出了什么问题？2.如果要协助李婷一起把还未处理的工作做完，你准备做些什么？3.有哪些影响会议效率的要素？三、会后的善后落实1.会场整理2.会议文书处理与归档3.督查落实第二节大型会议中秘书的会务工作建立会议的秘书工作机构拟定会议议程、日程提供会议地点备选方案布置会场和安排座次发布会议信息安排会议食宿邀请嘉宾准备会议资料、用品安排会议礼仪服务检查会议常用视听设备大型会议略举：1.头脑风暴：“让核桃自动裂开”。2.2007.11.24-30日，上海九州通在“缘园”休闲中心，隆重举行了“钻石级供应商”总经理围桌会。3…….主办方决定在浙商大会期间同期举办一个浙商投资博览会。4.首届“夏季达沃斯”年会（世界经济论坛成长峰会——全球成长型企业年会）中“两人桌”计划在参会人员中正式启动。一、会前准备工作（一）建立会议的秘书工作机构：大会主席团、大会秘书处、大会办公室或会务组等。下设：会务组、资料组、组织组、后勤服务组（若干）等。（二）设计预案会议议程、日程的区别：①会议议程是对所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排。议程一旦确定，就不应调整。②会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。会议日程在时间、地点、人员等问题上若有变化，可相应调整。会议议程样本（三）提供会议地点的备选方案1.会议地点选择的要求交通便利会场环境不受外界干扰要有良好的设备配置（与会者来源和会议类型：位于市中心、市郊；商务型酒店、度假型酒店）2.对会议地点进行确认（四）布置会场和安排座次1.会场布置：主席台设置、座位排列、会场花卉陈设等2.主席台座次和场内座次职位最高者（主席）居中，然后以右为上、由前至后的顺序依次排列。主持人位置座次编制成表放置姓名台签（五）发布会议信息会议信息内容工作程序：1.传递会议通知信息2.分发传递会议文件3.沟通传递会议有关情况收集——筛选——加工——审核——发布（六）安排会议食宿（七）邀请会议嘉宾注意确认环节；注意邀请的礼节（八）准备会议资料、会议用品齐全、周到（九）安排会议礼仪服务要求：突出重点；从小处着手；尽量满足合理要求。（十）检查会议常用视听设备二、会中服务P.89-91（一）组织会议签到工作（二）接待采访会议的新闻媒体（三）做好会议的记录工作和简报工作会议记录的要求：速度快真实性：准确、清楚、突出重点资料性会议简报：结构：报头、报核、报尾|标题、导语、主体要求：真实准确、短小精悍、快速、生动活泼（四）收集会议信息1.收集会议信息的要求：齐全、及时、准确、有效2.提供会议信息服务会议活动的始终都会形成和利用信息，要充分开发利用信息，主动服务，提高会议工作水平。（五）反馈会议信息要求：目的明确；点面结合，正负反馈结合；适时适量适度。工作程序：1.筹备之初布置2.建立和选择搜集主要渠道3.确定反馈周期及时汇报4.反馈信息落实例子：发布会:电子技术发展与人才培养高峰论坛在京召开……在此次高峰论坛中，来自中国工程院刘韵洁院士对物联网技术的发展及对人类生活的影响做了相关演讲，来自联想研究所的杜晓黎副院长对云计算与数字时代进行了深入的剖析，赛迪顾问股份有限公司李珂副总裁也对下一代信息技术产业发展进行了展望。另外，论坛还邀请到了日本早稻田大学的朱伟德特别研究员分享日本大学生学习与创业经验。在论坛的高峰对话环节，中华英才网、北京融道融和投资、日本早稻田大学的专家学者还对学生关注的电子技术发展与大学生创业问题进行了热烈的探讨。同时，论坛联合全球知名电子元器件企业村田制作所为高校学生展示拥有先进电子技术的村田顽童机器人也成为此次论坛的一大亮点。三、会后落实（一）会议文件的收集整理1.需收集的文件资料2.会议文件的立卷归档基本原则：一会一案收集——甄别整理——分类归卷（内容问题、时间）——组卷一式三份,归档移交档案部门（第二年上半年）（二）会议纪要的内容和要求会议纪要的印发范围是根据会议的性质和纪要的内容来确定的。要按印发范围和查看等级分发。（一）会议纪要写法要求读（会议文件）——记（会议记录）——听（与会者发言）——想————写（二）会议纪要与会议记录的差别1.性质不同。会议记录是讨论发言的实录，属事务文书；会议纪要只记要点，是法定行政公文。2.功能不同。会议记录只作资料存档，无须传达或传阅；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。（三）会议经费结算的方法会议经费结算要依据会前经费预算。P93.会议成本＝2A.B.T(A,每小时平均工资的3倍；B，参加会议的人数；T，以小时计算的开会时间）……发票要加盖单位财务印章和发票专用章（四）跟踪反馈落实会议精神1.会议决定事项的传达准确、及时、到位2.会议决定事项的催办与登记制度发文催办卡片3.会议决定事项的反馈例.第六届“泛珠三角”区域水利发展协作会议在厦门召开本次会议主题是“贯彻落实中央1号文件，深化区域水利发展协作”…….……取得了显著成绩…...岳中明主任就“泛珠三角”区域水利发展协作提出了五点建议：…….（五）传达落实会议决策传达动员分解任务互相沟通操作控制效益考核例.泛珠区域讨论水利发展协作…….今年我省水利着重抓好福建大水网规划、策划水利重大骨干项目、组建水利投融平台、研究出台相关配套政策等工作，水利投入大幅增加。截至11月底，我省已到位中央资金36亿元，比去年同期增长50%。例：会后会场整理……会议主办方广州天地公司的总经理秘书王小姐与酒店服务人员一起整理会场……手提电脑、席卡、会议资料……准备带回公司。服务人员则协助将话筒、鲜花收好，将会标、通知牌、方向标等予以销毁。……接着秘书小王与酒店结清了租借会议厅的开支费用……回公司后，小王将会议纪要整理打印交总经理过目后复印，分发至双方公司中层领导人员，自己做了分发记录的备份。思考题：总经理秘书王小姐在会后整理会场的过程中依序做了哪些事？