第5章饭店管理信息系统规划与建设

第5章饭店管理信息系统规划与建设本章导读饭店管理信息系统的建设是一项耗资大、历时长、技术复杂、牵涉部门多的复杂系统工程。为此，必须做好总体规划。同时，还要确保开发过程中各个阶段任务的顺利实现。本章讲解了饭店管理信息系统的规划与建设方面的相关内容，包括信息系统总体规划的重要性、任务、内容、步骤，信息系统开发的方式、方法、主要阶段及其任务，其中重点介绍了结构化系统开发的整体流程，当前国内外主要饭店管理软件的介绍，同时说明了饭店在选取相关软件时应该遵循的基本原则，以及饭店信息管理系统外包的注意事项。学习目标知道信息系统总体规划的重要性了解信息系统发展的诺兰阶段模型掌握饭店信息系统总体规划的内容知道信息系统开发的任务、特点和原则熟悉信息系统开发的方式及其各自特点了解结构化信息系统开发方式的生命周期掌握饭店管理信息系统的整体开发流程知道HMIS软件的选购原则和评价方法了解当前国内外主要的饭店管理软件理解饭店信息系统外包的含义及其优缺点内容提纲5.1饭店信息系统的总体规划5.2信息系统建设相关知识概述5.3饭店管理信息系统的开发流程5.4饭店管理信息系统的选购策略5.5饭店信息系统的外包管理5.1饭店信息系统的总体规划饭店信息系统的开发是一项耗资大、历时长、技术复杂、牵涉部门多的复杂系统工程，无论从信息系统本身还是从其开发过程来看，都必须要做好一个总体的战略规划。只有这样，才能保证开发出来的系统具有良好的整体性、较高的适应性、较好的可靠性，同时可以缩短开发周期，节省开发费用，确保系统开发的顺利成功。5.1.1信息系统总体规划的基本知识1.信息系统总体规划的重要性如果没有进行MIS规划或规划不合理，不仅造成开发过程的直接损失，由此而引起的企业运行不好的间接损失更是难以估计。人们通常认为，假若一个操作错误可能损失几万元，那么一个设计错误就可能损失几十万元，一个计划错误就可能损失几百万元，而一个规划错误的损失则可能达到千万元，甚至上亿元。一个科学合理的系统规划是系统开发成功的前提，因此，要把信息系统的规划放到重要的战略位置上，引起足够的注意。2．信息系统总体规划的任务信息系统的总体规划是组织针对信息系统的建立和发展所作的一种战略性计划。除了具有一般战略性计划的属性外，信息系统总体规划还应该有以下的任务：（1）使信息系统的发展与组织整体计划相协调。（2）为信息系统的开发提出方向，保证开发工作支持组织的目标。（3）合理地分配资源，确定开发的优先次序。（4）保证系统的一体化和开发工作的协调性，避免没有统一规划的“各自为战”、局部优先以及联合各自开发的应用系统时所引起的不必要的费用。（5）为负责系统开发的人员，包括项目开发的负责人员和信息系统方面的高层管理人员的绩效考核提供质量标准和控制机制。（6）为信息系统人才的获得和人才开发提供一种基础，使组织明确对信息系统人员的数量和质量方面的需求是什么。（7）保证信息系统能自动调整，为组织提供有效的支持。3．信息系统总体规划的内容概括起来，信息系统总体规划包括以下几个方面的内容：（1）组织的整体战略目标、政策和约束、计划和指标的分析。（2）管理信息系统的目标、约束、总体结构以及计划指标的分析。（3）单位现状的分析，包括业务流程的现状，目前使用的信息系统的现状等。（4）准备开发的应用系统的功能结构，信息系统的组织、人员、管理和运行。（5）信息系统的效益分析和实施计划（开发计划、培训计划、资金需求计划等）。（6）对影响规划的信息技术（硬件技术、网络技术和数据处理技术等）发展的预测。4．信息系统战略规划的步骤5．信息系统战略规划的组织首先，在进行信息系统总体规划时，高层管理者必须积极参与。另外，信息系统规划工作还需要成立一个责权明确的领导小组。它在组织的最高层管理者的直接管理者下，由一名负责全面规划工作的信息资源规划者和一个核心小组所组成，并通过一批用户分析员和广大的最终用户相联系。核心小组和用户分析员应该是脱产地从事总体规划工作，而广大的最终用户则是临时性或短期的参与规划工作。全部规划工作应由强有力的核心小组来完成。5.1.2信息系统发展的规律模型预算费用诺兰阶段模型：1980年，把信息系统的成长过程划分为如图5-2所示的六个不同阶段。5.1.3饭店信息系统总体规划的内容和步骤1．初步调查信息系统初步调查的目的是明确系统目标，通过初步调查，收集相关信息，用以进行可行性分析。实际操作时，初步调查从饭店内部系统的实际需求出发，调查和研究饭店基础数据管理工作对于支持将要开发的信息系统的可能性，饭店管理现状和现代化管理的发展趋势，现有的物力、财力对新系统开发的承受能力，现有的技术条件以及开发新系统在技术上的可行性，管理人员对新系统的期望值以及对新系统运作模式的适应能力等。初步调查的方法可以采用直接调查法，也可以采用间接调查法或者类比调查法等。2．可行性分析可行性分析的任务是明确应用项目开发的必要性和可能性。其中：必要性来自对待开发系统的迫切性，而可能性则取决于实现应用系统的资源和条件是否具备。具体来说，可行性分析的主要内容包括：（1）管理上的可行性（2）技术上的可行性（3）经济上的可行性（4）社会适应可行性5.2信息系统建设相关知识综述信息系统开发是信息系统建设中最重要、必不可少的工作。信息系统开发的成败，直接决定着信息系统的应用效果。本节介绍了信息系统开发的任务、特点、原则和策略。5.2.1信息系统建设的任务和特点信息系统开发的任务，就是开发一个能满足用户需要、功能完整、高效运转并有力支持管理决策目标的、具有先进技术的系统。信息系统的开发具有以下特点：1．信息系统的开发动力来自需求牵引2．信息系统开发的前提是科学合理的管理3．信息系统的开发策略要因地制宜地选取4．组织的管理模式、组织形式和运行机制决定信息系统的结构和功能5．信息系统开发的需求投资巨大5.2.2信息系统建设的原则和策略1．信息系统开发的原则信息系统的开发，需要满足以下几个基本原则：（1）实用性原则（2）系统性原则（3）符合软件工程规范的原则（4）逐步完善,逐步发展的原则2．开发信息系统的策略信息系统开发有以下两种策略：（1）“自下而上”的开发策略“自下而上”的开发策略就是从现行系统的业务状况出发，先实现一个个具体的功能，逐步地由低级到高级建立信息系统，也就是先实现数据处理，再增加管理控制。一些组织在初装和蔓延阶段，常常采用这种开发策略这种策略可以避免大规模系统运行不协调的危险，不周密，但是由于缺乏从整个系统出发考虑问题，随着系统的进展，往往要作许多重大修改，甚至重新规划、设计。（2）自上而下”的开发策略“自上而下”的开发策略从整体上协调和规划，由全面到局部，由长远到近期，从探索合理的信息流出发来设计信息系统。这种开发策略要求很强的逻辑性，因而难度较大，但是它是一种重要的策略，是信息系统走向集成和成熟的要求。因为，整体性是系统的基本特性，虽然一个系统由许多子系统组成，但是它们又是一个不可分割的整体。5.2.3信息系统建设前的准备工作1．信息系统顺利开发应满足的条件一个单位开发信息系统要想成功，需要满足以下基本条件：（1）领导重视，业务人员积极性高；（2）必须有建立信息系统的实际需求和迫切性；（3）必须要有一定的科学管理基础；（4）有必要的投资保证，并能提供系统维护人员的编制和维护费用；（5）管理人员知识结构应满足系统建设需要；（6）管理中需要的各种基础数据要齐全规范。2．管理信息系统开发前的准备工作为了满足以上条件，单位在开发信息系统之前，首先需要做好以下准备工作：（1）统一思想，达成共识（2）作好管理的各项基础工作（3）作好开发方式的准备（4）作好组织机构和技术人员的准备5.2.4信息系统建设的方式信息系统开发的方式很多，不同的单位应该根据自己的实际情况，选择合适的方式。1．自行开发2．委托开发3．合作开发4．购买现成软件包5.2.5管理信息系统开发的生命周期结构化系统开发方法的基本思想是运用系统的思想和系统工程的方法，按照用户至上的原则，结构化、模块化、自顶向下对系统进行分析与设计。用结构化系统开发方法一个信息系统时,需要将整个开发过程划分为首尾相连的五个阶段,即一个生命周期，如图5-3所示。1．系统规划根据用户的系统开发请求，对用户单位的环境、目标、现行系统的状况进行初步调查，明确问题，确定系统目标和总体结构，对建设新系统的需求做出分析和预测，然后考虑建设新系统所受的各种约束，研究建设新系统的必要性和可能性，进行可行性论证；并最终生成可行性分析报告和系统设计任务书。2．系统分析系统分析阶段也叫逻辑设计阶段，主要根据系统任务书所确定的范围，对现行系统进行详细调查，描述现行系统的业务流程，指出现行系统的局限性和不足之处，确定新系统的基本目标和逻辑功能要求，即提出新系统的逻辑模型，最终生成系统分析说明书文档。3．系统设计系统设计阶段，主要是根据系统分析说明书中规定的功能要求，考虑实际条件，具体设计实现逻辑模型的技术方案，即设计新系统的物理模型。包括总体设计和详细设计两个步骤，主要工作内容有总体结构设计、代码设计、数据库（文件）设计、输入/输出设计、模块结构与功能设计，另外，在该阶段还要根据总体设计，配置与安装部分设备，进行试验，最终给出系统设计说明书。4．系统实施在本阶段，需要将设计的系统付诸实施。主要工作包括：购置、安装、调试计算机等设备，编写程序，调试程序，人员培训，数据文件转换，系统调试，系统转换，系统试运行。5．系统运行与维护在本阶段，需要进行系统的日常运行管理，并记录系统的运行情况；还要根据一定的规格对系统进行必要的修改，评价系统的工作质量和经济效益。评价、监理、审计，修改、维护、局部调整是本阶段的主要任务，如果出现不可调和的大问题时，进一步提出开发新系统的请求，旧系统生命周期结束，新系统诞生，构成系统的一个生命周期。5.3饭店管理信息系统的开发流程本节以结构化开发方法为例，介绍HMIS的开发流程，主要讲解系统分析、系统设计与系统实施三个阶段，系统规划内容5.1节已经介绍，而系统运行和维护将到第6章讲解。5.3.1饭店管理信息系统的系统分析1.系统分析的主要任务系统分析主要解决系统“做什么”这一问题。其主要任务包括以下几项。（1）详细调查（2）用户需求分析（3）提出新系统的逻辑模型（4）编写系统分析说明书系统分析常用的图表工具图表名称图表用途组织机构图描述用户单位的组织机构设置情况及其隶属关系管理功能图采用层次结构方式介绍有关组织的具体管理功能业务流程图表格分配图描述具体业务的处理流程（输入、处理和输出）数据流程图描述相关业务的信息处理流程（来源、加工、存储、去向）数据字典描述业务流程中各种数据的详细信息判断数判断表结构化英语具体地描述业务处理过程种的加工处理方法2.系统详细调查系统分析的第一步就是做好详细调查，其主要目的是深入了解系统的处理流程，完整掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，最终确定用户需求。详细调查是系统分析与设计的基础，它对整个开发工作的成败起着决定性的作用。详细调查中必须要求用户积极参与，整个调查过程由使用部门的业务人员、主管人员和设计部门的系统分析人员、系统设计人员共同进行详细调查的基本原则第一，自顶向下全面展开。系统调查应严格按照自顶向下的系统化观点全面展开。第二，弄清各项管理工作存在的必要性。组织内都的每一个管理部门和每一项管理工作，都是根握组织的具体情况和管理需要而设置的。第三，采用工程化的工作方式。对于一个大型系统的调查，一般都由多个系统分析人员共同完成。所谓工程化的方法就是将每一步工作事先都计划好，对多个人的工作方法和调查所用的表格、图例都进行规范化处理，以使群体之间都能互相沟通、协调工作。第四，全面铺开与重点调查相结合。开发整个组织的综合性管理信息系统要开展全面的调查工作。但如果近期内只需开发组织内某一局部的信息系统，这就必须坚持全面铺开与重点调查相结合的方法。第五，主动沟通、亲和友善的工