移动运营商集采流程

移动运营商集采流程（培训资料）目录1.移动运营商物资采购的基础流程2.采购流程的组成阶段及大致工作时间3.采购流程中运营商在各个阶段工作的要点4.采购流程中运营商参与的各个部门及其职责细分3移动运营商物资采购与管理基础流程总部需求采购流程省分需求采购流程描述输入/输出负责部门采购需求/采购合同、物资到货•适用范围：属于总部直接投资/费用的项目，总部相关专业部门作为采购需求部门，负责编制采购需求表并提交总部物资采购与管理部属于省级分公司投资/费用，但由总部直接管理、可合并各省需求统一采购的项目，总部相关专业部门作为采购需求部门，负责编制采购需求表并提交总部物资采购与管理部物资采购与管理部采购需求/采购合同、物资到货•适用范围：省级分公司投资/费用中属于总部采购权限的独立项目，省级分公司作为采购需求部门，负责编制采购需求表并提交总部物资采购与管理部，总部相关专业部门参与采购需求的审核物资采购与管理部流程名称物资采购与管理负责部门物资采购与管理部描述采购需求部门负责采购前期工作，包括提出采购需求和编制技术规范书等；物资采购与管理部牵头组织采购准备、采购谈判、采购决策、采购合同签署、到货与付款，整体管控采购流程；纪检部门监督采购全过程；相关专业部门视具体情况，配合采购部门参与采购实施。采购订单流程采购需求/采购合同、物资到货•适用范围：属总部需求/省分需求采购的子流程，若采购需求物资属框架协议确定的物资，由总部/省分物资采购与管理部直接生成采购订单，通知供应商发货，并组织到货物资采购与管理部采购流程的五个阶段•编制采购方案•相关部门审核•公司领导批准1.采购需求阶段•提出采购需求•组织编制技术规范书采购需求表项目信息需求物资采购预算2.采购准备阶段•编制采购方案•相关部门审核•公司领导批准采购方案审批表（表一）项目信息需求物资采购预算采购方案3.采购谈判阶段•技术、商务谈判•价格谈判4.采购决策阶段•起草决策建议•相关部门审核•公司领导批准•发出中选通知采购结果审批表（表二/三）报价结果综合排序中选供应商、采购量、区域建议5.采购合同签署与执行阶段•合同小签、大签•组织到货•组织付款开始总公司物资采购与管理部总公司采购需求部门总公司相关部门总公司需求采购流程－采购需求阶段与采购准备阶段评审采购方案会签是否重大项目会签采购方案审批表是否总裁办公会评审采购方案主管需求部门公司领导签批主管物资采购与管理部公司领导签批总经理签批采购准备阶段下接采购谈判阶段参与采购需求阶段采购需求表提出采购需求采购方案审批表起草采购方案审批表注：总公司采购需求部门包括网络建设部、移动网络公司网络建设部、运行维护部、移动网络公司运维部、管理信息系统部、业务支撑系统部、产品创新部、电子渠道中心等相关部门有无库存是库存调拨流程订单流程是否否有无框架协议5个工作日10－15个工作日总公司物资采购与管理部谈判小组总公司需求采购流程－采购谈判阶段接收应答文件采购谈判阶段组成谈判小组技术商务谈判发报价通知价格谈判确定配置清单下接采购决策阶段上接采购准备阶段询价文件发询价文件10－15个工作日总公司物资采购与管理部总公司采购需求部门总公司相关部门总公司需求采购流程－采购决策阶段评审决策建议参与是否重大项目相关部门会签是否主管需求部门公司领导签批主管物资采购与管理部公司领导签批总经理签批会签采购决策阶段相关部门会签主管需求部门公司领导签批主管物资采购与管理部公司领导签批总经理签批董事长签批发中选通知上接采购准备阶段下接采购合同签署及执行阶段采购结果审批表汇总结果，起草采购结果审批表5－10个工作日省级分公司总公司需求采购流程－合同管理流程组织设备到货结束上接采购决策阶段总公司下发采购结果和集中签约通知采购合同签署及执行阶段采购合同签署与执行阶段（方式二：集中分签采购合同）15－20个工作日到我方合同大签为止组织合同付款接收入库，出库配送工程建设流程提出验收报告合同预付款与到货款工程初终验款省级分公司/总公司*总公司需求采购流程－项目A物资需求结束上接采购决策阶段总公司下发集中采购结果框架协议小签合同管理流程（框架协议）……项目B物资需求项目X物资需求订单结束订单结束订单结束订单开始订单开始订单开始注：采购订单流程适用于省级分公司/总部项目需要的框架协议物资采购采购合同签署及执行阶段采购合同签署与执行阶段（方式三：统签框架协议）15－20个工作日到我方合同大签为止采购订单流程采购订单流程采购订单流程开始总公司物资采购与管理部省级分公司总公司相关部门省分公司需求采购流程－采购需求阶段采购需求阶段是否总部集采范围是否下接采购准备阶段采购需求表省级分公司专业部门提出采购需求表采购需求表省级分公司物资采购与管理部处理采购需求表采购需求表省级分公司授权领导审核采购需求表接收处理省级分公司采购需求是否总公司操作是否授权省公司操作否是库存调拨流程省级分公司采购流程是否订单流程有无库存有无框架协议参与审批5个工作日总公司物资采购与管理部总公司相关部门省分需求采购流程－采购准备阶段评审采购方案会签是否重大项目会签采购方案审批表是否总裁办公会评审采购方案主管专业部门公司领导签批主管物资采购与管理部公司领导签批总经理签批下接采购谈判阶段上接采购需求阶段省级分公司参与采购准备阶段采购方案审批表起草采购方案审批表10－15个工作日总公司物资采购与管理部谈判小组省分需求采购流程－采购谈判阶段接收应答文件采购谈判阶段组成谈判小组技术商务谈判发报价通知接收报价/价格谈判确定配置清单下接采购决策阶段上接采购准备阶段发询价文件发询价文件10－15个工作日总公司物资采购与管理部省级分公司总公司相关部门省分需求采购流程－采购决策阶段评审决策建议参与是否重大项目相关单位会签是否主管专业部门公司领导签批主管物资采购与管理部公司领导签批总经理签批会签采购决策阶段相关单位会签主管专业部门公司领导签批主管物资采购与管理部公司领导签批总经理签批董事长签批发中选通知上接采购谈判阶段下接采购合同签署及执行阶段采购结果审批表汇总结果，起草采购结果审批表5－10个工作日省级分公司省分需求采购流程－合同管理流程组织设备到货结束上接采购决策阶段总公司物资采购与管理部下发采购结果和集中签约通知采购合同签署及执行阶段采购合同签署与执行阶段（分签采购合同）15－20个工作日到合同大签为止组织合同付款接收入库，出库配送工程建设流程提出验收报告合同预付款与到货款工程初终验款采购订单流程－采购需求与订单签署阶段开始总公司/省物资采购与管理部总公司/省/市采购需求单位供应商采购部授权领导审批采购订单签署阶段采购需求阶段采购需求表提出采购需求采购订单直接生成采购订单注：为提高采购效率，各级公司应建立基于框架协议下的订单授权机制，原则上应一次性授权采购部门根据审批后的采购需求直接与供应商签订采购订单，应一次性授权采购部门据采购订单直接与供应商签订采购结算单。有无库存是库存调拨流程采购流程是否否有无框架协议2-5个工作日接收确认盖章反馈发出采购订单接收2-5个工作日下接订单执行阶段采购订单流程－采购订单执行阶段总公司/省物资采购与管理部总公司/省/市采购需求单位供应商采购订单执行阶段定期/分批汇总采购订单，制订采购结算单物流部门接收入库，出库配送工程建设流程结束上接订单决策阶段发货确认提出付款申请相关部门审核，财务付款方式一：定期结算单付款方式二：直接对单个订单付款提出验收报告工程初/终验付款依据*对于基于采购订单模式的物资，可根据框架协议的约定，付款可不与工程建设进度挂钩，直接分时间段付款注：为提高采购效率，各级公司应建立基于框架协议下的订单授权机制，原则上应一次性授权采购部门根据审批后的采购需求直接与供应商签订采购订单，应一次性授权采购部门据采购订单直接与供应商签订采购结算单。采购需求阶段要点1、采购需求阶段由采购需求部门牵头负责2、启动采购需要具备如下条件之一（1）同层级签报或管理层会议纪要（2）可研批复（3）费用预算批复（4）绿色通道批复对于纳入移动运营商的年度集中采购计划的采购，都依据计划安排启动采购3、采购需求表的主要内容（1）项目信息（2）需求物资（3）采购预算等4、对于省级分公司的需求，集团公司根据公司实际情况和发展需要，可对各省上报的设备数量进行适当调整采购准备阶段要点1、采购准备阶段由物资采购与管理部牵头组织，采购需求部门配合，编制采购方案2、采购方案的主要内容包括采购方式、供应商范围、评价方法、价格公式模版、报价方式、供应商中选原则、合同关键条款等3、采购方案根据审批权限，由相应层级会议或授权领导审批后执行采购方案可根据项目金额、项目性质等因素分为重大项目和一般项目两类，重大项目采购方案须经相应层级会议审批；一般项目采购方案，包括按照集中采购框架协议执行的订单采购、扩容采购等，可适当简化审批程序总公司重大项目的定义（1）集团集中采购项目（2）全国性新建项目（3）主体公司3000万元以上项目（4）移动网络公司1亿元以上项目以上均不包含按照集中采购结果执行的项目（如扩容、订单采购）采购谈判阶段要点1、采购谈判阶段由物资采购与管理部牵头，采购需求等相关部门参与，组成谈判小组，纪检部门监督，依据采购方案组织进行2、采购谈判可分为两阶段实施（1）技术、商务谈判，确定配置清单（2）价格谈判3、谈判小组成员组成（1）总公司需求采购流程•总公司物资采购与管理部、总公司需求部门、总公司相关专业部门•总公司纪检部门•总公司其它相关部门、相关省分公司（2）省分需求采购流程•总公司物资采购与管理部、省级分公司物资采购与管理部，总公司专业部门、省级分公司专业部门•总公司或省级分公司纪检部门•总公司/省级分公司其它部门采购决策阶段要点1、采购决策阶段由物资采购与管理部牵头组织，依据采购方案和谈判结果提出决策建议，提交审批2、采购决策建议的主要内容（1）采购过程汇报（2）报价结果、综合排序（3）中标供应商与采购量、区域分配建议采购合同签署与执行阶段要点1、统签合同方式采购合同签署与执行阶段由物资采购与管理部牵头，采购需求部门、财务部门、法律部门等配合，组织合同小签、大签、到货和付款等相关事宜（1）采购需求部门负责技术及配置部分小签，物资采购与管理部负责商务部分小签（2）物资采购与管理部发起合同审签，法律部门、采购需求部门、财务部负责审核（3）对于骨干网备品备件、仪器仪表设备采用统谈统签的方式，付款方式视具体情况定2、集中分签合同方式物资采购与管理部牵头组织省级分公司集中分签采购合同，具体合同执行由省级分公司负责3、统签框架协议方式框架协议签署由物资采购与管理部牵头，采购需求部门、财务部门、法律部门等配合，组织框架协议小签、大签。公司总部/各省级分公司根据各项目的需求物资，引用框架协议直接签署订单/简式合同。框架协议的签署分工：（1）采购需求部门负责框架协议技术及配置部分小签，物资采购与管理部负责商务部分小签（2）物资采购与管理部发起框架协议审签，法律部门、采购需求部门、财务部负责审核4、对于运行维护部提出的、由各省级分公司组织到货、付款的采购项目，由各省分公司的物资采购与管理部在到货、付款后将相关信息反馈总部物资采购与管理部，并抄送运行维护部。5、对于总部统谈统签的合同，物资采购与管理部在合同双方正式签订后个14工作日内下发各省分公司。6、物资采购与管理部要及时整理采购过程文件，并依据相关规定交档案管理部门归档备查。7、资本性支出类合同应按工程项目进行管理，合同履行及支付以工程项目流程即到货、工程初验、工程终验等为依据。22采购流程中主要运营商参与的部门及其职责细化主要参与部门职责细化物资采购与管理部•整体管控采购流程•牵头组织采购准备、采购谈判、采购决策和采购合同签署•牵头组织合同到货与付款相关事宜采购需求部门纪检部门•负责采购需求及前期工作，提出采购需求，编制技术规范书•配合采购部门，参与采购准备、采购谈判、采购决策、采购合同签署•监督采购全过程相关专业部门•根据项目具体情况，配合采购部门，参与采购实施