【企业管理】物美集团任务执行和督办工作指南_

1物美集团任务执行和督办工作指南一、目的主要是为了在物美集团建立高效的执行文化，真正落实做实做细的经营理念。督办的对象集团主要针对集团的行政，也即集团七个部门总监和四个业态总经理，集团总裁的督办和监督由集团董事长负责。其余管理人员的执行督办由各行政首长负责。二、流程图这个流程图描述的是比较简单的任务执行和督办程序，消耗的成本不大，效果明显，但数量分析能力不足，实时监控能力欠缺，仍不可避免可能有人滥竽充数。随着物美管理技术更新，管理工具升级，管理体系完善和责权一致水平的提高，可以在这个管理体系上进行升级，提高精耕细作水平。这套管理体系能否有效，首先取决于各级行政首长的重视和鼎力支持，然后是训练有素，勤恳敬业的督办人员（至少需要两名）。2任务执行和督办流程图任务形成：公司战略、年度计划、年度预算、目标责任书、授权文件、项目任务书例行工作：年度计划分解上级工作指令：指令单会议决议：PDCA循环任务单：目标、验收标准、预算、完成时间、执行人、监督人、考核人、奖惩办法任务分解成步骤：目标分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价等等。执行过程：工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、任务完成总结报告、年度工作报告、述职报告督办：任务清单、会议纪要、会议决议、工作指令、PDCA报告、工作日志、督办报告反馈：任务执行情况和改进建议人力资源部门：绩效考核任务准备：组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急计划、放弃条件3三、相关各方职责1.集团总裁：a.拟定各种会议议题、议程、议案，引导公司业务执行年度工作方针，（包括长期目标和短期目标的权衡；各目标的排序；重点工作和工作次序），用逐月逼近的方法完成年度工作计划和实现年度工作目标;b.审定会议纪要，用以鞭策、协调、指挥、控制各部门，使之按计划按时、保质、保量完成任务，并实现部门协同；c.逐一批复各部门和各单位的周、月、年PDCA报告，以及时掌握运营情况，找出工作中问题，决定下一循环的任务或下一阶段工作重点、行动方向和步骤，并及时向下属单位发出工作指令；d.定期巡查下属部门，深入与各级员工座谈或一对一恳谈，发现问题，监督完成任务；e.安排、组织、准备、主持各种会议，控制会议进程，形成各种决议，组织实施决议，监督和稽查决议执行进度、效果和质量。2.行政首长（执行人）：a.全面预算管理的落实（实现每月报上月预算执行情况报表和分析、本月预算申请表、资产负债表、损益表、现金流量表、成本核算表、财务分析报告和成本分析报告。）；b.ＰＤＣＡ循环全面推广（实现每周提交周ＰＤＣＡ报告。行政首长对本单位工作进度、工作质量、运营成本、经营业绩实现实时监控。）；4c.成本计划的审定制度化（做到月汇总成本报表提交和执行情况分析。）；d.储备基金，定额库存资金计划的审定制度化（做到月库存汇总表提交和库存分析报告。并不定期抽查库存和监督盘点。）；e.不定期对本单位各项业务计划的进度进行审核，核实其工作报告的真实性。（包括不定期对各项收入，支出的凭证和帐表进行审核；审核各项摊提，折旧；审核应收应付，预收预付帐项的处理；审核存货估价方法；审核各项费用分配方法；财产购置和处置的申请和审核；有关采购定价与销售等的审核；是否越权采购，越权定价，越权购置固定资产，越权处置资产。抽查合同的事前审查，咨询，登记和执行的追踪管理。应收帐户的监控和月报分析。）3.督办人：a.打印、分发工作指令和办公会议议题并取得回执；b.参加集团办公会议并作会议记录；c.收集会议发言稿和其他资料并存档；d.草拟会议纪要，待集团总裁修改后打印并分发；e.分发会议决议和与执行人共同形成任务单，取得回执；f.追索行政首长的年、月、周工作计划，及时转报集团总裁，并把批复意见及时回报给行政首长。g.每天一次与任务执行人联系，了解工作进展和存在问题，并每天为每一个任务执行人记工作日志，紧急情况立即向集团总裁报告；h.每周向集团总裁提交每一个执行人的任务督办报告，并同时向任5务执行人和制度管理部总监转送；i.每月向集团总裁和人力资源部提交任务执行情况和改进建议，并同时向任务执行人和制度管理部总监转送。4.考核人：按物美集团现行程序进行绩效考核。四、程序和方法1．例行工作：年度计划分解（1）。集团总裁下发公司战略、年度计划、年度预算、目标责任书、授权文件、项目任务书。（2）。执行人（行政首长）根据上述文件，拟订年度计划分解方案（包括年度预算、月度工作计划、月度预算、周工作计划、周预算）。（3）。督办人索取执行人的年度计划分解方案，并报集团总裁批准。（4）。根据集团总裁批复意见，督办人与执行人共同形成任务单（包括年度任务单、月度任务单、周任务单），并分发相关人员（集团总裁、人力资源部总监、制度管理部总监、计划财务部总监等等。）督办人、考核人、执行人人手一份。任务单包括目标、验收标准、预算、完成时间、执行人、监督人、考核人、奖惩办法等等。（5）。执行人把任务分解成步骤，包括目标的时间和岗位分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价等等。（6）。执行人进行任务准备，包括组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急计划、放弃条件。（7）。执行人对任务执行过程进行制度性报告（由督办人人盯人追6索），包括工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、任务完成总结报告、年度工作报告、述职报告等等。（8）。督办人每日实行人盯人至少一次对执行人进行任务进度追问，并对任务督办情况进行汇报，包括督办工作日志、督办报告（周、月、年）。（9）。督办人对任务进展和存在问题进行向集团总裁、执行人、考核人进行反馈，包括任务执行情况和改进建议（10）。人力资源部门按物美绩效考核办法进行绩效考核2．上级工作指令（1）。集团总裁负责牵头制定公司战略、年度计划、年度预算、目标责任书、授权文件、项目任务书。（2）。集团总裁根据上述文件、集团运营情况、调查资料、自己对公司发展方向的把握，向有关执行人（行政首长）下达工作指令，指令包括：a.目标（市场占有率，销售收入，毛利，来客数，客单价，费用，同比，达成率等等定量描述。）；b.任务执行要点；c.任务准备要点；d.任务展开展开要点；e.人员部署；f.行动步骤；g.放弃任务的前提条件；7h.时间表；i.预算表。（3）。督办人根据工作指令，制定详细督办计划，报集团总裁批复。（4）。根据集团总裁批复意见，督办人与执行人共同形成任务单（包括年度任务单、月度任务单、周任务单），并分发相关人员（集团总裁、人力资源部总监、制度管理部总监、计划财务部总监等等。）督办人、考核人、执行人人手一份。任务单包括目标、验收标准、预算、完成时间、执行人、监督人、考核人、奖惩办法等等。（5）。执行人把任务分解成步骤，包括目标的时间和岗位分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价等等。（6）。执行人进行任务准备，包括组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急计划、放弃条件。（7）。执行人对任务执行过程进行制度性报告（由督办人人盯人追索），包括工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、任务完成总结报告、年度工作报告、述职报告等等。（8）。督办人每日实行人盯人至少一次对执行人进行任务进度追问，并对任务督办情况进行汇报，包括督办工作日志、督办报告（周、月、年）。（9）。督办人对任务进展和存在问题进行向集团总裁、执行人、考核人进行反馈，包括任务执行情况和改进建议（10）。人力资源部门按物美绩效考核办法进行绩效考核3．会议决议：PDCA循环8（1）。集团总裁负责牵头制定公司战略、年度计划、年度预算、目标责任书、授权文件、项目任务书。（2）。集团总裁根据各部门和各单位的周、月、年PDCA报告，巡查下属部门及与各级员工座谈或一对一恳谈所发现的问题，决定下一循环的任务或下一阶段工作重点、行动方向和步骤，并及时拟定各种会议议题、议程、议案，引导公司业务执行年度工作方针，（包括长期目标和短期目标的权衡；各目标的排序；重点工作和工作次序）。（3）。督办人根据集团总裁拟定的各种会议议题、议程、议案，分发各会议参加人，要求做好会议准备，并进行人盯人检查。（4）。根据会议决议，督办人与执行人共同形成任务单（包括年度任务单、月度任务单、周任务单），并分发相关人员（集团总裁、人力资源部总监、制度管理部总监、计划财务部总监等等。）督办人、考核人、执行人人手一份。任务单包括目标、验收标准、预算、完成时间、执行人、监督人、考核人、奖惩办法等等。（5）。执行人把任务分解成步骤，包括目标的时间和岗位分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价等等。（6）。执行人进行任务准备，包括组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急计划、放弃条件。（7）。执行人对任务执行过程进行制度性报告（由督办人人盯人追索），包括工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、任务完成总结报告、年度工作报告、述职报告等等。（8）。督办人每日实行人盯人至少一次对执行人进行任务进度追问，9并对任务督办情况进行汇报，包括督办工作日志、督办报告（周、月、年）。（9）。督办人对任务进展和存在问题进行向集团总裁、执行人、考核人进行反馈，包括任务执行情况和改进建议（10）。人力资源部门按物美绩效考核办法进行绩效考核五、主要表单1．工作计划格式2．工作指令格式3．PDCA循环格式4．会议准备清单格式5．会议纪要格式6．任务单格式7．立项报告格式8．可行性评估报告格式9．工作日志格式10．督办报告格式101．工作计划格式物美集团工作计划说明：计划是把把设想或企图具体化，变成可以操作的工作过程或工作程序，并根据这些可操作的过程分解任务到部门、岗位，同时分解到年、月、周，并根据这些任务特点选择任命合适的人才、并把这些人才组织成一支相互协同的队伍、并为完成任务而工作。确定目标（干什么）：目标的数量化：目标的阶段化：目标的约束条件：计划完成的标志：HOWDO:如何干主要执行方法设计：工作的流程设计：工作步骤和次序分解：工作突破口的选择（入手处）：各部门协同的要求和具体任务完成的时间控制：各部门的分工和资源分配：各部门的展开要点和注意事项：任务清单和PERT图：WHY:为什么能这么干上述方案的可行性评价：*财务评价NPV；IR；投资回收期；*风险评价：各种风险产生的可能，表现形式，前提条件，产生风险的关键部位（人、部门、岗位或硬件清单），风险出现的先行指标或预兆；各种风险出现的强度预估，破坏程度估计；风险防范和应急手段准备；承受风险的能力（风险概率×风险收益风险损失）*资源匹配的评价，（具有的人、财、物、网、信息资源是否满足方案要求，若不能，如何弥补。）*市场支撑能力评价（包括市场容量，市场的时空分布，市场的增长潜力，市场的竞争状况，市场的进出障碍和代价，主要竞争对手的实力和企图等等。）*竞争优势评价（包括凝聚力，对时机把握能力，对竞争对手的了解的程度，领导的智慧、诚信、品德、勇气、严谨，组织体系的效率和严密精干，人才培训的效率和水准，指挥体系的效率、简明扼要、专业水准和纠错的能力、及时反应能力，规章制度的健全、科学、严谨、简明、实用、完全执行率，操作规程和控制流程的科学、有效、完整、执行情况和执行水平，战略和战术水平。11WHEN:时间表和准备时间表工作进度表时间限制准备时间和程度：组织准备：*人员的招、试、训、聘；*组织设计；*授权；*责任明确；*奖惩考核制度；*业绩评价标准业务准备：*项目研究程度（种子阶段、成熟阶段、市场化阶段）；*市场开发程度（网络建设、销售策略、定价、广告、竞争对手）物质准备：*硬件准备（地、房、设备、技术、水、电、汽、运输）；*软件准备（程序、流程、经验、专利、IT、控制手段）财务准备：*现金；*授信；*储备的融资能力；*理财技术；*投资技术（评估、决策、执行、控制）关系准备：党、政、经、银、税、警、媒体等等市场准备：*前期调研；*市场宣传；*合作伙伴（供应商）；*储运安排；*行销通道；*结算体系；*结算办法；*结算银行；*应收管理；*回扣折扣政策；*付款奖励政策等等技术准备：*PERT图；*进度控制表；*日程表信息准