英语书信格式模板

MedicalEnglishWriting医学英语写作第十章医用函件(MedicalCorrespondence)英文书信的种类Contents英文书信的格式几种常用的信件英文书信的种类书信是一种应用非常广泛的应用文形式之一。英文书信的种类很多，但可以把它们归为两大类，一类是私人书信（personalletters），另一类是商务书信（businessletters），英文书信主要包括自荐信、申请信、邀请信、投诉信、证明信、感谢信、介绍信、说明书、推荐信、求职信、祝贺信等。一、信封的格式英文书信的格式BlockFormat(齐头式)IndentedFormat(右缩式)英文信封的格式LiYingWuhanUniversityMedicineSchoolNo.93DonghuRoad,WuchangWuhan,Hubei430071People’sRepublicofChinaProfessorLawerenceS.CohenYaleUniversitySchoolofMedicine333CedarStreetNewHaven,Connecticut06510U.S.A寄信人姓名和地址收信人姓名和地址StampBlockFormat(齐头式)英文信封的格式ZhaoMinSichunUniversityChengdu,Sichuan610041P.R.ofChinaMr.StevenChungNo.252,LongSt.SanFranciscoU.S.A寄信人姓名和地址收信人姓名和地址StampIndentedFormat(右缩式)英文信封的格式LiMingPekingUniversityBeijing100871SongLiWuhanUniversityMedicineSchoolNantong,Jiangsu226000Personal或Private(私函）Confidential(密函）Immediate或Urgent或Rush（急件）打印或书写AIRMAIL(航空)REGISTEREDMAIL(挂号)EXPRESS(快递邮件)PhotoEnclosed(内有照片)ReturnPostageGuaranteed(保付退还邮资)Introducing/Recommending/Tointroduce(兹介绍某人)注意事项英文信封的格式如信件需由某单位或某人转交给收信人，则需在收信人姓名下一行加上C/O(careof)后跟转交人的姓名地址。如宋力托李宇转交一封信给李明，信封格式为：LiMingC/OLiYuPekingUniversityBeijing100871SongLiWuhanUniversityMedicineSchoolNantong,Jiangsu226000英文地址的写法英文地址的写法和中文相反，口决：由小到大，分数行写。(号—弄—巷—路/街—城市—国家)号No.(Number)楼F(Floor)室Rm.(Room)弄Aly(Alley)巷Ln.(Lane)路Rd.(Road)街St.(Street)段Sec.(Section)大街,林荫道BLVD(Boulevard)医院HOSP(Hospital)区Dist.(District)县County市City大道Ave.(Avenue)省Province国家名…英文地址的写法地址的书写顺序是由小到大:第一行写寄信人的单位名称；第二行写寄信人的门牌号码，写街道名称;第三行先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，第四行写寄信人所在国家的名称。练习GeorgeWangwillwritealettertohispenpal,MikeClinton.Mike’saddressis:1025LongStreet,SanFrancisco,CA94101,U.S.A.AndGeorge’saddressis:23,Alley4,Lane130,Sec.IINankingEastRd.Taipei,Taiwan,R.O.C.Pleasewriteanenvelopeforhim.练习GeorgeWang23,Alley4,Lane130,Sec.IINankingEastRd.Taipei,Taiwan104R.O.C.MikeClinton1025LongStreet,SanFrancisco,CA94101U.S.A一封正式的英文书信通常包括下面几个组成部分：信头(Heading)日期(Date)信内地址(InsideAddress)对收信人的称呼(Salutation)正文(Body)结束语(ComplimentaryClose)写信人的签名(Signature)附件(Enclosure)副本转送(CarbonCopies)再启(Postscript)英文书信的格式英文书信的基本原则英文书信的基本原则英文书信的书写可概括为7个C原则：Completeness（完整）,Clarity（清楚）,Concreteness（具体）,Conciseness（简明）,Correctness（正确）,Courtesy（谦恭）,Consideration（谅解）。书信的段落排列可用缩进式或齐头式。信头(Heading)信头一般包括写信人的单位名称、通信地址和写信日期。通常写在第一页的右上角（缩进式书信）。行首可以齐头写，也可以逐行缩进写。同时，信头也可以写在书信第一页的左上角（齐头式书信）。在电脑普及的今天，齐头式更为常见，因为这样输入较为方便。一些正式信函的信头还包括写信人或单位的电话号码、传真和邮政编码等。西方国家中有些信头甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称。信头的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。写信头时，先写发信人的地址，然后写其他项目和发信日期。具体次序是：先写门牌号和街名；再写区名、市、省、国家名；国家名前加上邮政编码，国家名称后面可以加上电话号码，最后写发信日期。信头(Heading)例如：123TianheRoadTianheDistrictGuangzhou510620GuangdongProvinceP.R.C.March15,2002ForeignLanguagesDepartmentCollegeofForeignLanguagesBeijingUniversityBeijing100044People’sRepublicofChinaTel:86-010-51688719Aug.20,2009(美式)579QianwangangRoadHuangdao,Qingdao,ShandongPeople’sRepublicofChina20Aug.,2009(英式)并列式斜列式英文日期的写法日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。通常英式按日/月/年的顺序，而美式按月日年的顺序。注意：年份写全，不可省略；月份用英文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如May7,2006;23September,2005。英文日期的写法①年份应完全写出，不能简写。②月份要用英文名称，不要用数字代替。③月份名称多用公认的缩写式。但May,June,July,因为较短，不可缩写。④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词lst,2nd,3rd,4th,5th,……28th,29th,30th,31st等。但最好用基数词，简单明了。英文日期的写法位置：美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下均可以齐头，也可以靠右写法：美式：月-日-年英式：日-月-年年之前用逗号。日期可有下列几种写法：①Oct.20,2004；②10May.,2004；③3rdJune,2004；④Sept.16th,2004其中，①最为通用。美式日期举例InterstateProducts,Inc.511InterstateCourtSarasota,FL34240USADate:April4,20--ShandongForeignTrade(Holdings)CorporationLimited51,TAIPINGROADQINGDAO,266001CHINA美式：日期在信头和收信人名称地址之间英式日期举例OFFICESYSTEMSPTY.LTD.124OakStreetTel(61-2)4193209ChatswoodFax(61-2)[e-mail]291CaxtonStreetSanteFeU.S.A18November,20--DearSirorMadam,英式：通常在收信人名称地址之下信内地址信内地址即收信人的姓名和地址，它要写在信纸的左上角，低于写信人地址和发信日期一两行写。其书写顺序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行。（格式与寄信人地址一样）公务信件要写明信内地址，写给至亲好友的信，信内地址常常省略。Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.并列式斜列式JuniorClass1Dept.ofEducationShandongUniversityNo.579QianwanRoadQingdao,Shandong266000Apr.6,2008信头寄信人的地址和日期ZhiyuanMiddleSchool,No.579QianwanRoadQingdao,Shandong266000信内地址收信人地址DearMissWang,对收信人的称呼LearningfromMr.Zhou,ateacherin…正文每段开头右缩进约五个字母Sincerelyyours,LiWei结束语及签名正文下一、二行处Encl:PersonalResume对收信人的称呼(Salutation)对收信人的称呼另行写在收信人地址下空两行处，从左边顶格写。称呼后用逗号“，”，美国还通用冒号“：”。私人书信中通常直呼收信人的名字。事务书信中则要写收信人的姓氏或姓名全称。男士的姓名前要加Mr.；未婚女性加Miss，已婚女性的姓氏前加Mrs.，婚姻状况不详的女性姓氏前加Ms.。有职业头衔的也可以加在姓氏前，如冠以Prof.、Dr.等。大部分信件在称呼前加Dear。很熟的朋友间有时也可不用这个词。对收信人的称呼(Salutation)收信人称呼示例男士Mr.DearMr.Lee未婚女性MissDearMissHarison已婚女性Mrs.DearMrs.Harison婚姻状况不详的女性Ms.DearMs.Richards有职业头衔如冠以Prof.、Dr.等DearProf.Smith,单位负责人，但不知其姓氏可只写头衔DearSupervisor机关、学校、企业单位等DearSir/Madam或Gentlemen如是寄给妇女团体，用DearMadam，Ladies或Madams几个收信人，而且不知道收信人的头衔和姓名ToWhomItMayConcern（“致有关人士或单位”,“敬启者”）（这样的信没有信内地址）对收信人的称呼(Salutation)例如：DearMr.Lee:DearMs.Richards:DearProf.Smith,DearDr.Stein,DearMom,DearJack,Cathy,正文是信的主要内容。正文从称呼下隔2-3行开始，段与段之间也隔2-3行。齐头式（美式结构）：每行左边的第一个字母都垂直对齐。称呼、落款等也都顶格写。缩进式（英式结构）：每段第一行第一个字母缩进3-5个字母，其余各行都靠左对齐。且所有段落的缩进距离必须保持一致。称呼顶格写，落款则在中间偏右的位置。齐头式和缩进式都可用。但在