4S店财务监管的重点、难点问题及应对方法

田马诚信4S店财务监管的重点、难点及应对方法主讲人：赵冀注册会计师、注册税务师高级会计师、高级审计师引言汽车4S店行业是提供比较高端消费产品和服务的行业，同时也是相对比较薄利的行业，其综合管理基础和能力还相对比较薄弱。由于汽车销售、维修、装潢等变现周期比较快，直接接触货币现金的环节比较多，所以舞弊的风险也就比较大。那么，财务对各业务环节全面系统监督管理，包括：评估业务流程风险、制定风险防范制度，收支监督，对经营层受托责任履行情况评估，财务预测、决策、控制和分析，提高经济效益，堵塞管理漏洞，打击违规舞弊现象等就显得尤为重要。因此，4S店的运营管理从监督管理方面某种程度上就是：“成也财务、败也财务”！4S店财务监管涉及的主要业务内容整车销售、二手车业务、配件销售、饰品、装饰销售及赠送、售后维修、人力行政管理、保险业务、成本的控制、基建装修造价控制等4S店财务监管体系建设组织架构：财务人员实行垂直管理，业务汇报线为集团财务中心或店董事会，人员招聘、薪酬、奖金、绩效考核完全独立。4S店制度、流程建设过程中，充分体现财务的管控地位。充分授权，便于财务对全业务过程的实时监督与控制。整车销售市场价格高于厂家指导价的增值收益如何监管（俗称加价管理），详见附件一；一、基本情况说明整车销售的增值收益（通常称为加价收入，即市场成交价高于厂家指导价的部分）是4S店利润的重要组成部分。加价收益一般不被公开允许或提倡，但属于市场正常商业行为，通常紧俏车型会涉及加价收益，尤其高端品牌，加价收益占年度收益的权重比较大。二、真实案例三、应对方法1、制度建设：制订《加价管理办法》，对加价事项的具体操作进行明确和规范。2、岗位职责：整车销售控制节点，加价收入必须经财务经理签字确认后方可生效，对于特殊情况的审批权限予以明确。同时，可以考虑通过G3系统控制、价格锁定的形式确保加价收入的实现。3、工作方式：财务人员密切关注市场行情、动态，掌握紧俏车型价格，必要情况下定期派人进行市场暗访了解同品牌市场情况。4、工作权限：日常紧俏车型销售业务管理中，发现明显异常业务行为的，财务经理有权及时制止，并定期（可以考虑按周）进行财务分析上报董事会或总部。5、考核机制：加价车型纳入业务团队KPI考核，（加价与奖励、处罚挂钩），财务经理KPI考核，奖惩分明。四、其他对于加价收入的账务及发票不同处理方式的探讨。二级网店、贩卖销售比例及价格控制，详见附件二；一、基本情况说明4S店为了完成厂家的销售任务指标，获取相应的返利，通常会采取通过一定的让利，发展二级网店、或与车贩子合作方式；但如果无相应的管控机制，此种运营模式一方面容易滋生贪污舞弊，另一方面有可能把二级培养变成竞争对手，这两方面都可能给4S店运营带来毁灭性后果。4S店一般选择在控制中与二级或车贩子合作，同时也不愿意完全放弃这部分的市场份额。二、真实案例三、应对方法1、管控要求：集团或公司层面严格控制二级网店管理；经过测算可以通过二级网店、车贩子合作方式的，财务人员监督执行：（1）除加价收益比展厅市场加价收益更高外，紧俏车型严禁通过二级或车贩子销售；（2）控制本地二级或车贩子经销比例，根据不同品牌及市场情况，确定合理的比例；（3）二级或车贩子经销必须100%交款，否则不予放车；（4）建立健全分级授权签批体系，规范定价，明确合理让利额度；如：符合公司设定的二级经销合作条件的，让利在一定范围内，总经理签批生效；超过总经理权限的，董事会授权签批人审批。2、财务人员可以就二级经销或车贩子合作管理方面提出制度规范，如果没有制度，提出建立的提议，如果有相关制度规范，日常运营管理严格监督执行，并纳入相关人员的KPI考核要求。3、财务按月内部报告二级经销或车贩子销售盈利能力分析，分析由于二级经销带来的销售拉动，获取厂家返利的额外增长提升，并进行损益分析。二手车交易如何控制截留，详见附件三；一、基本情况说明二手车业务是4S店利润增长的重要组成部分，中高端品牌尤为明显，一般二手车业务管控相对比较薄弱，不被负责人重视，收入很容易被经办人员截留。二、真实案例三、应对方法1、不相容岗位的分离。业务员、评估人员、款项收支人员分别分离，禁止不相容岗位不分，如：业务人员、评估人员，合同签署，款项收支岗位，其中任意两个岗位或多岗位不能由同一个人兼任。2、客户满意度调查。客户收支款项，满意度回访纳入4S店客服部管理，并定期反馈到公司管理层。3、二手车毛利率任务控制，评估市场情况，确定单车盈利能力。4、收付款财务人员经办，禁止业务人员接触现金，要求客户刷卡等。给车贩子返利的监管，详见附件四；一、基本情况说明4S店为了拉动销售业务，销售顾问通常会与相对比较固定的“车贩子”合作，并给予“车贩子”一定的返利报酬，此种经销方式如果管控不到位，也比较容易滋生舞弊，扰乱正常经营秩序。备注：“车贩子”与二级网店的区别在于“车贩子”一般是活动在市场上的个人，不是法律主体。二、真实案例三、应对方法1、财务协同销售部制定相关制度。如：考虑内容包含：（1）确定返利让利的额度范围，并定期更新分析评估。（2）严禁坐支；执行在购车客户款项到账15日后，才可以支付返利，便于通过客户回访确定交易的真实性。（3）严格审核签字制度，返利单据需事先由销售顾问、销售经理、财务经理和总经理确认，并由财务备案。严禁先返利后补手续的情况出现。（4）返利必须由店内财务直接汇入经销商或客户个人的银行卡内，严禁以现金方式支付返利。2、客户满意度调查。客服满意度回访时纳入4S店回访内容，并定期反馈到公司管理层，对虚假行为严惩。如何防止拼单方式舞弊，详见附件五；一、基本情况说明拼单在财务方面的体现为：财务收取的款项与客户交款存在差异，如：财务账面体现，某车款15万元，保险0.5万元，赠送装饰装潢1.5万元，上牌服务费200元，合计15.52万元，经确认客户回访，以上实际交款为17.16万元，其中：车款15万元，保险0.6万元，1.5万元为装饰装潢，上牌服务费600元，其中的差异1.64万元，即称“拼单”或拼缝。二、真实案例三、应对方法1、交款制度的界定。公司业务人员严禁替客户交款或刷卡，一经发现，立即查处。同时展厅、售后客户休息区均温馨提示如：“严禁业务人员代客户交款，业务人员如有违反，客户举报后奖励5000元”等。2、所有出库单据需要客户签收，禁止任何人代签。3、客户信息必须真实有效，如有虚假，对相关销售人员处罚，便于客服回访工作真实有效。厂家满意度检查对获取厂家返利的影响控制，详见附件六；一、基本情况说明随着经济形势的发展，服务行业竞争越来越激烈，各汽车厂家逐步加大了对客户满意度考核管理，并与4S店运营返利直接挂钩，甚至作为公司是否能够继续运营挂牌经营的必备条件。二、真实案例三、应对方法1、财务分析机制。财务分析月别提供由于满意度情况对于厂家返利的影响分析，给经营层提供决策参考，这就要求财务人员需熟悉商务政策，返利的满意度达标金额计算，本公司实际满意度达标情况，存在的不足因素分析等。2、应将满意度纳入总经理、销售经理、售后经理等奖金考核，直接奖惩。赠品的动态管理，详见附件二十二；一、基本情况说明4S店根据经营情况的不断变化需要时时出台或更新促销政策，其中实物赠送是使用非常普遍的一种手段，运用得当的话可以对销售起到非常大的促进作用。可是如果管控手续不健全、措施不到位就可能导致欲速则不达的结果，一方面对销售起不到推动的作用，另一方面会导致店内资产的流失。二、真实案例三、应对方法1、促销方案必须经相应审批并由财务部门监督执行。2、确保最终客户能够知晓并享受到赠品。3、促销效果的定期评估。4、客服部门的及时回访。业务人员代客户交款的监管机制；一、基本情况说明业务人员(销售、售后、装潢、保险)代客户交款的弊端非常明显。二、应对方法1、严格的收款制度。2、鼓励客户举报。售后维修配件销售虚假出库动态分析，详见附件七；一、基本情况说明4S店为了完成厂家库存周转的目标，减轻库存压力，获取厂家额外返利，通常会加大配件的订货量，同时系统做虚假出库处理。财务需要评估此举的投资收益回报率。二、真实案例三、应对方法针对类似事项可行性分析，财务人员进行充分评估，以投入产出比进行综合分析评估。售后毛利率与品牌行业毛利率比较分析，处理建议，详见附件九；一、基本情况说明售后毛利率是衡量4S店售后维修成本控制方面的重要指标，也是衡量维修服务是否存在违规舞弊行为的风向标。二、真实案例三、应对方法1、维修毛利率作为店总经理、售后经理考核指标，月别分析，奖惩相关人员，严格控制配件被偷盗行为产生。2、控制维修工返工率，并与维修人员月度奖金挂钩。3、另外，通过举升机等设备的使用率可以对售后产值进行测算，并与实际产值进行对比。售后工单篡改，收入截留控制，详见附件十；一、基本情况说明售后维修毛利率低下时，维修工单被篡改的可能性非常大，维修工单篡改，一方面可能直接截留收入，另一方面可能偷盗配件出库。二、真实案例三、应对方法1、根本方案维修毛利率作为店总经理、售后经理考核指标，月别分析，奖惩相关人员，严格控制收入截留、配件被偷盗行为产生。2、财务人员注意了解业务基本内容，如：维修类同维修业务的工时费，配件费构成，防止业务人员弄虚作假。售后维修减免情况授权控制，详见附件十一；一、基本情况说明售后维修减免授权控制，主要是指4S店不同级别人员对于老顾客、大客户、投诉客户等在业务处理中享有不同的权限，以提高售后维修产值，同时防止舞弊产生。二、真实案例三、应对方法出台售后减免授权签批管理制度，如下：以下两大类共十项维修减免规定需各店根据厂家维修管理系统统一在客户信息栏中标注标记，且必须随时满足调取、统计各项减免信息。一、对以下四项相关车辆按集团政策执行1、关联公司事故车工时5折/材料成本价结算2、各店自有公务车辆（仅含正常维修、保养，保险事故责任及员工个人责任除外）免单。3、集团各板块公务车工时7折/材料按照厂家最低限价销售4、集团员工自有车辆（行驶证登记车主姓名必须为本集团员工）工时5折/材料按照厂家最低限价销售二、对集团售后服务部、区域管理部、总经理、站长/服务经理、前台主管每单的折扣权限规定如下（特殊情况超权限需上报上级主管领导）集团售后服务部：工时免单/材料按照厂家最低限价销售区域管理部：工时5折/材料无折扣且工时折扣不超过5000元总经理:工时7折且工时折扣不超过2000元站长/服务经理:工时8折且工时折扣不超过1000元前台主管:工时9折且工时折扣不超过500元三、以下6项相关车辆打折要有相应权限领导在结算单上签字确认1、合作/协议单位、大客户严格按照协议、合同执行，即日起所签署新增的协议客户合同，工时费折扣不得低于7折，配件无折扣，原有客户可根据原协议续签2、行政主管单位/当地政府机关比照合作/协议单位、大客户执行，若工时低于7折，需总经理批准且向集团售后服务部报备，同时须按月将明细上报至区域财务部3、配件销售配件销售合同需集团售后服务部、财务部、分管总裁签批后方可执行，同时配件销售须在系统中有明确标记能够及时统计汇总，并调取详细信息，且需逐月将销售明细表上报至区域财务部、集团售后服务部留存4、储值卡(其他近似产品)储值卡客户须在系统中有明确标记，能够及时统计汇总，并调取详细信息，且相关汇总信息需逐月上报至区域财务部、集团售后服务部留存5、市场活动根据每次活动的具体要求在系统中标记市场活动的名称及信息,（1）厂家、集团或区域组织的市场活动严格按照活动内容执行相应折扣（2）店内自行组织的活动工时折扣不得超过7折，且需向集团市场部、售后服务部报备，如因特殊原因需加大折扣力度则必须要通过OA申请，经集团售后服务部审批后方可执行。6、客户投诉根据不同类型进行顾客抱怨分级，在系统中进行标记。工时折扣大于5折或材料进行相应减免的工单需及时上报至