某重点工程监理竣工资料的整理办法-竣工资料整理办法

监理分部资料整理组卷办法及要求1.总则1.1监理资料是工程建设监理工作的重要技术成果之一，是监理人员集体智慧的结晶，是公司的宝贵财富。监理分部及各个监理区段在监理过程中要高度重视工程监理资料的汇集、整理和归档工作，确保监理资料归档完整、准确、系统。为了统一和规范本工程监理文件（基础）资料的组卷工作，提高工作效率，按照国家、西气东输管道公司以及中油朗威监理有限责任公司对竣工资料方面的有关要求和规定，特制定本办法。1.2监理资料包括：业主提供的基础文件及勘察设计文件资料；监理分部及监理区段编制下发或上报的文件、监理工作过程中积累、形成的文件资料；监理人员检查、抽查、验收的原始记录资料；被监理方（各承包单位）报批、报验的文件资料；上级主管部门下发给监理分部及监理区段的有关指示、文件等；所有归档的监理资料分为文字资料、声像资料及照片资料、电子文档资料三类。1.3监理资料归档的依据：1.3.1建设工程监理规范GB50319-20001.3.2委托监理合同（协议）和甲方批准的《监理规划》。1.3.3公司颁布的质量手册、程序文件和作业指导书1.3.4《竣工资料编制手册》1.3.5《竣工验收参考手册》1.3.6《西气东输管道工程项目划分及编号》1.3.7《西气东输管道工程竣工资料编制管理规定》1.4监理分部上报公司技术质量部监理文件、资料按照LW/M-P02-2003规定分为监理手册和监理档案附件两类资料，由项目总监理工程师负责组织归档，在本工程交工后三个月内由监理分部指定专人向公司技术质量部提交。技术质量部负责指导和验收、登记、保管。1.5监理分部上报公司文件、资料归档范围：监理规划（手册）；监理实施细则；施工分包单位资质报审表；设计交底与图纸会审会议纪要；施工组织设计(方案)报审表；工程开工/复工报审表；开工/复工及工程暂停令；分包单位资质报审表；关键岗位人员资质报审表；工程材料、构配件、设备报验单及质量证明文件；测量成果报验单；检验、试验资料报告；工程变更资料；隐蔽工程验收资料；工程计量资料和工程款支付证书；施工监理通知及回执；报验申请表；施工监理日志（监理分部、区段）；施工监理报告；来往函件；质量事故调查及处理报告；监理会议纪要；分部工程、单位工程验收资料；索赔文件资料；工程验收记录；工程项目施工阶段监理提交专题报告；监理月报；监理工作总结；现场监理人员质量检查记录表；监理指令，监理员日记本等。2.监理资料归档基本要求2.1提交给业主的监理档案资料，按照业主对监理资料归档要求内容进行整理、归档、移交。（详见需上报业主监理资料归档目录）。2.2向公司提交的监理归档资料除涵盖向业主提交资料外，包括监理全过程形成的所有文件、资料、记录等，以能追溯为目的。2.3监理资料的编制要求2.3.1上报业主监理资料的组卷外封面、内封面、卷内目录、卷内备考表采用业主提供统一标准表格，分部填写。2.3.2上报公司监理资料外封面、内封面、卷内目录、卷内备考表按照一体化管理体系程序文件（LW/M-P02-2003）格式填写。2.3.2.1外封面（1）全部要求打印。（2）外封皮案卷提名应为建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+简要内容+文种。（3）外封皮编制日期：编制监理资料日期。（4）编制单位：西气东输管道工程武威监理分部。2.3.2.2卷内目录(1)顺序号：应用阿拉伯数字从1依次标注卷内文件顺序，一个文件(或部件)一个号；(2)文件编号：填写文件文号、项目代号；(3)责任者：填写文件形成部门或主要责任者；(4)文件材料题名：填写文件标题全称；(5)日期：填写文件形成日期；(6)页次：填写每份文件首尾页上标注的页号；2.3.2.3卷内备考表(1)卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体形式文件的数量，如文字材料页，照片张，附图张；(2)说明组卷和案卷使用情况，如立卷人、检查人、立卷时间等：(3)卷内备考表排列在卷内文件之后；2.3.3合格证粘贴单（或复印件），由于合格证及材质单大小不一，可粘贴在A4纸上，留有装订线位置。2.3.4原材料检验报告附件，如水泥、沙石、沥青和钢材的试验报告，一定要公章清楚，这些资料往往出现没有注明产品的批号，厂家和使用部位“万能单”是不符竣工资料要求的。2.3.5监理资料版面格式要求规定简述如下：（1）页边距：上边即上白边，又称天头，设定为30mm；下边即下白边，又称地脚，设定为28mm；左边即左白边，又称订口，设定为25mm；右边即右白边，又称切口，设定为20mm。（2）页眉：如果需要在页眉加入资料名称的，设定为24mm；用小五号幼圆体，位置居中；（3）页码：用5号宋体，在页面底端，位置居中，设定为20mm，可使用第X页共XX页，也可使用-X-或直接数字的形式，但同一份资料中不得混用。（4）字体字号：标题(章节小标题)一般使用宋体或黑体字，选择字号时应根据页面大小确定，一般不应超过2号字；正文使用小4号宋体字。（5）序号：使用汉字样列条目，使用黑体或宋体字；使用阿拉伯数字分层排序的使用和正文相同的宋体字，最多排列四级，例：1.5.3.2,如仍不足使用，可以使用小写英文作为最后一层排序。（6）行距：用小4号宋体字时行距的设定为1.5倍（7）表格处理：a使用A4纸单面横版的表格，表头全在订口一边；双面横排的表格，奇数页码的表头在订口一边，偶数页码的表头在切口一边；b表格内的字体一般应使用宋体字，应以五号字为宜，排列出的表格应以实用、美观为原则；c表格边框线一般应选择在0.75磅以下；表格内线条比较多的，应选择磅值较小的细线；需要特别强调边框线的，边框线选择也不应超过1.0磅。2.3.6监理资料必须用黑色不易退色笔书写，图形必须用绘图墨水绘制；2.3.7所有在施工过程中时限性形成的资料(须施工现场填写的)均必须手工填写：其它非时限性资料(不须施工现场填写的)的文字、各类报表用计算机打印，签名分两部分：前为计算机打印后是手工签署，签署字体必须工整，不得潦草。2.3.8工程名称填写“西气东输管道工程”；2.3.9监理竣工资料的手写部分必须采用碳素笔书写，手写字体力争仿宋体；2.3.10每卷监理竣工资料均必须编制页号(整卷流水号)．组卷完成后，页号先用铅笔手写，正面编在右上角，背面编在左上角，页码应从1开始,成套或成册文件，不必重新编号，漏编、重编的页号在备考表内说明；经查后确认无误再用打号机逐页编号，一律要求用黑色油印打号（打号由分部负责）。2.3.11所有监理资料编制时采用A4幅面(297x210毫米),其纸张质量至少达到70g／m2；每卷厚度不得超过30毫米，装订线留出25毫米，装订；一律用白线绳(不得有金属)。2.3.12监理工作总结一般应包括如下内容：工程概况；监理组织机构、监理人员和投入的监理设施；监理合同履行情况；监理工作成效（三控制、二管理、一协调等）；委托监理合同纠纷处理情况，施工过程中出现的问题及其处理情况和建议等。2.4监理资料组卷顺序上报公司工程监理资料原则上按工程监理项目组监理手册和工程监理档案附件两卷。2.4.1监理手册卷：包括各类合同协议、监理规划或项目监理手册；参建单位名录；监理月报；监理总结；竣工验收资料；工程移交证书等部分。2.4.2工程监理档案附件卷：包括业主提供的招投标、设计文件资料，施工组织设计及批复；施工单位申报资料；监理通知；来往信函；监理人员检查记录表。2.4.3监理分部、区段的监理通知、会议纪要、来往信函、月报、报告、监理人员日记等文字资料按时间顺序整理；监理检查记录表按单位工程顺序整理；不同专业（工序）检查记录表之间可以加附页隔开。2.4.4监理检查记录表格按照单位工程顺序及内容进行编制，每个单位工程组成一册；以上卷册按常规编排，如各卷资料一卷厚度超过30mm，可以分上、下册，或一、二……册，卷号不变。3.具体资料组卷办法、内容3.1监理现场记录等按分部工程整理成册，一册内原则上按顺气流方向桩号顺序排列。3.2每个分部工程的所有资料整理成一卷，卷内部分按分项工程顺序或文件表格的编号顺序排列，同时每个分部工程中要按专业分开，如线路部分…、土建部分…、工艺安装部分…。3.3不能划分出分部工程的文件，按类型和时间顺序组卷。3.4对于来往的管理文件：下发文件由下发单位组卷，上报文件由上报单位组卷，接收单位不组卷，但要整理好备查。3.5卷内目录文件编号按“西气东输管道工程项目划分及编号”规定执行，如：XQ1-06-01-01，表示线路工程6标段、第一个分部工程、第一个分项工程。对无法按分项工程编号的，对最后一项改为表号，如：XQ1-06-01-XX，表示线路工程6标段、第一个分部工程某种填报表格。卷内目录的责任者可填填表人、文件签发人等。备注栏内可写页数等。4要求4.1各监理区段要加强对旁站人员资料的检查，确保资料的完整与完善，对不完善和不完整的资料要进行整改和补充，此项内容将做为监理区段和旁站监理人员最终考核的一项内容。4.2区段的监理文件、资料由各监理区段质量工程师负责整理组卷,资料员协助完成，区段主任最终审核。各区段资料按规定整理完成后不装订，最后由分部统一装订。监理分部同时对所属各区段的监理文件、资料的整理组卷监督检查，验收合格后在交接单上签字。4.3望各单位按以上规定遵照执行，以免造成资料的重复整理。监理分部向业主提交纸质竣工资料两套，提交光盘两套，相应声像资料一套。5监理分部资料归档目录1、上报业主监理分部资料归档目录序号归档资料名称说明及整理顺序责任所属一企业资质类文件第一卷分部1外封皮业主提供分部2内封皮业主提供分部3卷内目录业主提供分部4中标通知书分部5监理合同分部6企业执照分部7企业资质分部8法人代码证分部9备考表业主提供分部二管理类文件第二卷1外封皮业主提供分部2内封皮业主提供分部3卷内目录业主提供分部4监理规划分部5监理实施细则分部6管理措施（办法）分部7程序文件分部8质量管理手册分部9监理月报按时间顺序分部10会议纪要按时间顺序（与工程管理有关重要的会议纪要，不包含周例会会议纪要）分部、区段11建设单位管理文件一览表分部12监理管理文件、通知及回执一览表分部13来往函件（工程管理方面）按时间顺序（监理发出的与工程管理有关的文件）分部14备考表业主提供分部三质量管理记录类文件第三卷1外封皮业主提供分部2内封皮业主提供分部3卷内目录业主提供分部4分包单位资格审批表、审查意见按单位工程顺序分部序号归档资料名称说明及整理顺序责任所属5施工组织设计（方案）审批目录，按单位工程顺序分部7测量核验记录停检点、关键工序（焊接、补口、下沟回填、试压）监理测量检查记录，按1％比例归档。区段8监理工程师通知单及回执按单位工程-时间顺序（通知、回执一一对应）分部、区段9来往函件（工程施工方面）按时间顺序（监理发出的与工程质量有关的通知、信函）分部10监理工程师巡视记录按单位工程－人员－时间顺序分部、区段11质量（内部、外部、对承包商）审核报告及整改报告按外部、内部、对承包商—时间顺序分部12监理报告按时间顺序（监理发出的与工程质量有关的报告）分部13质量缺陷与事故的处理文件按时间顺序区段、分部14单位工程验收资料（验收申请报告、验收记录、会议纪要、存在问题、整改报告）按单位工程顺序分部15工程项目施工阶段质量评估报告等其他专题报告按单位工程顺序分部、区段16备考表业主提供分部四工程进度管理类文件第四卷分部1外封皮业主提供分部2内封皮业主提供分部3卷内目录业主提供分部4月施工计划按单位工程顺序（分部综合汇总上报业主的施工计划，要求签署齐全）分部5月施工计划执行情况报告按时间顺序分部6会议纪要按单位工程顺序（与工程进度有关重要的会议纪要，譬如进度专题会，不包含周例会会议纪要）分部、区段7备考表业主提供分部五工程造价、索赔管理文件第五卷1外封皮业主提供分部序号归档资料名称说明及整理顺序责任所属2内封皮业主提供分部3卷内目录业主提供分部4工程量统计表按单位工程顺序，样式见《竣工资料编制规定》第26页表一。分部5其它费用统计表按单位工程顺序，样式见《竣工资料编制规定》第27页表二。