OA系统-企业办公软件

OA系统-企业办公软件一、OA系统的介绍OA系统简称OA是英文OfficeAutomation的缩写，采用Internet技术，集内部通讯、信息发布、公文处理、知识管理、辅助办公为一体，为企业的管理和决策提供科学依据，以便使企业内部人员方便快捷地共享信息、高效地协同办公的一种系统软件。OA系统主要作用是改变过去复杂、低效的手工办公方式，将现代化办公和计算机网络结合在一起的新型办公模式。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位把办公自动化叫做OA系统。OA系统通过实现数字化办公，优化现有的管理组织结构，调整管理体制，OA系统在提高工作效率的基础上，拥有协同办公能力，可强化决策的一致性，实现提高决策效能的目的。办公自动化软件为现代企业发展注入了强劲的动力，OA系统是在研究现代组织实践和管理理论的基础上，结合神经网络的研究成果，而设计的协同管理系统。办公人员可在同一个桌面环境下操作办公自动化软件，摆脱时间和空间的限制，实现协同办公与知识共享，提高管理效率。计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机办公自动化软件在知识时代扮了重要的角色。办公自动化软件在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，办公自动化软件采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，OA系统使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；OA系统利用先进的科学技术，OA系统使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。二、OA系统发展历程OA系统起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的影响，政府对企业的管理除了依靠法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。办公自动化软件应运而生。企业在许多决策之时，经常需要向主管的政府部门请示汇报。此时的办公自动化软件的特点：以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统。随着企业的介入，OA系统也有一定的发展，加入了很多企业的特性，办公自动化软件强调知识管理，强调了业务流程的整合，但是效果并不是很理想。OA系统主要功能的收发文件、档案管理、物品管理、文档管理、车辆管理、后勤管理、简单的人事管理等。OA系统解决了企业中存在的层级结构，传统的办文程序，OA系统从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节，存在流程复杂，流转时间长，导致办公效率低，决策缓慢等问题。OA系统采用先进的计算机和网络技术，不仅将办文内容电子化，OA系统实现整个办文过程电子化，从根本上改变了传统的工作模式。在此种情况下，oa系统作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，却没有增加任何先进的管理理念和方法。另外办公自动化的处理的信息范围实在过于有限，OA系统仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗？如果我们仔细观察市面上的OA系统，所提供的附加功能的深度和广度也是非常让人失望的。这就是我们目前的办公自动化系统所处的基本现实和困境。这也是客户对OA系统不满意的焦点所在。办公自动化的发展经历了五个阶段：第一阶段从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段在20世纪80年代到90年代初，OA办公系统主要是实现文字处理功能，实现单机的办公自动化；第二个阶段是90年代，局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，OA系统初见模型；第三个阶段，即在21世纪初期，这个阶段的OA系统特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段，OA系统协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户，与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。第五个阶段，移动化阶段。随着3G移动网络的发展，OA办公系统进入了移动化阶段。移动OA办公系统使得办公人员可以在任何时间任何地方使用OA办公自动化软件，同时OA系统也引入了基于GPS的考勤、现场信息采集、移动审批等等移动功能，把OA系统办公自动化软件应用推向了新的高度。OA办公自动化软件迭代形式1、第一代OA系统以email、个人office办公软件处理为核心，个人来处理日常工作，在组织内缺乏很好的沟通渠道。2、第二代OA系统主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。加入了很多的辅助功能如，BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能相对独立，这样的功能也可以用内部网站的形式实现。这些功能对于企业没有实际的帮助。而开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。这类产品价格比较低，尤其是这类产品开发成本比较低，对软件公司的要求也不高。但是这类对企业没有起到实际的使用价值。3、第三代OA系统第三代的OA办公自动化系统在功能上加强了，加入了很多功能。例如加入了文档管理、人事的管理、资产的管理，特别是在流程方面逐步得到了加强。他的功能还是相对对立，尤其是与企业的业务还是没有挂接上来，也是停留在将工作电子化的程度。面对这样的功能，我们会问：这样的办公自动化到底解决了什么问题？企业用了办公自动化到底解决了什么问题。实际上，这是两个相关的问题，解决方法的获得必须要有更高的高度，更宽阔的视野来看待办公自动化以及其他系统之间的关系。同时我们也不能忽略技术的影响。因此我们需要第三代的办公自动化软件。4、第四代OA系统当我们的目光移开办公自动化系统，我们就会发现，在企业除了办公自动化系统之外，还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，它们之间很少能紧密协调起来。它们往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成，一体化的集成OA软件成为主流。三、OA系统的市场需求1、OA系统集成，这是第一点需求。OA办公自动化系统从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑，WEB界面最容易接受。另外从集成方面来讲，必须采用人人支持的web标准如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一个界面下容纳，否则的化，OA系统技术难度就会导致集成不可实现。2、OA系统完全基于web，这是OA系统开发第二点需求。对于流程，熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程，如果我们宥于原有的思维模式和知识领域，我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。（办公自动化系统和管理咨询如何结合在一起）3、OA系统流程优化，是OA系统开发第三点需求。进入知识经济时代，我们人人都是知识工作者，OA系统要求办公自动化系统必须具有知识内涵。这时的OA系统提供知识管理所需的最基本的IT工具，知识存储库和知识交流场所，更高级的意义上提供，基于知识的岗位要求和评估体系。4、OA系统基于知识的，这是OA系统开发第四点需求。总之我们要求的办公自动化系统是和其他应用系统紧密集成的，完全采用Web技术的，流程优化以及基于知识的管理的办公管理系统。5、OA系统协同管理OA系统开发针对信息孤岛、应用孤岛和资源孤岛，协同管理最主要的三个方面就是要实现信息的协同，业务的协同和资源的协同。协同管理理念主要体现为三大基本思想，即信息网状思想、业务关联思想和随需而应思想。OA系统信息网状思想：企业中的各种信息都是存在着联系的，例如费用报销，这笔费用是什么时间花的，为哪个项目花的等等这些都是与报销单相关的信息。如果这些关联的信息被封存在不同的数据库或应用平台中，审批者就只能得到简单电子化的报销单而无从获得更多的信息以支持决策。协同管理则提供了更好的解决方案，它将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张信息网，每个信息节点之间依靠某种，或某几种业务逻辑关系进行关联，访问者就可以完全突破信息孤岛的困扰从而轻松自如的穿梭在这张信息网中并获取自己关心的信息。在协同管理平台中，审批者可以从这张报销单开始，迅速了解各种关联信息，包括费用花费的时间、地点、金额，并进而了解这笔费用花费后的项目进展情况，总体预算情况等等。管理的一个重要方面就是对真实的、全局信息的了解，而协同管理无疑提供了这样的可能性。OA系统业务关联思想：一个形象的比喻，现代化企业就象一台不停运转着的精密机器，企业的各个业务环节就象是机器上的各个部件，任何一个部件出了问题就会对整台机器的运转造成影响。从表面上来看，企业的业务被分为各个业务环节并归属于某个部门或某个人员负责，事实上这些业务环节之间有着千丝万缕的关系，更为重要的是他们都必须为企业的共同目标而运作。例如一个客户会，会涉及到客户名单（销售部业务）、市场宣传资料和方案（市场部业务）、相关物资领用或采购（行政部业务）、发票和费用（财务部业务）等。关注某个或某些业务环节的传统软件由于无法对其它的业务环节进行统筹管理，因而企业就不得不在多个应用软件之间切换以保证同步运作。而oa系统协同管理平台则可以对这些业务环节进行充分的整合并纳入统一平台进行管理，任何一个业务环节的动作都可以轻松启动其它关联业务的运作，oa系统对相关信息进行及时更新，从而实现业务与业务之间的平滑链接。随需而应思想：OA系统建设针对企业的各种资源，包括人、财、物、信息和流程组成了企业运作的基本要素。OA系统协同管理将这些资源整合在统一的平台上，并通过网状信息和关联业务的协同环境将它们紧密的联系在一起。然而OA办公系统要进一步实现对这些资源的协调和优化，很重要的一点就是这些资源能够随着企业的某个目标或者某项事务而被灵活的组织起来并进行协作，OA办公系统为这个目标或事务各司其能并发挥最大的价值，换言之，也即各种资源能够随企业的需要而及时的响应并突破各种障碍实现一致性协作。例如人与人之间的协作，在企业的每个角落里每天都在发生着。在协同管理平台中，人与人之间的屏障被打破，并可被随时调动起来组成跨部门、跨企业、跨地域的虚拟团队。比如说一个项目的进行，OA系统建设随着项目的建立，各个部门的有关人员都可被加入到项目团队中，包括企业外聘的专家、相关客户、合作伙伴等。OA系统为统一目标而设的虚拟团队成员可以共享项目信息、被分配各自的任务、接受项目经理的监督、相互之间就某个问题进行探讨、参加网上的项目会议等。当然在这样的例子中，OA系统虚拟团队不光包含了人，还包含了财、物等资源，例如会议室、项目资料等。而在协同管理平台中，OA办公系统将这些资源各种障碍集合到一起，实现它们之间通畅的沟通、协调，从而保证目标的达成。总之而言，oa系统协同管理的本质就是打破资源（人、财、物、信息、流程等）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，oa办公自动化系统通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标四、OA系统的特征易用性——OA办公系统面向全体工作人员，所以必须能够被全员所接受，被全员所喜爱。如果易用性不强，办公自动化就只能是空谈，所以易用性是办公自动化软件的第一特征。稳定性——OA办公系统必须具备大用户、高并发应用的稳定性。针对现代化企业办公方式，软件必须具备大用户、高并发应用的稳定性，否则，一旦出问题，哪怕是小问题，都可能影响到企业业务，从而造成不可估量的损失。开放性——OA系统能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。办公自动化软件必须具备全面而广泛的整合性，能够从其它软件系统中自动获取相关信息，并完成必要的关联性整合应用，软件预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。严密性——OA系统必须同时实现信息数据的集中与独立的和谐统一。企业一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，软件不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角色、权限、数据”的四维管控，具备全面的门户功能。实用性——OA系统功能必须与管理实务紧密结合，否则适得其反。软件还必须