售后服务管理制度

售后服务管理制度第1页共9页售后服务岗位管理制度一、售后服务管理细则为规范售后服务工作，加强客户服务的管理，提高客户服务水平，满足用户的的需求，保证用户在使用我公司产品时，提升用户体验，提高用户对产品的满意度和信任度，提高产品的市场占有率，制定售后服务管理制度和工作流程。1、售后服务部门职能A）搜集、接收和受理客户对公司产品的咨询与意见；B）处理各类客户投诉及市场投诉，第一时间反馈；C）负责客户回访与开展重点客户关怀计划，了解客户需求；D）保存客户基本资料，并进行整理、分类与更新；E）向相关部门反馈客户意见及建议；F）受理办事处的产品退货、换货。2、售后服务部门的主要工作说明A）搜集客户意见、建议通过各种渠道搜集对公司发展有益的意见及建议，比如热线、网站、邮箱等，好的建议及意见及时反馈给各相关部门。各办事处也积极搜集客户信息反馈，并及时发回公司，便于公司做出适于市场的调整。B）开展客户关怀、维系计划企业重点客户群是企业赖以生存及进一步发展的重要组成部分，通过对重点客户的回访与沟通，逐步完善客户需求，提升客户满意度。了解各售后服务管理制度第2页共9页地区客户对我们产品及服务工作的反馈，以便适时的发现各区域市场中的问题并及时解决，提高服务的主动性。C）建立售后服务标准，规范售后服务售后服务是对企业信誉和品牌形象的持久维护，公司要向自主品牌方向发展，售后服务更要朝向专业化、统一化和规范化的方向发展，真正满足各区域消费者的服务需求。公司办事处是公司服务与形象的延伸，公司建立完善的售后服务制度后，与各办事处统一执行，并对其服务进行有效的监督。D）及时快速的处理投诉所有投诉信息需及时反馈到公司的售后服务部，由售后服务部整理、过滤、检查、跟踪事件的进展，确保每个投诉案件都得到妥善解决，并认真分析总结造成客户投诉的原因，从根本上解决问题，预防同类投诉的再次发生。E）开展客户满意度、忠诚度调查第一，顾客满意度调查可以提升产品和服务的质量，同时从顾客的意见和建议当中寻找解决顾客不满的针对性的方案。第二，顾客满意度市场调查可以让广大消费者认识到公司对客户的重视性，对提升公司形象和品牌知名度有很大帮助。实践证明，客户的满意度和忠诚度是成正比的，而且客户好的评价还会带来对企业极为有利的市场效应。客户满意度调查结果将非常有利于公司产品经营策略的调整，也有利于更深层次的客户维护和客户挖掘。通过网络，电话等各种方法，及时、高效地发现及满足客户需求，从而最大程售后服务管理制度第3页共9页度上提高客户满意度及忠诚度，稳定现有客户，不断吸引新客户，挽回流失客户。二、售后服务1本公司严格执行国家有关法律法规规定，承担产品质量责任。2售后服务的内容A、现场指导安装或直接为用户安装母婴在线APP软件。B、咨询用户，征求意见，并及时处理用户投诉。C、做好质量信息的收集、整理、分析和利用。3建立产品售后服务队伍，配备业务能力强，服务态度好的服务人员，健全产品售后服务网络。4产品售后服务人员的职责a)指导用户安装母婴在线APP软件，向用户介绍本公司母婴在线云服务平台的使用和宝宝信息维护知识；b)收集用户反馈信息，及时答复用户咨询，处理用户投诉；c)履行质量职责。执行国家有关法律法规规定，确保用户满意。5服务实施1）售后服务部门应积极开展产品售后服务工作。对重点用户认真听取用户意见，并将收集到的用户信息加以整理分析写出报告。2）对于用户来人、来函、来电反映的产品质量、服务质量、包装质量、APP软件使用体验等问题，售后服务部门也要逐一记录并及时向有关部门反馈。如需到现场服务时应立即通知服务人员赴现场处理。售后服务管理制度第4页共9页3）技术服务人员、销售人员及其他人员在和用户接触中收集到的信息，要及时向有关部门反馈。4）服务人员去用户单位或家庭现场服务时应当认真履行职责，认真帮助用户解决质量或使用问题，确保用户满意，并填写《售后服务记录表》经用户签署意见后带回，返回后5日内交售后服务部门存档备查。用户服务资料归档流程三、客户投诉处理管理为迅速处理客户投诉，维护公司信誉，促进质量改善与客户的长期维护，制定本细则。现场指导安装或直接为用户安装母婴在线APP软件；向用户介绍本公司母婴在线云服务平台的使用和宝宝信息维护知识。咨询用户，征求意见，收集用户反馈信息，及时答复用户咨询。履行质量职责，执行国家有关法律法规规定，确保用户满意。对于用户来人、来函、来电反映的产品质量、服务质量、包装质量、APP软件使用体验等问题，售后服务部门也要逐一记录并及时向有关部门反馈。技术服务人员、销售人员及其他人员在和用户接触中收集到的信息，要及时向有关部门反馈。及时处理用户投诉，并将收集到的用户信息加以整理分析写出报告。服务人员去用户单位或家庭现场服务时应当认真履行职责，认真帮助用户解决质量或使用问题，确保用户满意，并填写《售后服务记录表》经用户签署意见后带回，返回后5日内交售后服务部门存档备查。售后服务管理制度第5页共9页1、投诉分类客户投诉依客户投诉原因的不同区分为：1）质量异常导致的客户投诉；2）非质量异常导致的客户投诉(指人为因素造成)；3）APP客户体验导致的客户投诉（指软件因素造成）；4）其它原因导致的投诉。2、处理流程1）确认投诉问题接到客户投诉或抱怨后，首先向客户了解具体投诉内容，做详细记录，建立客户投诉登记表，产品质量方面投诉应立即查明投诉产品详细信息(分娩医院、地址、订单日期、宝宝微电影版本、数量、交付日期、价格、数量、办理人员)，对客户要求，进行详细登记，与相关部门进行核实，确认。2）、分析、核实问题根据不同分类，对投诉进行分析，若属我方质量问题应另拟定处理方式，会同技术中心、技术部等部门共同分析造成投诉原因及责任归属部门；对人为因素和其他原因造成的投诉，配合其他相关部门按流程，分析造成投诉原因及责任归属部门具体到人。如判定结果非我方原因造成，认真向客户解释，并出示我方鉴定结果及依据，协同客户分析可能的原因，并与客户商讨后续解决问题办法。3）协商处理办法情节较轻的质量投诉，登记备案，及时反馈给相关部门并引起高度重视。情节严重的投诉，填写客户投诉处理表，由技术部及制作中心提出产售后服务管理制度第6页共9页品解决措施，售后服务部与业务部共同商议解决办法，并与客户协商最终解决办法，报各部门审批。4）、处理及落实处理方案及时向客户反馈投诉解决进程，依商议的解决办法进行后续处理，并全程跟踪落实情况。质管部、技术部及制作中心拟定改善方法避免同类问题再次发生。客户问题处理管理流程投诉原因：质量异常；人为因素；软件因素；其它因素，确认投诉问题质量问题应另拟定处理方式，会同技术中心、技术部等部门共同分析造成投诉原因及责任归属部门；人为因素和其他原因造成的投诉，配合其他相关部门按流程，分析造成投诉原因及责任归属部门具体到人。向客户了解具体投诉内容，根据不同分类，对投诉进行分析，做详细记录，建立客户投诉登记表。情节较轻的质量投诉，登记备案，及时反馈给相关部门并引起高度重视。情节严重的投诉，填写客户投诉处理表，由技术部及制作中心提出产品解决措施，售后服务部与业务部共同商议解决办法，并与客户协商最终解决办法，报各部门审批。非我方原因造成，认真向客户解释，并出示我方鉴定结果及依据，协同客户分析可能的原因，并与客户商讨后续解决问题办法。及时向客户反馈投诉解决进程，依商议的解决办法进行后续处理，并全程跟踪落实情况。售后服务管理制度第7页共9页3、处理职责各部门对客户投诉案件的处理职责如下：1）售后服务部门(1)客户投诉案件的登记，了解客户投诉及投诉理由的确认；(2)客户投诉内容的审核、调查、提报。(3)与客户接洽客户投诉的调查及妥善处理。(4)客户投诉改善方案的提出、洽办、执行成果的督促及效果确认(5)处理方式的拟定。(6)迅速传达处理结果。(7)客户投诉处理中客户投诉反映的意见提报。2）业务部(1)配合售后服务工作人员了解客户投诉及投诉理由的确认；(2)提供客户投诉产品的订单日期、宝宝微电影版本、数量、交付日期；(3)协助客户解决疑难或提供必要的参考资料；3）技术部及制作中心(1)客户投诉质量的检验确认；针对客户投诉内容详细调查，分析问题原因、拟定处理对策监督并执行检查制作人员及制作日期。质管部、技术部及制作中心拟定改善方法避免同类问题再次发生。按月份、用户或产品类型分类整理、归档各月份的资料整理汇总，装订成册，保存。售后服务管理制度第8页共9页客户投诉处理工作职责售后服务部门业务部技术部及制作中心户投诉案件的登记，了解客户投诉及投诉理由的确认配合售后服务工作人员了解客户投诉及投诉理由的确认客户投诉质量的检验确认:针对客户投诉内容详细调查，分析问题原因、拟定处理对策监督并执行检查制作人员及制作日期客户投诉内容的审核、调查、提报提供客户投诉产品的订单日期、宝宝微电影版本、数量、交付日期与客户接洽客户投诉的调查及妥善处理协助客户解决疑难或提供必要的参考资料客户投诉改善方案的提出、洽办、执行成果的督促及效果确认处理方式的拟定迅速传达处理结果客户投诉处理中客户投诉反映的意见提报4、客户投诉责任管理对相应职责范围内的责任事故，各相关部门在权限范围内调查处理，售后服务部门每月审视上月份的客户投诉案件，并及时提供客户投诉率，归属单位或个人依客户投诉案件发生的项目原因决定责任归属，按绩效考核实施细则相关规定实施相应处罚。售后服务管理制度第9页共9页四、售后服务工作原则1、售后服务工作人员对客户投诉均应积极应对，礼貌接待。如因售后服务态度造成客户投诉，按绩效考核实施细则相关规定实施处罚。2、接到投诉后，第一时间与客户取得联系，了解投诉问题，原因。3、确认投诉后，在公司内严格执行流程，迅速处理，尽快解决，在第一时间答复客户。4、监督投诉问题的落实，5、遇有争议，按合同有关条款由专人负责协调。五、本制度从2016年4月6日起实施，若与其它制度相冲突的地方以本制度为准执行.贵州康思田科技发展有限公司2016年4月6日