九段秘书PPT

目录1、名词解析2、全员学习体现的重要性3、从九段秘书看执行力4、从九段秘书看习惯5、从九段秘书看发展6、交流一、何为九段秘书？所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时，要做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、作记录、发记录、定责任，最后将整个会议过程做成标准化会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系。每段流程凸显的价值不同，圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。任务与结果的差别，是很多企业的“心病”：有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作，但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动，人心浮动，没有业绩。同样，这也是员工们的疑惑：我这么努力，“圆满”地完成了任务，为什么老板还是不满意？关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，而是因为我们没有执著地办到。1段2段3段4段5段6段7段8段9段发个会议通知――用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。抓落实――发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。通过重检查－－发通知，落实到人后，第二天在会前３０分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。勤准备――发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。细准备――发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的呀，否则就不会对经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。做记录――发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。发纪录――会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。定责任――将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。流程化标准化――把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何能人的会议服务体系！二、全员学习体现的重要性?国家电网、中国移动、中国联通、中国网通、中国电信、联想集团、西门子三星电子、日本松下、摩托罗拉、首创科技、海信集团、海尔集团、诺基亚三九药业、东风汽车、宇通客车、广州本田、中国兵器、将军集团、中石化中国银行、建设银行、神华集团、华润营造、华天集团、华融综投、飞利浦华立集团、国航货运、海南航空、首钢集团、怀建集团、乐天食品、可口可乐乐天集团、伊利集团、张裕集团、青岛啤酒、长城酿酒、蒙牛乳业、王老吉药业中电财投、辽河油田、大庆油田、台山电厂、珠海电厂、河北电力、准格尔电厂有这么多知名的企业在关注、学习九段秘书，是他们要开秘书学校吗？不是，是因为九段秘书这一个体系对其它岗位可借鉴可学习。三、从九段秘书看执行力A：什么是执行力？指的是贯彻战略意图，完成预定目标的操作能力。是把企业战略、规划转化成为效益、成果的关键。执行力包含完成任务的意愿，完成任务的能力，完成任务的程度。执行力：对个人而言执行力就是办事能力；对团队而言执行力就是战斗力；对企业而言执行力就是经营能力。而衡量执行力的标准，对个人而言是按时按质按量完成自己的工作任务；对企业而言就是在预定的时间内完成企业的战略目标。B：中层的作用：中层主管既是执行者，又是领导者。其作用发挥得好，是高层联系基层的一座桥梁；发挥得不好，是横在高层与基层之间的一堵墙。企业决策层对各种方案的认可，需要得到中层的严格执行和组织实施。如果企业全体中层队伍的执行力很弱，与决策方案无法相匹配，那麽企业的各种方案是无法实施成功的。C：执行力差的表现：无高度：企业的决策方案在执行的过程当中，标准渐渐降低、甚至完全走样，越到後面离原定的标准越远。无速度：企业的计划在执行过程当中，经常延误，有些工作甚至不了了之，严重影响了计划的执行速度。无力度：企业制定的一些政策在执行过程中，力度越来越小，许多工作做的虎头蛇尾，没有成效。D：提高执行力应提高的八项能力：领悟能力计划能力指挥能力控制能力协调能力授权能力判断能力创新能力领悟能力：悟透一件事，胜过草率做十件事，并且会事半功倍。计划能力：做好20%的重要工作，等於创造80%的业绩。指挥能力：指挥的最高艺术，是部属能够自我指挥。控制能力：最理想的控制，就是让部属通过目标管理方式实现自我控制。协调能力：最好的协调关系就是实现共蠃。授权能力：成就部属，就是成就自己。判断能力：化危机为转机，最後变成良机。创新能力：创新无极限，唯有创新，才能生存。你具备了哪些？E：提高执行力应具备的管理心态学会用老板眼光看企业：在老板看来，管理很简单，就是两件事：一是扩大业务范围，增加业务收入；另一件事就是降低管理成本，控制运作费用。其实这两件事，最终是一件事，收入减去成本，减去费用，就是利润。所以归根到底老板是看利润的，利润要从管理中来从被领导中学习领导：在领导人看来，领导也很简单，就是两件事：一是用人，用人所长、容人所短；二是激励，通过正面激励，引导下属往前跑，通过负面激励，推着下属往前走。在每个人的成长过程中，会经历大大小小许多领导，只要用心学习，不管是什么样的领导，都可以从正反两方面学到经验和教训。F：没有执行力企业就会陷入：高层怨中层，中层怪员工，员工怨高层的怪圈。没有执行力企业就会丧失竞争力：“结果导向”才是个人执行力的突破点；0.1永远都大于0；一个差的结果也比没有结果强。不完美不是放弃的理由；注重细节；小进步往往是制胜的关键。做事认真第一，聪明第二；做一个信守承诺、结果导向、永不言败的执行型人才。F-1、“千斤重担众人挑，人人头上有指标”一个企业的运营，首先要让你的团队奔跑起来，目标要明确，信心很重要，内部竞争力则更是奔跑的内驱力。让团队的每一个人都清楚的知道自己所要的结果，并不断的为达成目标而努力。F-2现在的问题是：“我已经按要求的做了”，“我已经照你说的做了”，“我已经尽到我最大的努力了”，诸如此类的说辞。一个企业之所以不消亡，不是因为我们做了什么，而是因为我们做的结果如何。执行，要的就是一个结果，而任务并不能等同于结果。如何才能获得自己想要的结果呢？执行力！这是获得理想结果的关键因素。所以：必须突破执行力听个故事：一位老和尚，他身边有着一帮虔诚的弟子。这一天，他嘱咐弟子每人去南山打一担柴回来。弟子们匆匆行至离山不远的河边，人人目瞪口呆。只见洪水从山上奔泻而下，无论如何也休想渡河打柴了。无功而返，弟子们都有些垂头丧气，唯独一个小和尚与师父坦然相对。师父问其原因，小和尚从怀里掏出一个苹果，递给师父说，过不了河，打不了柴，见河边有棵苹果树，我就顺手把树上唯一的一个苹果摘来了。后来，这个小和尚成了师父的衣钵传人。这个故事非常有价值，它也正是揭示了执行中的一个基本原理：执行就是要一个结果，一个差的结果也比没有结果强。评述一下：不少人把工作当做是任务，只要我做了单位安排的事情了，就算完成任务了。至于事情的结果如何，那就似乎不关我的事了。用一句话取代了事情的结果——“我已经很努力的去做了，事情的结果就顺其自然了吧。”但是，我们往往要求的不是你要怎么样做，而是你一定要达到怎样的一个结果，结果才是我们工作的最终目的。在工作面前，结果第一，理由第二，不需要为自己没有达成的目标找借口。看一组数据：近二十年来，从美国西点军校毕业出来的董事长，有一千多名，副董事长也有两千多名，总经理或董事这一级的也有五千多名。世界上也许没有任何一家商学院能够培养出来这么多的顶级人才。为什么不是商学院而是西点军校呢？我们可以看一下西点军校对学生要求的标准——准时、守纪、严格、政治、刚毅。这些都是任何一家优秀企业对其领导人要求的最基本的素质，也是最值得挖掘和培养的素质。相比较而言，商学院却更多地交给学生商业知识和经验，较缺乏对一个人最基本的人文素质的培养。说明了什么？世界上无数的人拥有卓越的智慧，只有少数有执行力的人才能获得成功。执行力有8字方针：认真第一，聪明第二。不认真与太过于聪明，是一个问题的两面。聪明人一生都在想办法，想如何找到更好的办法超过对手，而不是认认真真做事来超过对手。在一个“小聪明”的环境中，往往会适得其反，得不到自己想要的结果。这个简单的道理，你懂得！F-3优秀成功人士的特质优秀的成功人士并不像许多书总结的那样，必须具备那么多的“优秀特质”。在历史上，既有像克林顿那样风流倜傥仍然不失为最优秀总统的人，也有像司马迁那样不问世事、埋头做史学研究和史学写作的人；既有像上一届的总理朱鎔基那样性格刚烈获得世人拥戴的人，也有像伟大的总理周恩来这样从容不迫，把很多问题处理的非常完美的人。由此，我们可以得出一个结论，成功的人士与性格、心胸、知识素质，甚至民族、种族都没有必然的联系，在他们身上，只有一点是共同的——那就是对自己深深的责任感，认真第一。也就是说，世界上所有的优秀人才，都有一个共同的特点：对自己负责任——这就是执行型人才的特点。这个结果意味着，如果你想得到一个有执行才能的人，那么首要的要素就是“看他是不是对自己真正的负责”。疑问？为什么一个在码头擦鞋的愣头小子可以成为华人首富？再听一个故事有这么一个破落贵族的后代，通过广施仁德，远播贤名，使得文有卧龙，凤雏辅佐，武有关、张、赵鼎力相助，逐步实施三分天下的战略方针，最终以一介织席贩履的庶民，成为开创蜀国大业的一代君王。《三国演义》讲述了曹操、孙权、刘备三分天下，虽然三个人各有千秋，但就成功背后的战略与执行能力而言，坦率的说，刘备是最优秀的。那么刘备是如何获得人才的呢？他的方式是：第一：信守承诺。刘、关、张“三结义”是承诺的千古佳话。通过“结义”这种承诺方式，刘备获得了事业的起点：两员武艺超群的武将。第二：结果导向。刘备知道自己的弱点，所以，到处寻找有才干的人才，结交有能力的才子，目的就是要未来做一番大事。他知道要想使“三结义的承诺”能够得以持续，就要将心比心。他与张飞、关羽吃睡都在一起，获得了张飞和关羽对他的赤胆忠心。即便后来曹操用高官与赤兔马，也没有引起关羽一丝动摇。第三：永不言败。刘备请出诸葛亮已经成为千古佳话。所有的人都知道人才很重要，但是在怎样获得人才的道理上，刘备“三顾茅庐”给我们做了一个执行的好榜样。试想想，大雪之中在茅屋外等待是什么滋味？EG:例子：一老板叫一员工去买下复印纸。员工就去了，买了三张复印纸回来。老板大叫，三张复印纸，怎么够，我至少要三摞。员工第二天就去买了三摞复印纸回来。老板一看，又叫，你怎么买了B5的，我要的是A4的。员工过了几天，买了三摞A4的复印纸回来，老板骂道:怎么买了一个星期，才买好？员工回：你又没有说什么时候要。就买下复印纸，员工跑了三趟，老板气了三次。老板会摇头叹道，员工执行力太差了！员工心里会说，老板能力欠缺，连个任务都交待不清楚，只会支使下属白忙活！问题出在哪呢？员工为什么不能做上司的替身，站在上司的角度想这个简单的问题。去买复印纸之前，应该就去相关部门了解一下平时都用什么类型的纸，一般一次采购要多少，然后再行动。无所不包的计划是僵化！理性的执行才是真正的执行！老板怎么就没有根据不同的对象发布不同的指令呢？新员工，老员工，A部门的员工，B部门的员工，......领悟力不同，接触范围不同。古语说“知人善任”，作为现代企业经营管理者，不仅要“知人善任”还要“知人善用”。作一个下属，做好上司的“替身”才能实现“为社会工作，为组织工作，为老