五华酒店关于岗位说明书编制指导手册

-1-五华酒店关于岗位说明书编制指导手册——人力资源部前言岗位说明书是对某个岗位的工作性质、工作任务、职责、权限、工作内容和方法、工作环境和条件以及本岗位人员任职资格条件等所做的书面记录，编制岗位说明书是规范酒店各岗位工作职责、实现人力资源科学管理的基础性工作。2007年我们将在酒店各岗位说明书完成的情况下，全面推动酒店各部门各职位的工作分析，为酒店的组织架构建设、人才招募与薪资评定、绩效考核、人力资源开发等提供科学依据。为了使岗位说明书编制统一规范、高效有序，特编写本指导手册，请有关人员在正式编制前认真仔细阅读，按照规定标准和各项要求填写。一、编制岗位说明书的目的编制岗位说明书的目的主要体现在以下几个方面：第一、编制岗位说明书有利于实现组织优化。编制岗位说明书前，要对岗位进行全面系统的分析。通过分析，进一步完善业务流程，细化岗位的职责与任务，明确工作标准，理顺岗位关系，合理配置人员，达到建立起一个精干高效、职责分明、人员匹配的组织机构的目的。第二、岗位说明书有助于达成上下目标一致，员工各司其责。岗位说明书对岗位职责和工作任务的界定和划分，可以使员工了解组织的目标、自己在组织中的作用、相应的责任和职权以及工作标准和规范。岗位说明书将由员工和部门负责人共同参与编制，意味着双方对工作内容达成了共同的理解，对工作目标和规范的共识，有助于员工和其负责人各司其责，上下目标一致。第三、岗位说明书是对岗位进行科学评价，确定岗位等级的前提条件。岗位评价的内容通常包括职责范围大小、工作复杂难易程度、劳动强度、任职要求等要素。这些内容都在岗位说明书里有相应的描述，从而为岗位评价提供了参考和依据。二、岗位说明书的编制说明一份完整的岗位说明书包括岗位识别、组织关系、职位概述、任职资格条件、岗位职责、工作内容及依据六部分内容。以下分别介绍岗位说明书的填制方法：（模板见附件一）岗位识别岗位识别是对拟分析岗位的基本情况的概括和说明，主要包括以下内容：1、职务按本岗位目前职位名称填写2、所在部门所在部门是指本岗位所在的管理部门或实体全称。３、岗位职级此栏暂不填写。4、岗位定员定员是指在正常情况下履行该岗位工作职责需要多少人员。此栏应根据酒店定编定员规定填写，酒店定编定员规定尚未明确的，填写本岗位当前现有员工数。5、发展方向发展方向指本岗位职业发展方向，一般指直接上级的岗位名称。6、直接上级直接上级是本岗位的直接主管，是指在工作中对本岗位具有行政指挥权的上一级岗位，一般情况下直接上级只能有一个，此栏填写该主管该岗位的名称（含该主管该岗位的部门名称），而不-2-是现任职人的姓名。7、直接下级直接下级是本岗位的直接下属，一般情况下直接下级有多个。此栏填写该部门下级岗位的名称（仅限直接下级），而不是现任职人的姓名。8、岗位编号岗位编号按以下格式填写AA－BB－CC;其中AA统一填写为WH(是五华拼音的第一个字母)；BB表示部门，如HR表示人力资源部；CC表示各自部门岗位编号，统一从01开始。例WH－HR－01表示五华酒店人力资源部人力资源部经理。9、职务代理人职务代理人指本岗位人员请假或暂时离岗时，其相关工作能移交的代理人。一般指本岗位直接上级。10、审核人与审核时间暂时不填写。职位概要职位概要为说明本职位的职能职责。组织关系组织关系指本职位在组织中所处的位置，以及与其工作有业务联系的组织架构。任职资格任职资格是指上岗者任职本岗位应当具备的最低条件，包括以下6项内容：1、性别指从事本岗位工作所需要的性别要求。2、年龄指从事本岗位工作所需要的最低年龄要求，对于一般管理人员一般年龄在22～35岁，中高层人员年龄一般不超过国家规定的年龄。3、专业背景指从事本岗位工作所应具备的专业知识类型及教育程度，如企业管理专业、财会专业、计算机专业等。4、工作技能指从事本岗位工作应该具备的专业技能（计算机和英语）或职业资格证书，如具有会计师资格等。此处若无要求，请填写“无”，不要留空白。5、工作经验指从事本岗位相关工作的最低年限。如：需要在某类企业或某类岗位从事某方面工作多少年。如酒店人力资源部经理岗位需要在同类酒店的人力资源部担任经理两年。6、培训经历指从事此职位开展工作所必掌握的知识。包括对国家政策法规、企业规章及其他规范性文件的掌握程度，描述时可用简练的语言将本岗位需要了解和熟悉的相关内容列明。7、个性特征指从事此职位对性格、心态和体能等方面的一些要求。岗位职责岗位职责指履行该岗位工作职责时所要做的具体工作，主要目的在于解决该岗位“做哪些事”的问题，主要包括工作内容、工作权利、工作责任、管辖范围、岗位关键性指标和工作环境六部分。1、工作内容要求列出在正常状态下该岗位所应做的所有工作，使用动宾结构逐项填写并按重要性或工作量由高到低依次排列。对于工作内容接近或存在内在联系的职责条款应尽量归并．2、工作权利指任职者履行本项职责应当具备何种权限内容，包括对人、财、物、资金等酒店内部主要资源的管理权限。如，对人的聘任、提请聘任、调配使用、奖惩、指挥等权限；对财、物、-3-资金的审批、提请审批、管理、调配、使用、控制等权限。3、工作责任要求列出该岗位对自己管辖范围内的人、事、物所应承担的责任。4、管辖范围指该岗位所管辖的下属及所属的办公用具、设备设施等。5、岗位关键性指标指对部门进行考核所必须注意的一些常用指标。6、工作环境指对工作周围环境的要求。工作内容及依据工作内容及依据是对履行该岗位职责所需要完成的工作内容和所应达到的工作标准等方面做出具体的统一规定和要求，是岗位说明书的核心内容。工作内容应与前面的岗位职责相一致，在岗位职责的基础上细化。工作内容及依据主要包括人员管理，计划与协调和业务管理等几方面1、工作内容是指本岗位工作的一项内容和特征。不同工作概述内容不能出现一交叉，本栏应用最简短的语言来概括和描述。2、工作依据指任职者完成本项工作需要依据的一些制度或文件等。3、权责指任职者履行本项工作应当具备何种权限内容。比如统筹、督导、评估、控制等。4、时限指任职者完成此项工作所需的时间，比如日常、阶段性或临时性等。5、应用工具指任职者履行本项工作需应用到的表单、文件等。6、工作标准工作标准是指任职者完成本职工作职责所产生的结果是否符合有关要求的衡量标准，该栏内容要从数量、质量、成本、时间等方面去提炼。酒店有关规章制度和安排中有明确要求的，按有关规定填写；无明确规定的，各部门要充分讨论，选择出能够操作的指标，争取做到考核主体能够对该岗位的主要工作实施量化考核。确实无法量化的，可以给出定性标准。三、岗位说明书编制的基本步骤（一）编制培训人力资源部制定岗位说明书模板并下发岗位说明书编制指导手册，在酒店开展岗位说明书编制的相关培训。向酒店员工讲解岗位说明书编制的方法和技术。（二）编制岗位说明书的编制贵在参与，通过编制使岗位管理者和任职者都充分认识到本岗位工作是什么、干什么、怎么干、需要何种任职条件，从而为岗位管理者加强管理、提高岗位管理效能提供参考和借鉴，同时也为任职者加强自我开发提供努力方向和目标。因此岗位说明书的编制由岗位管理者和任职者依据本指导手册的规定共同来完成。实施岗位说明书编制工作可分以下几个步骤完成：1、由该岗位主管明确本岗位工作的基本方向，包括工作的主要职责、管理权限及工作标准。2、在主管明确本岗位工作基本方向的基础上，任职者结合自己的工作对本岗位职责进行认真梳理，按照岗位说明书模板的内容搜集有关信息，逐项填写有关内容。3、上交主管审核。主管审核采取一级审一级的方式进行，上级主管审核岗位说明书要按照以下要求进行：(1）内容审查：职责是否符合该岗位在部门整体流程中的需要，资格是否符合该岗位的要求，职责描述与资格确认是否相互匹配；（2）一个岗位牵涉到数名任职者-4-而由一个任职者完成的岗位说明书，部门主管要召开所有任职人员参加的研讨会，综合部门其他任职者的意见；（3)岗位职责在部门内的实际流程运行中有交叉和重叠现象的，部门主管应召开相关人员参加的研讨会，明确岗位职责边界；（4)审查其格式是否符合要求；（5)部门主管审核完岗位说明书后，要在岗位说明书的相关位置署名并签署日期。（三）审定实施各部门（实体）主管领导审核后，以部门为单位提交酒店人力资源部，人力资源部对岗位说明书进行认真审查，在内容综合平衡和格式规范的基础上进行整理、修改、编号，经酒店领导审定后汇编成册，颁布实施。四、岗位说明书编制中常见的几个问题编制岗位说明书是一项看似容易，做起来有一定难度的工作，在编制过程中，编制人和审核人常常陷入一些误区，概括起来有以下几个方面：（一）见人不见岗岗位说明书仅描述岗位本身所具有的特性，而与从事或即将从事此岗位工作的具体人员无关。但在实际编写过程中，编制人或审核人往往将岗位和现任岗位的具体人员联系起来，把对岗位的要求和现在岗位上工作的任职者混为一谈。这是编写岗位说明书时最常见的问题。（二）语言不规范对岗位描述的语言比较模糊，或者语言比较空洞，让任职者不知所以然。岗位说明书缺乏明确而具体的描述，容易造成员工对自身角色和工作内容的误解。（三）过简或过繁突出表现在岗位职责的描述中，有的过于简略，没有将本岗位的职责描述穷尽；或者过于繁琐，将无关紧要的工作都写进去。五、工作要求（一）格式要求1、封面格式参照模板附件二。2、岗位说明书里面所填写内容字体均采用宋体五号。3、表格内所有填写的内容，句末均不加任何标点符号。4、对齐方式（1）岗位识别部分和任职资格条件部分的各项填写内容在方格内居中。（2）其他所有填写内容均左对齐。（二）时间安排1、2007年11月初人力资源部完成酒店职位分析方案，确定职位调查项目和调查方法；2、2007年11月初人力资源部完成职位分析的基础信息收集工作，将职位信息调查表下发至各部门每一位职员；3、2007年11月28日之前各部门完成本部门岗位说明书的编制工作，经主管领导签字后交人力资源部，人力资源部汇总；4、2007年12月初，人力资源部向酒店管理层提交完成的酒店岗位说明书，审阅后备案；5、人力资源部按部门、专业分类，以便工作中查询，作为酒店人力资源战略规划的基础性资料。附件一：岗位说明书模板-5-ＸＸＸＸ部ＸＸＸ岗位岗位说明书湖南五华酒店有限公司编制-6-职务发展方向岗位编号所在部门直接上级职务代理人岗位职级直接下级岗位定编审核人审核时间职位概要：本职务组织结构关系：任职资格性别年龄专业背景工作技能工作经验培训经历个性特征岗位识别-7-工作内容工作权利-8-工作责任管辖范围岗位关键性指标工作环境-9-工作内容及工作依据人员管理工作内容工作依据权责时限应用工具（表单、文件）工作标准人员选拔与试用员工考核与纪律工作安排与分工人员培训与提高-10-计划与协调工作内容工作依据权责时限应用工具（表单、文件）工作标准部门例会的主持年、月、周部门工作计划与总结解决本部门下属难以解决的问题与其他部门的联系和协调-11-业务管理工作内容工作依据权责时限应用工具（表单、文件）工作标准酒店日常人事工作的监督与管理制度建设与日常维护岗位设计与职位说明人员甄选调整与人事异动考勤管理与档案管理-12-业务管理绩效考核薪酬与福利培训开发与员工职业生涯设计员工关系企业文化建设-13-