文件管理内控制度

内部控制系列文件文件管理业务循环名称：行政管理文件编号版本文件密级□一般□中级□高级总页数编写部门体系部生效日期签署栏编制审核批准日期日期日期2制度更新一览表序号版本号修订日期修订摘要修订人注：1.本表记录每次制度修订的内容和版本号；2.本记录由修订人负责填写。31总则1.1目的为进一步建立规范合理的文件发放和管理制度，建立、健全企业管理制度，促进企业制度建设流程化、规范化，并给合润达公司的实际情况，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于***********有限公司。1.3术语及定义1.3.1文件：信息及其承载媒体，本制度中特指本企业的管理制度与公司公告等。1.3.2表式：本制度中特指空白的表单模板。2关键控制点2.1所有文件、表单在发布前都必须经过授权审批，公司内控制度相关文件在发布后，须提交总公司内控部门备案。2.2所有的文件应该统一编号，并及时更新颁布。2.3所有文件、表单的更改须经过有效的申请和审批。2.4所有文件、表单应妥善保管、存储以及处理。3操作流程3.1职责3.1.1各职能部门负责相关的管理性文件（包括表式）的编制，并负责各自专用文件及记录的管理。3.1.2部门主管或其授权人负责文件的审核并签署。3.1.3公司总经理或其授权人负责文件的批准并签署。3.1.4体系部负责经过签批的文件的受控管理、文件发布以及文件归档工作。43.2文件的分类与编号3.2.1文件分类：一级文件：集团统一制定的内控制度总则；二级文件：集团统一制定的企业制度；三级文件：子公司参照集团制度编制的企业制度、实施细则、作业指导书、公文等。四级文件：制度记录（特指表式）；注：子公司不可编制一级文件、二级文件，只参照执行。3.2.2文件编号规则3.2.2.1内控制度文件编号规则文件编号格式公司代号+文件级别号+业务循环缩写+文件序号+版本号+修订号文件编号格式：AA-NCCNN-AN构成公司代号文件级别号业务循环缩写文件序号版本号修订号属性字母数字字母数字字母数字位数212211取值范围AB3：三级4：四级AA~ZZ，如：财务循环：CW销售循环：XS采购循环：CG行政循环：XZ资产管理：ZC人力资源循环：RL信息系统循环：XX生产管理：SC研发管理：YF……01～99A~Z0~9举例：AB-3CG01-A03.2.2.2公告文件编号规则5文件编号格式：公司代号+部门缩写+标志字+文件级别号+发文年月+序号文件号格式：AA-X字-NYYMM-NN构成公司代号部门缩写标志位文件级别号发文年月序号属性字母汉字汉字数字数字数字位数211142取值范围AB市场部：市财务部：财人力资源部：人行政部：行质量管理部：质物流部：物研发部：研生产部：生……“字”3：三级1201～991201～99举例：AB-人字-31210-013.2.3电子文件命名规则：文件编号-文件名称.后缀。如：AB-3ZC01-A0-自用固定资产管理.doc3.3文件工作流程3.3.1文件的编制与评审各职能部门在自己的职能范围内对业务流程进行梳理、优化，在此基础上制定管理制度，并在企业实际情况发生变化时修订相应的管理制度。文件制订或修订后，由制定或修订文件的职能部门牵头组织相关部门和人员，对本部门制订或修订的文件进行评审。评审方式：会议、会签等。评审职责：对制度文件的可操作性、适宜性、合规性、公平性、效益性等进行评审。评审成员的构成，可根据制度文件的重要性、复杂性以及是否新制订的文件来6组织召集。注：子公司编制的制度文件需提交总公司运营中心进行制度专项审核，其主要审核子公司制度文件与总公司制度公司的相容性、相通性。如出现相悖情况，总公司运营中心需组织相关公司、相关部门人员进行协商处理。3.3.2制度文件（包括细则）签发。制度文件由编制部门部门经理或其授权人审核，总经理或其授权人批准。签署后的纸质文件以及相应的电子文件，提交体系部备案并下发。3.3.3文件以纸质文件及电子共享形式发放，流程如下：经过签署的纸质文件加盖公司公章方为有效。体系部负责将经过签署并加盖公章的文件，共享在公司资料管理系统中，并由文件管理员登记在《文件清单》中，纸质文件、原版电子文件均需归档保存。体系部文件管理员以邮件形式进行公告。《文件清单》须及时更新并共享，以便员工确认最新版文件。3.3.4文件的管理3.3.4.1文件存档。体系部负责制度文件的存档管理工作。3.3.4.2文件编制部门的负责人原则上每年进行一次适宜性审核。执行部门原则上应每半年全面检查各类在用文件的有效性，对于各使用者手中的文件，发现问题及时纠正处理。3.3.4.3文件的保存按规定的地点和方式有序存放，以便存取，文件的保存应严格管理，存放地点应防水、防火，以确保文件的完整性。3.3.5文件的更改3.3.5.1发生以下情形之一时，应对文件进行更改或作废：国家现行或地方性法律法规发生变化时；企业制度在日常工作或专项检查过程中发现控制缺陷时。集团企业制度变更引起的子公司三级文件变更。3.3.5.2如文件需要更改时，应由原文件编制部门负责提出，说明更改或作废原因，并7将文件修订稿提相关授权人员审核，经批准后重新发布，旧版文件同时作废（特殊情况下，有些制度也可能直接作废）。3.3.6文件的作废与销毁3.3.6.1体系部文件管理员应将作废文件的作废原因、状态和替代文件，作废日期等记录在《文件清单》中，同时在存档的电子文件名上加注“作废”。3.3.6.2体系部删除公司资料管理系统中需作废的文件，对更改或作废情况进行公告声明，并通告相关执行和监督部门。3.3.6.3作废的制度文件（包括表式）应集中收回销毁，防止已作废的文件在相关职能部门留存使用，该项工作各部门具体负责。注：制度文件换版升级时，需在新文件中注明“自本制度生效执行之日起XXXX制度同时废止”的相关描述。3.3.7制度（包括细则）培训。为推动制度有效实施，制度制定部门应牵头组织培训。3.3.8文件的备案。子公司文件需定期向总公司运营中心进行文件备案，文件提交时，需同时提供文件清单。4颁布实施及解释权4.1本制度自颁布之日起实施。4.2本制度之具体解释权属上**************公司。5附则：流程图与表单附件一：流程图1-1N/A附件二：表单2-1文件清单2-2文件更改／作废申请表