项目采购管理细化执行与模板

项目采购管理细化执行与模板第二节项目采购管理执行工具与模板一、项目采购计划表编号：日期：年月日物资名称规格数量项目使用阶段交货期每日最高用量基本存量最高存量基本存量比率经济订购数量审核人：填表人：二、项目采购申请表项目名称采购内容名称规格数量指导价备注采购原因其他采购要求（包括产地或服务、资质等）项目采购主管意见签字：日期：年月日项目经理意见签字：日期：年月日分管副总意见签字：日期：年月日三、项目采购询价单模板（）购字第号物资（服务）名称编号规格说明单位数量质量要求报价须知交货期限□需于年月日以前交清□订购后天内交清交货地点付款办法□交货验收合格后付款□试用合格后付款订购方法□分项订购□总金额为准报价期限报价截止日期上开报价单请于年月日时以前惠予报价以便洽购为荷。报价保留时效请保留报价有效期间至询价截止日期起10天以上报价途径以上报价单请寄送至××××市×××路×××号××××项目部或发送至×××××@××××.com四、采购工作说明书项目名称：日期：年月日××项目采购工作说明书项目目标采购物资（服务）交付地点物资（服务）的供应周期所需技术支持技术标准验收标准其他要求审核人：编制人：五、项目供应商调查表供应商基本信息供应商全称使用商标行业类别业务性质资本类型占地面积厂房面积企业负责人固定资产年产值销售额公司地址主要联系人联系人姓名性别职务办公电话手机电子邮件传真所负责过的主要项目项目名称合作单位项目类型项目规模项目耗时优势说明主要客户市场主要客户名行业和地区提供的产品或服务该客户占企业销售额的%业务开始时间说明关键设备简介设备名称/型号产地设备供应商技术指标和优势设备生产时间数量人员数量信息管理人员技术人员业务人员质检人员生产人员事务性人员总人数财务信息总投资额总资产额年产值销售额年出口额年研发经费其他信息发展简介及质量保证能力发展简介供应商贯标名称及日期是否通过认证认证标准通过认证日期年月日认证机构名称认证证书编号请列出贵司可以提供的合同金额范围实施技术支持、售后服务、维护的组织架构环境管理系统及措施安全管理系统简介主要负责人声明本公司在此郑重声明本登记表所填的所有内容属实无误签字（盖章）：日期：年月日六、项目采购验收单项目名称：编号：日期：年月日物资（服务）名称规格供应商订购人订购日期到货日期订购数量实收数量检验员验收数量□足交□溢交□短缺短交数量超交数量检验员交付物资（服务）质量状况检验员验收记录检验项目检验标准检验结果判定备注合格不合格总体验收结果判定备注处理方式项目采购主管项目检验主管项目经理第三节项目采购管理执行制度与模板一、项目采购管理办法模板项目采购管理办法第1章总则第1条目的为规范项目采购管理工作，保证项目进度和质量，提高项目经济效益，特制定本办法。第2条适用范围凡本公司项目进程中涉及到的原材料和设备采购、服务采购、工程分包等各类采购事项，除另有规定外，均依照本办法执行。第3条管理职责1．项目经理需对项目采购过程进行监督、检查和指导。2．项目部应建立项目采购小组，全面负责项目过程中议价采购、招标采购等各种类型的采购工作，具体包括采购计划制订、询价管理、供应商选择、采购谈判、采购合同签订、采购过程控制等各项工作的实施和管理。第2章选择采购方式第4条采购方式选择原则1．本公司项目采购过程中，可以采用的采购方式包括询价采购、竞争性谈判、邀请招标等方式，项目采购小组需根据项目需求实际情况，确定采购方式。2．在采购金额较大且项目进度等条件许可时，需尽量采用公开招标方式。3．无论采取何种采购方式，候选供应商均不得少于三家。第5条采购方式选择办法一般情况下，各种采购方式的适用范围如下表所示。不同采购方式适用范围一览表采购方式适用范围公开招标采购主要材料或服务单项采购金额在30万元及以上邀请招标采购主要材料及服务单项采购金额在15万～30万元竞争性谈判主要材料及服务单项采购金额在15万元以下询价采购零星材料、专业性较强或非常用材料及服务第6条特殊情况处理因特殊情况不能按照本办法规定的采购方式实施项目采购的，由项目采购小组提交申请，经公司总经理批准后，方可变更采购方式。第3章组织采购工作第7条采购计划拟订1．项目采购小组需在项目工作规划开始后30日内，根据项目进度计划合理确定主要资源的需求时间，拟订项目的总体采购计划，报公司项目经理审批。2．项目采购应依照采购计划执行，如因项目进度调整较大，需另行向项目经理申请调整采购计划。3．采购计划要充分考虑采购提前期，项目采购小组可根据项目需要分批次安排请购时间，避免因采购滞后影响施工。第8条市场价格调查在采购实施之前，项目采购小组应首先进行市场价格的调查，价格调查工作应由小组成员通过不同的渠道分头完成，采购小组汇总分析后拟定合理的上限控制价。第9条采购申请项目采购小组根据实际需要提前七天以书面形式向项目经理提交采购申请，明确采购内容、规格、拟采购的数量、采购方式及上限控制价等，经项目经理审核、分管副总审批后，由项目采购小组组织实施采购工作。第10条招标采购组织1．采用招标形式采购的，采购招标文件由项目采购小组拟定，报项目经理审核、分管副总审批后方可发布。投标邀请书可采取向相关供货商发函的方式发布，如为公开招标采购，投标邀请书还应在公司网站登载。2．采用公开招标或邀请招标采购的，项目部采购小组应组织潜在供应商参加开标会议，项目经理组织项目采购人员及相关专家参加开标会，对招标活动进行公开开标。3．潜在供应商参与招标采购时，应在开标前向项目部提交投标保证金，保证金数额不得低于拟采购标底额的10%。投标保证金在确定中标人后三个工作日内退还给未中标人，中标人的投标保证金需在项目部支付其首笔合同价款时一并退还。第11条其他形式采购组织1．采用询价采购或竞争性谈判采购的，由项目采购小组按公司相关制度规定程序实施采购，采购结果需经公司法律顾问审核、分管副总审批后方可实施。2．其他采购形式的采购结果，应及时报公司项目部备案。第4章项目采购定价第12条采购价格组成1．项目中各类物资的价格应由生产成本、运输及装卸费、税费及利润四部分组成。2．项目中各项服务的价格应由服务成本与利润、税费三部分构成。3．项目采购人员应按照价格组成进行采购底价的调查和分析，并要求潜在供应商依据上述价格组成分别进行报价，以利于采购人员进行价格评定。第13条项目采购定价程序及权限1．项目采购人员对市场价格进行调查后，对潜在供应商报价各组成部分的最低价进行组合，以此作为价格谈判的目标值，依次与各潜在供应商进行谈判。2．项目采购小组对潜在供应商报价进行评议、谈判后，拟定供应商及签约价格，填写采购定价单，上报项目经理和分管副总。3．经项目经理和分管副总核定后的采购定价，可作为采购工作开展的依据。第14条采购价格确定注意事项1．项目采购人员在进行采购定价时，应根据项目资金状况及供应商的垫资能力，考虑适当的价款支付周期，在签订采购合同时约定确切的付款时间。2．确定采购单价时需考虑付款时间等因素，提前付款或延期付款的，应按同期银行贷款利率扣除或增加支付金额，并写入合同条款，避免价款支付的随意性。第5章供应商评审第15条供应商资格审查1．原则上本公司所有项目的供应商均应为独立的法人。2．项目采购小组应要求各潜在供应商提供营业执照等有关资格证明文件和业绩说明。3．如采购项目对供应商有特定要求的，需对潜在供应商的相应资格进行专门审查。4．如潜在供应商是非直接生产厂商而是代理商，除应向项目采购小组提供自身相关资料外，还需提供生产厂商签署的书面授权书或代理权限证明，同等条件下，代理级别较高的潜在供应商优先。第16条项目供应商范围确定1．公司采购部定期公布合格供应商名单，项目部采用邀请招标或竞争性谈判进行采购的，应在合格供应商名单的范围内发布招标邀请书。2．采用其他方式实施采购的，潜在供应商如不在合格供应商名单内，项目采购小组需对潜在供应商进行综合评定，并将信用、供应保证能力、质量保证能力评定信誉良好的供应商，上报公司分管副总经审批后增列入合格供方名录。第17条供应商选择方法1．在能够满足项目质量要求的前提下，原则上应选择报价最低的潜在供应商作为最终供应商。2．大宗材料或项目发包时，可选择实力较强的2～3家供应商，经谈判后确定最终供应商。第6章采购合同管理第18条合同审批权限项目部签订采购合同前，需履行审批手续，具体审批权限如下。1．单项采购金额小于15万元的，经项目采购小组成员集体签字后，由项目经理审批。2．采购金额为15万～30万元的，经项目经理审定后，由公司分管副总审批。3．采购金额大于或等于30万元的，由公司总经理审批。第19条采购合同签订1．签订采购合同视为采购完成，在采购完成后15日内，项目采购小组形成书面采购报告，详细说明采购过程，并将相关采购记录作为附件，一并汇编成册移交项目部存档，项目采购小组留存复印件备查。2．相关采购记录应包括采购申请、投标邀请书、招标文件、报价记录、开标签到单、采购定价单等。第7条附则第20条本办法由项目部制定，并负责对其进行修改和解释。第21条本办法自审核通过之日起生效。二、项目采购交期控制制度项目采购交期控制制度第1章总则第1条目的为了达到如下两个目的，特制定本制度。1．在必要的时间内准时获得项目过程活动必需的物资或服务，确保项目进程连续性。2．减少因资源供应不足导致的项目延期。第2条适用范围项目采购过程中对交期确定、交期控制、采购跟催的相关事项，均依照本制度进行处理。第2章合理确定交货期限第3条合理确定采购物流方式项目采购人员需在签订合同之前，应合理确定交货方式、运输方式、运输路线等，并提供承运商建议，确保不因物流因素导致交期延误。第4条合理规划下单时间采购人员项目进行过程中，应合理预估项目进度，以及供应商备货、在途、验收等时间，确定下单提前期，在合理时间进货，确保在项目进行过程中不出现断货或库存积压等问题。第5条明确交期违约责任项目采购人员在签订项目采购合同时，必须明确交货期限，并在此基础上与供应商达成对交期违约责任的共识，以合同条款的方式在采购合同中体现。第3章采购进度控制第6条及时掌握备货进度1．项目采购人员同供应商确定交货期限后，应及时要求供应商提供备货计划或者生产日程表，采购人员根据其提供的计划和日程表督促交货进度。2．项目采购人员应及时与供应商进行沟通，了解其备货进展情况，防止出现交期延误或者提前交货的情形。3．采购人员发现供应商供货进度可能会影响项目进度时，应及时采取措施消除进度滞后。第7条期中跟催1．下单后，项目采购人员应注意是否能按照规定时间收到验收报表，未及时收到验收报表的情况下应采取电话查询的方式进行跟催。2．对于重要物资（或服务）采购，除要求供应商按时报送进度表之外，还应实地前往供应商处进行访问查证，此查证工作应于合约或者订单中加以明确。第8条项目采购验收进度控制1．为了提高供应效率，项目采购人员和质量管理人员在进行物资（或服务）验收前，必须明确验收流程。2．进行项目采购时，可优先选择通过本公司质量评估认证的供应商，对质量有保障的优秀供应商提供的物资（或服务）可实行“免检”处理，以缩短项目采购验收时间，有效推进项目进度。第4章交期延误管理第9条分析交期延误原因项目采购人员除对具体项目采购工作进行交期控制外，还需定期根据采购经验对交期延误原因进行总结。常见交期延误原因包括以下三种，如下表所示。交期延误常见原因分析表原因具体内容供应商责任供应商接单量超过产能，备货计划不合理，出现采购和供应危机，导致项目停滞本公司责任采购部供应商选择错误，业务手续不完整，价格决策不合理，进度掌握与督促不力，经验不足，或条件过于严苛等在项目过程中，由于各种原因，采购人员未给供应商留足够的采购提前期，或者跟催不积极，导致项目资源供应延期其他原因采供双方沟通不良，未能掌握一方或者双方的产能变化，联络未得到落实技术资料不充分，质量标准沟通不一，未达成单价、付款、交期的共识等造成延误偶发不可抗拒因素，如自然灾害或经济、政治、法律因素的变动等造成延误第10条交期延误处理针对不同原因的交期延误