医药企业采购工作流程

1采购部三级岗位流程汇编目录21.采购员………………………………………………………………………………………………………………..…31.1管理办法…………………………………………………………………………………………………………….…31.2流程图……………………………………………………………………………………………………………………41.3关键控制措施………………………………………………………………………………………………………152.采购员物价调整………………………………………………………………………………………………….….172.1.管理办法…………………………………………………………………………172.2流程图……………………………………………………………………………182.4关键控制措施……………………………………………………………………263采购促销………………………………………………………………………………………………………………….293.1.管理办法……………………………………………………………………………………………………………….错误!未定义书签。93.2流程图…………………………………………………………………………………………………………………303.4关键控制措施……………………………………………………………………………………………………..344采购综合管理……………………………………………………………………………………………………..……354.1.管理办法………………………………………………………………………………………………………………..错误!未定义书签。54.2流程图……………………………………………………………………………………………………………….…364.4关键控制措施………………………………………………………………………………………………………错误!未定义书签。4031.采购员1.1.管理办法涉及的部门、人员财务部（结算员、财务相关人员）、营销科（营销科长、销售员、开票员）、物流科（验收员、复核员）相关制度《首营品种和新品引进管理制度》、《首营企业和供应商厂商管理制度》、《进货和库存管理制度》、《采购工作计划管理制度》、《采购合同管理制度》、《采退管理制度》、《采购结算付款管理制度》、《预付款管理制度》、《采购协议和返利管理制度》、《销售工作衔接管理制度》、《销售退货管理制度》、《报损报溢管理制度》、《近效期、零散批号货品管理制度》、《破损、挤压商品管理制度》、《缺货管理制度》相关文档文件名称填制人复核人审批签字人参考编号采购计划表采购员部门科长质管部进货合同采购员采购员部门科长首营品种表采购员采购员部门科长首营供应商表采购员采购员部门科长付款申请单采购员部门科长部门科长预付款申请单采购员部门科长部门科长转承付单登记表采购员采购采退清单采购员部门科长部门科长采购差价单采购员部门科长部门科长41.2流程图采购部采购员管理流程-首营品种入库分公司经理物流科采购员采购员供应商对照维护现款建议价维护开始经理、副经理审批采购合同新增（快捷）商品字典－货主视图维护审核首营资质最终审核首营资质基础数据录入CMS系统进入入库流程结束采购员和供应商沟通产品操作方式，进价、中标价等情况，进行产品筛选采购员初审供应商首营资质采购标注零售价，医保，定价类型，基本药物，复核各类中标价采购复核零售价，维护相关各类价格类型56采购部采购员管理流程-入库物流中心仓储科物流中心验收科采购部开始采购合同新增（快捷）进入CMS系统查询：采购工作计划报表，销售缺货－采购反馈，销售明细查询，业务往来查询等报表，确定采购计划，与供应商要货，签署采购合同。验收记账如果供货价提高，提供厂家涨价证明，另到其他公司寻找低价货源，并通知物价员，调整相关价格类型采购合同－转预报采购预报－释放验收记账结束经理、副经理采购审批7营销科采购员管理流程-付款财务科采购员开始进入CMS系统采购发票－编辑收到供应商增值税发票，认证采购发票勾票清单打印，勾票补差清单打印，应付帐记账应付帐付款申请单制作付款申请单打印应付帐付款申请单复核审核付款结束分公司经理采购统一登记8采购部采购员管理流程-采退物流中心运输科物流中心仓储科或待处理库采购部开始因滞销、近效期等原因和供应商协商好退货采退订单（新增）采退订单释放拣货通知单-波次运行寄往供应商采退清单打印拣货单-出库确认供应商自提结束结束9营销科采购员管理流程-销售审批物流科采购员营销科营销科在CMS系统内做销售订单转销售预报开始营销科需要给客户退货冲红无法解决，通过销售审批可销入物流中心验收记账待处理入待处理验收记账无法解决，不通过营销科不同意客户退货，不冲红分公司经理物流科验收记账报损出库记账结束10营销科采购员管理流程-销售缺货-采购反馈采购员营销科开始销售开票自动转销售缺货销售缺货－采购反馈销售缺货-手工登记查看反馈信息反馈给客户结束11营销科采购员管理流程-预付款财务科采购员采购预付款－新增开始预付款打印根据需求和供应商签订合同分公司经理核销结束采购员收到发票，做票，只做账不付款，见付款流程审核付款采购内勤统一登记12营销科采购员管理流程-采购差价单财务科采购员与供应商对账，确认返利采购差价－释放开始供应商将返利返至我公司采购进仓单打印采购差价－新增应付帐付款申请单制作分公司经理应付帐付款申请单复核核销应付帐记账如果需做正值差价单，先主管经理同意后才可做结束131.3流程描述主要步骤具体内容首营品种入库1、采购员与供应商沟通品种状况，比如此品种操作方式，进价，现款销售价，医院中标价、付款方式等，对产品进行筛选，指导供应商填写首营品种表和首营供应商表，进行复核，交部门经理审批。2、转物价员标注零售价，医保类型，基本药物，复核各类中标价。3、资质转资管部，与质管部做好交接，质管部审核首营资质，转总经办最终审核，总经办审核完成后转质管部基础录入员录入基础信息。4、录入完成后，其中一张首营品种表转物价员复核零售价，维护各类价格类型，后转采购员存档。5、采购员在商品字典-货主视图维护中填写进货协议价，在采购员供应商对照维护中维护相关信息，在现款建议价中维护现款建议价。6、在采购合同-新增（快捷）功能中填写合同，货到物流中心入库记账。入库流程1、采购员查看采购工作计划报表，销售缺货-采购反馈，销售明细查询，业务往来查询等功能，做出合理采购计划，与供应商要货，和供应商签署合同。2、在系统内采购合同-新增（快捷）功能中填写采购合同，货到，物流中心验收记账。3、如果供应价上涨，要求供应商提供涨价证明，另到其他公司寻到低价货源，并通知物价员调整相关各类价格类型。4、采购员填写合同，部门经理审批，采购员采购合同-转预报，采购预报-释放，货到物流中心验收记账。付款流程1、采购员收到供应商增值税发票，定期到财务认证。2、进入系统，在采购发票-编辑功能中勾选发票。3、在采购发票勾票清单打印和勾票补差清单打印两个功能中打印出进货单和进货补差单，将票据整理好，转财务做应付帐记账。4、财务应付帐记账后，采购员在应付帐付款申请单制作功能中制作承付单，后在付款申请单打印中打印承付单，交部门经理审批。5、审批同意付款后，在应付帐付款申请单复核中做复核，后交采购内勤统一登记转财务审核付款。采退流程1、采购员因滞销、近效期等原因和供应商协商好退货。2、在采退订单（新增）功能中填写相关信息，采退订单释放。3、如果是供应商自提，采购员将采退清单打印，交供应商，供应商到物流中心或待处理库提货，物流中心或待处理拣货通知单-波次运行，拣货单-出库确认，与供应商做好交接，供应商将货提走。4、如果是外运，物流中心或待处理定期拣货通知单-波次运行，拣货单-出库确认，由物流中心下站员将货发往供应商指定地点。销售审批流程1、销售公司在系统内做销售订单-转销售预报，采购员在销售审批功能中做审批。2、如果审批为可销，点通过，销售公司将货交至物流中心，物流中心验收记账。3、如果审批为待处理，点通过，销售公司将货交至待处理库，待处理库14验收记账。4、如果审批为无法解决，销售公司不予给客户退货冲红。5、如果销售公司有必要给客户退货冲红，报公司领导审批报损，公司领导批准后，销售公司重新做销售订单-转销售预报，采购员审批为无法解决，点通过。物流中心验收记账，填写报损单，出库记账。销售缺货流程1、开票员在开票过程中，客户报的计划没有或不足，销售开票自动转销售缺货。2、采购员在销售缺货-采购反馈中做反馈。3、交易员在销售缺货-手工登记功能中查看反馈信息，反馈给客户。预付款流程1、采购员根据需求，和供应商签订采购合同。2、在采购预付款-新增功能中填写预付款单，在预付款打印功能中打印预付款单，交部门经理审批。3、审批同意后，转采购内勤统一登记转财务审核付款。4、采购员后收到发票，做票转财务核销。差价单流程1、采购员与供应商对账，确认返利，供应商将返利返至我公司。2、如果需做正值差价单，先主管经理同意后方可做。3、采购员在采购单价-新增中填写差价单，然后采购差价-释放，在采购进仓单打印中将采购差价单打印出来，交财务应付帐记账。4、在应付帐付款申请单制作中填写承付单，交部门经理审批，后在应付帐付款申请单复核中复核，转财务核销。151.4关键控制措施主要步骤控制目标关键控制措施编号关键控制措施风险程度标识负责岗位相关文件相关管理制度控制类型1.4.1引进质量保证，价格合理品种1、采购员与供应商沟通产品操作方式，进价，中标价，现款销售价，付款方式等情况，筛选合适品种。2、严格审核产品，企业资质，确保产品质量高采购员，部门科长首营品种表，首营供应商表首营品种和新品引进管理制度，首营企业和供应商厂商管理制度手工控制系统控制1.4.2做出合理计划，保障供应1、查询采购工作计划报表，销售缺货－采购反馈，销售明细查询，业务往来查询等报表，考虑多方面因素，结合供应商信息，确定合理计划，及时要货。2、因供应商等多种客观原因，不能正常到货的产品，需到其他公司寻找货源。3、因进价不合理产品，到其他公司寻找低价货源高采购员采购工作计划表进货和库存管理制度、采购工作计划管理制度、采购合同管理制度手工控制、系统控制161.4.3合理付款1、采购员仔细查询未付，库存，是否有滞销库存，没有特殊状况，协议款要及时付出。高采购员、部门科长付款申请单采购结算付款管理制度、预付款管理制度、采购协议和返利管理制手工控制系统控制1.4.4库存数量合理，库存状态可销1、采购员将滞销，近效期，失效，挤压，破损，污染等产品及时与供应商协商退货和换货，并保证账务无风险。中采购员采退清单采退管理制度手工控制系统控制1.4.5尽可能解决问题退货1、采购员与供应商沟通协调，尽可能解决问题品种的销售退货。中采购员、部门科长销售退货预报单销售退货管理制度、报损报溢管理制度手工控制系统控制1.4.6及时将缺货信息传达1、采购员及时准确的将缺货的原因，品种的状态反馈给交易员低采购员销售缺货-采购反馈缺货管理制度手工控制系统控制1.4.7合理付款1、采购员根据库存，销量，合理做出计划，安排付款高采购员、部门科长预付款申请单预付款管理制度手工控制系统控制1.4.8收回公司返利1、采购员按时按协议付款，年终准确核对返利，跟踪返利到账。高采购员、部门科长采购差价单采购协议和返利管理制度手工控制系统控制172.采购员物价调整2.1.管理办法涉及的部门、人员：营销科（营销科长、销售员、开票员）、物流科（验收员、质量管理员）、营销科（采购员）。相关制度《销售调价换票制度》、《首营品种、供应商转接制度》《新增客户制度》、《促销商品价格制度》相关文档文件名称填制人复核人审批签字人参考编号首营品种、供应商审批申请表采购员营销科长质量管理员采购员、经理、物价员、质量管理员库存统计表销售员销售内勤、采购采购部采购员调价换票报告销售员部门科长、采购员采购部部门科长、采购员新增客户申请报告财务部部门科长财务部、质量管理员部门科长、财务部促销商品处理意见表采购