通信机房及基站房租电费管理办法

通信机房及基站房租电费管理办法1目的为规范通信机房及基站（以下简称“站房”）的房租及电费等费用缴纳工作，明确各部门职责，细化流程管理，有效控制运行维护成本，建立完善的站房物业管理工作体系，确保通信网络正常运行，特制订本管理程序。2适用范围本管理办法适用于相关部门和各区、县分公司物业工作的管理。3指导原则：高效、稳妥、实事求是4职责网络分公司综合部负责对办法的执行情况进行监督和组织检查。公司各部门、各区县分公司具体执行。5相关文件CDLTY-0.3.01《移动通信工程建设管理程序》CDLTY-0.3.04《移动通信基站选址及合同管理办法》6程序6.1相关部门职责6.1.1网络分公司运行维护部：a.负责对所有站房房租、电费进行业务稽核工作；b.负责所有站房租赁合同及用电协议的会签工作；c.负责每月组织对区县分公司房租电费管控情况进行抽查，根据房租电费管理相关要求进行业务稽核，每次抽查稽核量应大于该区县分公司站房总数的5%，并确保各区县分公司每年至少被抽查稽核二次，填写区县分公司房租电费管理现场稽核表；d.负责定期对各区县分公司房租电费管理人员进行业务指导及管理培训，及时沟通了解分公司在工作开展中存在的问题，协助其共同解决；e.负责每月对各区县房租电费管理情况作专业分析，包括分公司每月房租电费成本使用情况、财务关账情况、预算使用进度及当月用电数量、对比当月用电数量与前期用电数量之间的差异、因物业问题造成业务拉闸断电量等情况；f、负责牵头各区县分公司房租、电费互审工作；g、负责下达各区县分公司房屋、电费滚动年度、季度计划工作。6.1.2由法律与风险管理部、纪检监察室、网络分公司财务部、运行维护部、综合部建立巡检小组，每半年对区县分公司房租电费管控情况进行抽查，根据房租电费管理相关要求进行专业稽核，每次抽查稽核量应大于该区县分公司站房总数的5%，并填写区县分公司房租电费管理现场稽核表。各职能部门稽核职责：a.法律与风险管理部负责对公司所属各单位的内控与风险管理工作进行指导、监督和考核。负责指导分公司法律事务相关工作。b.纪检监察室对区县分公司执行廉洁自律各项制度规定情况进行稽核，并对违反房租电费管理规定行为进行调查处理，查处第一经办责任人，追究分公司管理责任。对凡是造成国有资产流失的，按照《中国联通四川省分公司管理责任追究办法（试行）》和公司相关规定严肃处理。对触犯法律的，移交司法机关处理。c.网络分公司财务部对区县分公司经办人员、稽核人员审核，分公司总经理审批并经运维部业务稽核后的房租电费办理支付，同时按月通报区县分公司房租电费支付情况。d.网络分公司综合部对区县分公司稽核出的管理漏洞及存在问题进行立项督查通报,及时追踪分析分公司改善情况。6.1.3城区及郊县分公司a.负责该区域内所有站房的成本管理工作，负责站房房租电费的成本计提和资金计划申报工作。b.根据房租电费管理程序及结合自身工作开展情况，在分公司内部建立房租电费缴纳一级稽核制度，明确审核职责，严格控制站房房租电费的报销流程。认真执行《中国联通不相容职责分离暂行规定》；c.负责所属区域内所有站房的具体管理工作。主要包括租赁站房基础资料台账建立,人员落实,责任落实,考核落实,费用审核、申报、报销以及相关的日常管理工作（合同续签、合同新签、合同补签、合同变更、赔偿、纠纷等协调性工作）。6.1.4稽核具体内容主要包括：a.各区县分公司是否自行建立了房租电费缴纳稽核制度，明确一级审核职责，严格把控站房房租电费的报销流程，严格执行《中国联通不相容职责分离暂行规定》，设立相关不相容岗位；b.各区县分公司是否建立完善、准确的合同信息台账、缴费信息台账；c.稽核分公司提交的电费起止度数是否与电表实际度数相符、提交的房租是否在合同有效期限内；d.稽核票据提供方是否为合同收款单位，若不一致，是否有业主提供的委托函；e.对站房业主进行随机回访及沟通，核实业主实际收取房租费是否与合同中签订金额一致；f.更换站房电表是否按要求完善换表手续，对换表资料、数据进行存档备案。5站房房租电费管理7.1各区县分公司7.1.1区县分公司负责站房房租、电费的申报及相关票据、资料的收集审核等工作。申报时应核对电表的起止度、电费单价、房租的金额及付款期限,房租应（在付款期限前）提前一个月申报，收集时需核对相关票据、资料的合法性、真实性、准确性，同时需核对收款单位（或个人）的户名、开户行、银行账号，以保证按时、准确的进行费用划拨。7.1.2各区县分公司负责建立完整、准确的合同台账（以网络分公司运行维护部表格为准）、缴费信息电子台账（以网络分公司运行维护部表格为准），并有专人负责管理。负责在XX运维支撑管理系统录入缴费信息和站房合同信息。各台账准确率必须达到99%，支付及时率必须达到98%。每年12月31日前，将本年所有台账打印，完成年审存档工作。7.1.3各区县分公司必须严格执行《中国联通不相容职责分离暂行规定》，不相容职责是指，如由同一员工履行，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和舞弊行为的职责。不相容职责分离的总体要求是：a.应分置不同岗位的不相容职责主要包括：授权批准、业务经办、财产保管、会计记录、稽核检查等；b.每项业务应经过两个或两个以上的员工处理，且每名员工承担的职责必须与其他员工形成监督和制约关系；c.建立严格的授权批准制度，全体员工必须在授权范围内开展工作,各项业务应当配备符合岗位要求的合格人员，并根据具体情况进行岗位轮换；d.当出现不能对不相容职责进行完全分离的情况时，必须建立额外的替代或补充控制措施，降低错误或舞弊风险，如：增加由业务办理员工的上级主管重新复核检查的程序等（详见《中国联通不相容职责分离暂行规定》）。各区县分公司必须分别设置专职/兼职房租电费管理经办人（包机责任人员）及房租电费一级稽核员。合同谈判与合同的签订，须经办人两人方可订立。各分公司应确定合同管理责任人1名。将已签署的合同登记在《合同台账》上并建立合同档案。7.1.4各区县分公司稽核人员负责对申报的房租电费进行一级审核，审核通过后报分公司总经理签批，再由经办人按站房业务类型（机房或基站）报运维部进行业务稽核，稽核通过后由运维部向财务部提交需报销的相关凭证及票据，进入公司报销流程。具体职责划分如下：a.分公司房租电费经办人员（包机责任人员）经办人负责核查房租是否在合同有效期内，房租金额是否与合同中签订金额一致，房租票据是否符合公司财务报销要求，并应（在付款期限前）提前一个月申报，核对收款地址是否与合同签订收款单位一致并负责与业主联系定期核查站房电表度数、收取票据、将缴费信息录入运维支撑系统、及时更新或录入运维支撑系统中的站房信息。b.分公司房租电费稽核人员（专职/兼职）稽核人员负责对经办人录入的缴费记录、填报的电费起止读数、电费单价、合同有效期限、票据类型进行核实，稽核经办人录入运维支撑系统中的站房信息准确性。稽核人员作为分公司房租电费管理的一级审核，审核通过后报分公司总经理签批。c.分公司总经理分公司总经理对申报票据进行最后把关及签批，对申报费用进行签字确认，承担房租电费第一管理责任，若后期存在管理漏洞将追究分公司总经理管理责任。d.网络分公司运维部业务稽核运维部对各区县分公司申报的房租电费进行业务稽核，对区县分公司录入运维支撑系统的缴费信息、填报的电费起止读数、电费单价、合同有效期限、票据类型进行二级审核，若发现分公司录入运维支撑系统中的站房信息不完整或不准确，将不予以审核。运维部审核通过后，该站房的合同信息及缴费信息在运维支撑系统中的状态为“已审核”，各区县分公司无自行修改、删除的权限。7.1.5各区县分公司房租电费相关管理员发生变更，应做好工作交接，形成交接记录表并负责核查电表的起止度数、电费单价，对比当月用电数量与前期用电数差异情况，如有明显偏差，应及时协调业主、向供电局核实用电的准确性，查明差异具体产生原因。对于电价涨幅较大的情况，应要求业主出具电业局发票复印件，以确保单价浮动是符合电业局收费标准。。7.1.6各区县分公司负责对转供电项目进行清理，并签订用电协议。7.1.7区县分公司负责对所属维护区域内所用站房（除新建汇聚机房外）租赁及用电协议流程提交和正式合同签字盖章。7.1.8区县分公司负责业主基础资料(委托收款、主体变更、账号变更)变更的审批工作,基础资料变更后负责及时更新台账信息和资源数据库信息。同时,基础资料变更审批表应报运行维护部备案并录入运维支撑系统。7.1.9区县分公司负责站房更换电表的核实工作。若因电表损坏等特殊情况必须更换电表的，应由供电方相关人员现场核实后，由区县分公司负责电表的更换工作，更换下来的电表应立即核对底数,并进行拍照备案，运行维护部参与审批会签。7.1.10区县分公司负责搬迁、拆迁站房的选址工作（详见公司基站搬迁流程）。7.2区县分公司：负责对新建接入项目的机房租赁和用电协议的签订，负责新建汇聚机房租赁及用电协议的签订。网络分公司网络建设部参与会签审批。7.3站房租赁及用电费用的缴纳和报账。7.3.1成分各区县分公司负责缴纳所属区域内的站房房租电费缴纳及报账。站房租赁费用及站房电费缴纳只能采用转账支付形式（原则上杜绝现金支付，除业主强烈要求现金支付并在合同中注明支付方式为现金）。7.3.2区县分公司完成缴费后负责向出租方索取正规发票（符合国家税收政策的有效房租租赁发票”或“符合国家税收政策的有效场地租赁发票”或税务部门房租或场地出租专用发票）。将票据按财务部相关规定分类粘贴（粘贴凭证的顺序需与清单顺序一致），同时准确填写费用清单、审签表，经分公司总经理审批后，由运维部向财务部提交需报销的相关凭证及票据，进入公司报销流程完成费用划拨。7.3.3区县分公司针对预付款项目，负责填写内部借款单，同时准确填写费用清单、审签表，经运行维护部审批后，提交财务部完成费用划拨。财务部完成费用划拨后，区县分公司应于次月15日之前向财务部提供符合要求的正式票据。7.3.4财务部的支付流程：各区县分公司房租、电费的支付采用凭实际发生费用发票报账与预借款转账支付两种支付方式。各区县分公司在支付电费时可根据上月用电量或供电局用电数据向财务申请借款，提前预付，通过票据报销方式冲账，公司要求各区县分公司每月对产生的费用及时报销，网络分公司财务部不采用核定供电专项备用金的方式。8合同签订管理公司合同管理部门是公司法律与风险管理部；发起合同审签流程的部门为合同承办部门；合同内容涉及的相关部门职责，需签署意见的部门为合同职能部门；合同的具体执行部门为合同履行部门。8.1合同管理原则合同管理的基本原则是依法合规、防范风险；遵循流程、各司其职；服务支撑、合同管控；提高效率、促进发展。8.2范围8.2.1本办法中所称的合同是指XX市分公司、各县级分公司在对外经营活动中签订的一切有关权利义务的合同、协议。8.2.2本办法中所称的合同管理是指XX市分公司及网络分公司、各县级分公司通过合同管理部门和承办部门对合同洽谈、订立、审批、履行、纠纷处理以及档案管理等进行的管理活动。8.3职责8.3.1法律与风险管理部负责合同的统一管理。8.3.2合同承办部门职责：a.负责调查、提供合同对方主体资格、权限、经营范围、资信情况、履约能力以及担保人的相关资信情况；b.牵头组织所承办合同的谈判；c.起草合同文本，保证合同文本的可行性、完备性和规范性；d.发起合同审签流程，完成所有会签的职能部门并负责沟通协调；e.保存合同订立过程中的有关文书原件和经合同各方签署的合同原件；f.其他应当由合同承办部门承担的职责。8.3.3业务经营管理部门职责：a.审核合同相关条款，确保合同内容符合内外部业务政策要求；b.根据归口管理的费用支出预算，审核合同支出额度，提供的经营方案的效益性分析；c.对合同涉及的业务经营方案进行论证和审核；d.其他应当由业务经营管理部门承担的职责。8.3.4网络分公司运行维护各部门职责：a.审核合同涉及的网络资源；b.审核合同涉及的网络运行维护标准和方案；c.按照合同约定的时间、数量和技术标准调度开通电路；d.协助合同