高效快速提升办公室工作能力2015.9.14

学习让世界更美好******开发有限公司综合办公室2015年9月构筑城市价值引领宜居生活高效办公服务组织一、宗旨：团结务实高效廉洁二、运用学习成果服务于组织建设如何快速提高办公室人员的工作能力公文办理需三问办理领导批示件的技巧会务工作24节点公文写作如何出新彩一、公文办理须“三问”办理公文时，办件人员需要针对待办公文提三个问题并找出答案，公文自然就能办理好。这“三问”是：是什么？从哪里来？到哪里去？每个大问又包含了三个小问。第一问：是什么？第一大问是“三问”中最关键的，其核心作用在于对经手公文作出初步判断，找准着手方向和办理路径，掌控办理速度。第一问：是什么？一问类型，即判断公文是送阅件、请示件还是需要转办的领导批示件，是需要进行规范性处理还是可以直接呈送领导，从而确定依据什么样的办理规定办件。二问正误，即判断公文是否存在瑕疵，例如行文格式是否规范、文件各种要素是否一应俱全、文种使用是否恰当等，从而确定文件应进入办理程序还是退文程序。三问缓急，即根据公文的“急件”等明显标识或文中涉及事项时限的关键词来判断缓急程度，从而确定公文是否立即办理甚至是特事特办。第二问：从哪里来？这一问重在认真阅读公文，通过分析判断形成办理意见。一问流转，判断公文是新接件还是过程件。若为新接件，要侧重把握公文出处和内容性质；若为过程件，则还要分析公文流转过哪些部门，有哪些领导签批过，部门意见和领导签批意见分别是什么。二问背景，不仅要充分了解公文的时间背景、政策背景等，还应了解来文所言事项是惯例性还是新增性，是常规性还是突发性，公文是否依领导授意报送等。三问意图，认真梳理来文信息，着重弄清来文意图和内容实质，即判断来文单位报文目的何在，公文内容是陈述性的、报告性的，还是建议性的、请示性的。以上述三项分析判断作为参考依据，形成办理意见，第二问即告完成。第三问：到哪里去？在经过了第一问的初步判断和第二问的具体分析之后，第三问重在准确拿捏公文如何出手。一问路径。即确定公文的签批和流转方向，在已提出办理意见后，领导的签批顺序如何，是只需在自己单位内传签还是需要会签；在领导同意办理意见后，公文的运行方向如何，是单向流转还是圆周流转。二问方式。即确定公文的送签和流转方式，是采用普通方式还是保密方式，是采用机要交换还是专人送取等。三问时效。即确定公文的流转速度，个别公文在办理过程中缓急程度会发生变化，出手时要特别注意。二、办理领导批示件技巧例析办理领导批示件是办公厅工作人员的一项重要工作，也是抓好领导决策落实、推动工作开展的一种重要和经常性的手段。这里我对办理领导批示件中发生的失误和差错进行了梳理和反思。（一）急缓之“怨”如何标注领导批示件的急缓一直是争议较多的话题。有的单位规定凡是“一把手”的批示统一按急件办理，基层的同志意见很大，机关的同志也很为难，常为此争论不休。一般来说，办理领导批示件应急事急办，特事特办，随到随办；还要及时沟通，交代清楚。上游的同志要理解下游的同志，不拖件，不压件，实事求是地标注领导批示件的急缓；下游的同志也要理解上游的同志，多支持，多沟通，确保领导批示件传送的顺畅及时。（二）推诿之“诟”要解决推诿扯皮的问题，改进机关作风、明晰各方责任、加强沟通协调都很重要，可最根本的还是要理顺利益关系，改革“以文为主”的分类机制。要“以事为主，文为事转”，而不是“以文为主，各办其文”，即：关于某事项的所有文件资料，无论是阅文、批文、办文都由业务处室承办，负责到底；关于某事项的领导批示都先送业务处室，由业务处室根据具体情况批转办理，落实督办。机要部门只承担公文的接收、登记、传送和归档。这样既可有效解决推诿扯皮问题，又可明晰利益关系，提高工作效率，规范办文办事秩序。（三）泄密之“阱”领导同志批示件管理是保密工作的一项重要内容。办理领导批示件既要高效、及时，又要细致、保密。领导批示传达到下级以后，下级会结合自身实际抓好落实。一些跟领导批示利益相关的人，往往会通过各种途径打探领导批示的内容，更有甚者会到机要部门以各种理由和借口要求复印领导批示件。机要部门的同志如果碍于情面或疏于防范，就会违反原则，犯下错误，给各级领导和全盘工作造成不良影响。三、会务工作24节点摘要会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段，会务工作的质量与水平直接影响到决策及其落实的质量和水平。本文中，作者总结了会务工作“24节点法”，把会前筹备、会中服务、会后总结“三部曲”细化量化为24个节点，将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。一、会前筹备1.1．拟订会议方案会议方案是组织安排会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。1.2．起草、审核会议通知会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由会议的承办单位负责起草，然后报有关部门和领导审核签批。做好这项工作，关键在于落实会签制度与提高效率相结合，既要严格按程序逐级审核把关，又要迅速及时。1.3．下发会议通知。要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二是准确，防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时，要注意语言的使用，避免出现“明天”“后天”等字眼，必要时说明“星期几”，防止产生歧义。1.4落实与会人员按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后拉出请假人员名单，并及时向有关领导报告。1.5协调出席领导根据会议性质拟写领导出席安排，报请秘书长同意后，逐一进行电话通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。会前半小时再对出席领导进行一次手机短信提醒。1.6．预订会议室。会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预订会议室，并安排做好先期准备工作。1.7．编印会议须知。与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。1.8．制作会议证件。有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。1.9．布置主席台。主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。1.10.制作会标。会标体现会议的主题，会标制作一定要准确无误，并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。某些法定会议，还需要悬挂党徽。1.11．检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》《国际歌》，要提前进行演练并做好备份，确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏，如有损坏，提前进行更换，有投影演示时需及时调节灯光。1.12．编制座区图，摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。1.13．组织调度会议用车。大型会议活动，需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。1.14．安排新闻报道。需要新闻报道的会议，要提前通知有关新闻单位，并要求其将记者名单报市委值班室，再按名单通知到具体人。1.15．安排会场警卫和交通疏导。通知相关部门做好会场警卫及交通疏导工作，防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议，由于到会车辆较多，要安排交警在会场附近进行交通疏导。1.16．电力保障。会前与供电部门沟通联系，安排保电任务，同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班，以便应对突发情况。二会中服务2.17．组织会议报到。会议报到是与会人员身份再确认的过程，是与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续的必要环节。通过报到能及时使与会人员了解会议安排，掌握会议动态，同时也能使会议组织者及时知晓与会人员情况。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。2.18．分发会议材料。会议材料可以在会前通知各单位派人领取，也可以在会场签到处一并发放，或是提前放置到与会人员桌上。要做到“三不”：即不错一字；不漏一份；不掉一人。对摆放在主席台上的材料，要从头到尾检查顺序和页码，确保不出差错。2.19．与音响师对接。准备一套会议材料，包括会议的主持词交音响师，以方便其把握议程安排与音响的调配。2.20．会议值班。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班，及时沟通情况，确保联络畅通。值班人员要时时将会议的实际进展情况与会议议程进行对比，掌握会议进程。2.21．会场服务。提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度地减少对会议的影响。2.22．维护会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时，在会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，要注意做到言辞温和有礼，态度严肃认真，行动不愠不火。会议开始后安排专人到会场清点人数，对迟到、缺席者进行登记。三会后总结3.23．会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册，以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。3.24．召开分析总结会。分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结，连同其他会议文件，一并归档。四、公文写作如何出新出彩陈龙浙江省水利厅厅长、党组书记，曾任省政府副秘书长•在多年机关工作实践中，我感到，起草工作报告、讲话稿等公文，遇到最多的问题是写得较平，高度不够。从某种程度上讲，“高度是公文的灵魂”。在工作报告、讲话稿写作中，如何避免平庸、提升高度？我觉得，应特别注意以下几个方面：•一、领会精神是前提•起草工作报告、讲话稿，首先要领会精神，要学习、把握以下几点：•中央的重大方针政策和决策部署，以及上级党委、政府的重要工作部署和要求等。下级机关的工作，必须符合中央的大政方针精神，符合上级党委、政府的要求。起草人要养成看报纸、听新闻的习惯，了解时事政治，掌握大政方针。•本单位的工作重点。主要领导施政思路和工作重点是什么？抓手（载体）有哪些？具体措施有哪几条？本单位重点工作进展的基本情况、存在的主要困难和问题、以后的打算等，都要了解。•领导的具体意见。•就是领导想讲的内容，领导的精神、思路。领导的讲话和批示等，都要用心记。包括他常看的书报，也要尽量浏览一下，知道领导在关心什么。特别是要用心“悟”，琢磨他为什么要讲这些内容，为什么会关心这些事。看领导的修改稿也是一个很好的提高方法，从修改中可以看出领导的思路，悟出为什么要这样改。•二、注意对象很必要•工作汇报、讲话稿