信息交流参与和协商控制程序

信息交流参与和协商控制程序1.目的为保证及时、准确地收集、传递内、外部有关信息，确保公司内部、外部信息传递和沟通的有效性。2.适用范围适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系的信息传递、参与和协商工作。3.职责3.1公司管理者代表负责管理体系重大信息的协商，并及时向总经理汇报。3.2公司技术中心负责制定并监督实施本程序。3.3公司各部门及辽宁公司负责其业务、职责范围内的信息接收、传递、参与及处理。3.4员工代表参与相关职业健康安全管理事务。3.5紧急状态下信息的传递与协商由产生部门直接向上级主管领导和部门传递。4.控制程序4.1信息的分类和传递内容4.1.1信息分为内部信息和外部信息，信息的提出者可以是相关方、公司内部的所有员工或职能部门。4.1.2内部信息传递主要内容管理体系文件；法律法规和其他要求的遵循情况；管理方针、目标、指标、管理方案完成情况和效果；内审和管理评审结果；监视、测量结果；不符合与纠正情况；事件调查及其处置情况；培训情况；应急准备与响应情况；员工的建议及抱怨；环境因素、危险源；职责、权限和责任；管理体系运行情况；原材及施工试验信息；各部门、下属各单位、项目部之间日常联络形成的各种材料；其它数据等。4.1.3外部信息传递主要内容顾客的抱怨或要求、相关方的投诉；质量、环境、职业健康安全法律法规及其他要求的变更；公司质量、环境、职业健康安全管理方面需通报给相关方的信息；外部审核与监督检查；来自上级主管部门的信息；来自市场的信息；来自供方信息；来自设备检测部门的信息；来自银行的信息等。4.2信息传递的方式主要有：会议讨论、交流、上网、电话、杂志、板报、光盘、软盘、书面文件、通知等。4.3信息传递与协商4.3.1信息传递与协商的途径可以是口头、电话或书面文件以及一切可以利用的宣传工具。4.3.2内部信息传递与协商[详见信息沟通规定（一）和（二）]a.企管部要将企业管理体系文件发至各单位。对内审、管理评审等信息采取多种形式传达到每个员工。b.各部门要将管理方针、目标指标和管理方案采取适宜的形式传达给每一位员工。c.总经理根据需要召开办公例会。需要在副部长以上领导之间进行沟通的内（外）部信息，公司各部门以上领导参加并进行信息的沟通与协商,必要时责成有关部门进行整理并形成会议纪要向下传达。d.需要时，各单位将管理方针及有关要求及时传递给相关方。e.员工代表应将员工参与和协商职业健康安全管理事务的安排形成书面文件，通过讨论、座谈等形式使工作人员：①.参与危险源辨识、风险评价和控制措施的确定；②.适当参与事件的调查；③.参与职业健康安全方针和目标的制定和评审；④.对影响他们职业健康安全的任何变更进行协商；⑤.对职业健康安全事务发表意见。了解谁是员工代表。f.与承包方就影响他们的职业健康安全的变更进行协商。适当时，应确保与相关的外部相关方就有关的职业健康安全事务进行协商（如工伤保险、意外伤害险的缴纳；员工劳动防护用品的配备、体检等事宜）。g.公司各级管理人员及员工，按规定收集并传递日常正常信息，并以书面形式将建议、改进措施予以记录和向部门领导汇报。各部门领导应根据信息的性质、重要程度及时处理，或向主管领导传递。h.紧急情况发生的信息，如突发、异常情况等重大质量、环境和安全事件，由产生部门及时将信息传递给主管部门和领导，并执行《不合格品控制程序》和《应急准备与响应控制程序》的有关规定。i.对公司员工在环境、职业健康安全方面的抱怨和建议，由各相关部门及时反馈给员工代表，员工代表协同有关部门一起调查情况，制定解决方案并跟踪检查落实情况。将整理后的资料上交管理者代表或总经理。j.对出现（潜在）不符合信息时的处理，具体执行《不合格品控制程序》和《纠正与预防措施控制程序》。k.当材料试验和施工试验结论为不合格时，试验室应立即通知送检单位和公司有关主管部门。L.领导外出开会带回的文件资料要及时传递给行政部。4.3.3外部信息传递与协商a.向相关方以标语、发放宣传材料、广告等形式宣传集团的管理方针，对有关环境和职业健康安全管理的信息，及顾客、相关方合理的意见、投诉、要求等外部信息，由主管部门及时登记（登记内容至少包括：时间、信息来源及形式、信息内容、接收人、处理时间及结果）并予以确认，以回访、信函、文件等形式与相关方交流，以适宜的形式记录其处理结果。b.项目部应对涉及重要环境因素和职业健康安全等方面的信息与相关方进行沟通，并形成文件，通报给员工和相关方。c.当顾客、相关方要求提供与质量、环境和职业健康安全管理方面的信息时，相关部门须及时提供。d.各部门对收集、传递的信息予以记录，并按《记录控制程序》进行管理。4.3.4行政部负责监督各部门对收集的各类信息进行归纳和分析，寻找管理体系持续改进的机会。5.相关文件《记录控制程序》SP-PD-02《不合格品控制程序》SP-PD-30《相关方环境/安全管理程序》SP-PD-23《应急准备和响应控制程序》SP-PD-24《纠正和预防措施控制程序》SP-PD-326.标准表格《内部信息交流表》SP-QR-06-01《环境/安全相关方投诉登记表》SP-QR-06-02信息沟通规定（一）沟通内容沟通（获取）方式时机沟通范围主管部门电话与生产有关的法律、法规、通知等；生产技术、质量；安全、环境及职业健康等方面的信息1.网上、信函获取2.下发文件、会议、局域网等按公司统一安排1.上级各相关主管部门2.公司内部各部门技术中心物资管理下发文件、电话通知、网络联系、相关报表、召开会议、现场检查、编制、下发合格供方名录1.根据工作需要随时联系、随时通知2.每年终对供方进行统计、报表、分析、评价公司各级领导、各部门计划采购部生产统计定期报表、定期例会、电话通知、监督检查、询问。1.定期报表（月、季、年报）2.临时调查表根据上级统计要求及时上报3.各级领导需要及时完成市、区统计局、建材、公司各领导、各部门技术中心生产部财务部年度审核计划及审核方案文件每年3、4月份全公司内审工作技术中心审核实施计划书面审核前一周受审核部门审核报告书面审核后受审核部门审核综述文件管理评审前全公司年度审核报告文件管理评审前全公司法律法规其他要求总清单文件和网络收集到新的法律法规时各部门合同文件及交流工作经验合同评审每年6月中旬质量部、采购部、生产部、工程部、营销部营销部合同归档及履约情况抽查每年11月上旬下属各单位各分公司执行财务制度及公司财务管理办法的情况；会计核算工作情况定期召开财务人员工作会议、财务检查、财务报表半年检查一次财务工作；每月5日前财务报表；一年召开3－4次财务工作会议下属各单位员工的意见和建议会议、座谈、电话可随时向各级员工代表反映情况，由各级员工代表汇报到各级领导解决，公司定期召开职工代表大会。全体员工综合部上级有关指示、要求、工作部署会议、电话接到文件或通知后，迅速传递给公司领导，按领导批示意见转送（发）相关部门和单位下属各单位综合部职称评审、职工能力考核、岗位资格确认评审、会议、通报、电话按有关部门的要求落实到每个部门，进行相关培训、发证、审核。下属各部门人力资源部信息沟通规定（二）职责单位名称信息内容主管部门●相关部门○下属各部门项目部内部信息管理体系文件、管理方针、目标、指标●○○○○○○重要环境因素、重大危险源、管理方案○○○●○○○应急准备与响应○○○●○○○监视、测量○●○●○○○法律法规的遵循情况●○○○○○○内审、外审、管理评审●○○○○○○培训情况○●○●○○○不符合与纠正情况○●○●○○○有关管理工作的文件○●○○○○○检测设备及检测情况（含试验情况）○○●○质量、环境、职业健康安全事故及其处置○●○●○○○员工的建议及对作业场所不安全、不卫生的抱怨○●○●○○○各部门及与下属各单位之间工作联络及结果●●●●●●○外部信息质量、环境、职业健康安全法律、法规、其他要求●○○○○○○管理方针通报相关方●●质量、环境、职业健康安全监视与测量○●○●○○○外部审核与监督检查●○○○○○○顾客的抱怨或要求、相关方的投诉等○○○●○○●来自行业主管部门(上级主管部门、协会等)●●●●○●●来自市场的○○●○○○●来自供方○○●来自设备检测部门●○来自银行的●