财务共享中心-费用报销流程

费用报销业务流程一、流程概述财务共享中心结合股份公司及成员单位管理制度相关规定，通过协同办公系统，实现对各单位费用报销业务进行审核及付款的系统管控。本流程统一规范各单位日常发生的、未与供应商签订采购合同，经办人凭收到的发票，直接办理报销或者支付的付款业务，具体业务如下：二、表单格式费用开支审批单日期系统当前日期编号/二维码自动编号申请人自动带出申请人员员工编号自动带出申请单位自动带出申请部门自动带出申请部门编号自动带出费用金额手工录入预算层级自动带出预算金额自动带出预算部门\负责人自动带出预算剩余金额费用金额-备用金金额支付类别手动选择备用金编号手动选择报销类别手动选择备用金金额自动带出付款金额（自动填写）【费用金额-备用金金额】付款事由手动输入附件上传附件费用一级类别费用二级类别科目编号工号金额备注下拉选择类别下拉选择类别自动带出/手动修改手动输入手动输入添加备注（手动输入）付款信息收款员工开户行银行行号收款帐号付款方式付款金额下拉选择开户银行开户银行开户银行下拉选择手动填写供应商开户行银行行号收款帐号付款方式付款金额下拉选择开户银行开户银行开户银行下拉选择手动填写客户开户行银行行号收款帐号付款方式付款金额下拉选择开户银行开户银行开户银行下拉选择手动填写其他开户行银行行号收款帐号付款方式付款金额手动填写手动填写手动填写手动填写手动填写手动填写报销记账凭证类型记账日期抬头文本记账代码手动输入系统当前日期（自动获取）手动输入默认40科目编号记账金额成本中心订单摘要分配字段自动/手动修改手动录入自动获取/选择修改自动获取/选择修改自动获取/手动修改自动/手动修改在手票据票据编号票据类型出票银行到期日客户编号供应商编号出票人出票日手动选择自动获取自动获取自动获取自动获取自动获取自动获取自动获取应付款票据，只维护“金额”序号金额1手动录入部门领导审核共享中心会计审核分管领导审核(加签)单位负责人意见财务主管意见共享中心会计复核红色区域：经办人填写项目绿色区域：共享中心会计填写项目蓝色区域：财务主管填写项目绿线区域：会计可修改字段蓝线区域：财务主管可修改字段三、填写要求（一）填写人及填写项目填写人填写项目经办人填写（修改）：费用金额、是否清理备用金、付款方式、付款事由、费用类别、工号、付款信息审批领导全部领导填写：审批意见财务主管还需填写：付款票据信息；修改：付款方式共享中心会计填写（修改）：报销记账全部字段。修改：科目编号、工号（二）填写要求1.经办人填写要求（1）费用报销人、或委托本单位其他经办人登录协同办公系统，填报《费用开支审批单》，提交报销申请。协同办公系统根据登录账号，自动获取经办人名称、员工编号、申请单位、申请部门等基本信息。（2）填写“费用金额”，经办人根据收到发票金额填写费用合计金额。（3）选择“付款方式”，系统提供以下付款方式：a.现金；b.电汇；c.支票；d.电子银行承兑汇票；e.纸质银行承兑汇票；f.电子商业承兑汇票；g.纸质商业承兑汇票，经办人据实选择。（4）选择“是否清理备用金”，对于事前预借备用金的，经办人选择清理备用金，并填写“申请备用金流程编号”。（5）经办人根据每项费用发生情况填写费用信息：a.填写“费用类别”，系统将全部费用项目分为两级，费用一级类别包括：职工薪酬/财务费用/税金/上交利费/办公用品/业务招待/日常办公费/制造费用；费用二级类别是一级类别的费用明细项，经办人根据实际情况，先选择“费用一级类别”，系统自动筛选出对应的“费用二级类别”再由经办人进行进一步选择。b.如果在“费用二级类别”中选择“三包损失”或者“科研费”，经办人根据项目情况，填写“工号”。c.填写“金额、备注”，要求每项费用发生金额与发票金额一致。d.系统根据“费用二级类别”自动获取“科目编号”。（6）根据每项费用报销情况，经办人填写“付款信息”，系统将费用报销收款人分为四类：报销人/供应商/客户/其他。a.据实选择报销人、供应商和客户名称，系统自动获取对应的“开户行、银行行号、银行账号”等信息。b.选择、填写“付款方式”和“付款金额”，“付款金额”填写相同供应商、相同付款方式的合计金额。c.如果信息不存在或者不正确可进行添加或者修改。2.审核要求（1）经办人部门领导、分管领导、单位负责人、财务主管等相关领导对经办人填写的《费用开支审批单》中“收款单位、事由、金额、备用金挂账”等情况的合理性进行审核，填写“审批意见”，并有权退回流程或终止报销流程。（2）经办人部门领导判断是否需要加签其他部门领导。（3）财务主管有权修改“付款方式”，并选择支付在手票据信息，如果需要新增办理票据支付，维护“应付票据”中的“票据金额”字段。3.共享中心会计复核要求（1）系统根据费用信息中不同费用类别，在记账信息中自动生成对应的记账行项目。（2）审核并有权修改“科目编号”和“工号”，并维护“报销记账”信息中相关字段：凭证类型、抬头文本、记账代码（默认“40”）、科目编号、记账金额、成本中心、分配字段、摘要。并通过增加报销记账行项目，来区分归属不同成本中心的费用。主要账务处理：a.日常报销：借：费用相关科目贷：应付未付款（银企互联）。b.备用金清账报销时生成凭证：备用金金额大于报销金额：借：费用相关科目应付未付款（银企互联）（返款）。贷：备用金备用金金额小于报销金额：借：费用相关科目贷：备用金应付未付款（银企互联）（补款）。备用金金额等于报销金额：借：费用相关科目贷：备用金（3）系统根据“应付未付款（银企互联）”挂账情况，抓取表单付款相关信息，并传递至付款模块。三、相关要求1.已签订采购合同费用支出，必须先挂账，通过“物资采购付款流程”进行付款。2.《费用开支审批单》经相关领导审批通过后，经办人打印《凭证粘单》（打印时系统自动生成唯一的二维码），并将发票等原始凭证粘贴整齐，与相关文件、通知等附件一并传递至共享中心会计。3.共享中心会计收到《凭证粘单》及相关附件，扫码比对系统表单信息，审核记账后，打印《费用开支审批单》，并与原始凭证一起归档。财务共享中心