费用申请及报销管理办法

各版本建立及修订履历前后版次建立/修订履历申请人/日期审核人/日期批准人/日期《费用申请及报销管理办法》2/10费用申请及报销管理办法1．目的为加强财务管理，规范各类费用申请及报销手续，特制定本办法。2．范围本制度适用于***有限公司及下属各子公司。3．管理职责3.1公司全体人员均须严格落实执行本制度，且各部门负责人有责任向下属员工解释有关之规定以确保本规定得以贯彻执行。3.2财务部为费用申请与报销的归口管理部门，对制度执行实行全程的跟踪与监督，以确保制度执行符合规范。4.审批流程及审批类别4.1请款及费用报销流程：经手人（申请人/报销人）按规定填写单据、粘贴发票（如有）→项目经理/站长审核、签字（如有）→部门负责人审核、签字→分管领导审核、签字→公司财务部门审核、签字→公司总裁签批人审批、签字→出纳办理现金支付或转账。4.2审批类别4.2.1A类刚性请款报销，指政府和权威机构核定价格的各项费用或支出，主要包括：政府行政事业单位收取的各项规费、社保公积金、银行手续费、贷款利息、贴现息及其他融资直接费、各项税费和基金等。4.2.2B类常规请款报销，指除A类、C类之外的各项请款报销，主要包括：为维持正常生产经营的必要支出、根据合同或相关制度支付的各种款项、公务备用金以及各项预算内支出等。4.2.3C类特殊请款报销，主要包括：对外投资、捐赠/赞助、外单位（含外部个人）借款、员工私人借款、违约金、事故处理赔偿、佣金折扣、新入会协会费用、因特殊原因无预算或超预算支出等特殊支出，由总裁审批后根据需要上报董事会批准或备案。4.3对于非紧急的请款或费用报销，如遇审核/审批权限人外出的情况，一般顺延至相关责任人返回后办理；如遇紧急情况，需要立即办理的，可通过电子邮件、短信、微信等即时通讯工具逐级汇报，即申请人向部门负责人汇报，部门负责人向分管领导汇报总裁，征得总裁书面同意后，由部门负责人与财务部对接办理，待相关责任人返回后及时进行补签确认。4.4《费用申请及报销管理办法》3/10请款及报销事项涉及相关预算的，由财务部在办理报销手续的同时进行预算的审核，对于年度累计发生额已超预算的费用，须预先办理追加预算申请，获得批准后方可办理报销。4.5请款报销由业务经办人完成部门负责人和分管领导的审核后交财务部审核，请款类由业务经办人自行提交签批人签批，报销类由财务部统一安排提交签批人签批。4.6各项付款业务办理时间原则上为每周一、二、四全天（16:30以前）。5.现金开支范围：5.1职工工资、津贴、奖金；5.2个人劳务报酬；5.3支付给职工个人的劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；5.4差旅费用；5.5业务招待费用；5.6其他零星采购支出(原则上单次500元)。6.请款制度6.1请款一般规定6.1.1请款由经办人填写《请款单》，详细注明请款日期、请款人、请款部门、请款方式（现金、支票、本票、汇票、电汇、网银等）请款用途、收款单位资料、请款金额、计划报账日期等。有关要求如下：6.1.1.1请款金额大小写相符，并不得涂改；6.1.1.2实际报账日期与计划报账日期基本一致；6.1.1.3转账请款金额在100万元以上的，应至少提前1天通知财务部。6.1.2凡请款用于业务、办公的，应于请款日起2周内办理报账手续。6.1.3凡请款用于支付合同款项的，须满足合同付款条件。6.2请款具体规定6.2.1合同付款6.2.1.1合同付款:是指公司因接受货物或劳务与其他单位或个人签署合同，并按合同约定条款履行付款的义务。6.2.1.2合同付款程序:合同付款按评审生效后的合同条款执行，一般是货到或劳务、服务已提供，经过验收确认手续后，经办人凭有效票据办理付款手续，财务部根据资金计划安排付款。6.2.1.3合同预付款:是指合同中约定有预付条款(含押金、保证金)，或付款前无法取得有效票据（含款到发货，票据在付款后方能取得）而必须预先支付的合同款项。合同《费用申请及报销管理办法》4/10预付款原则上必须采用银行转账方式支付。合同预付款支付前应取得对方收据，合同预付款支付后，应按合同约定条款及时取得有效票据报账。6.2.1.4合同付款经办人岗位调动或离职时，如果合同尚未履行完毕，需办理合同付款的交接手续，接任人负责履行合同付款的后续手续。6.2.2凡票款两清或即时清结事项以支票、本票、汇票等银行转账付款方式办理请款时必须附上有效票据及相关证明经济业务真实发生的附件办理请款审批手续，购买实物的请款凭证，必须有验收证明，有效票据是指出票日期在请款所属年度内的发票（包括发票客户名称为请款单位名称的普通发票、电脑发票或定额发票）或行政事业单位收据。7.借款制度7.1定额备用金借款7.1.1定额备用金：是指部门因公务支出频繁等原因需要循环使用的现金，具有占用时间长、金额相对固定的特点。7.1.2备用金额度:公司本部各部门定额备用金原则上不超过10000元，**事业部定额备用金原则上不超过6000元，具体定额由部门负责人根据需要提出书面申请（包括备用金使用范围、申请备用金额度、备用金责任人等），并由经办人填写《请款单》，按规定程序办理审批手续后，到财务部办理支取手续。各项目部定额备用金原则上不超过30000元，用于项目部的日常开支结付，由项目经理安排申请，并指定专人管理使用，项目经理为定额备用金的第一责任人。7.1.3定额备用金实行专款专用、专人负责，不得转借他人或挪作他用。7.1.4实行定额备用金的部门，在定额备用金范围内的开支不得另行请款，采取实际开支后按报销金额补足备用金差额的办法。公司本部各部门的定额备用金在每年12月31日前，应办理还款手续，次年后可根据实际需要再行填单。项目部的备用金按照项目周期履行借款与还款手续，项目结束，应及时到公司财务部办理还款手续，新项目开工，再根据需要申请新的备用金。7.1.5因人员调动或离职等原因造成备用金责任人更换的，需办理变更手续，即原责任人办理还款，新责任人办理重新填单，财务部做相应账务调整。7.1.6财务部可不定期对各部门定额备用金使用情况进行抽查，发现未按规定使用和保管备用金的，报公司总裁批准后可核减备用金额度或收回备用金。7.2公务临时备用金借款7.2.1公务临时备用金:是指因公务临时性周转需要而借支现金，具有一次性、占用时间较短的特点。包括差旅费、招待费、临时采购、其他临时事务等借款。7.2.2借款手续：经办人填写《请款单》，按规定程序办理审批手续后，到财务部办理支取手续。《费用申请及报销管理办法》5/107.2.3临时备用金归还：应于办理事项结束之日起一周内，办理报销清还手续；属于出差的，应于出差回来后一周内办理报销清还手续。报销清还时财务部须开具收据或退还原《请款单》。7.3定额备用金及公务临时备用金超过规定时间未清还，财务部以书面形式（或电子邮件）通知借款人及所属部门负责人，借款人应在收到通知之日起3日内办理报销清还手续，若逾期未清还，经所属部门负责人确认后，欠款从借款人工资中扣除，对未能清还的部分，部门负责人承担连带责任；因长期出差在外无法清还或其他特殊原因需要续借的，需书面提出申请单或发送电子邮件，经分管领导和总裁同意后，补办续借手续。7.4原则上个人因私不得办理借款，特殊原因需要办理因私借款的，由本人向部门负责人提出填单，经部门负责人审核后报公司总裁审批。因私借款到期后，财务部按计划还款时间催收或在工资中执行扣款。7.5原则上试用期的员工不得办理借款，特殊情况需要办理借款的，由部门负责人作为担保。7.6借款人岗位调动、离职前，必须办理报销清还手续，否则总裁工作部将不予办理相关手续；或经部门负责人确定，欠款部分可直接从其薪资中扣还。8.报销制度8.1报销一般规定8.1.1报销是指在工作中办理事务时由本人先行用现金或银行卡支付，并向所支付单位或个人索要发票及相关票据，然后凭此在本人所在单位领取现金。8.1.2公司一切费用支出必须按先申请、后办理的原则进行，对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销，特殊情况必须经总裁批准。报销本着“谁使用谁报销”的原则，不得以他人名义代为报销。8.1.3报销须取得国家承认正式发票，为避免虚假或无效发票，取得发票时应留意发票是否套印“税务部门监制章”，行政事业性收据是否套印“财政部门监制章”；发票应有出票单位加盖“发票专用章”,且盖章清晰、易于辨认。凡是票面盖章不清晰或难以辨认的，均视同无效票据。8.1.4发票应完整填写，包括发票抬头（即公司或者客户全称）、业务内容、业务发生日期等，发票金额应大小写相符，严禁涂改、伪造发票内容及金额，涂改视为无效。发票业务内容填写时应体现品名、数量、金额等，品名开具为“一批”的，应同时将取得的经开票方盖章的从税控系统打印的明细清单作为发票附件。开具增值税专用发票时，应确认公司名称、地址、电话、税号、账号、开户行信息的准确性，开具增值税普通发票时，应确认公司名称和税号的准确性，防止出现错票，影响账务处理。8.1.5票据报销一律以实际支付金额为准，弄虚作假、虚报费用的，一经查出，不仅《费用申请及报销管理办法》6/10要求退回多报款项，还将按违纪予以处分，情节严重的，解除劳动合同。8.1.6杜绝白条报销现象，对于特殊原因无法取得有效票据的，应事先与财务部门沟通处理。8.1.7支付给员工本人的报销款可视具体情况给予现金或直接汇入员工本人的工资卡或其他银行卡。8.1.8费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴，并注明总张数。粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费、日常物品采购费等；车辆费用按养路费、加油费、保养费、过路过桥费、停车费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。8.1.9原始票据是热敏纸的，经办人应复印后与原单据一一对应作为附件粘贴。8.1.10费用报销单一经填写，不得涂改，若有误，应重新填写。8.1.11员工在办理业务时所产生的各类原始单据，须在本次业务完成之日起最多十五天内按制度规定填写相应类别报销单并一同提交财务部审核，长期在异地出差或常驻项目的人员，亦须在规定时间内办理报销，超过规定时限，财务部不予办理。8.2报销的附件经办人在办理报销时，需填写《报销单》或《差旅费报销单》，并附上有效票据及相关证明经济业务真实发生的附件办理报销审批手续，购买实物的报销凭证，必须有验收证明，有效票据是指出票日期在报销所属年度内的发票（包括发票客户名称为报销单位全称的普通发票或增值税专用发票、商业零售企业开具的客户名称为报销单位全称的电脑发票以及定额发票）、自行打印的电子发票、行政事业单位收据。8.3有关报销的具体规定8.3.1差旅费报销规定8.3.1.1出差人员级别分类如下：1）公司高管，包括董事长、副董事长、总裁、副总裁、总裁助理、董秘、工会主席等；2）管理人员，包括各部门正职、部门副职、项目经理、主任工程师和直接向总裁汇报的专项业务经理；3）一般员工，指除上述人员外的公司其他正式在册员工。8.3.1.2出差前，须提前通过微信企业号管理系统提交相应的出差申请单，经相关领导审批同意并抄送财务部和总裁工作部相关人员。8.3.1.3出差前，若需要预借备用金，可填写“请款单”，待报销差旅费时与发票一起冲销借款。8.3.1.4出差人员乘坐长途交通工具的标准：1）提倡计划出行，尽可能提前安排好来回行程，提早订好来回程票。出差如因路途遥《费用申请及报销管理办法》7/10远、交通不便以及出差任务紧急等特殊原因，经分管领导在出差申请上批准后可乘坐飞机，原则上尽量提前预订低舱位折价票，订票折扣原则上不得高于4折，并在出差申请上注明折扣比率。对高于4折的机票，须提前通过微信企业号管理系统提交相应的高价票预订审批表，经相关领导审批同意并抄送财务部和总裁工作部相关人员。对未经批准订购超过4折的机票，公司将不予报销其超额部分。2）原则上乘坐高速动车（“G”字车）和动车组（“D”字车）必须乘坐二等座，乘坐特快列车（“T”字车）和快速列车（“K”字车）可购买硬座或硬卧车票。特殊情况需要乘坐一等座和软卧时，