公司内部控制规范—业务外包

第14部分公司内部控制规范—业务外包14．1岗位责任与授权批准制度14．1．1业务外包岗位责任制度内控制度名称业务外包岗位责任制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第1章总则第1条目的为加强对公司各部门业务外包的管理和外包工作的内部控制，规范参与业务外包人员的行为，特制定本制度。第2条业务外包责任岗位1．董事会及审计委员会。2．董事长、总经理。3．财务总监。4．法律顾问。5．归口管理部门负责人。6．归口管理部门专员。7．职能部门相关负责人。8．资产管理部门负责人。9．财务部经理。10．财务部会计。11．财务部出纳。第2章业务外包岗位职责及不相容职责第3条董事会及审计委员会1．主要职责（1）审议、审批重大或核心业务外包项目计划书。（2）确定外包业务的归口管理部门。2．不相容职责申请与执行业务外包项目计划。第4条董事长、总经理1．主要职责（1）审批外包业务流程管理制度。（2）审议非核心业务或涉及金额较少的外包项目计划书。（3）审定最终的承包方。（4）审议、批准外包合同书。（5）审批外包业务付费款项。（6）审议因承包方提供附加产品而产生的额外付费。2．不相容职责（1）申请与执行业务外包项目计划。（2）订立外包业务合同书。（3）支付外包业务付费款项。第5条财务总监1．主要职责（1）审核外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度。（2）审批盘盈盘亏的资产、存货。（3）审批资产、存货的会计处理结果。2．不相容职责（1）编制外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度。（2）执行会计处理。第6条法律顾问1．主要职责（1）审核外包的法律性协议或合同文件。（2）参与外包业务的谈判。（3）解释协议或合同条款，处理相关法律事务。2．不相容职责审批外包合同。第7条归口管理部门负责人1．主要责任（1）审核外包业务流程管理制度，并监督其执行情况。（2）从审核遴选出的有资质的承包方中，确定1～3个承包方。（3）审核外包合同协议。（4）培训涉及业务外包流程的员工。（5）定期检查和评价外包业务进展情况。（6）主持验收外包业务成果。（7）确认外包业务付费款项。2．不相容职责（1）审批外包项目计划书。（2）审批外包合同。（3）审批外包业务流程管理制度。（4）审批外包业务付费款项。第8条归口管理部门专员1．主要职责（1）拟定外包业务流程管理制度。（2）跟踪监督外包业务流程管理制度的执行情况。（3）根据承包方资质标准及遴选办法，审核承包方资质并进行初步遴选。（4）初步接洽，订立外包合同。（5）提出外包业务的初步检验结果，参与项目的正式验收。（6）确认承包方最终提供的产品（服务）的差异，提出改进意见或建议。（7）协调处理与承包方之间，以及各承包商之间的争议。（8）申请外包业务正常及额外付费款项。2．不相容职责（1）审核审批外包合同。（2）审核审批外包业务流程管理制度。（3）审核审批外包业务正常及额外付费款项。第9条职能部门相关负责人1．主要职责组织下属人员编制外包项目计划书，并进行初步审核。2．不相容职责审批外包项目计划书。第10条资产管理部门负责人1．主要职责（1）组织编制外包业务固定资产、流动资产、存货各项制度，并进行审核。（2）审查外包业务承包方对公司固定资产、流动资产、存货的使用情况。（3）定期对承包方库存存货进行检查；组织开展资产、存货的盘点工作。2．不相容职责对盘盈盘亏的资产、存货进行会计处理。第11条财务部经理1．主要职责（1）根据成本收益情况，评估业务外包项目计划。（2）审核外包业务相关的会计处理。（3）审核外包业务付费款项。（4）审核、确认业务外包中的退款及折扣金额。2．不相容责任（1）执行会计处理。（2）审批外包业务付费款项。（3）计算业务外包中的退款及折扣金额。第12条财务部会计1．主要责任（1）预测业务外包项目计划成本、收益。（2）对外包过程中涉及的公司资产存量、增量变动进行会计处理。（3）对经过审核、审批的盘盈盘亏资产及存货进行会计处理。（4）计算业务外包中的退款及折扣金额。2．不相容责任（1）审核相关会计处理。（2）审核审批外包业务付费款项。（3）审核业务外包退款及折扣金额。第13条财务部出纳1．主要职责支付合同规定的或经批准的外包业务费用。2．不相容责任计算、确认业务外包中的退款及折扣金额。第3章附则第14条本制度由公司总经办负责制定和解释。第15条本制度自年月日起实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期14．1．2业务外包授权审批制度内控制度名称业务外包授权审批制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第1章总则第1条目的。为了加强对外包业务的授权审批控制，规范业务外包授权审批行为，防范授权批核过程中的差错，根据国家有关法律、法规及公司章程，特制定本制度。第2条本制度所指的授权审批包括以下三方面的内容。1．授权内容。2．授权范围。3．授权期间和被授权人条件。第3条适用范围。本公司所有业务外包活动，主要包括采购、设计、加工、销售、营销、物流、资产管理、人力资源、客户服务等外包业务所涉及的授权审批事项。第2章授权批准方式、授权内容及范围第4条授权方式。公司关于业务外包授权审核的方式需以授权书为准，逐级授权，口头通知与越级授权视为无效授权。第5条业务外包申请授权审批1．公司相关部门编制外包项目计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预期收益等信息。2．相关职能部门负责人审核外包项目计划书。3．董事长、总经理审核外包项目计划书。4．加工、销售、营销、资产管理等核心业务，或涉及金额大于3000万元的外包项目，由董事长、总经理审核后，提交董事会及审计委员会审议批准。5．采购、设计、物流、人力资源管理、客户服务等非核心业务，或涉及金额小于3000万元的外包项目，由董事长、总经理办公室审议批准。第6条外包合同签订的授权审批1．外包业务归口管理部门对承包方进行资质审核及遴选后，引入合格的外包合作伙伴。根据外包业务性质不同，拟定不同形式的合同文本。2．归口管理部门负责人会同法律顾问对合同进行初审。初审通过后，根据合同金额交由不同级别管理层审批。3．合同金额在300万元以内的外包协议，由总经理审批。4．合同金额在300～3000万元的外包协议，由董事会审批。5．合同金额在3000万元以上的外包协议，提交股东大会审批。第7条外包业务费用支付的授权审批1．归口管理部门接到承包方付款请求后，在评价外包业务项目的基础上对其提交的付款申请进行全面确认，修改或删除不合理章，计算付款净金额。2．由部门负责人会同法律顾问对付款申请进行审核，并签发支付证书。3．财务部会计对支付证书进行审核，财务部门负责人复审合格后，根据支付金额交由不同级别管理层审批。4．单次涉及金额在300万元以内的申请，由总经理审批；300～3000万元的申请，由董事会审批；3000万元以上的申请，由股东（大）会审批。5．财务部门负责人确认审批程序无误后，由财务部会计给予支付。第3章授权期间、被授权人条件及授权调整第8条外包业务归口管理部门的被授权人，其授权的有效期限自外包项目启动时起至外包项目结束时止。第9条总经理及以上级别的被授权人，其授权有效期根据公司章程的相关规定执行。第10条对被授权人条件的要求1．被授权人在工作期间无重大越权行为。2．被授权人在工作期间无行为失当造成重大经营风险或法律责任。3．其他情况。第11条如发生下列情况时，授权机构可调整或撤销原授权。1．授权人在工作期间有重大越权行为。2．授权人在工作期间行为失当造成重大的经营风险或法律责任。3．业务外包计划发生重大的变化。4．经营环境、内部机构和管理体制发生重大的变化。5．其他情况。第4章附则第12条本制度由总经理办公室负责制定和解释，经总经理审批后执行。第13条违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为，要追究有关责任人的责任，并进行经济处罚和行政处分。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期14．2外包策略及承包方选择规范14．2．1承包方资质审核遴选制度内控制度名称承包方资质审核遴选制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第1章总则第1条为使本公司外包业务流程顺畅、合理，确保引入合格的外包合作伙伴，顺利实现业务外包计划，特制定本制度。第2条本制度适用于本公司各部门及下属各分公司，公司全资子公司和控股子公司可参照执行。第2章承包方资质审核遴选流程第3条归口管理部门确定承包方资质标准及遴选办法，并上报总经理审核。第4条总经理对承包方资质标准及遴选办法审核之后，由归口管理部门发布《招标公告》。第5条归口管理部门与候选承包商建立联系。参与竞标的候选承包商在指定期限内提交《投标书》及相关材料，主要内容包括项目解决方案、实施计划、资源配置、报价等。第6条归口管理部门对承包方进行资质预审，评估承包方的综合能力。评估因素主要包括以下五个方面。（1）承包方类似项目的经验、服务能力、资格认证和信誉。（2）承包方是否与本公司存在直接或潜在的竞争关系。（3）承包方在知识产权保护方面的力度和效果。（4）承包方提供的服务性价比是否合适。（5）其他因素。第7条归口管理部门组织进行开标、评标、定标工作。归口管理部门给出候选承包方的综合竞争力排名。第8条归口管理部门同相关管理层及其他职能部门负责人分析与候选承包方建立外包合同的风险，根据实际情况挑选出一家或几家公司作为业务承包方，并提交总经理审定，最后确定业务外包承包商。第9条归口管理部门和承包方就《外包项目合同》的主要条款进行谈判，达成共识，由合同双方代表签署《外包项目合同》。第3章附则第10条本制度由公司总经理办公室负责制定和解释。第11条本制度自年月日起实施。第12条相关文件表单1．《招标公告》。2．《投标书》。3．《外包项目合同》。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期14．2．2外包合同管理制度内控制度名称外包合同管理制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第1章总则第1条目的。随着公司业务量的增加，公司的对外合作愈加广泛，为加强本公司对外业务合同的管理，规范和约束公司的经营行为，减少和避免因合同管理不当造成的损失，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及国家有关法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。第2条适用范围。凡与本公司签订的所有外包合同，必须遵守国家法律法规，且合同内容有利于公司外包业务的顺利完成。本制度适用于公司所签订的一切业务外包合同。第3条订立外包合同的原则。订立外包合同时，应遵循自愿平等、互利有偿和诚实守信的原则，不得有损公司的利益和形象。第4条业务外包合同内容涉及国家安全或重大利益需要保密的，按相关规定办理，并与承包方签订《外包项目保密协议书》。第2章合同签订第5条外包合同签订前，需要填写“外包业务审批表”，按公司的相关规定填写合同、审批表盖章，并满足下列要求。1．合同金额在300万元以内的外包协议，由总经理审批，且需总经理签章。2．合同金额在300～3000万元的外包协议，由董事长审批，且需董事长签章。3．合同金额在3000万元以上的外包协议，提交董事会或股东（大）会审批，且需加盖公章。第6条合同文本要规范，根据外包业务的性质，按公司的相关规定格式填写，内容要详实，必要时要补充保密协议书附件、技术协议书附件、外包项目咨询合同书附件。第7条公司应当在外包合同中具体约定下列事项。（1）对于涉及本公司机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务。除合同约定的保密事项外，公司应当根据业务外包项目实施情况和外界环境的变化，不断更新、修正保密条款，必要时可与承包方补签保密协议。（2）公司有权获得和评估业务外包项目的实施情况和效果，获得具体的数据和信息，督促承包方改进服务流程和方法。（3）承包方有责任按照合同规定的方式和频度，将外包实施的进度和现状告知公司，并对存在的问题进行有效沟通。第3章外包合同经费管理及执行第8条外包合同经费根据项目进展情况，按合同规定分阶段外拨，如需全额拨出需提出充分、正当的理由。经费外拨时，归口管理部门应填写“外包合同经费拨转申请表”。第9条合同生效后