WORD和EXCEL教程分析

中文Office应用3.1中文字处理软件Word3.2电子表格软件Excel3.3演示文稿制作软件PowerPoint3.4Office中的数据共享与信息交换3.1中文字处理软件Word3.1.1Word工作界面3.1.2文档的建立与管理3.1.3文档编辑3.1.4多文档、多窗口编辑3.1.5页面排版3.1.6插入操作3.1.7图形与表格操作3.1.8长文档处理3.1.9常用工具3.1.10文档打印3.1.1Word工作界面1.Word的工作界面Word2003的工作界面2.启动和退出启动：方法一：单击“开始”→“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeWord2003”。方法二：在任何窗口中，双击Word文档，都可启动Word并同时打开所选文档。退出：方法一：单击Word窗口标题栏右侧的“关闭”按钮。方法二：按Alt+F4组合键可以方便地退出Word。3.1.2文档的建立与管理新建文档：单击“文件”→“新建”后，再单击右边任务窗格里的“空白文档”命令来创建新的文档。保存文档：在菜单栏上单击“文件”→“另存为”,在弹出的“另存为”对话框中设置“保存位置”、“文件名”，选择“保存类型”为“Word文档”，然后单击“保存”，即可以新文件名保存文件。如果该文档已经保存过了，则可直接单击工具栏上的“保存”按钮。打开文档：单击“文件”→“打开”，弹出“打开”对话框；选择“查找范围”和“文件类型”，显示文件列表，双击文件名即可。关闭文档：单击“文件”→“关闭”，即可以关闭当前活动文档。3.1.3文档编辑1.文本的输入：在输入文本内容时，可直接从键盘输入，也可通过“插入”菜单输入。在Word窗口的编辑区中会出现一个闪动的光标，这个光标代表的是当前文本输入的位置。2.文本的选取：文本操作时，先要选取欲操作的文本。见书P81表3.2。3.文本的复制、移动和删除：文本复制、移动和删除时（1）复制：单击“编辑”→“复制”，或在选取的文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”选项，鼠标定位至新的位置后，单击“编辑”→“粘贴”即可完成复制操作（2）剪切：单击“编辑”→“剪切”，鼠标定位至新的位置后，单击“编辑”→“粘贴”即可完成文本的移动。（3）删除：单击“编辑”→“清除”,或按Delete键即可删除选中的文本。4.撤消与恢复：单击“编辑”→“撤消”或单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮。恢复的方法可单击“编辑”→“恢复”或单击“常用”工具栏的“恢复”按钮。5.查找与替换：单击“编辑”→“查找”，在弹出的“查找”对话框中进行设置。3.1.4多文档、多窗口编辑1.打开多个文档打开多个文档的方法主要有两种：（1）一个一个地按照打开单个文档；（2）一次打开多个文档：单击“文件”→“打开”，弹出“打开”对话框；按住Ctrl键，用鼠标依次单击所有要打开的文档；单击“打开”即可打开所有选中的文档。2.单文档的多窗口显示（1）用不同的窗口显示同一文档的不同部分：打开需要显示的长文档，然后单击“窗口”→“新建窗口”，这样屏幕上就会产生一个新的窗口。新旧窗口显示的是同一个文档（但它们显示在标题栏上的文件名是不一样的），这时可以用滚动条的方法来让它们显示同一文档的不同部分。（2）用同一个窗口不同的子窗口显示同一文档的不同部分：单击“窗口”→“拆分”，这时鼠标指针变成一条横线．移动鼠标指针到确定拆分窗口的位置，单击鼠标左键，当前的窗口就会被拆分为两个子窗口，可以拖动滚动条让它们显示同一文档的不同部分。如果要还原到原来一个窗口的状态，则单击“窗口”→“取消拆分”即可。3.1.5页面排版1.字符的格式字符格式包括字体种类、字符大小、字形、颜色以及各种修饰效果等，字符格式的编排决定字符在屏幕上和打印时的显示形式。对一个文档的不同内容使用不同的字体和字形，可以使文档的层次分明、结构清晰，让阅读者一目了然，从而便于抓住重点。（1）字体：在文档中适当地改变字体，可以使文章显得结构分明、重点突出。选定文本后单击“格式”→“字体”，在弹出的“字体”对话框中单击“字体”选项卡可设置中文字体和英文字体。（2）字号和字形：改变字号的目的通常是为了将不同层次的文字从大小上区分开来。例如，文章中标题的字号通常要比正文的略大一些，而表格中的字号要小一些。改变字形可将文字设置为粗体或斜体。选定文本后单击“格式”→“字体”，在弹出的“字体”对话框中单击“字体”选项卡可设置字号和字形。（3）间距和缩放：Word提供了间距缩放功能，可以通过此项功能调整文档的外观、提高可读性。选定文本后单击“格式”→“字体”，在弹出的“字体”对话框中单击“字符间距”选项卡可设置间距和缩放。（4）动态效果：Word还可以为文本设置动态效果，以获得文字在屏幕上的动态显示效果。选定文本后单击“格式”→“字体”，在弹出的“字体”对话框中单击“文字效果”选项卡可设置文本的动态效果。（5）中文版式效果：单击“格式”→“中文版式”，可以设置如书P84表3.3所示各种字体效果。2.段落格式化段落是文本、图形、对象或其它项目等的集合。（1）段落对齐、缩进和间距：单击“格式”→“段落”→“缩进和间距”，在弹出的“段落”对话框中单击“缩进和间距”选项卡可进行设置。（2）换行和分页：Word中可以通过控制换行和分页精确地控制段落格式，在控制换行符和分页符时主要使用“段落”对话框的“换行和分页”选项卡。（3）段落格式复制：选取原段落后的回车符，单击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后刷过目标段落的回车符，被刷段落立即采用原段落格式。双击“格式刷”，原格式可以多次复制，直至再次单击“格式刷”。（4）边框和底纹：当需要对文档中的部分文本或段落添加边框时，可先选定要添加边框的文本，单击“格式”→“边框和底纹”，在弹出“边框和底纹”对话框中单击“边框”选项卡设置边框；单击“底纹”选项卡设置底纹。（5）分栏：分栏排版可以提高文档的阅读速度，也可以使文档版式生动活泼。选定文本，单击“格式”→“分栏”，在弹出的“分栏”对话框中选择“栏”数、各栏“宽度”及栏与栏之间的“间距”，再选择是否添加“分隔线”即可。3.页面格式化（1）页面设置：页面设置主要包括页边距设置、纸张设置、版式设置等，其中页边距和纸张设置是最重要的，合适的纸张、合理的页边距将使文档显得更为美观。单击“文件”→“页面设置”，在弹出的“页面设置”对话框中单击“页边距”选项卡可设置页边距；在“页面设置”对话框中单击“纸张”选项卡可设置纸张大小和类型。（2）背景：背景显示在页面最底层，合理地运用背景会使文档活泼明快，使阅读者有一种美的享受。单击“格式”→“背景”，单击其子菜单。在子菜单中的调色板上单击需要的颜色块，即可为文档设置该颜色作为背景。（3）页面边框：单击“格式”→“边框和底纹”，在弹出的“边框和底纹”对话框中单击“页面边框”选项卡即可。（4）改变文字方向：选定文本，单击“格式”→“文字方向”，在弹出的“文字方向”对话框中的“方向”栏中选择一种合适的竖排格式，在“应用于”下拉列表框选择“整篇文档”或“插入点之后”即可。（5）插入页眉和页脚：页眉页脚是文档的辅助信息，它们通常包含文档的说明、章节名、标题、页数、页码和日期等等。在文档中，可以用同一个页眉和页脚，也可以在文档的不同部分使用不同的页眉和页脚。比如在文档的开头或某一章节的开头用特殊徽标作页眉；奇数页使用章节名作页眉；偶数页使用文档名或说明作页眉等。单击“视图”→“页眉和页脚”，可对文档设置页眉和页脚。（6）首字下沉：设置段落“首字下沉”可以使得段落内容更加醒目。定位光标，单击“格式”→“首字下沉”，在弹出的“首字下沉”对话框中选择“位置”、“字体”、“下沉行数”等属性即可。（7）项目符号和编号：项目符号指的是提纲式文档的前导符，如黑点、方块等；项目编号指的是系列性文本前面的序号。使用项目符号和编号可以使文档结构清晰，层次分明，使读者易于阅读，便于比较。选定段落，单击“格式”→“项目符号和编号”，在弹出“项目符号和编号”对话框中分别单击“项目符号”或“编号”选项卡即可。3.1.6插入操作1.插入日期、时间和特殊字符在输入文本时，有时需要输入一些特殊的字符，如日期、时间和特殊符号等，特殊符号是指键盘上没有的符号，如㊣、长破折号(一)、省略号(…)或不间断空格等，以及国际通用字符，如“ě”和“℃”。向文档中插入日期和时间有三种方式：键盘直接输入方式、静态方式和自动更新方式。（1）键盘输入方式：用键盘直接输入即可。时间和日期可以是任意的，不受系统时间的限制，所以也不会自动更新。（2）静态方式：将光标移动到要插入时间或日期的位置，单击“插入”→“日期和时间”，弹出“日期和时间”对话框。在“可用格式”列表框中选择需要的日期或时间格式。单击“确定”，当前系统的日期或时间就会按选定的格式插入到文档中。（3）自动更新插入方式：是指把日期和时间插入文档后，日期和时间还会随着系统时间的改变而自动更新，在打印文档时，打印出的总是当前的日期和时间，这适用于通知、信函等文档类型。具体的操作步骤和静态方式类似，不同的是要在“日期和时间”对话框中选中“自动更新”复选框。2.插入分隔符分隔符主要包括分页符和分节符。插入分隔符可以更灵活地设置页面版式，使页面设置与文档内容有机结合。文档未充满一页面需要分页时，可以人工插入分页符。定位插入点，单击“插入”→“分隔符”，在弹出的“分隔符”对话框中选择“分页符”单选项即可。如果一篇文档中需要采用不同的页边距、页面边框或页眉页脚等格式，就必须插入分节符。单击“插入”→“分隔符”，在弹出的“分隔符”对话框中选择“分节符”，然后进一步选择“分节符类型”即可。3.插入文本文本框是一种可以在其中独立地进行文字输入和编辑的图形框，在文档中适当地使用文本框，可以实现一些特殊的编辑功能，它就像一个盛放文字的容器，可以在页面上定位并调整，利用文本框还可以重排文字和向图形添加文字。将光标置于需要插入文本框的文档中，单击“插入”→“文本框”，将弹出一个子菜单，在子菜单中选择一种排版方式（如横排），会在文档中弹出画布。在画布中单击鼠标左键，适当放大所创建的“文本框”，即可在其中输入文字。右击文本框边框，在快捷菜单中选择“设置文本框格式”也可以修饰文本框，如设置阴影、边框、填充颜色或背景等。4.插入文件定位插入点，单击“插入”→“文件”，在弹出的“插入文件”对话框中选择文件的“查找范围”，在文件列表中双击欲插入文件名，即可在文档中插入保存好的文件，实现多文档的合并。5.插入公式在有关数学内容的文档中有可能需要输入带有特殊符号的数学公式，Word为此提供了公式编辑器。定位要插入公式的位置。单击“插入”→“对象”，在弹出的“对象”对话框中单击“新建”选项卡。选择“对象类型”列表框中的“Microsoft公式3.0”选项，如果列表框中没有Microsoft的公式编辑器，则需进行安装。单击“确定”按钮，弹出“公式”编辑器。在“公式”编辑器中选择符号，输入变量和数字，以创建公式。6.插入超链接在Word文档中插入超链接可以实现资源共享。选中要插入超链接的文本，单击“插入”→“超链接”，弹出“插入超链接”对话框，在“地址”栏中输入网址即可。7.插入脚注、尾注和批注定位光标插入点，然后单击“插入”→“引用”→“脚注和尾注”，在出现的“脚注和尾注”对话框的“插入”栏中选择“脚注”或“尾注”单选框；“插入”后光标定位处出现引用标记，同时在页面的底端出现注释分隔线；在分隔线下的窗口中输入注释文本即可。插入批注与插入脚注尾注的方法类似。定位光标，单击“插入”→“批注”，在出现的“批注”区输入批注文本即可。批注插入后，双击批注标记进入批注窗格，可以修改批注；用鼠标指向批注标记，可联机阅读批注内容。3.1.7图形与表格操作1.图片的插入与编辑（1）插入图片：插入图片常用的方法是从Word自带的剪辑库中插入剪贴画和插入来自其它文件的图片。插入剪贴画的操作步骤如下：单击文档中要插入剪贴画的位置，单击“插入”→“