大学计算机基础第三章

大学计算机基础（Windows7+Office2010）主编贾学明中国水利水电出版社第三章Word2010文字处理软件3.1Word2010概述安装Office2010是使用办公软件的基础，掌握Office办公软件的基础操作并对工作界面进行自定义设置有助于在今后的实际操作中提高工作效率。本节首先介绍安装Office2010，然后介绍Office2010的启动、退出等基本操作，并学习自定义办公软件的工作界面。3.1.1Office2010系列组件Office2010提供了一套完整的办公工具，其拥有的强大功能使它几乎涉及了计算机办公的各个领域，主要包括Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等多个实用组件，用于制作具有专业水准的文档、电子表格和演示文稿以及进行数据库的管理和邮件的收发等操作。1．文字编排软件——Word2010Word2010用于制作和编辑办公文档，通过它不仅可以进行文字的输入、编辑、排版和打印，还可以制作出图文并茂的各种办公文档和商业文档。使用Word2010自带的各种模板，还能快速地创建和编辑各种专业文档，如图3.1所示。图3.1Word2010工作界面2．数据处理软件——Excel2010Excel2010用于创建和维护电子表格，通过它不仅可以方便地制作出各种各样的电子表格，还可以对其中的数据进行计算、统计等操作，甚至能将表格中的数据转换为各种可视性图表显示或打印出来，方便对数据进行统计和分析，如图3.2所示。图3.2Excel2010工作界面3．演示文稿制作软件——PowerPoint2010PowerPoint2010是一个制作专业幻灯片且拥有强大制作和播放控制功能的软件，用于制作和放映演示文稿，利用它可以制作产品宣传片、课件等资料。在其中不仅可以输入文字、插入表格和图片、添加多媒体文件，还可以设置幻灯片的动画效果和放映方式，制作出内容丰富、有声有色的幻灯片，如图3.3所示。图3.3PowerPoint2010工作界面4．数据库管理软件——Access2010Access2010是一个设计和管理数据库的办公软件。通过它不仅能方便地在数据库中添加、修改、查询、删除和保存数据，还能根据数据库的输入界面进行设计以及生成报表，并且支持SQL指令，如图3.4所示。5．日常事务处理软件——Outlook2010Outlook2010是Office办公中的小秘书，通过它可以管理电子邮件、约会、联系人、任务和文件等个人及商务方面的信息。通过使用电子邮件、小组日程安排和公用文件夹等还可以与小组共享信息，如图3.5所示。图3.4Access2010工作界面图3.5Outlook2010工作界面在使用Office2010之前，需要先将其安装到计算机中，它对计算机的软硬件环境还有一定的要求。因为Office2010中包含了多个组件，所以其安装过程与其他软件有所不同。1．安装Office2010安装Office2010与安装一般的程序差不多，双击其安装文件后，即可根据向导提示进行安装，可以选择安装所有组件，也可以自定义安装自己需要的组件。双击自动安装图标，系统自动打开MicrosoftOffice2010安装对话框，可从中选择【立即安装】或【自定义】，如图3.6所示。单击【立即安装】，即显示安装进度，如图3.7所示。安装完毕，显示如图3.8所示，然后单击【关闭】按钮，完成安装。2．卸载Office2010在使用Office2010的过程中，如果软件出现问题，可将其卸载后重新安装。其卸载方法为：选择【开始】菜单中的【控制面板】命令，出现如图3.9所示的窗口，在打开的窗口中单击【程序】下的【卸载程序】。3.1.2Office2010的安装与卸载图3.6Office2010安装界面图3.7Office2010安装进度图3.8Office2010安装完成图3.9卸载程序界面图3.9卸载程序界面Office2010安装完毕后即可使用其中的各个组件。在使用前应先熟悉其启动和退出方法，并了解其工作界面中各个部分的功能。1．启动Office2010在Windows操作系统中启动Office2010的方法与启动其他软件的方法一样，可以通过【所有程序】、【我最近的文档】和双击Office相关文档启动，其方法分别如下。通过【所有程序】启动：选择【开始/所有程序/MicrosoftOffice】命令，然后在弹出的子菜单中选择需要启动的Office程序。通过【我最近的文档】启动：选择【开始/我最近的文档】命令，然后在次级菜单中双击最近使用过的文档，即可启动相应类型的Office组件并打开该文档。双击文档启动：在打开的窗口中双击Office文件图标，如.docx、.mdb、.ppt等类型的文件图标，即可启动相应类型的Office组件并打开该文件。3.1.3认识Office20102．Office2010工作界面Office2010中各组件的工作界面都大同小异，主要包括文件菜单、快速访问工具栏、标题栏、功能选项卡、功能区、文档编辑区、状态栏和视图栏等几部分。本章首先对Word2010的工作界面进行详解。启动Word2010后，打开该软件的工作界面，其中主要包括标题栏、功能选项卡、文档编辑区和状态栏等组成部分，各部分作用如下。（1）标题栏。标题栏从左至右包括窗口控制图标、快速访问工具栏、标题显示区和窗口控制按钮。其中窗口控制图标和控制按钮都用于控制窗口最大化、最小化和关闭等状态；标题显示区用于显示当前文件名称信息；快速访问工具栏则用于快速实现保存、打开等使用频率较高的操作。（2）功能选项卡。其作用是分组显示不同的功能集合。选择某个选项卡，其中包含了多种相关的操作命令或按钮。（3）文档编辑区。用于对文档进行各种编辑操作，是Word2010最重要的组成部分之一。该区域中闪烁的短竖线便是文本插入点。（4）状态栏。状态栏左侧显示当前文档的页数/总页数、字数、当前输入语言及输入状态等信息；中间的4个按钮用于调整视图方式；右侧的滑块用于调整显示比例，如图3.10所示。图3.10Word2010工作界面3．调整Office2010的工作界面完成安装后，Office2010中各组件在启动后展示的是默认工作界面，用户可以根据自己的习惯自定义工作界面，下面以Word2010为例。（1）启动Word2010，在快速访问工具栏中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【自定义快速访问工具栏】命令。（2）在打开的【Word选项】对话框中默认选择【快速访问工具栏】选项卡，在左侧的列表框中选择【打印预览和打印】命令，单击【添加】按钮，在右侧列表框中显示出添加的命令，按照同样的方法添加【打开最近使用过的文件…】命令。（3）单击【确定】按钮返回到工作界面，在快速访问工具栏中可以看到添加的命令按钮。在快速访问工具栏中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【功能区最小化】命令。（4）在Word工作界面中可以看到功能区只显示出各个选项卡的名称，其中的各个命令已经被隐藏起来。4．退出Office2010退出Office2010的方法较多，仍以Word2010为例，常用的有以下几种：（1）单击Word2010工作界面右上角的【关闭】按钮退出该软件。（2）在Word2010工作界面的左上方选择【文件】按钮，然后选择【退出】命令。（3）在任务栏的Word2010的缩略图上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【关闭所有窗口】命令。（4）单击Word2010工作界面左上角的控制图标，在弹出的下拉菜单中选择【关闭】命令。Word的最初版本是由RichardBrodie为了运行DOS的IBM计算机而在1983年编写的。随后的版本可运行于AppleMacintosh（1984年）、SCOUNIX和MicrosoftWindows（1989年），并成为了MicrosoftOffice的一部分，目前Word的最新版本就是Word2010，于2010年6月18日上市。MicrosoftWord2010提供了世界上最出色的功能，其增强后的功能可创建专业水准的文档，可以更加轻松地与他人协同工作并可在任何地点访问文件。Word2010旨在提供最上乘的文档格式设置工具，利用它还可更轻松、高效地组织和编写文档，并使这些文档唾手可得，无论何时何地灵感迸发，都可捕获这些灵感。3.1.4Word2010特色1．改进的搜索与导航体验在Word2010中，可以更加迅速、轻松地查找所需的信息。利用改进的新“查找”体验，现在可以在单个窗格中查看搜索结果的摘要，并单击以访问任何单独的结果。改进的导航窗格会提供文档的直观大纲，以便于对所需的内容进行快速浏览、排序和查找。2．与他人协同工作，而不必排队等候Word2010重新定义了人们可针对某个文档协同工作的方式。利用共同创作功能，可以在编辑论文的同时，与他人分享你的观点。也可以查看正与你一起创作文档的他人的状态，并在不退出Word的情况下轻松发起会话。3．几乎可从任何位置访问和共享文档在线发布文档，然后通过任何一台计算机或你的Windows电话对文档进行访问、查看和编辑。借助Word2010，可以从多个位置使用多种设备来尽情体会非凡的文档操作过程。MicrosoftWordWebApp。离开办公室、出门在外或离开学校时，可利用Web浏览器来编辑文档，同时不影响你的查看体验的质量。MicrosoftWordMobile2010。利用专门适合于你的Windows电话的移动版本的增强型Word，保持更新并在必要时立即采取行动。4．向文本添加视觉效果利用Word2010，可以像应用粗体和下划线那样，将诸如阴影、凹凸效果、发光、映像等格式效果轻松应用到文档文本中。可以对使用了可视化效果的文本执行拼写检查，并将文本效果添加到段落样式中。现在可将很多用于图像的相同效果同时用于文本和形状中，从而能够无缝地协调全部内容。5．将文本转换为醒目的图表Word2010提供了用于使文档增加视觉效果的更多选项。从众多的附加SmartArt图形中进行选择，从而只需键入项目符号列表，即可构建精彩的图表。使用SmartArt可将基本的要点句文本转换为引人入胜的视觉画面，以更好地阐释观点。6．为文档增加视觉冲击力利用Word2010中提供的新型图片编辑工具，可在不使用其他照片编辑软件的情况下，添加特殊的图片效果。可以利用色彩饱和度和色温控件来轻松调整图片，还可以利用所提供的改进工具来更轻松、精确地对图像进行裁剪和更正，从而有助于将一个简单的文档转化为一件艺术作品。7．恢复认为已丢失的工作在某个文档上工作片刻之后，是否在未保存该文档的情况下意外地将其关闭？没关系。利用Word2010，可以像打开任何文件那样轻松恢复最近所编辑文件的草稿版本，即使从未保存过该文档也是如此。8．跨越沟通障碍Word2010有助于跨不同语言进行有效地工作和交流。比以往更轻松地翻译某个单词、词组或文档。针对屏幕提示、帮助内容和显示，分别对语言进行不同的设置。利用英语文本到语音转换播放功能，为以英语为第二语言的用户提供额外的帮助。9．将屏幕截图插入到文档直接从Word2010中捕获和插入屏幕截图，以快速、轻松地将插图纳入到工作中。如果使用已启用Tablet的设备（如TabletPC或WacomTablet），则经过改进的工具使设置墨迹格式与设置形状格式一样轻松。10．利用增强的用户体验完成更多工作Word2010可简化功能的访问方式。新的MicrosoftOfficeBackstage视图将替代传统的【文件】菜单，从而只需单击几次鼠标即可保存、共享、打印和发布文档。利用改进的功能区，可以更快速地访问常用命令，方法为：自定义选项卡或创建自己的选项卡，从而使工作风格体现出个性化经验。MicrosoftWord从Word2007升级到Word2010，其最显著的变化就是使用【文件】按钮代替了Word2007中的Office按钮，使用户更容易从Word2003和Word2000等旧版本中迁移。另外，Word2010同样取消了传统的菜