word文稿排版技巧大全

文稿录入排版技巧文稿录入排版技巧目录1word中正文的输入·························································································11.1普通文字······························································································11.2上下标及公式的输入··············································································1①快捷方式的调出方法···········································································1②输入方法··························································································31.2特殊符号的输入····················································································41.3格式刷的使用·······················································································52文档排版技巧································································································52.1设置首行左缩进····················································································52.2设置标题字体、样式（无需生成目录的操作）·············································62.3打印B4拼页16开文件（带页码格式）······················································62.4设置标题（可用来生成目录）··································································72.5自动生成目录·······················································································92.6文本框及图文混排技巧···········································································93、网页内容复制到word以后的排版及查找替换功能的使用·····································123.1网页内容快速转入word········································································123.2文档内查找替换空行的操作···································································134、word中表格的处理······················································································144.1表格调整及表内数据的处理·································································144.2三线表的设置···················································································16第1页文稿录入排版技巧学者风范摘要：以word2003为例，简要介绍了文稿录入、排版的技巧，并对某些功能进行了独家详细介绍。关键词：word；上标；下标；公式编辑器；排版；表格处理；折页打印设置技巧；文档目录自动生成技巧。使用word进行文档编辑是一件十分轻松的事，如果不掌握技巧，就不是那么简单了，为此本人就一些常用技巧及部分特殊技巧进行了总结归纳，想必会对大家的学习、工作、生活有所帮助。1word中正文的输入1.1普通文字使用各种输入法正常输入正文，无需对排版等进行设置（要使用两端对齐的基本设置，不然右侧边界的字会出现进进出出、很不齐的现象），打字完成后再进行排版。[推荐使用的输入法有：拼音加加集合版，紫光拼音输入法，自然码输入法，微软拼音输入法2003，再有就是五笔字型（适用于专业人员），以上输入法均可以在网站上下载安装使用。本文作者推荐使用《拼音加加集合版》+自定义的特殊符号输入，在该输入法中全拼、双拼、简拼均可以使用，效果同样好用，并有其它一些特殊功能，如自动保存词组、人工删除词组（ctrl+词组序号）、直接输入特殊字符（非插入方式）、直接输入字母无需转换（回车直接上字母）、查生字]。1.2上下标及公式的输入①快捷方式的调出方法可以通过菜单调出上下标，方法为：在工具栏的任意位置单击鼠标右键→弹出菜单后选择最后一行的“自定义”→然后在“命令”→“格式”选项中找到x2和x2，并用鼠标左键按住拖放到工具栏的任意位置，当出现“I”标志时，松第2页开左键，上下标的快捷方式设置成功。如图1、图2所示。图1上下标快捷、方式的调出步骤①图2上下标快捷、方式的调出步骤②公式编辑器的快捷方式从“插入”选项中调出，也要用鼠标左键拖拉到桌面工具栏的任意位置（如图3所示）。但是如果在安装word时没有安装公式编辑器，就需要在使用这个功能时进行安装，系统会有提示，如果当时已经安装，就可以正常使用了。第3页图3公式编辑器快捷方式的调出步骤②输入方法如a2+b2的输入只需在输入a2+b2后，选中2，然后单击快捷方式X2，即可转为上标，其余雷同。也可以在完成一个下上标的设置后，选中该上标格式，用格式刷刷其它需要设置上标的文字。即：先设置a2为上标，然后选中2，然后双击格式刷，就可以到其它地方刷上标了。如果用到公式录入，就要使用公式编辑器，打开后出现图4的公式界面，单击选择格式，详细的对应关系见图5。这些格式可以组合使用，如输入比较复杂的数学公式就要用到这些组合功能。第4页图4公式编辑器菜单栏图5公式编辑器全部输入格式对照图1.2特殊符号的输入一般根据输入法来确定如何输入特殊符号，如℃、≈、≤、≥、⊿、■、√和外国人名中间的小点·等就要在输入法提供的功能中选择输入了。如拼音加加可以直接定义成组符号，紫光拼音可以单独定义符号，微软拼音、智能ABC和五笔字型可以在输入法提供的软件盘中选择特殊符号的输入。只是有些需要转第5页换，而有些则可以直接输入无需进行转换，如拼音加加、紫光、自然码等输入法在输入特殊符号时都不用单独转换，而是有一些特殊的设置，如自然码（可以引入拼音加加使用），以字母O开头，可以输入od：±－×÷∑￠℃≤≥……；oz：°№☆★○●……；ot：→←↑↓↙↘↗↖；oh：各种希腊字母；oe：各种俄文字母，or：各种日文符号；oi：各种编号，①②……⑴⑵……⒇⒈⒉……⒛㈠……㈩；用户还可以自己定义或增加特殊符号，这样就可以像输入正文文字一样的快速录入，从而提高办公效率。1.3格式刷的使用格式刷属于常用工具栏的命令，其图标为，可用来简化批量重复操作，如设置标题为黑体，3号字，只要完成了一个标题的设置，就可以在选中该内容之后双击格式刷图标，然后让鼠标“带着”刷子将其他标题刷为相同的格式，作者在使用中经常用格式刷处理标题样式（如字体、字号、行距等）、段落缩进、设置上下标、表格内统一样式等，学会了格式刷，以后就不用逐个设置相同格式的标题、段落的内容了。2文档排版技巧由于工作用纸多为16开或B5，因此纸张一般设置成16开的。正文字体、字号一般使用宋体、小四号，标题可以适当大一些，如三号字或小二号字，一般设置成黑体字。文件内容输入完成后，一般按下面操作进行排版。2.1设置首行左缩进首行左缩进就是第一行开始空两格，设置方法为：选中全部文字，快捷操作方法是ctrl+A，或者在打字区域的左侧，出现如图所示的箭头时，三击鼠标左键。[其实，快速选中文字另有几种快捷方式，选中一行：单击鼠标左键；选中一段，快速双击左键；选中全文：快速三击左键；选中文章中的部分内容，鼠标点到开始点，然后移动鼠标到目标位置，暂不点击，先按住shift，再点击鼠标左键，该范围的文字即被选中。这些操作应该比用鼠标从头拉到尾快很多，而且方便操作]。然后单击“格式”菜单项的“段落”，设置首行缩进2个字符。这样之后全第6页文即完成了首行缩进。图6快速选中一行、一段或全文时的鼠标状态2.2设置标题字体、样式（无需生成目录的操作）先设置文章的大标题字体、字号，它是单独设置的。计算机内安装的字体均可以供选择，字号系统提供了1～1638点阵的字号，标题一般选择三号或者小二号，以示与正文区别。如打印特大字，会用到人工输入字符点阵的情况，如打印50号、300号字等，可以试试看。文章内部的各级小标题字体、字号设置，可以在设置好一个后，用格式刷进行快捷设置。2.3打印B4拼页16开文件（带页码格式）在打印页数较多的文件时，如想打印蜡纸，没有页号是相当麻烦的事情，一般使用16开（B5）的纸张格式，而打印时又想打印成8开（B4）的，还想保留原有的页号格式（如第X页，共Y页），怎么办？折页打印，不行，没有单独的页号！我们可以这样操作（如图7所示）：先按B5或16开纸张正常输入文字，并设置好页码样式（页眉、页脚）；然后将页面设置成B4纸张（相当于8开），横放，在页面设置→页边距→页码范围选项中选择“拼页”，这样设置后就可以打印出8开纸张，左右都是16开，且都有页码格式的文件了。根据打印机的不同，蜡纸一般都是纵向放入打印机，有商标的一侧先装入。如使用EPSON-LQ1600第7页系列的打印机，装蜡纸后，可以通过调整纸张装入打印机的默认位置，按住控制+微调进纸，直到打印机出现声音提示，不再能够微调为止，打印机的装纸初始位置设置完成（在本次使用而未关打印机的过程中，每次装纸，自动进纸到此位置），为打印蜡纸，还应在每次自动进纸后人工微调进纸8下（点动），这样能够确保打印的文字在打印蜡纸的有效区域内。这样就减少了人工调整蜡纸进纸位置，可能引起的打印位置不准确或纸张损失。这种拼页排版打印进纸调整方法，已经在我公司推广使用很长时间，效果很好。图7B4拼页16开文件打印设置2.4设置标题（可用来生成目录）在编辑讲义、成册的技术或管理文件时，总想快速查找到指定章节，同时还要自动生成目录（序号——章节——页号），这就用到了“标题”概念，在Word的“格式”工具栏的最左侧，单击样式的下拉箭头，出现标题样式（如图8所示）。第8页图8标题下拉菜单图9设定标题样式下面简要介绍标题设置方法：鼠标选定需设置的标题行（以设置1级标题为例），单击样式出现图11所示的下拉菜单，鼠标移至标题1，单击鼠标左键，完成第一个标题设置，然后修改标题1的字体、字号、行间距，完成后再执行一次图8下拉菜单出现图9的对话框，单击图9中箭头所指位置“标题1+黑体，小四，……”，标题设置即告完成，其他同级标题可用格式刷刷一遍，二级及下级标题设置步骤同上，超过三级标题后，需将页面从“页面视图”调为“大纲视图”，然后应用提升标题或降低标题的命令（如图10所示）来设置标题样式。图10大纲视图页面提升、降低标题操作使用