第八章采购与付款循环的审计案例

第八章购货与付款循环的审计了解：购货与付款循环主要业务活动和审计目标理解：购货与付款循环控制测试掌握：购货与付款循环实质性测试应付账款、应付票据、预付账款和固定资产的审计一、业务循环与审计的关系1.业务循环的含义是指处理某类经济业务的程序和先后顺序。划分业务循环的目的在于保证审计质量、提高审计效率。2.业务循环的划分购货与付款循环销售与收款循环生产与存货循环筹资与投资循环第一节采购与付款循环审计概述如图所示：货币资金销售与收款循环购货与付款循环生产与存货循环投资与筹资循环二、购货与付款循环涉及的主要活动请购商品和劳务编制订购单验收商品储存已验收的商品确认与记录负债付款记录支出编制付款凭单三、采购与付款循环主要凭证与会计记录1、请购单——商品制造、资产使用部门2、订购单——采购部门3、验收单——仓库4、购货发票——供应商开具5、付款凭单6、转账凭证7、付款凭证8、明细账(应付账款明细账)9、日记账（库存现金、银行存款)10、卖方对账单主要业务活动凭证和记录1、请购商品和劳务请购单2、编制订购单订购单3、验收商品验收单4、储存已验收的商品仓库材料保管账、入库单5、编制付款凭单卖方发票、验收单、订购单、付款凭单6、确认与记录负债转帐凭证、应付账款明细帐、卖方对账单、存货和资产明细账7、付款银行结算凭证、付款凭证8、记录现金和银行存款支付现金日记帐、银行存款日记帐第二节购货与付款循环的内部控制与控制测试一、认识采购交易的关键内部控制（一）合理的职责分工企业应当建立购货与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理购货与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。企业不得由同一部门或个人办理购货与付款业务的全过程。企业购货与付款业务的不相容岗位至少包括：1.请购与审批；2.询价与确定供应商；3.采购合同的订立与审核；4.采购与验收；5.采购、验收与相关会计记录；6.付款的申请、审批与执行。（二）完善的授权审批制度交易处理的有效程序通常是以对这些交易规定明确的授权和批准开始的。在购货和付款循环中，较常见的授权审批程序包括：1.所有的购货都是根据经批准的请购单进行的；2.购货按正确的级别批准；3.购货价格应经过批准；4.付款应经过有关人员授权批准。（三）充分的凭证和记录充分、完善的凭证和记录的控制政策与程序应包括：1.购货业务应具备订购单、验收单和购货发票，并作为付款凭单的附件；2.健全的存货、固定资产、应付账款等账簿记录；3.订购单、验收单、购货发票应顺序编号。（四）采购与验收控制1.企业应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等做出明确规定，确保采购过程的透明化。2.企业应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。3.企业应采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。4.企业应由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。（五）内部监督检查监督检查的内容主要包括：1.购货与付款业务相关岗位及人员的设置情况。2.购货与付款业务授权批准制度的执行情况。3.应付账款和预付账款的管理。4.有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。二、认识付款交易的关键内部控制1.企业应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》等规定办理采购付款业务。2.企业财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。3.企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。4.企业应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。5.企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。6.企业应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。三、购货与付款循环的控制测试（一）确定购货与付款循环的控制目标购货与付款循环内部控制的目标主要有：1.所记录的购货都已收到物品或已接受劳务，并符合购货方的最大利益（存在或发生）；2.已发生的购货交易均已记录（完整性）；3.所记录的购货交易估价正确（准确性、计价和分摊）；4.购货交易的分类正确（分类）；5.购货交易按正确的日期记录（截止）；6.购货交易被正确记入应付账款和存货等明细账中，并被正确汇总（准确性、计价和分摊）。（二）实施购货与付款循环的控制测试程序步骤一：存在或发生目标测试常用的测试程序有：（1）查验请购单、订货单、验收单和卖方发票是否一应俱全，并附在付款单后；（2）查验购货是否按正确的级别批准，检查核准购货的标记；（3）检查注销凭证的标记，以防止重复使用。（4）查验被审计单位对卖方发票、验收单、订货单和请购单是否作内部核查,检查内部核查的标记。步骤二：完整性目标测试常用的测试程序有：（1）检查订货单连续编号的完整性；（2）检查验收单连续编号的完整性；（3）检查卖方发票连续编号的完整性。步骤三：准确性、计价和分摊目标测试常用的测试程序有：（1）检验计算和金额的内部核查，检查内部审核的标记；（2）审核批准采购价格和折扣的标记。（3）检查应付账款等明细账是否正确记录并汇总，着重检查内部核查的标记。步骤四：分类目标测试常用的测试程序有：（1）检查会计科目表，检验被审计单位是否采用恰当的会计科目表；（2）检查有关凭证上的内部核查的标记，检验被审计单位是否进行分类的内部核查。步骤五：截止目标测试常用的测试程序有：⑴检查工作手册并观察有无未记录的卖方发票存在；⑵检查有关凭证上内部核查的标记。【工作实例5-1】注册会计师赵静在对冰爽饮料有限公司审计时进行了解和测试，并在相关的审计工作底稿中作了记录，现摘录如下：1．该公司的材料采购需要经授权批准后方可进行，采购部根据批准的请购单发出订购单。货物运达后，验收部根据订购单的要求验收货物，并编制一式多联的未连续编号的验收单。仓库根据验收单验收货物，在验收单签字后，将货物移入仓库加以保管。验收单上有数量、品名、单价等要素。验收单一联交采购部登记采购明细账和编制付款凭单，付款凭单经批准后，月末交会计部；一联交会计部登记材料明细账，一联由仓库保留并登记材料明细账。会计部根据只附验收单的付款凭单登记有关账簿。2．会计部月末审核付款凭单后，支付采购款项。该公司授权会计部的经理签署支票，经理将其授权给会计人员小王负责，但保留了支票印章。小王根据已批准的凭单，在确定支票收款人名称与凭单内容一致后签署支票，并在凭单上加盖“已支付”的印章。审计人员对付款控制程序的穿行测试表明，未发现与公司规定有不一致之处。要求：请指出冰爽饮料股份有限公司在购货与付款循环内部控制的设计与运行方面存在的缺陷，并提出改进建议。【实例解析】步骤一：冰爽饮料股份有限公司在购货与付款循环内部控制上存在的缺陷归纳如下：（1）验收单未连续编号，不能保证所有的采购都已记录或不被重复记录；（2）付款凭单未附订购单及供应商的发票等，会计部无法核对采购事项是否真实，登记有关账簿时，金额或数量可能会出现差错；（3）会计部月末审核付款凭单后才付款，未能及时将材料采购和债务登账以及按约定时间付款。步骤二：建议改进的措施有：（1）该公司应事先对验收单进行连续编号；（2）该公司应将订购单和发票等与付款凭单一起交会计部；（3）该公司采购部门应及时将付款凭单交会计部，按约定时间付款。第三节购货与付款循环的实质性程序固定资产的审计1应付账款的审计2一、确定固定资产的审计目标固定资产的审计1审计目标财务报表认定存在完整性权利和义务计价和分摊列报A.资产负债表中记录的固定资产是存在的。√B.所有应当记录的固定资产均已记录。√C.记录的固定资产由被审计单位拥有或控制。√D.固定资产以恰当的金额包括在财务报表中，与之相关的计价或分摊已恰当记录。√E.固定资产已按照企业会计准则的规定在财务报表中做出恰当列报。√二、实施固定资产的实质性程序步骤一：获取或编制固定资产及其累计折旧分类汇总表注册会计师应当注意复核固定资产及其累计折旧分类汇总表的加计数是否正确，并与明细账合计余额和总账的余额核对相符。固定资产固定资产累计折旧类别期初余额本期增加本期减少期末余额折旧方法折旧率期初余额本期增加本期减少期末余额合计此步骤可实现目标D步骤二：实质性分析程序•目的主要在于确定固定资产账户可能出现的问题。如:(1)通过计算固定资产原值与本期产品产量的比率，并与以前期间比较，可能发现闲置固定资产或已减少固定资产未在账户上注销的问题；(2)通过计算本期计提折旧额与固定资产总成本的比率，并与同上期比较，可能发现本期折旧额计算上的错误；(3)通过计算累计折旧与固定资产总成本的比率，将此比率同上期比较，以发现累计折旧核算上的错误；(4)通过比较本期与以前各期的固定资产增加和减少，以判断固定资产增加和减少的合理性；此步骤可实现目标ABD步骤三：实地检查重要固定资产•目的：在于确定所记录的固定资产是否存在或有无未入账的固定资产。•主要有两种程序：(1)注册会计师从固定资产明细账或固定资产卡片中抽取一定固定资产，进行实地观察，以证明会计记录中所列固定资产是否确实存在，并了解其目前的使用状况；(2)以实地为起点，选取一定的实物追查至固定资产明细分类账，以获取实际存在的固定资产均已入账的证据。如为首次接受审计，应适当扩大检查范围。此步骤可实现目标A步骤四：检查固定资产的所有权固定资产所有权凭据外购机器设备采购发票、采购合同房地产合同、产权证明、财产税单、抵押借款的还款凭据、保险单融资租入固定资产融资租赁合同运输设备运营证件（行驶证、营运执照）等此步骤可实现目标C步骤五：检查固定资产的增加固定资产增加途径检查方法外购核对购货合同、发票、保险单、发运凭证等文件，抽查测试其计价是否正确，授权批准手续是否齐全，会计处理是否正确。自建检查竣工决算、验收和移交报告是否正确；与在建工程相关的记录是否核对相符；建设成本的构成是否符合规定，计算是否正确；借款费用资本化金额是否恰当；对已经在用或已经达到预定可使用状态但尚未办理竣工决算的固定资产，是否已经估价入账，并按规定计提折旧；竣工决算完成后，是否及时调整。投资者投入检查投资者投入的固定资产是否按投资各方确认的价值入账，并检查确认价值是否公允，交接手续是否齐全；涉及国有资产的，是否有评估报告并经国有资产管理部门评审备案或核准确认。更新改造增加检查增加的原值是否资本化条件，是否真实，会计处理是否正确；重新确定的剩余折旧年限是否恰当。其他检查增加固定资产的原始凭证，核对其计价及会计处理是否正确，法律手续是否齐全。此步骤可实现目标ABCD步骤六：检查固定资产的减少审计固定资产减少的主要目的在于查明固定资产的减少是否有正当理由，是否经授权批准，是否已做适当的会计处理。其审计要点如下：1.检查减少固定资产的授权批准文件。2.检查因不同原因减少固定资产的会计处理是否符合有关规定，验证其数额计算的准确性。3.结合固定资产清理，抽查账面转销额是否正确，并与银行存款、营业外支出等有关账户相核对。4.检查是否存在未作会计记录的固定资产减少业务。此步骤可实现目标ABD步骤七：检查固定资产的租赁对于经营性租赁应注意审查：1.租赁是否签订合同、租约、手续是否完备，合同内容是否符合国家规定，是否经相关管理部门的审批。2.租入固定资产是否属企业必需；出租是否确属企业多余、闲置；双方是否认真履行合同，是否存在不正当交易。3.租金收取是否签有合同，有无多收或少收的情况；出租固定资产是否按规定计提折旧。4.租入固定资产有无久占不用，浪费损坏的现象；租出固定资产有无长期不收租金、无人过问，有无变相馈送、转让等情况。5.租入资产是否登入备查簿；对于租赁资产的改良，双方在合同中是否有约定。此步骤可实现目标ABCD步骤八：检查累计折旧1.获取或编制累计折旧分类汇总表，复核加计正确，并与